Stand: 21. Oktober 2026
Wir hosten die Inhalte unserer Website bei einem externen Dienstleister (Hoster). Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige über eine Website generierte Daten handeln. Der Einsatz des Hosters erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit dem Hoster wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen.
Unser Hoster ist die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Die Server stehen in Deutschland; die verschlüsselte Datensicherung liegt in einem zweiten Rechenzentrum von Hetzner in Finnland, also ebenfalls in der EU. Mit Hetzner besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).
Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.
Die Verarbeitung erfolgt je nach Fall auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), zur Vertragserfüllung bzw. vorvertraglichen Maßnahmen (lit. b) oder aufgrund unseres berechtigten Interesses (lit. f).
Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling. Erfolgt die Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch einzulegen.
Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere im Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.
Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://" und dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen können Sie sich jederzeit an uns wenden.
Technisch notwendige Cookies (z. B. ein Sitzungs-/Sicherheits-Cookie beim Absenden eines Formulars oder nach einem Login sowie das Cookie, das Ihre Cookie-Auswahl selbst speichert) setzen wir immer; das Speichern bzw. Auslesen dieser Informationen ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei, Rechtsgrundlage der anschließenden Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Alle weiteren Cookies und vergleichbaren Technologien setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung: Beim ersten Besuch fragt ein Einwilligungs-Banner (Consent-Banner), ob Sie Statistik-Cookies (Google Analytics) und Marketing-Cookies (Meta-Pixel) erlauben; beide Kategorien können Sie einzeln wählen. Ablehnen ist dabei genauso einfach wie Annehmen, und ohne Ihre Zustimmung wird kein Analyse- oder Marketing-Dienst geladen und keine Verbindung zu Drittanbietern aufgebaut. Kommt eine Kategorie neu hinzu, fragen wir einmal erneut. Rechtsgrundlagen für einwilligungspflichtige Cookies sind § 25 Abs. 1 TDDDG (Speichern und Auslesen auf Ihrem Endgerät) und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten).
Das Banner hosten wir vollständig auf unserem eigenen Server; durch das Banner selbst wird nichts von Dritten geladen. Ihre Auswahl speichern wir in einem Cookie („lotsana_consent") für längstens sechs Monate, danach fragen wir erneut. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder Ihre Auswahl ändern: über den Link „Cookie-Einstellungen" unten auf jeder Seite oder direkt hier: Cookie-Einstellungen öffnen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Wenn Sie im Consent-Banner die Kategorie Statistik erlauben, setzen wir Google Analytics 4 ein, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Zweck ist zu verstehen, wie Besucher unsere Website nutzen (aufgerufene Seiten, Herkunft des Besuchs, Klicks auf zentrale Schaltflächen), um Inhalte und Angebot zu verbessern. Erst nach Ihrer Einwilligung wird das Google-Skript geladen und es werden Cookies gesetzt (insbesondere „_ga" und „_ga_*" mit einer Laufzeit von bis zu 14 Monaten); vorher findet keinerlei Verbindung zu Google statt. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Wir nutzen Google Analytics ausschließlich für Statistik: Werbefunktionen, Google Signals und personalisierte Anzeigen sind deaktiviert, und über den Google Consent Mode v2 bleiben die werbebezogenen Signale auch nach Ihrer Einwilligung auf „abgelehnt". IP-Adressen werden bei Google Analytics 4 nicht gespeichert; die IP-Anonymisierung ist fester Bestandteil des Dienstes. Die erhobenen Statistikdaten werden nach 14 Monaten automatisch gelöscht. Mit Google haben wir die Datenverarbeitungsbedingungen (Google Data Processing Terms) als Vertrag über die Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) abgeschlossen.
Bei der Nutzung von Google Analytics können Daten in die USA übertragen werden (Google LLC). Grundlage dieser Übermittlung sind der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Google LLC zertifiziert ist, sowie ergänzend EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO); siehe auch Abschnitt 10. Ihren Widerruf setzen Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" unten auf jeder Seite um; danach wird Google Analytics nicht mehr geladen und die zugehörigen Cookies werden entfernt.
Wenn Sie im Consent-Banner die Kategorie Marketing erlauben, setzen wir den Meta-Pixel und die Conversions API der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland („Meta“) ein. Zweck ist zu messen, ob unsere Anzeigen auf Facebook und Instagram zu Anfragen führen, die Ausspielung dieser Anzeigen zu verbessern und Besuchern unserer Website auf Facebook und Instagram erneut Anzeigen zeigen zu können.
Erst nach Ihrer Einwilligung wird das Skript des Meta-Pixels von Servern von Meta geladen. Es übermittelt beim Seitenaufruf und beim Absenden eines unserer Formulare (Infopaket, Vorlage, Demo, Testzugang) Informationen an Meta, insbesondere die aufgerufene Seite, den Zeitpunkt, Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät sowie Kennungen aus den Cookies „_fbp“ (Kennung Ihres Browsers) und „_fbc“ (gesetzt, wenn Sie über einen Klick auf eine Anzeige zu uns kommen); beim Absenden eines Formulars zusätzlich die Angabe, welches Formular es war (Infopaket, Demo oder welche Vorlage). Diese Cookies haben laut Meta in der Regel eine Laufzeit von 90 Tagen. Die automatische Konfiguration des Pixels, die selbstständig Klicks und Seiteninhalte erfasst, haben wir abgeschaltet, ebenso bei Meta den automatischen erweiterten Abgleich, bei dem der Pixel Formularfelder auslesen kann.
