für die Nutzung der Software Lotsana · Stand: 1. Oktober 2026
Diese AGB gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software „Lotsana" zwischen Nils Rieter, Sebastianusstraße 10, 50226 Frechen (nachfolgend „Anbieter") und Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, insbesondere Trägern der Jugendhilfe, Eingliederungshilfe, Schulbegleitung und Alltagshilfe (nachfolgend „Kunde"). Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen. Abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nicht, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.
Der Anbieter stellt dem Kunden die Software Lotsana als Online-Dienst („Software as a Service") über das Internet zur Verfügung. Der Funktionsumfang ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung auf lotsana.de zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Der Anbieter entwickelt die Software laufend weiter; der vertragswesentliche Funktionsumfang bleibt dabei erhalten. Die Daten des Kunden werden auf Servern in Deutschland gespeichert, in einer eigenen, von anderen Kunden getrennten Umgebung mit eigener Datenbank. Die verschlüsselte Datensicherung liegt in einem zweiten Rechenzentrum in Finnland, also ebenfalls in der EU.
Die Software befindet sich in einer frühen Phase und wird laufend weiterentwickelt. Einzelne Funktionen können Fehler enthalten. Der Anbieter beseitigt gemeldete Fehler in angemessener Zeit und informiert über Änderungen auf der Seite „Neu in Lotsana“. Die Datensicherung nach Ziffer 8 bleibt davon unberührt.
Zum vertragswesentlichen Funktionsumfang gehören Klienten, Akten und Dokumentation, Leistungen und Nachweise, Abrechnung und Rechnungen sowie der Export der eigenen Daten. Daneben bietet die Software Zusatzfunktionen, namentlich die KI-Assistenz (etwa in der KI-Werkstatt), Speicherplatz für Dateien und Schnittstellen zu Diensten Dritter. Für Zusatzfunktionen kann der Anbieter Kontingente vorsehen, etwa das Inklusiv-Kontingent der KI-Assistenz; bestehende Kontingente und ihren Verbrauch zeigt die Software. Der Anbieter kann Zusatzfunktionen und Kontingente ändern, einschränken, kostenpflichtig anbieten oder einstellen, insbesondere wenn sich Kosten Dritter ändern, etwa die eines KI-Anbieters; die KI-Assistenz kann er auf einen eigenen API-Schlüssel des Kunden umstellen. Solche Änderungen kündigt er mindestens sechs Wochen im Voraus in Textform an. Der Kunde kann in diesem Fall den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Änderung außerordentlich zu diesem Zeitpunkt kündigen; hierauf wird in der Ankündigung hingewiesen.
Für Dateien stellt der Anbieter Speicherplatz in dem Umfang bereit, der sich aus der Preisliste auf lotsana.de in der bei Vertragsschluss geltenden Fassung ergibt; der Umfang richtet sich nach der Zahl der Benutzerkonten. Umfang und Verbrauch zeigt die Software. Liegt der Verbrauch über dem Umfang, weist der Anbieter den Kunden in Textform darauf hin. Wegen eines überschrittenen Umfangs sperrt oder löscht der Anbieter keine Daten. Für Änderungen gilt der vorstehende Absatz.
Die KI-Assistenz nutzt einen KI-Dienst, den der Kunde in der Software auswählt, über einen eigenen API-Schlüssel des Kunden. Den Vertrag mit diesem KI-Dienst schließt der Kunde selbst; dessen Entgelte trägt er selbst nach den jeweils aktuellen Preisen des Dienstes. Die zur Auswahl stehenden KI-Dienste haben ihren Sitz in den USA. Inhalte, die der Kunde über die KI-Funktionen verarbeitet, werden an den gewählten Dienst übermittelt, Texte dabei nach dem im Auftragsverarbeitungsvertrag beschriebenen Verfahren pseudonymisiert. Welche Daten übermittelt werden, regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag; die Garantien für die Übermittlung in ein Drittland vereinbart der Kunde mit dem KI-Dienst. Die Diktatfunktion läuft auf dem Server des Anbieters und ist im Preis enthalten.
