Muss ich etwas installieren? +
Nein. Lotsana läuft im Browser, auf Windows, Mac und Tablet. Du und dein Team legt einfach los.
Wie schnell sind wir startklar? +
Schnell, ohne wochenlanges Projekt. Nach der Anmeldung fragt ein Assistent euer Arbeitsfeld ab und schaltet die passenden Module frei; die Einrichtungs-Checkliste führt euch von den Firmendaten bis zur ersten Maßnahme, mit kurzen Klick-Anleitungen an jeder Station. Einführung und Hilfe direkt im Programm sind inklusive.
Passt es zu unserem Träger? +
Module lassen sich pro Träger an- und abschalten, von der Kleinsteinrichtung bis zum Verbund. So bleibt die Oberfläche schlank und passt zu deinem Alltag.
Sind unsere Daten sicher? +
Ja: Rollen & Rechte, Zwei-Faktor-Anmeldung, Protokoll, stündliche Backups in ein zweites EU-Rechenzentrum und ein durchdachtes Löschkonzept. Hosting in Deutschland; personenbezogene Daten werden grundsätzlich in Deutschland bzw. der EU verarbeitet. Ausnahmen mit Bezug zu den USA sind der Zahlungsdienst und die tägliche Kopie der Prüfsummen, beide mit EU-Standardvertragsklauseln, und eure Kalender, wenn ihr sie selbst verbindet oder abonniert. Alle Empfänger nennt die Datenschutzerklärung. Das Diktat läuft lokal auf unserem Server in Deutschland.
Hilft uns Lotsana beim Qualitätsmanagement (z. B. ISO 9001)? +
Ja. Lotsana zertifiziert euch nicht selbst, liefert aber genau die nachweisbaren Abläufe, die ein Audit sehen will: Beschwerde- und Vorkommnis-Management, versionierte und lückenlos protokollierte Doku, Rollen & Rechte, Protokoll, Löschkonzept und Schulungsnachweise, plus einen Prüfungssicherheits-Check auf Knopfdruck. Wer ISO 9001 hält oder anstrebt, hat damit den halben Weg im Programm.
Wie kommen wir von unserer alten Software zu Lotsana? +
Leichter als gedacht. Deine Daten gehören dir: Die EU stärkt dein Recht auf deine eigenen Daten, und die gängigen Altsysteme geben Klienten-Stammdaten heraus. Die Datei lädst du im Import-Assistenten hoch, als CSV oder als Excel-Datei (.xlsx); nur eine alte .xls speicherst du in Excel einmal um. Im Schritt „Spalten zuordnen“ sagst du, welche Spalte deiner Liste welches Feld in Lotsana ist; eine Vorschau zeigt vor dem Schreiben, was angelegt und was übersprungen würde, und ein Lauf lässt sich als Ganzes zurücknehmen. Der Assistent und die persönliche Hilfe beim Start sind im Preis enthalten. Sollen wir darüber hinaus eine aufwendige Datenübernahme komplett für euch erledigen, bieten wir das als gesondert vergütete Zusatzleistung an, vorab transparent vereinbart. Zugriff auf euer altes System brauchen wir dafür nicht.
Was passiert mit unseren Dokumenten und der Historie aus Jahren? +
Ehrliche Antwort: Klienten-Stammdaten inklusive Anschrift wandern über den Import herein, genau wie Mitarbeiter, Kostenträger und Bewilligungen, auch nach Tagessatz oder als Monatspauschale. Die vereinbarten Kürzungssätze bei Abwesenheit tragt ihr danach an der Bewilligung nach. Berichte, gescannte Unterlagen und Fotos liegen im Altsystem meist als Datei-Paket plus Liste vor. Auf Wunsch übernehmen wir sie als gesondert vergütete Zusatzleistung gebündelt pro Klient in die Akte, sodass alles auffindbar bleibt. Sehr alte oder verschachtelte Verläufe lassen sich technisch nicht immer 1:1 übertragen; hier empfehlen wir, das Altsystem für einen Übergangszeitraum lesend zu behalten und ab Stichtag in Lotsana weiterzuarbeiten. Wir schauen vorab gemeinsam in einen Beispiel-Export und sagen dir klar, was direkt übernommen wird und was nicht, damit es keine bösen Überraschungen gibt.
Bleiben wir bei Gesetzesänderungen aktuell? +
Ja. Updates und Anpassungen an neue gesetzliche Vorgaben sind im Abo enthalten und werden zentral für alle eingespielt. Du musst nichts tun.
Was kostet das Diktat? +
Das Diktat ist im Abo enthalten: Es läuft auf unserem Server in Deutschland und hat keine Grenze.
Was kostet es? +
59 € pro Monat für bis zu 5 Vollkonten, jedes weitere Vollkonto 9 €, monatlich kündbar, ohne Setup-Gebühr, Updates inklusive. Die Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Solange wir Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind, fällt keine Umsatzsteuer an; der genannte Preis ist der Rechnungsbetrag. Alle Module sind inklusive. Aufpreis-Pakete gibt es nicht. Das ist unser Gründungspreis: Er gilt für jedes Abo, das bis zum 31.12.2026 startet. Der Preis ist drei Jahre ab Abo-Beginn garantiert, auch nach der Preisumstellung zum 01.01.2027; der reguläre Preis liegt dann bei 89 € plus 12 € je Vollkonto.