Zusätzlich melden wir das Absenden eines dieser Formulare direkt von unserem Server an Meta (Conversions API), damit die Messung auch dann funktioniert, wenn Ihr Browser die Übertragung des Pixels unterbindet. Übermittelt werden dabei: die Art des Ereignisses (Anfrage oder Registrierung für den Testzugang), der Zeitpunkt, die Adresse der Seite (ohne Parameter), Ihre IP-Adresse, die Kennung Ihres Browsers (User-Agent), die Werte der Cookies „_fbp“ und „_fbc“ (fehlt „_fbc“, stattdessen die Klick-Kennung „fbclid“ aus dem Link einer Anzeige, über den Sie zu uns gekommen sind), eine zufällige Ereigniskennung („event_id“), an der Meta die Meldung Ihres Browsers und die unseres Servers als dasselbe Ereignis erkennt, die Angabe, welches Formular Sie abgeschickt haben (Infopaket, Demo oder welche Vorlage), und Ihre E-Mail-Adresse als SHA-256-Prüfsumme (Hashwert). Die Prüfsumme ist keine Anonymisierung: Meta kann sie mit den bei Meta hinterlegten E-Mail-Adressen abgleichen und so einem Konto zuordnen. Ihren Namen, Ihre Telefonnummer, Ihre Einrichtung und sonstige Angaben aus dem Formular übermitteln wir nicht. Auf unserem Server behalten wir von dieser Übermittlung keine eigene Kopie. Ohne Ihre Einwilligung in die Kategorie Marketing findet auch diese Übermittlung nicht statt.
Für die Erhebung dieser Daten auf unserer Website und ihre Übermittlung an Meta sind wir und Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Grundlage ist die Vereinbarung von Meta über die gemeinsame Verantwortlichkeit (Controller Addendum, www.facebook.com/legal/controller_addendum). Darin ist festgelegt, dass wir Sie über diese gemeinsame Verarbeitung informieren und dass Meta dafür zuständig ist, Ihre Rechte aus Art. 15 bis 20 DSGVO für die Daten zu erfüllen, die Meta nach der Übermittlung speichert. Was Meta danach mit den Daten für eigene Zwecke tut, gehört nicht zur gemeinsamen Verantwortlichkeit; dafür ist Meta allein verantwortlich. Meta kann die Daten Ihrem Facebook- oder Instagram-Konto zuordnen und nutzt sie nach eigenen Angaben auch, um Anzeigen und Inhalte für Sie auszuwählen und die eigenen Dienste zu verbessern. Soweit Meta für uns die Prüfsumme Ihrer E-Mail-Adresse einem Konto zuordnet und Berichte über die Wirkung unserer Anzeigen erstellt, handelt Meta als unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) nach den Datenverarbeitungsbedingungen von Meta (www.facebook.com/legal/terms/dataprocessing). Wie Meta die Daten verarbeitet, wie lange Meta sie speichert und wie Sie Meta und den Datenschutzbeauftragten von Meta erreichen, beschreibt die Datenschutzrichtlinie von Meta (www.facebook.com/privacy/policy). Ihre Rechte aus Art. 15 bis 21 DSGVO können Sie auch unmittelbar gegenüber Meta geltend machen.
Meta verarbeitet Daten auch in den USA (Meta Platforms, Inc.). Grundlage dieser Übermittlung ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), in dessen Teilnehmerliste Meta Platforms, Inc. eingetragen ist; siehe auch Abschnitt 10. Rechtsgrundlagen für Pixel und Conversions API sind § 25 Abs. 1 TDDDG (Speichern und Auslesen auf Ihrem Endgerät) und Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder Seite widerrufen; danach lädt der Pixel nicht mehr, die Cookies „_fbp“ und „_fbc“ werden entfernt, und wir melden keine Formulare mehr an Meta. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt; die Löschung bereits übermittelter Daten können Sie bei Meta verlangen.
Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch übermittelt: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage und IP-Adresse. Eine Zusammenführung dieser Log-Daten mit anderen Datenquellen nehmen wir nicht vor. Was wir mit Ihrer Einwilligung beim Absenden eines Formulars an Meta melden, steht oben unter „Marketing mit dem Meta-Pixel und der Conversions API“. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Wenn Sie uns per Kontaktformular oder E-Mail Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Fordern Sie über ein Formular auf dieser Website ein Infopaket, eine Muster-Vorlage (z. B. DSFA-Muster) oder eine Demo/Beratung an, verarbeiten wir die dabei angegebenen Daten (insbesondere E-Mail-Adresse, ggf. Name und Träger), um Ihnen das angeforderte Material zuzusenden und Ihre Anfrage zu bearbeiten. Beim Infopaket, bei der Demo-Anfrage, bei den Vorlagen samt DSFA-Muster und beim Testzugang setzen wir ein Double-Opt-in-Verfahren ein: Versand bzw. Einrichtung erfolgen erst, nachdem Sie den per E-Mail zugesandten Bestätigungslink angeklickt haben; ist uns Ihr Kontakt bereits bestätigt bekannt (z. B. als bestätigter Testzugang oder aus einer Infopaket-Anfrage), entfällt die erneute Bestätigung und wir senden Ihnen das angeforderte Material direkt zu. Zeitpunkt und IP-Adresse von Anforderung und Bestätigung speichern wir als Nachweis. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Freiwillige Angaben beim Anfordern einer Vorlage. Im Formular zu einer Vorlage können Sie außerdem angeben, wie Sie auf Lotsana aufmerksam geworden sind und in welchem Arbeitsfeld Ihr Träger tätig ist. Beide Angaben sind freiwillig; das Formular lässt sich auch ohne sie absenden. Wir speichern sie zusammen mit Ihrer Anfrage. Sie stehen bei Ihrem Kontakt in unserem Interessenten-/Vertriebssystem und in unserer internen Meldung zur Anfrage, damit wir die Anfrage besser einordnen können. Außerdem nutzen wir sie, um zu verstehen, wie Träger auf Lotsana stoßen und aus welchen Arbeitsfeldern Anfragen kommen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Anfragen einzuordnen und unser Angebot an den tatsächlichen Anfragen auszurichten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Ihre Anfrage wird anschließend in unserem internen Interessenten-/Vertriebssystem (Akquise-Board) gespeichert, damit wir mit Ihnen zur Vorstellung von Lotsana in Kontakt treten können. Fordern Sie ein Infopaket oder eine Demo an, kann es dazu einzelne Nachfass-E-Mails zu Ihrer Anfrage geben; jede dieser E-Mails enthält einen Hinweis, wie Sie weiteren Nachrichten jederzeit kostenfrei widersprechen können, und ein Widerspruch wird sofort umgesetzt. Diese E-Mails enthalten standardmäßig keine Öffnungs- oder Klick-Nachverfolgung (kein Zählpixel). Aus den Formularen dieser Website erhalten Sie werbliche E-Mails nur, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben: beim Anfordern einer Vorlage in E-Mails zum Fachthema Ihrer Vorlage und zu Lotsana, beim Infopaket- und beim Demo-Formular auf der Startseite in Praxis-Tipps für soziale Träger sowie Infos und Angebote zu Lotsana (beides in den folgenden Absätzen). Fordern Sie einen Testzugang an, begleiten wir diesen zusätzlich mit E-Mails; was dabei Werbung ist und wie Sie ihr widersprechen, steht in Abschnitt 5. Zu Ihrer Anfrage können wir uns außerdem telefonisch bei Ihnen melden. Diese Weiterverarbeitung zum Zweck der Kontaktaufnahme und Angebotserstellung stützen wir auf unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung eingehender Anfragen von Geschäftskunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. auf die Anbahnung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie können der werblichen Ansprache jederzeit formlos widersprechen (kontakt@lotsana.de). Wir speichern die Daten in Deutschland, die verschlüsselte Datensicherung in Finnland, also ebenfalls in der EU.Zu Werbezwecken geben wir sie nur in einem Fall an Dritte weiter, und nur mit Ihrer Einwilligung: Haben Sie im Consent-Banner der Kategorie Marketing zugestimmt, melden wir das Absenden des Formulars mit Ihrer E-Mail-Adresse als Prüfsumme an Meta (Einzelheiten unter „Marketing mit dem Meta-Pixel und der Conversions API“ oben).
E-Mails zu Fachthemen und zu Lotsana (Einwilligung beim Vorlagen-Download). Beim Anfordern einer unserer Vorlagen (Dateien im Word-, Excel- oder PDF-Format und das DSFA-Muster) willigen Sie zugleich in E-Mails ein: Praxis-Tipps zum Fachthema Ihrer Vorlage sowie Informationen und Angebote zu unserer Software Lotsana. Vorlage und E-Mails gibt es nur zusammen, beides ist kostenlos, und das Formular benennt beide Gegenstände ausdrücklich im Einwilligungstext. Eine feste Anzahl von E-Mails ist nicht Gegenstand der Einwilligung; sie enthält auch keine Zusage zur Häufigkeit. Nach Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse im Double-Opt-in-Verfahren (bei uns bereits bestätigt bekannten Kontakten unmittelbar nach der Anforderung) senden wir Ihnen den Download-Link und anschließend E-Mails zum Thema Ihrer Vorlage und zu Lotsana. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG a.F./§ 7 UWG). Wir protokollieren Zeitpunkt und IP-Adresse von Anmeldung und Bestätigung sowie die Fassung des Einwilligungstextes als Nachweis. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder formlos an kontakt@lotsana.de, auch sofort nach Erhalt des Download-Links; die Vorlage behalten Sie in jedem Fall. Nachteile entstehen Ihnen dadurch nicht. Bei den Vorlagen als Datei ist der Download-Link persönlich und zeitlich begrenzt gültig; beim Abruf über den Link speichern wir Zeitpunkt und IP-Adresse des Downloads, um die Auslieferung nachweisen zu können und Ihnen, falls Sie die Vorlage nach einigen Tagen noch nicht heruntergeladen haben, einmalig eine Erinnerung mit einem funktionierenden Link zu senden (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Das DSFA-Muster ist keine Datei, sondern eine frei abrufbare Seite auf dieser Website; dort gibt es weder einen persönlichen Link noch eine Erinnerung. Beim Abruf fallen dieselben Daten an wie auf jeder anderen Seite dieser Website: die Server-Log-Daten und, nur wenn Sie im Consent-Banner eingewilligt haben, die Daten für Google Analytics und den Meta-Pixel (siehe oben). Ein darüber hinausgehendes Öffnungs- oder Klick-Tracking findet nicht statt.
