für die Nutzung der Software Lotsana · Stand: 25. August 2026
Diese AGB gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software „Lotsana" zwischen Nils Rieter, Sebastianusstraße 10, 50226 Frechen (nachfolgend „Anbieter") und Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, insbesondere Trägern der Jugendhilfe, Eingliederungshilfe, Schulbegleitung und Alltagshilfe (nachfolgend „Kunde"). Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen. Abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nicht, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.
Der Anbieter stellt dem Kunden die Software Lotsana als Online-Dienst („Software as a Service") über das Internet zur Verfügung. Der Funktionsumfang ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung auf lotsana.de zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Der Anbieter entwickelt die Software laufend weiter; der vertragswesentliche Funktionsumfang bleibt dabei erhalten. Die Daten des Kunden werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert, in einer eigenen, von anderen Kunden getrennten Umgebung mit eigener Datenbank.
Der Anbieter bietet eine kostenlose, 30-tägige Testphase an. Ein Anspruch auf einen Testzugang besteht nicht: Der Anbieter kann eine Registrierung ohne Angabe von Gründen ablehnen und einen laufenden Testzugang jederzeit in Textform beenden. Beendet der Anbieter einen Testzugang vorzeitig, bleiben die bis dahin eingegebenen Daten 14 Tage zum Export erhalten und werden danach automatisch und vollständig gelöscht; bei missbräuchlicher Nutzung oder rechtswidrigen Inhalten kann der Anbieter den Zugang sofort sperren. Im Übrigen endet die Testphase automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Nach Ablauf bleiben die Testdaten 14 Tage erhalten; danach werden sie automatisch und vollständig gelöscht. Über die bevorstehende Löschung wird der Kunde per E-Mail informiert. Echte personenbezogene Daten von Klienten dürfen in der Testphase verarbeitet werden, sobald der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Ziffer 9) abgeschlossen ist; die Software fordert den Abschluss beim ersten Anmelden ein. Ohne abgeschlossenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung dürfen keine echten Klientendaten verarbeitet werden. Benötigte Daten exportiert der Kunde vor dem Ende der Testphase.
Der kostenpflichtige Vertrag kommt zustande, indem der Kunde den Bestellvorgang in der Software abschließt (Angebot des Kunden) und der Anbieter die kostenpflichtige Nutzung freischaltet oder die Bestellung in Textform bestätigt. Die Freischaltung erfolgt in der Regel automatisch unmittelbar nach Abschluss des Bestellvorgangs. Der Anbieter kann einen so geschlossenen Vertrag innerhalb von fünf Werktagen nach der Freischaltung ohne Angabe von Gründen in Textform beenden; bereits gezahlte Entgelte werden in diesem Fall vollständig erstattet, für den Datenexport gilt Ziffer 12 entsprechend. Daneben kann der Vertrag durch ein Angebot des Anbieters in Textform und dessen Annahme durch den Kunden geschlossen werden.
Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Seiten jederzeit in Textform (z. B. per E-Mail) zum Ende des laufenden Kalendermonats gekündigt werden.
Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund (§ 314 BGB) bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn
Soweit zumutbar, geht der Kündigung eine Abmahnung mit angemessener Frist zur Abhilfe voraus (§ 314 Abs. 2 BGB). In den Fällen der Buchstaben c und d kann der Anbieter den Zugang schon vor Ausspruch der Kündigung vorläufig sperren, wenn dies zum Schutz der Systeme, der Daten anderer Kunden oder Dritter erforderlich ist. Für den Datenexport nach Vertragsende gilt auch bei außerordentlicher Kündigung Ziffer 12.
Es gelten die bei Vertragsschluss vereinbarten Preise. Der Anbieter ist Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG und berechnet keine Umsatzsteuer; die vereinbarten Preise sind die Rechnungsbeträge. Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus, die Zahlung per SEPA-Lastschrift oder Überweisung. Maßgeblich für nutzerabhängige Entgelte ist die Zahl der aktiven Benutzerkonten; sie wird monatlich automatisch ermittelt und ist für den Kunden in der Software einsehbar. Neue Benutzerkonten, die im laufenden Monat angelegt werden, werden erst ab dem folgenden Abrechnungsmonat berechnet; eine anteilige Abrechnung angebrochener Monate erfolgt nicht.
Preisänderungen kündigt der Anbieter mindestens drei Monate im Voraus in Textform an. Der Kunde kann in diesem Fall den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Änderung außerordentlich zu diesem Zeitpunkt kündigen; hierauf wird in der Ankündigung hingewiesen.
Gerät der Kunde mit der Zahlung in Verzug, gilt folgender Ablauf: Nach 7 Tagen erhält der Kunde eine Zahlungserinnerung per E-Mail. Nach 14 Tagen wird ein Hinweis auf die offene Zahlung in der Software eingeblendet. Ist die Zahlung 30 Tage nach Fälligkeit nicht eingegangen, ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zur Software zu sperren, bis alle fälligen Forderungen beglichen sind. Die Daten des Kunden bleiben während der Sperrung vollständig erhalten. Die Pflicht zur Zahlung des vereinbarten Entgelts besteht während der Sperrung fort. Die gesetzlichen Verzugsfolgen (insbesondere Verzugszinsen) bleiben unberührt.
Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Software von 99,5 % im Jahresmittel an. Ausgenommen sind angekündigte Wartungsfenster sowie Störungen, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen (z. B. Ausfall von Netzen Dritter, höhere Gewalt). Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchgeführt und rechtzeitig angekündigt.
