Personalbedarf berechnen: wie viele VZÄ für deine bewilligten Stunden?

Wie viele Vollzeitkräfte braucht dein Dienst für die bewilligten Stunden? Die Rechnung, die viele Träger nach Bauchgefühl machen. Hier rechnest du sie in 60 Sekunden sauber.

Bewilligte Stunden / Woche (alle Fälle)

Summe der wöchentlichen Klienten-Stunden

Wochenstunden je Vollzeitkraft

Indirekte Zeit (%)

Doku, Fahrt, Team, Supervision: 15–25 % sind realistisch

Ausfall-Reserve (%)

Urlaub, Krankheit, Fortbildung übers Jahr

Benötigte Vollzeitäquivalente (VZÄ):

wird berechnet

Modellrechnung. Die Abschläge orientieren sich an der Systematik der Personalbemessungs-Empfehlungen der Landesjugendämter (rund 25 % fallbezogene plus 15 % fallunabhängige Zeiten); amtlich normierte Werte für ambulante Dienste gibt es nicht. Rechne mit deinen eigenen Quoten.

Die Logik dahinter

Eine Vollzeitkraft mit 39 Wochenstunden leistet keine 39 Klientenstunden. Doku, Fahrtzeiten, Teamsitzungen und Supervision gehen ab (indirekte Zeit), Urlaub, Krankheit und Fortbildung ebenfalls (Ausfall-Reserve). Was übrig bleibt, ist die einsetzbare Klientenzeit. Und erst daraus ergibt sich, wie viele Köpfe du für deine Bewilligungen brauchst. Wer ohne Reserve plant, plant den nächsten Engpass. Die betriebswirtschaftliche Seite derselben Rechnung findest du im Stundensatz-Rechner und im Artikel Kennzahlen für Träger.

Ob die Rechnung im Alltag aufgeht, zeigt dir das Lotsana-Controlling: echte Auslastung je Team, Ausfälle, offene Kontingente, laufend statt einmal im Jahr. 30 Tage kostenlos testen.

Passend dazu auf lotsana.de: Software für Trägerorganisationen · Klientenverwaltung