Der Anbieter bietet eine kostenlose, 30-tägige Testphase an. Ein Anspruch auf einen Testzugang besteht nicht: Der Anbieter kann eine Registrierung ohne Angabe von Gründen ablehnen und einen laufenden Testzugang jederzeit in Textform beenden. Beendet der Anbieter einen Testzugang vorzeitig, bleiben die bis dahin eingegebenen Daten 14 Tage zum Export erhalten und werden danach automatisch und vollständig gelöscht; bei missbräuchlicher Nutzung oder rechtswidrigen Inhalten kann der Anbieter den Zugang sofort sperren. Im Übrigen endet die Testphase automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Nach Ablauf bleiben die Testdaten 14 Tage erhalten; danach werden sie automatisch und vollständig gelöscht. Über die bevorstehende Löschung wird der Kunde per E-Mail informiert. Echte personenbezogene Daten von Klienten dürfen in der Testphase verarbeitet werden, sobald der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Ziffer 9) abgeschlossen ist; die Software fordert den Abschluss beim ersten Anmelden ein. Ohne abgeschlossenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung dürfen keine echten Klientendaten verarbeitet werden. Benötigte Daten exportiert der Kunde vor dem Ende der Testphase.
Der kostenpflichtige Vertrag kommt zustande, indem der Kunde den Bestellvorgang in der Software abschließt (Angebot des Kunden) und der Anbieter die kostenpflichtige Nutzung freischaltet oder die Bestellung in Textform bestätigt. Die Freischaltung erfolgt in der Regel automatisch unmittelbar nach Abschluss des Bestellvorgangs. Der Anbieter kann einen so geschlossenen Vertrag innerhalb von fünf Werktagen nach der Freischaltung ohne Angabe von Gründen in Textform beenden; bereits gezahlte Entgelte werden in diesem Fall vollständig erstattet, für den Datenexport gilt Ziffer 12 entsprechend. Daneben kann der Vertrag durch ein Angebot des Anbieters in Textform und dessen Annahme durch den Kunden geschlossen werden.
Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Seiten jederzeit in Textform (z. B. per E-Mail) zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats gekündigt werden.
Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund (§ 314 BGB) bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn
Soweit zumutbar, geht der Kündigung eine Abmahnung mit angemessener Frist zur Abhilfe voraus (§ 314 Abs. 2 BGB). In den Fällen der Buchstaben c und d kann der Anbieter den Zugang schon vor Ausspruch der Kündigung vorläufig sperren, wenn dies zum Schutz der Systeme, der Daten anderer Kunden oder Dritter erforderlich ist. Für den Datenexport nach Vertragsende gilt auch bei außerordentlicher Kündigung Ziffer 12.
Es gelten die bei Vertragsschluss vereinbarten Preise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Solange der Anbieter Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG ist, wird keine Umsatzsteuer berechnet; die vereinbarten Preise sind dann die Rechnungsbeträge. Entfällt die Kleinunternehmerregelung, weist der Anbieter die Umsatzsteuer zusätzlich aus; der vereinbarte Nettopreis bleibt unverändert. Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus, die Zahlung per SEPA-Lastschrift oder Überweisung. Ein Abrechnungsmonat beginnt an dem Kalendertag, an dem der kostenpflichtige Vertrag begonnen hat, und endet am Tag vor diesem Kalendertag im Folgemonat. Maßgeblich für nutzerabhängige Entgelte sind die Benutzerkonten, die im jeweiligen Abrechnungsmonat nutzbar sind; ihre Zahl zeigt die Software. Wird ein Benutzerkonto während eines Abrechnungsmonats angelegt oder wieder freigegeben, wird es für die verbleibenden Kalendertage dieses Abrechnungsmonats anteilig berechnet, sofern es für diesen Abrechnungsmonat nicht bereits berechnet ist; der Betrag wird mit der nächsten Monatsrechnung abgerechnet. Ab dem folgenden Abrechnungsmonat wird das Benutzerkonto voll berechnet. Beendet oder sperrt der Kunde ein Benutzerkonto, wird es ab dem folgenden Abrechnungsmonat nicht mehr berechnet; eine Erstattung oder Gutschrift für den laufenden Abrechnungsmonat erfolgt nicht. Ein beendetes Benutzerkonto bleibt bis zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats nutzbar.
Wird der kostenpflichtige Vertrag bis zum 31. Dezember 2026 geschlossen, ändert der Anbieter die vereinbarten Preise in den ersten 36 Monaten nach Vertragsschluss nicht (Preisgarantie). Sie betrifft die vereinbarten Entgelte; Kontingente und Zusatzfunktionen nach Ziffer 2 bleiben davon unberührt. Nach ihrem Ablauf gilt der folgende Satz. Preisänderungen kündigt der Anbieter mindestens sechs Wochen im Voraus in Textform an. Der Kunde kann in diesem Fall den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Änderung außerordentlich zu diesem Zeitpunkt kündigen; hierauf wird in der Ankündigung hingewiesen.