E-Mails zu Fachthemen und zu Lotsana (Einwilligung auf der Startseite). Die beiden Formulare auf unserer Startseite tragen denselben Einwilligungstext, aber unterschiedliche Bedingungen. Beim Infopaket willigen Sie mit dem Anfordern zugleich in E-Mails ein: Praxis-Tipps für soziale Träger sowie Informationen und Angebote zu unserer Software Lotsana. Infopaket und E-Mails gibt es nur zusammen, beides ist kostenlos, und das Formular benennt beide Gegenstände ausdrücklich im Einwilligungstext. Bei der Demo-Anfrage ist diese Einwilligung freiwillig: Sie können das Formular absenden und Ihre Demo bekommen, ohne das Kästchen zu setzen; dann verarbeiten wir Ihre Angaben ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und senden Ihnen keine werblichen E-Mails. Eine feste Anzahl von E-Mails ist in beiden Fällen nicht Gegenstand der Einwilligung; sie enthält auch keine Zusage zur Häufigkeit. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Wir protokollieren Zeitpunkt und IP-Adresse der Anmeldung sowie die Fassung des Einwilligungstextes als Nachweis; haben Sie das Kästchen nicht gesetzt, protokollieren wir auch keine Einwilligung. Sie können sie jederzeit widerrufen, über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder formlos an kontakt@lotsana.de. Nachteile entstehen Ihnen dadurch nicht.
Wenn Sie über unsere Website einen kostenlosen Testzugang anfordern, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name des Trägers, Ihr Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer) zur Einrichtung und Bereitstellung des Testzugangs (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Freiwillig können Sie außerdem angeben, wie Sie auf Lotsana aufmerksam geworden sind und in welchem Arbeitsfeld Ihr Träger tätig ist. Für den Testzugang brauchen wir diese beiden Angaben nicht. Sie stehen bei Ihrem Kontakt in unserem Interessenten-/Vertriebssystem und in unserer internen Meldung zur Registrierung, damit wir die Anfrage besser einordnen können. Außerdem nutzen wir sie wie beim Anfordern einer Vorlage (Abschnitt 4), um zu verstehen, wie Träger auf Lotsana stoßen und aus welchen Arbeitsfeldern Anfragen kommen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zur Absicherung nutzen wir ein Double-Opt-in-Verfahren: Der Testzugang wird erst nach Bestätigung über den per E-Mail zugesandten Link eingerichtet. Zeitpunkt der Registrierung und Bestätigung sowie die dabei verwendete IP-Adresse speichern wir als Nachweis der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).
Speicherdauer: Nach dem Ende der Testphase bleiben die Daten des Testzugangs 14 Tage erhalten. Danach werden sie automatisch und vollständig gelöscht; über die Löschung informieren wir per E-Mail. Ihre Kontaktdaten aus der Registrierung löschen wir, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Wenn Sie beim Anfordern des Testzugangs den AGB zustimmen, halten wir an Ihrer Registrierung fest, welche Fassung der AGB Sie angenommen haben. Erst wenn der Testzugang nach Ihrer Bestätigung eingerichtet wird, speichern wir daraus dauerhaft den Nachweis des Vertragsschlusses: welche Fassung der AGB wann und auf welchem Weg angenommen wurde, zusammen mit dem Namen und der E-Mail-Adresse der Person, die zugestimmt hat, und dem Namen des Trägers (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Bestätigen Sie die Registrierung nicht, entsteht kein solcher Nachweis. Eine IP-Adresse speichern wir dafür nicht zusätzlich. Denselben Nachweis führen wir, wenn Sie später in der Software kostenpflichtig bestellen; das beschreibt Abschnitt 9.