Der Support erfolgt per E-Mail an Werktagen (Montag bis Freitag, außer an bundeseinheitlichen Feiertagen). Anfragen werden in der Regel spätestens am folgenden Werktag beantwortet.
Der Support umfasst Fragen zur Bedienung der Software und die Aufnahme von Störungsmeldungen in dem Umfang, der bei Einrichtungen vergleichbarer Größe üblich ist. Nicht umfasst sind allgemeine IT-Beratung, die Betreuung der eigenen Systeme des Kunden sowie fachliche oder rechtliche Beratung. Nimmt ein Kunde den Support dauerhaft in einem Umfang in Anspruch, der den vergleichbarer Kunden deutlich übersteigt, kann der Anbieter ihn auf die in dieser Ziffer genannten Hilfe- und Schulungsangebote verweisen und ihm ein gesondert vergütetes Support-Paket anbieten; die Bearbeitung von Störungsmeldungen und die genannten Reaktionszeiten bleiben davon unberührt.
Im monatlichen Entgelt enthalten sind das geführte Onboarding (Einrichtungs-Assistent in der Software und persönliche Unterstützung beim Start) sowie die Hilfe- und Schulungsangebote innerhalb der Software (Video-Anleitungen, Hilfe im Programm). Der Selbstimport von Bestandsdaten über die eingebauten Import-Funktionen (z. B. CSV-Import-Assistent) ist ebenfalls enthalten.
Nicht Bestandteil des monatlichen Entgelts sind aufwendige Datenübernahmen aus Altsystemen, die der Anbieter für den Kunden durchführt (z. B. Aufbereitung und Zuordnung von Altdaten, Übernahme von Dokumentbeständen und Alt-Historie), sowie individuelle Schulungen über die genannten Angebote hinaus (z. B. Vor-Ort- oder Sonderschulungen). Diese Leistungen bietet der Anbieter auf Wunsch gegen gesonderte Vergütung an (nach Aufwand oder als Paket, jeweils vorab in Textform vereinbart).
Der Anbieter erstellt täglich verschlüsselte Sicherungskopien der Kundendaten und hält diese 30 Tage rückwirkend vor. Unabhängig davon kann der Kunde seine Daten jederzeit selbst über die eingebauten Exportfunktionen sichern.
Der Kunde bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die von ihm in der Software verarbeiteten personenbezogenen Daten. Der Anbieter verarbeitet diese Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Parteien schließen den Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) elektronisch in der Software ab — bereits zu Beginn der Testphase, vor der ersten Verarbeitung echter Daten. Gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten (z. B. nach SGB VIII oder Abgabenordnung) liegen beim Kunden; der Kunde stellt insbesondere sicher, dass er aufbewahrungspflichtige Unterlagen vor Vertragsende exportiert.
Der Kunde hält seine Zugangsdaten geheim und gibt sie nicht an unberechtigte Dritte weiter. Er stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugang zur Software erhalten, und richtet Benutzerkonten nur für eigene Mitarbeiter und Beauftragte ein. Der Kunde nutzt die Software nur im Rahmen der geltenden Gesetze. Bei Verdacht auf Missbrauch seiner Zugangsdaten informiert er den Anbieter unverzüglich.
Der Kunde sichert seine Benutzerkonten nach dem Stand der Technik ab. Der Anbieter stellt dafür unter anderem eine Zwei-Faktor-Anmeldung bereit; ihre Aktivierung liegt in der Verantwortung des Kunden. Für Schäden, die auf verlorene, weitergegebene oder unzureichend gesicherte Zugangsdaten des Kunden zurückzuführen sind, haftet der Anbieter nicht. Der Kunde wirkt bei der Aufklärung von Störungen und Sicherheitsvorfällen in zumutbarem Umfang mit.
Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz. Bei einfach fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens jedoch auf die Summe der in den letzten zwölf Monaten vor dem Schadensereignis gezahlten Entgelte. Im Übrigen ist die Haftung für einfache Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Für Datenverluste haftet der Anbieter nur in dem Umfang, in dem der Verlust auch bei ordnungsgemäßer Datensicherung nach Ziffer 8 eingetreten wäre.
Nach Vertragsende kann der Kunde seine Daten 30 Tage lang über die Exportfunktionen abrufen; auf Wunsch unterstützt der Anbieter beim Export. Nach Ablauf dieser Frist werden alle Kundendaten einschließlich der Sicherungskopien (im Rahmen des Sicherungsturnus) gelöscht. Auf Wunsch erhält der Kunde eine Löschbestätigung.
Ausgenommen sind allein Unterlagen, die der Anbieter selbst gesetzlich aufbewahren muss (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO): der Vertrag zur Auftragsverarbeitung samt Abschlussprotokoll als Nachweis nach Art. 5 Abs. 2 und Art. 28 Abs. 9 DSGVO sowie Rechnungs- und Buchungsbelege nach § 147 AO und § 257 HGB. Klienten- und Falldaten gehören ausdrücklich nicht dazu; sie werden vollständig gelöscht. Die ausgenommenen Unterlagen werden gesperrt, ausschließlich zu Nachweis- und Verteidigungszwecken vorgehalten und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gelöscht. Einzelheiten regelt Ziffer 9 in Verbindung mit dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Köln, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.
Stand: 25. August 2026
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