Gerät der Kunde mit der Zahlung in Verzug, gilt folgender Ablauf: Nach 7 Tagen erhält der Kunde eine Zahlungserinnerung per E-Mail. Nach 14 Tagen wird ein Hinweis auf die offene Zahlung in der Software eingeblendet. Ist die Zahlung 30 Tage nach Fälligkeit nicht eingegangen, ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zur Software zu sperren, bis alle fälligen Forderungen beglichen sind. Die Daten des Kunden bleiben während der Sperrung vollständig erhalten. Die Pflicht zur Zahlung des vereinbarten Entgelts besteht während der Sperrung fort. Die gesetzlichen Verzugsfolgen (insbesondere Verzugszinsen) bleiben unberührt.
Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Software von 99,5 % im Jahresmittel an. Ausgenommen sind angekündigte Wartungsfenster sowie Störungen, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen (z. B. Ausfall von Netzen Dritter, höhere Gewalt). Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchgeführt und rechtzeitig angekündigt.
Der Support erfolgt per E-Mail an Werktagen (Montag bis Freitag, außer an bundeseinheitlichen Feiertagen). Anfragen werden in der Regel innerhalb von zwei Werktagen beantwortet. Feste Reaktions- oder Lösungszeiten sind nicht vereinbart. Störungsmeldungen, die die Nutzung wesentlich beeinträchtigen, bearbeitet der Anbieter mit Vorrang.
Der Support umfasst Fragen zur Bedienung der Software und die Aufnahme von Störungsmeldungen in dem Umfang, der bei Einrichtungen vergleichbarer Größe üblich ist. Nicht umfasst sind allgemeine IT-Beratung, die Betreuung der eigenen Systeme des Kunden sowie fachliche oder rechtliche Beratung. Nimmt ein Kunde den Support dauerhaft in einem Umfang in Anspruch, der den vergleichbarer Kunden deutlich übersteigt, kann der Anbieter ihn auf die in dieser Ziffer genannten Hilfe- und Schulungsangebote verweisen und ihm ein gesondert vergütetes Support-Paket anbieten; die Bearbeitung von Störungsmeldungen bleibt davon unberührt.
Im monatlichen Entgelt enthalten sind das geführte Onboarding (Einrichtungs-Assistent in der Software und persönliche Unterstützung beim Start) sowie die Hilfe- und Schulungsangebote zur Bedienung der Software (Video-Anleitungen, Hilfe im Programm). Der Selbstimport von Bestandsdaten über die eingebauten Import-Funktionen (Import aus einer Datei mit „Spalten zuordnen") ist ebenfalls enthalten. Schulungen für die Mitarbeitenden des Kunden, insbesondere die Grundlagenschulung (Basisqualifikation) und die jährlichen Auffrischungen, sind nicht im monatlichen Entgelt enthalten. Bietet der Anbieter sie an, sind sie je Mitarbeiter gesondert zu erwerben.
Nicht Bestandteil des monatlichen Entgelts sind aufwendige Datenübernahmen aus Altsystemen, die der Anbieter für den Kunden durchführt (z. B. Aufbereitung und Zuordnung von Altdaten, Übernahme von Dokumentbeständen und Alt-Historie), sowie individuelle Schulungen über die genannten Angebote hinaus (z. B. Vor-Ort- oder Sonderschulungen). Diese Leistungen bietet der Anbieter auf Wunsch gegen gesonderte Vergütung an (nach Aufwand oder als Paket, jeweils vorab in Textform vereinbart).
Der Anbieter erstellt täglich verschlüsselte Sicherungskopien der Kundendaten und hält diese 30 Tage rückwirkend vor. Unabhängig davon kann der Kunde seine Daten jederzeit selbst über die eingebauten Exportfunktionen sichern.
Der Kunde bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die von ihm in der Software verarbeiteten personenbezogenen Daten. Der Anbieter verarbeitet diese Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Parteien schließen den Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) elektronisch in der Software ab. Der Abschluss erfolgt bereits zu Beginn der Testphase, vor der ersten Verarbeitung echter Daten. Gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten (z. B. nach SGB VIII oder Abgabenordnung) liegen beim Kunden; der Kunde stellt insbesondere sicher, dass er aufbewahrungspflichtige Unterlagen vor Vertragsende exportiert.
Der Kunde hält seine Zugangsdaten geheim und gibt sie nicht an unberechtigte Dritte weiter. Er stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugang zur Software erhalten, und richtet Benutzerkonten nur für eigene Mitarbeiter und Beauftragte ein. Der Kunde nutzt die Software nur im Rahmen der geltenden Gesetze. Bei Verdacht auf Missbrauch seiner Zugangsdaten informiert er den Anbieter unverzüglich.