Bei der Registrierung für den Testzugang konnten Sie bis zum 15. August 2026 zusätzlich in Produkt-Neuigkeiten per E-Mail einwilligen. Dieses Kästchen gibt es nicht mehr, und über die Registrierung wird keine solche Einwilligung mehr erhoben. Auf dieser Grundlage versenden wir auch keine E-Mails. Die bis dahin erteilten Einwilligungen (Zeitpunkt und IP-Adresse) bleiben als Nachweis gespeichert; Sie können sie jederzeit formlos an kontakt@lotsana.de widerrufen, und die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Während der Testphase senden wir Ihnen E-Mails, die den Testzugang erklären und Ihnen den Einstieg erleichtern (Funktionen, typische Abläufe, Hinweise zum Testende). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des von Ihnen angeforderten Testzugangs) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Nach dem Ende der Testphase senden wir Ihnen bis zu drei weitere E-Mails, in denen wir Ihnen die kostenpflichtige Fortsetzung anbieten und an das bevorstehende Löschdatum Ihrer Testdaten erinnern. Soweit diese E-Mails für unser Angebot werben, stützen wir sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Direktwerbung gegenüber Interessenten, die unser Produkt selbst getestet haben). Sie können dieser Werbung jederzeit widersprechen. Eine formlose E-Mail an vertrieb@lotsana.de oder kontakt@lotsana.de genügt; jede dieser E-Mails enthält dafür einen entsprechenden Hinweis. Nach einem Widerspruch versenden wir keine Begleit-E-Mails mehr; für den Widerspruch entstehen Ihnen keine anderen Kosten als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen.
Davon unberührt bleiben Pflichtmitteilungen zu Ihrem Testzugang, insbesondere die Vorwarnung vor der Löschung Ihrer Testdaten und die Bestätigung der Löschung. Diese sind keine Werbung und werden auch nach einem Werbewiderspruch versandt, weil Sie sonst ohne Vorwarnung Daten verlieren würden.
Für den Versand unserer E-Mails setzen wir einen Dienstleister mit Sitz und Servern in Deutschland ein: Neue Medien Münnich (All-Inkl.com), Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf. Das gilt für System- und Bestätigungs-E-Mails (z. B. Double-Opt-in, „Testzugang ist bereit", Benachrichtigungen) ebenso wie für die persönliche Korrespondenz mit Interessenten (Abschnitt 4). Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO). Verarbeitet werden dabei die Empfänger-E-Mail-Adresse sowie Inhalt und Metadaten der Nachricht. Eine Übermittlung in Drittländer findet beim E-Mail-Versand nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
Die Diktatfunktion der Fachsoftware macht aus Gesprochenem Text. Sie läuft über ein selbst gehostetes Spracherkennungsmodell auf unserem eigenen Server in Deutschland; das Audio verlässt den Server nicht und wird an keinen externen Anbieter übermittelt.
Dieser Abschnitt gilt für die Software Lotsana. Wer mit Lotsana arbeitet, kann in seinem Profil unter „Kalender verbinden“ den eigenen Kalender bei Google, Microsoft oder Apple mit Lotsana verbinden. Das ist freiwillig; ohne Verbindung arbeitet Lotsana wie bisher. Ihr Träger kann das Verbinden und den Abo-Link (unten) in Lotsana für alle ausschalten. Jede Person richtet die Verbindung nur für sich selbst ein, und zwar zu einem Anbieter. Bevor Sie verbinden, steht in derselben Karte, was Lotsana dabei mit Ihrem Kalender tut. Für die Daten in der Lotsana-Instanz eines Trägers ist der Träger verantwortlich; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO, Auftragsverarbeitungsvertrag).
Welche Daten Lotsana liest. Wenn Sie „Mit Google verbinden“ wählen und bei Google zustimmen, bekommt Lotsana über die Google Calendar API drei Berechtigungen: die Liste Ihrer Kalender sehen (calendar.calendarlist.readonly), die Termine in Ihren Kalendern sehen (calendar.events.readonly) und einen eigenen Kalender anlegen und darin Termine anlegen, ändern und löschen (calendar.app.created). Damit liest Lotsana:
Wofür Lotsana sie nutzt.
Weitergabe. Wir verkaufen keine Daten aus Ihrem Google-Konto und geben sie nicht an Dritte weiter. Wir nutzen sie nicht für Werbung, nicht, um Profile über Sie zu bilden, nicht zur Prüfung der Kreditwürdigkeit und nicht, um KI-Modelle zu trainieren oder zu verbessern. Ein Mensch bei Lotsana sieht sie nur, wenn Sie das für eine Support-Anfrage ausdrücklich erlauben, wenn es für die Sicherheit nötig ist (etwa um einen Fehler oder Missbrauch aufzuklären) oder wenn ein Gesetz es verlangt. Technisch verarbeitet sie in unserem Auftrag nur unser Hoster Hetzner (Abschnitt 2). Innerhalb von Lotsana sehen andere nur die Termine, die Sie selbst im Kalender „Lotsana“ angelegt haben, und nur so, wie oben beschrieben.
Schutz und Speicherdauer. Lotsana speichert das Token, mit dem es auf Ihren Google-Kalender zugreift, und den zuletzt gelesenen Stand Ihrer Termine verschlüsselt (AES-256) in der Datenbank der Lotsana-Instanz Ihres Trägers, auf unseren Servern bei Hetzner in Deutschland. Die Verbindung zu Google ist verschlüsselt (HTTPS). Lotsana gleicht alle 15 Minuten ab, außerdem gleich nach dem Verbinden und nach jeder Änderung an einem Ihrer Lotsana-Termine; jeder Abgleich ersetzt den gelesenen Stand. Die technischen Protokolle des Servers enthalten keine Titel und keine Zeiten Ihrer Termine. Termine, die Lotsana aus dem Kalender „Lotsana“ übernommen hat, speichert es wie jeden anderen Termin in der Instanz Ihres Trägers. In unseren verschlüsselten Datensicherungen kann ein älterer Stand bis zu zwölf Monate liegen; er wird dort nur für eine Wiederherstellung gebraucht und danach automatisch gelöscht.
