Muss ich etwas installieren? +
Nein. Lotsana läuft im Browser – auf Windows, Mac und Tablet. Du und dein Team legt einfach los.
Wie schnell sind wir startklar? +
Schnell – ohne wochenlanges Projekt. Nach der Anmeldung fragt ein Assistent euer Arbeitsfeld ab und schaltet die passenden Module frei; die Einrichtungs-Checkliste führt euch von den Firmendaten bis zur ersten Maßnahme, mit kurzen Klick-Anleitungen an jeder Station. Einführung und Hilfe direkt im Programm sind inklusive.
Passt es zu unserem Träger? +
Module lassen sich pro Träger an- und abschalten – von der Kleinsteinrichtung bis zum Verbund. So bleibt die Oberfläche schlank und passt zu deinem Alltag.
Sind unsere Daten sicher? +
Ja: Rollen & Rechte, Zwei-Faktor-Anmeldung, Protokoll, stündliche Backups in ein zweites EU-Rechenzentrum und ein durchdachtes Löschkonzept. Hosting in Deutschland; personenbezogene Daten werden grundsätzlich in Deutschland bzw. der EU verarbeitet – Ausnahmen sind allein die im AVV offen benannten US-Dienste für Zahlung und optionale KI, mit EU-Standardvertragsklauseln. Die optionalen KI-Funktionen sind anbieteroffen und pseudonymisieren Texte vor der Übermittlung; der Belegleser hängt an derselben KI-Freigabe – Beleg-Bilder lassen sich prinzipbedingt nicht pseudonymisieren, das steht ausdrücklich im Freischalt-Hinweis, und er ist für Lieferantenbelege gedacht, nicht für Klienten-Unterlagen. Das Diktat läuft lokal auf unserem Server in Deutschland.
Hilft uns Lotsana beim Qualitätsmanagement (z. B. ISO 9001)? +
Ja. Lotsana zertifiziert euch nicht selbst, liefert aber genau die nachweisbaren Abläufe, die ein Audit sehen will: Beschwerde- und Vorkommnis-Management, versionierte und lückenlos protokollierte Doku, Rollen & Rechte, Protokoll, Löschkonzept und Schulungsnachweise – plus einen Prüfungssicherheits-Check auf Knopfdruck. Wer ISO 9001 hält oder anstrebt, hat damit den halben Weg im Programm.
Wie kommen wir von unserer alten Software zu Lotsana? +
Leichter als gedacht. Deine Daten gehören dir – die EU stärkt dein Recht auf deine eigenen Daten, und die gängigen Altsysteme geben Klienten-Stammdaten heraus. Als CSV lädst du sie direkt in unseren Import-Assistenten – Excel-Dateien speicherst du vorher einmal als CSV, Lotsana erkennt Trennzeichen und Standardspalten und legt die Klienten an; der Assistent und die persönliche Hilfe beim Start sind im Preis enthalten. Sollen wir darüber hinaus eine aufwendige Datenübernahme komplett für euch erledigen, bieten wir das als gesondert vergütete Zusatzleistung an – vorab transparent vereinbart. Zugriff auf euer altes System brauchen wir dafür nicht.
Was passiert mit unseren Dokumenten und der Historie aus Jahren? +
Ehrliche Antwort: Klienten-Stammdaten inklusive Anschrift wandern sauber per CSV-Import. Maßnahmen und Bewilligungen legt ihr danach einmal an – das sind meist wenige Dutzend, und dabei fällt sofort auf, was im Altsystem nicht mehr stimmt. Berichte, gescannte Unterlagen und Fotos liegen im Altsystem meist als Datei-Paket plus Liste vor – auf Wunsch übernehmen wir sie als gesondert vergütete Zusatzleistung gebündelt pro Klient in die Akte, sodass alles auffindbar bleibt. Sehr alte oder verschachtelte Verläufe lassen sich technisch nicht immer 1:1 übertragen; hier empfehlen wir, das Altsystem für einen Übergangszeitraum lesend zu behalten und ab Stichtag in Lotsana weiterzuarbeiten. Wir schauen vorab gemeinsam in einen Beispiel-Export und sagen dir klar, was direkt übernommen wird und was nicht – keine bösen Überraschungen.