Der Kunde sichert seine Benutzerkonten nach dem Stand der Technik ab. Der Anbieter stellt dafür unter anderem eine Zwei-Faktor-Anmeldung bereit; ihre Aktivierung liegt in der Verantwortung des Kunden. Für Schäden, die auf verlorene, weitergegebene oder unzureichend gesicherte Zugangsdaten des Kunden zurückzuführen sind, haftet der Anbieter nicht. Der Kunde wirkt bei der Aufklärung von Störungen und Sicherheitsvorfällen in zumutbarem Umfang mit.
Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz. Bei einfach fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens jedoch auf die Summe der in den letzten zwölf Monaten vor dem Schadensereignis gezahlten Entgelte. Im Übrigen ist die Haftung für einfache Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Für Datenverluste haftet der Anbieter nur in dem Umfang, in dem der Verlust auch bei ordnungsgemäßer Datensicherung nach Ziffer 8 eingetreten wäre.
Nach Vertragsende kann der Kunde seine Daten 30 Tage lang über die Exportfunktionen abrufen; auf Wunsch unterstützt der Anbieter beim Export. Mit Ablauf dieser Frist endet der Zugriff auf die Daten in der Software. Alle Kundendaten einschließlich der Sicherungskopien (im Rahmen des Sicherungsturnus) werden 14 Tage nach Ende dieser Frist gelöscht. Auf Wunsch erhält der Kunde eine Löschbestätigung.
Ausgenommen sind allein Unterlagen, die der Anbieter selbst gesetzlich aufbewahren muss (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO): der Vertrag zur Auftragsverarbeitung samt Abschlussprotokoll als Nachweis nach Art. 5 Abs. 2 und Art. 28 Abs. 9 DSGVO sowie Rechnungs- und Buchungsbelege nach § 147 AO und § 257 HGB. Klienten- und Falldaten gehören ausdrücklich nicht dazu; sie werden vollständig gelöscht. Die ausgenommenen Unterlagen werden gesperrt, ausschließlich zu Nachweis- und Verteidigungszwecken vorgehalten und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gelöscht. Einzelheiten regelt Ziffer 9 in Verbindung mit dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
(1) Der Kunde räumt dem Anbieter das einfache, unentgeltliche Recht ein, den Kunden als Nutzer von Lotsana zu nennen, mit Firmenname, Logo, Ort und Arbeitsfeld sowie einer kurzen Beschreibung, wofür er Lotsana nutzt. Das Recht gilt für die Website des Anbieters, Online-Plattformen und soziale Netzwerke, Werbeanzeigen online und in Druckmedien, Newsletter, Präsentationen, Angebote, Messen und Pressemitteilungen. Das Logo darf in Größe und Format angepasst, aber nicht inhaltlich verändert werden.
(2) Der Anbieter darf Aussagen des Kunden über Lotsana aus Schriftwechsel, Gesprächen und Rückmeldungen wörtlich oder sinngemäß unter dem Firmennamen des Kunden wiedergeben, soweit sie nicht erkennbar vertraulich gemacht wurden. Name, Funktion, Bild oder Stimme einzelner Mitarbeitender nennt oder zeigt der Anbieter nur mit deren eigener Einwilligung.
(3) Während der kostenlosen Testphase gilt Absatz 2. Eine Nennung nach Absatz 1 erfolgt erst, wenn der Kunde einen kostenpflichtigen Vertrag abgeschlossen hat.
(4) Der Kunde kann der Nennung jederzeit ohne Angabe von Gründen in Textform widersprechen, auch per E-Mail. Der Anbieter entfernt die Nennung dann innerhalb von 30 Tagen aus Online-Medien und verwendet sie nicht mehr neu; bereits gedruckte oder in Auftrag gegebene Werbemittel dürfen aufgebraucht werden. Nach Vertragsende entfernt der Anbieter die Nennung innerhalb von drei Monaten aus Online-Medien; auch hier dürfen bereits gedruckte oder in Auftrag gegebene Werbemittel aufgebraucht werden.
(5) Bewertungen auf Bewertungsportalen gibt der Anbieter nicht im Namen des Kunden ab. Videos, Fallstudien mit Namen von Mitarbeitenden und Fotos stimmt der Anbieter vorher mit dem Kunden ab.
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Köln, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.
Stand: 1. Oktober 2026
← Zurück zur Startseite