Können wir vorher testen? +
Ja. Du testest 30 Tage kostenlos und unverbindlich, auf Wunsch mit deinen eigenen Daten. Wir helfen dir beim Einrichten. Danach entscheidest du in Ruhe. Aus dem Testzugang wird dein echter Zugang: Was du im Test angelegt hast, bleibt. Wer mit erfundenen Daten geübt hat, lässt sie nach der Bestellung entfernen; Klienten, Mitarbeitende und Einstellungen bleiben dabei stehen.
Wo liegen unsere Daten und wer hat Zugriff? +
Auf Servern in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Zusätzlich sichern wir stündlich in ein zweites Rechenzentrum innerhalb der EU, verschlüsselt schon bevor die Daten den Server verlassen. Fällt ein Rechenzentrum aus, liegt eure Arbeit im anderen. Und wenn mal etwas schiefgeht, holen wir genau euren Träger oder genau die eine Akte zurück, ohne die Daten anderer anzufassen. Wer in deinem Team was sieht, regeln rollenbasierte Zugriffe und die Zwei-Faktor-Anmeldung; wer was ändert, steht im Audit-Log, mit fortlaufender Prüfsumme, die täglich automatisch verifiziert wird. Eine Funktion, mit der wir uns in eurem Konto anmelden könnten, gibt es technisch nicht. Wartung findet auf Systemebene und nur nach Absprache statt.
Was passiert mit unseren Daten bei Kündigung? +
Euer Zugang bleibt nach der Kündigung 30 Tage zum Ansehen und Exportieren offen. Ein Klick, und ihr habt alles als ZIP: die gesamte Datenbank plus sämtliche Dokumente. Danach löschen wir automatisch nach Löschkonzept, mit Vorwarnung, Löschprotokoll und Bestätigung per Mail. Wir halten keine Daten zurück. Deine Daten bleiben deine.
Gibt es eine App fürs Handy? +
Heute läuft Lotsana im Browser, am Handy genauso wie am Rechner, unter derselben Adresse. Legst du die Seite in Safari oder Chrome über „Teilen“ auf den Home-Bildschirm, öffnet sie sich wie eine App, ohne Adresszeile. Stempeln, Fahrten, Dokumentation per Diktat und die Unterschrift am Einsatz gehen dort. Eine App für den App Store ist in Planung, ein Datum gibt es noch nicht.
Wer sieht was? Kann die Buchhaltung die Akten lesen? +
Das stellt ihr selbst ein. Lotsana bringt die Rollen Administrator, Verwaltung und Fachkraft mit, dazu das Zeit-Konto für Kräfte, die nur Stunden und Kilometer eintragen. Eigene Rollen legt ihr mit wenigen Klicks an und gebt je Bereich frei, was die Rolle sehen und ändern darf: zum Beispiel eine Rolle für die Buchhaltung, die Rechnungen und Kostenträger sieht, aber keine Verlaufsdokumentation und keine Bewilligungen. Eine Fachkraft sieht nur die Klienten, die ihr zugeordnet sind, wenn ihr das so einstellt. Private Termine erscheinen für andere nur als „belegt“, und jede Änderung steht im Protokoll.
Was ist, wenn es Lotsana irgendwann nicht mehr gibt? +
Ehrlich: Lotsana ist ein junges Unternehmen, und im Moment baut es ein Gründer. Eine Vertretung, die morgen einfach weitermacht, gibt es nicht, und das sagen wir lieber, als es zu versprechen. Was euch absichert: Eure Daten gehören euch. Unter Einstellungen holt ihr jederzeit ein Backup mit allen Daten und Dateien, Abrechnung, Stunden und Lohn gehen als CSV in jedes andere Programm, und ihr seid monatlich kündbar. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland und werden stündlich verschlüsselt in ein zweites Rechenzentrum gesichert. Damit habt ihr alles in der Hand, auch für den Fall, dass es Lotsana einmal nicht mehr gäbe.
Wir schreiben unsere Rechnungen in Lexoffice. Was macht Lotsana dann? +
Dann bleibt das so. Lotsana liefert die Leistungsnachweise und am Monatsende die Übersicht je Klient und Kostenträger mit Stunden und Beträgen; daraus schreibt ihr die Rechnung wie gewohnt in Lexoffice oder einem anderen Programm. Die Rechnungsstellung in Lotsana ist ein Angebot, keine Pflicht.
Mit der Praxis gebaut, nicht am Reißbrett
Eine Logo-Wand mit Referenzen haben wir nicht. Was Lotsana kann, ist an den Abläufen von Trägern entstanden, die damit arbeiten: einer Alltagshilfe, einem Familienunterstützenden Dienst, einem ambulanten Jugendhilfe-Träger, einem Assistenzdienst. Was du auf dieser Seite siehst, sind echte Programm-Ansichten, keine Hochglanz-Attrappen.
Mit der Praxis entwickelt
Jede Funktion entstand aus echten Fragen des Alltags, vom Diktat über die Wirkungsmessung bis zum Transparenz-Portal.
Ein Software-Unternehmen aus Deutschland
Entwicklung, Hosting und Support kommen bei Lotsana aus einer Hand: aus dem Rheinland, nach deutschem Datenschutzrecht. Wer anruft oder schreibt, landet nicht bei einem Callcenter, sondern bei dem, der die Software baut. Keine Warteschleife, keine Konzern-Hotline.
Du gestaltest mit
Dein Feedback fließt direkt in die Entwicklung ein. Du hast kurze Wege zum Team statt einer Ticket-Warteschlange. Was Träger im Alltag brauchen, wird gebaut.