Planen, erfassen, weiterreichen.
Kein Funktionskatalog, sondern der Weg, den eine Stunde in Lotsana nimmt – und die Stellen, an denen sie nicht neu getippt werden muss.
Wochenansicht, Zuschläge, Generator
Der Dienstplan zeigt die Woche mit Datum, Person, Zeit und Bereich. Je Schicht lässt sich ein Zuschlagskennzeichen setzen – Nacht 25 %, Sonntag 50 %, Feiertag 100 % –, und die Zuschlagsstunden werden daraus gerechnet und in der Wochenansicht mit angezeigt. Eine Schicht liegt dabei innerhalb eines Kalendertags: „Bis" muss nach „Von" liegen. Ein durchgehender Nachtdienst über Mitternacht lässt sich also nicht als eine einzelne Schicht eintragen.
Für wiederkehrende Muster gibt es einen Generator: Du gibst Woche, Wochentage, Uhrzeit, Bereich und die Zahl der benötigten Kräfte an, optional gefiltert nach Funktion. Lotsana schlägt dann Personen vor, die aktiv sind, an dem Tag noch nicht verplant sind und keine Abwesenheit haben – sortiert danach, wer in dieser Woche bisher am wenigsten geplante Stunden hat. Wo nicht genug Kräfte übrig sind, steht die Lücke ausdrücklich als Lücke da, statt lautlos zu verschwinden. Erst nach deiner Prüfung wird der Vorschlag übernommen.
Ansehen darf den Plan jede angemeldete Person. Ändern nur, wer das Recht „Dienstplanung" hat – Standard für Verwaltung und Leitung, für Fachkräfte bewusst nicht.
Was durch die Krankmeldung offen wird
Urlaubsantrag und Krankmeldung gibt die Mitarbeiterin selbst im Self-Service ein; die Leitung bekommt sofort eine Benachrichtigung. Der Nutzen entsteht danach: Auf dem Dashboard steht nicht nur, wer heute fehlt, sondern welche Schichten, Einsätze und Termine dadurch offen sind – mit direktem Sprung in den Dienstplan. Das ist genau die Liste, die man sonst morgens im Kopf zusammensucht.
Wer einspringt, entscheidest weiterhin du. Aber der Generator kennt die Abwesenheiten und schlägt niemanden vor, der im Urlaub oder krankgemeldet ist. Diese Sicht auf das Personal ist an das Recht „Personal & Zeiterfassung" gebunden – eine Fachkraft sieht die Krankmeldungen der Kolleginnen also nicht.
Erfassen, Stundenkonto, Festschreibung nach 7 Tagen
Ein Zeiteintrag besteht aus Datum, Von, Bis, Pause in Minuten, Art (Arbeit, Fortbildung, Bereitschaft, Nachtdienst) und Notiz. Daraus entsteht je Monat ein Stundenkonto je Person: Ist gegen ein Soll, das aus den vertraglichen Wochenstunden hochgerechnet wird, mit Differenz in Plus oder Minus.
Der entscheidende Teil ist die Festschreibung: Ein nächtlicher Lauf schreibt alle Einträge fest, deren Arbeitstag mehr als sieben Tage zurückliegt – exakt die Frist aus § 17 MiLoG. Danach lässt sich der Eintrag in der Zeiterfassung weder ändern noch löschen; die Maske sagt das auch ausdrücklich, statt still zu scheitern. Änderungen davor landen im Audit-Log. Für eine Prüfung gibt es einen eigenen Prüfreport je Monat: Beginn, Ende und Dauer je Tag und Person, dazu der Festschreibe-Status je Eintrag.
Eine Einschränkung, die du kennen solltest: Ein Zeiteintrag, der aus einem geplanten Einsatz entstanden ist, bleibt an diesen Einsatz gekoppelt. Verschiebst oder löschst du den Einsatz, zieht der Zeiteintrag mit – auch dann noch, wenn er bereits festgeschrieben ist. Die Sperre greift heute nur in der Zeiterfassung selbst.
Wichtig für die Planung: Das Recht „Personal & Zeiterfassung" liegt im Standard bei der Leitung. Wenn Mitarbeitende ihre Zeiten selbst erfassen sollen – und genau das ist der zeitnahe Weg –, muss das Recht in den Rollen-Rechten freigegeben werden. Das ist eine bewusste Entscheidung, keine Kleinigkeit im Hintergrund.
Touren, Wege und die Frage, ob der Plan überhaupt fahrbar ist
Für Dienste, die von Klient zu Klient fahren, gibt es eine Tagesansicht je Kraft. Sie prüft zwei Dinge von selbst: ob sich zwei Einsätze derselben Person zeitlich überschneiden – und ob derselbe Klient zur gleichen Zeit bei zwei verschiedenen Kräften steht.
Kennzahlen gibt es je Tour immer: Termine, Betreuungszeit, Fahrzeit, Kilometer, Fahrtkosten nach deinem hinterlegten €/km-Satz und die Produktivquote (Betreuungszeit geteilt durch Betreuung plus Fahrt). Ohne weitere Einstellung sind Fahrzeit und Kilometer allerdings eine offen ausgewiesene Pauschale von 15 Minuten und 8 Kilometern je Anfahrt – keine echte Strecke.
Erst wenn du einen Schlüssel für den Routendienst OpenRouteService hinterlegst, kommt die Straßenrechnung dazu: Adressen werden geokodiert, die Reihenfolge der Stopps als Vorschlag optimiert, und die Tour meldet, wenn sie nicht fahrbar ist – „von A (bis 11:00) zu B (11:15): ca. 25 Minuten Fahrt, aber nur 15 Minuten Zeit". Diese Erreichbarkeitswarnung und der Reihenfolge-Vorschlag hängen am Schlüssel; ohne ihn bleibt es bei den beiden Konflikt-Prüfungen oben und der Pauschale.
Ohne Planungsrecht sieht eine Fachkraft in dieser Ansicht ausschließlich ihre eigenen Einsätze, nicht die Adressen der Klienten anderer Kolleginnen.
