MiLoG in der Schulbegleitung: was Träger aufzeichnen müssen

Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Viele Schulbegleitungs-Träger beschäftigen Teilzeit- und geringfügig Beschäftigte – und genau dafür schreibt das Mindestlohngesetz strenge Aufzeichnungen vor. Ein Überblick ohne Juristendeutsch.

Wen betrifft die Aufzeichnungspflicht?

Nach § 17 MiLoG müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für geringfügig Beschäftigte (Minijobs) spätestens bis zum Ende des siebten Kalendertags danach aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. In der Praxis vieler Träger betrifft das einen großen Teil der Begleitkräfte.

Warum Excel und Papier riskant sind

Nachträglich änderbare Listen sind bei einer Prüfung durch den Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) wenig wert – es zählt, dass die Aufzeichnung zeitnah entstand und danach nicht mehr stillschweigend geändert wurde. Eine Zeiterfassung mit automatischer Festschreibung (nach Ablauf der Frist unveränderbar, Änderungen nur dokumentiert) nimmt dieses Risiko raus.

Die Schulbegleitungs-Besonderheiten

Schulferien: keine Einsätze, aber je nach Vertrag Lohnfortzahlung oder Stundenkonten – die Erfassung muss Ferienzeiten kennen.
Kurze Einsätze an mehreren Orten: Beginn/Ende je Schule, Fahrzeiten je nach Vertrag als Arbeitszeit.
Krankheit & Vertretung: Wer vertritt, erfasst an dem Tag anders als geplant – der Dienstplan muss Ist und Soll unterscheiden.

Was eine saubere Lösung können muss

Erfassung durch die Mitarbeiter selbst (Handy reicht), zeitnah statt am Monatsende
Automatische Festschreibung nach der 7-Tage-Frist
Auswertung Soll/Ist je Mitarbeiter, exportierbar fürs Lohnbüro
Zwei Jahre Aufbewahrung, jederzeit vorzeigbar

Wie Dienstplan, Selbsterfassung durch die Kräfte und die Festschreibung nach sieben Tagen in Lotsana zusammenspielen, steht auf Dienstplan & Zeiterfassung – dort auch, wo die Software an ihre Grenzen kommt.

Hinweis: Dieser Artikel ist eine praxisnahe Orientierung, keine Rechtsberatung. Im Zweifel Steuerberatung oder Fachanwalt fragen.

Der erste Schritt zu vorzeigbaren Aufzeichnungen ist ein sauberes Formular. Unser Leistungsnachweis für die Schulbegleitung hält Datum, Beginn, Ende und Unterschrift fest – als Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Word-Vorlage per E-Mail erhalten – kostenlos.