Planen, erfassen, weiterreichen.
Kein Funktionskatalog, sondern der Weg, den eine Stunde in Lotsana nimmt, und die Stellen, an denen sie nicht neu getippt werden muss.
Wochenansicht, Zuschläge, Generator
Der Dienstplan zeigt die Woche mit Datum, Person, Zeit und Bereich. Je Schicht lässt sich ein Zuschlagskennzeichen setzen (Nacht 25 %, Sonntag 50 %, Feiertag 100 %), und die Zuschlagsstunden werden daraus gerechnet und in der Wochenansicht mit angezeigt. Ein durchgehender Nachtdienst über Mitternacht ist dabei eine Schicht: Liegt „Bis" vor „Von", endet sie am Folgetag, und die Stunden werden über den Tageswechsel gerechnet, die Zeitumstellung eingerechnet. Trägst du für „Von" und „Bis" dieselbe Uhrzeit ein, fragt die Maske nach, ob wirklich ein voller 24-Stunden-Dienst gemeint ist.
Für wiederkehrende Muster gibt es einen Generator: Du gibst Woche, Wochentage, Uhrzeit, Bereich und die Zahl der benötigten Kräfte an, optional gefiltert nach Funktion. Lotsana schlägt dann Personen vor, die aktiv sind, an dem Tag noch nicht verplant sind und keine Abwesenheit haben. Sortiert sind sie danach, wer in dieser Woche bisher am wenigsten geplante Stunden hat. Wo nicht genug Kräfte übrig sind, steht die Lücke ausdrücklich als Lücke da, statt lautlos zu verschwinden. Erst nach deiner Prüfung wird der Vorschlag übernommen.
Ansehen darf den Plan jede angemeldete Person. Ändern nur, wer das Recht „Dienstplanung" hat. Verwaltung und Leitung haben es im Standard, Fachkräfte bewusst nicht.
Was durch die Krankmeldung offen wird
Urlaub und Krankmeldung trägt die Mitarbeiterin selbst ein, mit den Knöpfen „Urlaub“ und „Krank“ auf ihrer Startseite, auch am Handy. Die Leitung bekommt eine Meldung in der Glocke und entscheidet unter „Anträge im Team“. Der Nutzen entsteht danach: Auf dem Dashboard steht nicht nur, wer heute fehlt, sondern welche Schichten, Einsätze und Termine dadurch offen sind, mit direktem Sprung in den Dienstplan. Das ist genau die Liste, die man sonst morgens im Kopf zusammensucht.
Wer einspringt, entscheidest weiterhin du. Aber der Generator kennt die Abwesenheiten und schlägt niemanden vor, der im Urlaub oder krankgemeldet ist. Diese Sicht auf das Personal hängt am Recht „Personalakte und Zeiten aller Personen". Eine Fachkraft sieht die Krankmeldungen der Kolleginnen also nicht.
Erfassen, Stundenkonto, Festschreibung nach 7 Tagen
Ein Zeiteintrag besteht aus Datum, Von, Bis, Pause in Minuten, Art (Arbeit, Fortbildung, Bereitschaft, Nachtdienst) und Notiz, auf Wunsch mit einer eigenen Tätigkeit wie Dokumentation oder Teamsitzung. Daraus entsteht je Monat ein Stundenkonto je Person. Das Soll richtet sich nach den Arbeitstagen der Person. Urlaub, Krankheit, gesetzliche Feiertage nach Bundesland und eure freien Tage schreibt Lotsana mit dem Soll des Tages gut; ein Minus entsteht nur an Tagen, an denen Zeit fehlt. Mehr- und Minusstunden gehen in den nächsten Monat mit.
Der entscheidende Teil ist die Festschreibung: Ein nächtlicher Lauf schreibt einen Eintrag fest, wenn zwei Dinge zutreffen. Der Arbeitstag liegt mehr als sieben Tage zurück, und der Eintrag selbst steht seit sieben Tagen im System. Die erste Frist steht in § 17 MiLoG. Die zweite gibt es, damit ein nachgetragener Dienst nicht schon in der nächsten Nacht unkorrigierbar ist, bevor ihn jemand prüfen konnte. Danach ändert die Mitarbeiterin den Eintrag nicht mehr selbst. An der Zeile steht „Korrektur melden“: Sie trägt die richtige Zeit und einen Grund ein, und die Leitung gibt unter „Anträge im Team“ frei. Wer möchte, dass Mitarbeitende feste Zeiten weiter selbst korrigieren, stellt das in den Einstellungen um. Änderungen davor landen im Audit-Log. Für eine Prüfung gibt es einen eigenen Prüfreport je Monat: Beginn, Ende und Dauer je Tag und Person, dazu der Festschreibe-Status je Eintrag.
Ein Zeiteintrag, der aus einem geplanten Einsatz entstanden ist, bleibt an diesen Einsatz gekoppelt, solange er offen ist. Ist er festgeschrieben, hält die Sperre auch über den Einsatz: Verschiebst du den Einsatz, ändert Lotsana die Arbeitszeit nicht mit und sagt dir das; löschst du den Einsatz, bleibt der festgeschriebene Eintrag stehen und wird nur von der Planung gelöst. Eine Korrektur gehört dann in die Zeiterfassung, nicht in den Plan.
Wichtig für die Planung: Die eigene Arbeitszeit darf ab Werk jede Rolle erfassen, dafür muss niemand erst etwas freigeben. Die Zeiterfassung hat ein eigenes Recht, und das steht im Standard für alle auf an. Getrennt davon steht das Recht „Personalakte und Zeiten aller Personen": Es entscheidet, wer Zeiten für andere einträgt und sieht, und liegt im Standard bei der Leitung.
Touren, Wege und die Frage, ob der Plan überhaupt fahrbar ist
Für Dienste, die von Klient zu Klient fahren, gibt es eine Tagesansicht je Kraft. Sie prüft zwei Dinge von selbst: ob sich zwei Einsätze derselben Person zeitlich überschneiden, und ob derselbe Klient zur gleichen Zeit bei zwei verschiedenen Kräften steht.
Kennzahlen gibt es je Tour immer: Termine, Betreuungszeit, Fahrzeit, Kilometer, Fahrtkosten nach deinem hinterlegten €/km-Satz und die Produktivquote (Betreuungszeit geteilt durch Betreuung plus Fahrt). Ohne weitere Einstellung sind Fahrzeit und Kilometer allerdings eine offen ausgewiesene Pauschale von 15 Minuten und 8 Kilometern je Anfahrt, keine echte Strecke.
Erst wenn du einen Schlüssel für den Routendienst OpenRouteService hinterlegst, kommt die Straßenrechnung dazu: Adressen werden geokodiert, die Reihenfolge der Stopps als Vorschlag optimiert, und die Tour meldet, wenn sie nicht fahrbar ist. Dann steht da: „von A (bis 11:00) zu B (11:15): ca. 25 Minuten Fahrt, aber nur 15 Minuten Zeit". Diese Erreichbarkeitswarnung und der Reihenfolge-Vorschlag hängen am Schlüssel; ohne ihn bleibt es bei den beiden Konflikt-Prüfungen oben und der Pauschale.
Ohne Planungsrecht sieht eine Fachkraft in dieser Ansicht ausschließlich ihre eigenen Einsätze, nicht die Adressen der Klienten anderer Kolleginnen.