Trennen und Löschen. „Verbindung trennen“ in Ihrem Profil löscht in Lotsana sofort das Token und die gelesenen Termine und widerruft bei Google den Zugriff von Lotsana auf Ihr Google-Konto. Ist Google dabei nicht erreichbar, trennt Lotsana trotzdem und sagt Ihnen, wo Sie den Zugriff selbst entfernen. „Trennen und Kalender löschen“ löscht zusätzlich den Kalender „Lotsana“ mit allen Einträgen darin aus Ihrem Google-Konto; diesen Knopf gibt es nur, wenn Lotsana den Kalender selbst angelegt hat. Termine, die schon in Lotsana angekommen sind, bleiben in Lotsana. Wie beim Trennen löscht Lotsana Token und gelesene Termine und widerruft den Zugriff bei Google auch dann, wenn Ihr Konto beim Träger gesperrt oder beendet wird, wenn die Lotsana-Instanz Ihres Trägers gelöscht wird und wenn Ihr Träger das Verbinden von Kalendern in Lotsana ausschaltet. Nimmt Google den Zugang nicht mehr an, löscht Lotsana den gelesenen Stand und gleicht nicht mehr ab, bis Sie neu verbinden. Den Zugriff von Lotsana können Sie außerdem jederzeit selbst bei Google entfernen: myaccount.google.com/connections.
Rechtsgrundlage. Die Verbindung ist freiwillig. Grundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie erteilen, indem Sie nach dem Hinweis in Lotsana den Kalender verbinden und bei Google zustimmen. Sie widerrufen sie mit „Verbindung trennen“ oder bei Google; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Google API Services User Data Policy. Die Nutzung von Informationen, die Lotsana über die Schnittstellen von Google Workspace erhält (hier Google Kalender), richtet sich nach der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).
Lotsana is case management and scheduling software for social care providers in Germany. Staff members can connect their own Google Calendar in their Lotsana profile under “Kalender verbinden” (Connect calendar). This is optional, and before connecting, the profile page explains what Lotsana reads and writes.
Data accessed. With the user’s consent, Lotsana uses three scopes of the Google Calendar API: calendar.calendarlist.readonly, calendar.events.readonly and calendar.app.created. It reads the list of the user’s calendars (ID, name, primary flag); the ID of the primary calendar is the account’s email address, which Lotsana stores as the name of the connection. Lotsana stores the list encrypted so that the user can choose which calendars it reads. From the calendars on that list that the user selects in their Lotsana profile (after connecting, only the primary calendar; never the “Lotsana” calendar), which may include calendars shared with or subscribed to by the user, it reads the title, start, end and status of events from 60 days in the past to 400 days ahead; when the user deselects a calendar, Lotsana deletes the events it read from it. It does not request descriptions, locations, attendees, attachments or conference links of these events. From the secondary calendar “Lotsana”, which Lotsana creates, it reads the list of entries and, for each entry the user creates or changes there, the title, start, end, location, description, recurrence and time of the last change. Before overwriting an entry, it reads the entry’s reminders so that they are kept.
Data usage. Events from the calendars the user selects are shown in grey in the user’s own Lotsana calendar, visible only to that user, and Lotsana asks for confirmation when the user schedules an overlapping appointment for themselves. They do not appear in any export, report or audit log, and no Lotsana appointment is created from them. Lotsana writes the user’s work appointments (those the user is responsible for or invited to) and their assignments into the “Lotsana” calendar and updates and deletes them there. What an entry shows depends on the care provider’s setting: by default the title, times, location, contact and note of the appointment and, for a client the user may see in Lotsana, the client’s name and address from the case file, and the phone number if the user may open the case file; in the narrower settings only the title with the client’s initials or the title only. Case documentation and case notes are never written, and for a client the user may not see, an entry shows the title only. Each entry contains a link back to the day in Lotsana. For an assignment, an entry shows the title and times and, depending on the setting, the client’s name and address or initials. The default setting applies once the care provider has signed version 1.13 of the data processing agreement, for assignments version 1.14; until then, at most the title with the client’s initials. Lotsana reads only the calendars the user selects. Lotsana never writes to, changes or deletes events in any other calendar. An event the user creates in the “Lotsana” calendar, for example on their phone, is imported into Lotsana as the user’s own appointment without a client (title, start, end, location, and the description as a note; recurring and multi-day events are not imported). When the user changes one of their own appointments there, Lotsana takes over the date, time, title and location, in the default setting also contact and note; deleting it there or moving it to another calendar cancels it in Lotsana; each change taken over and each cancellation is recorded in the change log. Inside Lotsana it is then handled like any appointment the user creates there: colleagues in the same facility see its time, location and the user’s name but not its title or note, and staff with the “Team-Kalender” (team calendar) permission see all of it. The user is told this before connecting.