Bleiben wir bei Gesetzesänderungen aktuell? +
Ja. Updates und Anpassungen an neue gesetzliche Vorgaben sind im Abo enthalten und werden zentral für alle eingespielt – du musst nichts tun.
Sind KI-Assistenz und Diktat inklusive? +
Ja – beide sind im Abo enthalten. Die KI-Assistenz hat ein monatliches Inklusiv-Kontingent je Träger, für den normalen Alltag großzügig bemessen; den Stand seht ihr jederzeit in den Einstellungen. Das Diktat läuft lokal auf unserem Server in Deutschland und ist unbegrenzt. Wer bei der KI deutlich mehr braucht, hinterlegt einen eigenen Schlüssel und nutzt sie unbegrenzt auf eigene Rechnung.
Was kostet es? +
59 € pro Monat für bis zu 5 Nutzer, jedes weitere Benutzerkonto 9 € – monatlich kündbar, ohne Setup-Gebühr, Updates inklusive. Als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG berechnen wir keine Umsatzsteuer; der genannte Preis ist der Rechnungsbetrag. Alle Module sind inklusive – es gibt keine Aufpreis-Pakete. Das ist unser Gründungspreis: Er gilt für jedes Abo, das bis zum 31.12.2026 startet. Gründungs-Träger behalten diesen Preis dauerhaft, auch nach der Preisumstellung zum 01.01.2027; der reguläre Preis liegt dann bei 89 € plus 12 € je Nutzer.
Können wir vorher testen? +
Ja. Du testest 30 Tage kostenlos und unverbindlich – auf Wunsch mit deinen eigenen Daten – wir helfen dir beim Einrichten. Danach entscheidest du in Ruhe.
Wo liegen unsere Daten und wer hat Zugriff? +
Auf Servern in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Zusätzlich sichern wir stündlich in ein zweites Rechenzentrum innerhalb der EU, verschlüsselt schon bevor die Daten den Server verlassen. Fällt ein Rechenzentrum aus, liegt eure Arbeit im anderen. Und wenn mal etwas schiefgeht, holen wir genau euren Träger oder genau die eine Akte zurück, ohne die Daten anderer anzufassen. Wer in deinem Team was sieht, regeln rollenbasierte Zugriffe und die Zwei-Faktor-Anmeldung; wer was ändert, steht im Audit-Log – mit fortlaufender Prüfsumme, die täglich automatisch verifiziert wird. Eine Funktion, mit der wir uns in euren Account einloggen könnten, gibt es technisch nicht – Wartung findet auf Systemebene und nur nach Absprache statt.
Was passiert mit unseren Daten bei Kündigung? +
Euer Zugang bleibt nach der Kündigung 30 Tage zum Ansehen und Exportieren offen – ein Klick, und ihr habt alles als ZIP: die gesamte Datenbank plus sämtliche Dokumente. Danach löschen wir automatisch nach Löschkonzept, mit Vorwarnung, Löschprotokoll und Bestätigung per Mail. Wir halten keine Daten zurück – deine Daten bleiben deine.
Mit der Praxis gebaut – nicht am Reißbrett
Wir setzen auf Substanz statt Logo-Wand: Lotsana entsteht eng mit Fachkräften aus Jugend- und Eingliederungshilfe – an echten Abläufen aus dem Trägeralltag. Was du auf dieser Seite siehst, sind echte Programm-Ansichten, keine Hochglanz-Attrappen.
Mit der Praxis entwickelt
Jede Funktion entstand aus echten Fragen des Alltags – vom Diktat über die Wirkungsmessung bis zum Transparenz-Portal.
Ein Software-Unternehmen aus Deutschland
Entwicklung, Hosting und Support kommen bei Lotsana aus einer Hand – aus dem Rheinland, nach deutschem Datenschutzrecht. Wer anruft oder schreibt, landet nicht bei einem Callcenter, sondern bei dem, der die Software baut. Keine Warteschleife, keine Konzern-Hotline.
Du gestaltest mit
Dein Feedback fließt direkt in die Entwicklung ein – kurze Wege zum Team statt Ticket-Warteschlange. Was Träger im Alltag brauchen, wird gebaut.