Personalbedarf berechnen: wie viele VZÄ für deine bewilligten Stunden?
Wie viele Vollzeitkräfte braucht dein Dienst für die bewilligten Stunden? Die Rechnung, die viele Träger nach Bauchgefühl machen – hier in 60 Sekunden sauber.
Summe der wöchentlichen Klienten-Stunden
Doku, Fahrt, Team, Supervision – 15–25 % sind realistisch
Urlaub, Krankheit, Fortbildung übers Jahr
Benötigte Vollzeitäquivalente (VZÄ):
–
Modellrechnung. Die Abschläge orientieren sich an der Systematik der Personalbemessungs-Empfehlungen der Landesjugendämter (rund 25 % fallbezogene plus 15 % fallunabhängige Zeiten); amtlich normierte Werte für ambulante Dienste gibt es nicht. Rechne mit deinen eigenen Quoten.
Die Logik dahinter
Eine Vollzeitkraft mit 39 Wochenstunden leistet keine 39 Klientenstunden. Doku, Fahrtzeiten, Teamsitzungen und Supervision gehen ab (indirekte Zeit), Urlaub, Krankheit und Fortbildung ebenfalls (Ausfall-Reserve). Was übrig bleibt, ist die einsetzbare Klientenzeit – und erst daraus ergibt sich, wie viele Köpfe du für deine Bewilligungen brauchst. Wer ohne Reserve plant, plant den nächsten Engpass. Die betriebswirtschaftliche Seite derselben Rechnung findest du im Stundensatz-Rechner und im Artikel Kennzahlen für Träger.
Ob die Rechnung im Alltag aufgeht, zeigt dir das Lotsana-Controlling: echte Auslastung je Team, Ausfälle, offene Kontingente – laufend statt einmal im Jahr. 30 Tage kostenlos testen.