Data sharing. Lotsana does not sell Google user data and does not transfer it to third parties. It does not use it for advertising, to determine credit-worthiness or for lending purposes, or to create, train or improve AI or machine learning models. Humans at Lotsana do not read it unless the user has given explicit consent for a support request, it is necessary for security purposes (for example, investigating a bug or abuse), or it is required by law. Lotsana’s hosting provider Hetzner (Germany) processes it on Lotsana’s behalf.
Data protection and retention. The OAuth token and the last synchronised events are stored encrypted (AES-256) in the database of the care provider’s Lotsana instance on servers in Germany and are transmitted over HTTPS. Every sync replaces the stored events; Lotsana syncs every 15 minutes, right after connecting and after each change to one of the user’s Lotsana appointments. Server logs contain no event titles or times. Encrypted backups may hold an older state for up to twelve months; they are used only for restoring data and are then deleted automatically.
Data deletion. “Verbindung trennen” (Disconnect) in the Lotsana profile immediately deletes the token and the synchronised events from Lotsana and revokes Lotsana’s access at Google. “Trennen und Kalender löschen” (Disconnect and delete calendar) also deletes the “Lotsana” calendar with its entries from the user’s Google account; this option is only offered if Lotsana created that calendar. The same deletion and revocation happen when the user’s Lotsana account is suspended or closed, when the care provider’s Lotsana instance is deleted, and when the care provider switches off calendar connections in Lotsana. Appointments already imported into Lotsana remain in Lotsana. Users can also remove Lotsana’s access at any time at myaccount.google.com/connections.
The use of information received from Google Workspace scopes will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.
Lotsana’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
Wenn Sie „Mit Microsoft verbinden“ wählen und bei Microsoft zustimmen, bekommt Lotsana über Microsoft Graph die Berechtigungen, Ihre Kalender zu lesen und zu schreiben (Calendars.ReadWrite), Ihr Profil zu lesen (User.Read) und den Zugriff zu behalten (offline_access). Lotsana liest beim Verbinden die Adresse Ihres Microsoft-Kontos und danach dasselbe wie bei Google: die Liste Ihrer Kalender (Kennung, Name und ob es Ihr Standardkalender ist), aus den Kalendern, die Sie im Profil anhaken (nach dem Verbinden nur aus Ihrem Standardkalender; nie aus dem Kalender „Lotsana“), Titel, Beginn und Ende Ihrer Termine im selben Zeitraum und aus dem Kalender „Lotsana“ die Einträge, die Sie dort selbst neu anlegen (Titel, Beginn, Ende, Ort und den Text als Notiz). Microsoft vergibt das Recht zum Schreiben nur für alle Kalender zusammen; Lotsana schreibt trotzdem nur in den Kalender „Lotsana“, den es selbst anlegt. Nutzung, Weitergabe, Schutz, Speicherdauer und Rechtsgrundlage sind wie bei Google. Bei einem Firmen- oder Schulkonto kann es sein, dass die IT Ihrer Organisation die Verbindung erst freigeben muss.
Trennen und Löschen wie bei Google, mit einem Unterschied: Microsoft bietet keinen Widerruf für eine einzelne Anwendung. Lotsana löscht das Token beim Trennen; bei Microsoft verfällt es, wenn es 90 Tage lang nicht benutzt wurde. Den Zugriff entfernen Sie selbst bei Microsoft, bei einem privaten Konto unter account.live.com/consent/Manage, bei einem Firmen- oder Schulkonto unter myapps.microsoft.com oder über die IT Ihrer Organisation.
Für Apple tragen Sie Ihre Apple-ID und ein App-spezifisches Passwort ein, das Sie bei Apple erzeugen; Ihr normales Apple-Passwort bekommt Lotsana nicht. Lotsana speichert die Apple-ID als Namen der Verbindung und das Passwort verschlüsselt (AES-256) und schickt das Passwort nur an Apples Kalender-Server (caldav.icloud.com). Lotsana liest die Liste Ihrer Kalender (Adresse und Name). Aus den Kalendern, die Sie im Profil anhaken (Apple nennt keinen Hauptkalender, deshalb nach dem Verbinden aus keinem; nie aus dem Kalender „Lotsana“), liefert Apple die Termine im selben Zeitraum vollständig aus; Lotsana behält davon nur Titel, Beginn und Ende und verwirft den Rest sofort. Aus dem Kalender „Lotsana“ liest Lotsana die Einträge, die Sie dort selbst neu anlegen (Titel, Beginn, Ende, Ort und die Beschreibung als Notiz), und bevor es einen eigenen Eintrag überschreibt, dessen Erinnerungen, damit sie erhalten bleiben. Nutzung, Weitergabe, Schutz, Speicherdauer und Rechtsgrundlage sind wie bei Google.
Trennen und Löschen wie bei Google, mit einem Unterschied: Apple kennt keinen Widerruf durch eine Anwendung. Lotsana löscht das Passwort beim Trennen; gültig bleibt es bei Apple, bis Sie es dort löschen (account.apple.com, „Anmeldung und Sicherheit“, „App-spezifische Passwörter“). Löschen Sie es dort, endet die Verbindung sofort.
Unabhängig vom Verbinden kann jede Person in Lotsana unter „Kalender“, „Kalender abonnieren“ den persönlichen Abo-Link ihres Lotsana-Kalenders in einen Kalenderdienst ihrer Wahl eintragen, etwa bei Apple, Google oder Microsoft. Dieser Dienst ruft dann regelmäßig ihre Termine und Einsätze, die Termine, zu denen sie eingeladen ist, und die geplanten Schulungen ab, nach derselben Regel und Einstellung wie beim Verbinden (oben, Google); bei Schulungen Titel, Zeiten und Ort. Bei der Stufe ab Werk trägt der Link Namen und Anschriften der Klientinnen und Klienten; geben Sie ihn nicht weiter. Vertragspartner des Kalenderdienstes ist, wer das Konto dort hat. Der Link gilt 180 Tage und lässt sich jederzeit erneuern; dann liefert der alte nichts mehr. Er liefert auch nichts mehr, wenn Ihr Konto beim Träger gesperrt oder beendet wird, und keine Termine, solange Ihr Träger Verbinden und Abonnieren in Lotsana ausgeschaltet hat.
Jede Person kann in ihrem Profil unter „Mein Kalender von außen“ den Abo-Link (ICS) eines eigenen Kalenders eintragen, etwa bei Apple, Google oder Microsoft. Lotsana lädt diesen Kalender, wenn sie ihren Lotsana-Kalender öffnet, höchstens alle 15 Minuten neu, und zeigt seine Termine grau darin, nur ihr. Den Link und die geladene Datei speichert Lotsana verschlüsselt in der Instanz Ihres Trägers. In diesen Kalender schreibt Lotsana nichts. „Entfernen“ im Profil löscht Link und Datei. Schaltet Ihr Träger Verbinden und Abonnieren aus, lädt Lotsana auch diesen Kalender nicht mehr und löscht die geladenen Dateien. Grundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie mit dem Eintragen erteilen und mit „Entfernen“ widerrufen.
Für die Abwicklung kostenpflichtiger Abonnements und die Verwaltung von Testphasen setzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe ein (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland; ggf. Stripe, Inc., USA). Verarbeitet werden ausschließlich Zahlungs- und Vertragsdaten des Trägers (z. B. Rechnungs- und Zahlungsinformationen). Klienten-, Fall- oder Sozialdaten werden nicht an Stripe übermittelt. Soweit eine Übermittlung in die USA erfolgt, geschieht dies auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sichere Zahlungsabwicklung).
Wenn ein Administrator Ihres Trägers in der Software unter „Abo & Zahlung“ die Zahlung einrichtet, öffnet sich eine Bestellseite von Lotsana. Damit diese Seite weiß, wer für welchen Träger bestellt, übermittelt Ihre Lotsana-Instanz uns dafür den Namen und die E-Mail-Adresse dieser Person, den Träger sowie die Zahl der Nutzer und Zeit-Konten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Bestellseite gilt 60 Minuten. Diese Angaben löschen wir sieben Tage nach dem Anlegen automatisch, auch wenn die Bestellung nicht abgeschlossen wurde; der Löschlauf läuft einmal täglich.
Auf der Bestellseite stimmen Sie den AGB zu. Erst wenn der Bezahlvorgang bei Stripe abgeschlossen ist, halten wir diese Zustimmung dauerhaft als Nachweis des Vertragsschlusses fest: welche Fassung der AGB wann angenommen wurde, zusammen mit dem Namen und der E-Mail-Adresse der Person, die zugestimmt hat, und dem Namen des Trägers (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Brechen Sie den Bezahlvorgang ab, entsteht kein solcher Nachweis. Eine IP-Adresse speichern wir dafür nicht zusätzlich. Der Nachweis liegt bei uns und nicht bei Stripe; Stripe erhält dazu nur eine zufällige Kennung der Bestellung.
Ob und wie wir einen Träger als Referenz nennen dürfen, regelt Ziffer 13 der AGB. Widerspricht ein Träger der Nennung, halten wir den Widerspruch fest, damit er beachtet wird: mit dem Datum, an dem er bei uns eingegangen ist, dem Grund, falls Sie einen nennen, und der Angabe, wer ihn bei uns eingetragen hat (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich in Deutschland bzw. der Europäischen Union verarbeitet. Eine Übermittlung in ein Drittland (USA) findet nur bei folgenden, ausdrücklich benannten Diensten statt, und nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (Art. 45 DSGVO) oder geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO (EU-Standardvertragsklauseln):
Wir prüfen regelmäßig, ob die Garantien ein angemessenes Schutzniveau gewährleisten. Details zur Auftragsverarbeitung und den Unterauftragnehmern regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO), den Träger vor der Nutzung mit uns schließen.
Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21) und Widerruf erteilter Einwilligungen. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.
Stand: 21. Oktober 2026
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