Versiegelte Unterschriften und wie Sie ein Siegel prüfen

Diese Seite richtet sich an Prüfer, Kostenträger und Träger, die einen von Lotsana erzeugten Leistungsnachweis mit elektronischer Unterschrift vorliegen haben.

Zwei Unterschriften, zwei verschiedene Siegel

Das ist der wichtigste Punkt dieser Seite, weil beides im Alltag „Nachweis“ heißt und Verschiedenes bedeutet.

Die einzelne Leistung. Ein einzelner Einsatz wird in der Software unterschrieben. Die Prüfsumme deckt hier die Kennung der Leistung und die Daten des Einsatzes ab, also Datum und Zeiten (oder die Menge, wenn ohne Uhrzeit gebucht wird), Pause, Tätigkeit und die FLS-Klasse (direkt oder indirekt), dazu den Namen der unterschreibenden Person, den Zeitpunkt und das Unterschriftsbild.
Die einzelne Leistung, am Einsatz unterschrieben. Die Familie kann den einzelnen Einsatz direkt nach dem Termin an einem Gerät des Trägers unterschreiben, auf dem Handy der Betreuungskraft oder an einem Tablet, an dem die Verwaltung den Einsatz vorlegt; wer vorgelegt hat, steht beim Träger in der Akte. Dieser Vorgang hat eine eigene Feldliste, und zwar mit Absicht. Sie umfasst: die Kennung des Eintrags, Datum, Von und Bis, Pause, die Dauer, die gefahrenen Kilometer sowie die Kennungen der Betreuungskraft und des Klienten, dazu den Namen der unterschreibenden Person, den Zeitpunkt und das Unterschriftsbild. Bis auf die Kennung des Eintrags ist das genau das, was der unterschreibenden Person auf dem Bildschirm stand. Tätigkeit und FLS-Klasse stehen NICHT darin, weil es sie zum Zeitpunkt der Unterschrift noch nicht gibt: Sie entstehen erst, wenn die Verwaltung den Eintrag als Leistung übernimmt. Versiegelt wird nur, was die Familie gesehen hat. Woran Sie diesen Fall erkennen: In der Akte steht an der Unterschrift „am Einsatz unterschrieben“, und auf dem Leistungsnachweis trägt die Zeile in der schmalen Spalte „U“ ein X; die Legende unter der Tabelle sagt, was es bedeutet. Wird der Nachweis als Monatsblatt gedruckt, ist eine Zeile ein Kalendertag, und das X steht dort nur, wenn alle Einsätze dieses Tages am Einsatz unterschrieben wurden; ein Tag, von dem nur ein Teil unterschrieben ist, trägt kein Zeichen. Wer eine solche Prüfsumme nachrechnen lässt, rechnet mit dieser Liste und nicht mit der darüber; eine Abweichung gegen die andere Liste ist deshalb kein Manipulationsverdacht. Entwertet wird sie, sobald nach der Unterschrift eines der versiegelten Felder geändert wird, also auch die gefahrenen Kilometer, die Betreuungskraft oder der Klient. Zusätzlich entwerten Tätigkeit und FLS-Klasse, obwohl sie gar nicht versiegelt sind, das ist strenger, als die Prüfsumme reicht, und die vorsichtige Richtung.
Der Monatsnachweis. Der Kostenträger zeichnet den Nachweis eines ganzen Monats gegen, entweder über einen Freigabe-Link ohne Anmeldung oder vor Ort auf dem Tablet. Die Prüfsumme deckt hier den Nachweis-Datensatz, den Monat, den Namen der gegenzeichnenden Person und den Zeitpunkt ab. Die einzelnen Leistungen des Monats gehen nicht in diese Prüfsumme ein.

Kernaussage: Bei der einzelnen Leistung wird die Unterschrift von der Software automatisch entwertet, sobald nach der Unterschrift Datum, Zeit, Menge, Pause, Tätigkeit oder FLS-Klasse geändert werden. Entwertet heißt hier: entfernt. Die Unterschrift wird zusammen mit Name, Zeitpunkt und Prüfsumme vom Datensatz genommen, und die Leistung steht danach wieder auf „offen“; sie muss neu eingeholt werden. Es bleibt also keine durchgestrichene oder sonstwie gekennzeichnete Unterschrift stehen, die Sie sich ansehen könnten. Dass es eine gab und wann sie wegfiel, steht im Änderungsprotokoll; die Vorher-Werte werden im Protokolleintrag mitgeführt. Die Listenansicht des Protokolls kürzt lange Einträge, die vollständigen alten Werte liegen im Eintrag selbst und muss der Träger dort heraussuchen. Das gemalte Unterschriftsbild wird nicht mitgeführt. Bei der Gegenzeichnung eines Monats wird ebenfalls entwertet, aber auf andere Weise: Wird nach der Gegenzeichnung eine Leistung dieses Monats geändert, hinzugefügt, gelöscht oder in einen anderen Monat verschoben, dann gilt die Gegenzeichnung nicht mehr und muss neu eingeholt werden. Hier heißt entwertet gekennzeichnet, nicht entfernt: Name, Zeitpunkt, Herkunft und Prüfsumme des Vorgangs bleiben stehen, davor steht der Vermerk, wann und warum entwertet wurde. Sie sehen ihn im Freigabe-Portal, auf dem PDF und in der Software. Der Unterschied zur einzelnen Leistung ist Absicht: Die Gegenzeichnung kommt von außen und liegt bei Ihnen möglicherweise schon als PDF im Ordner, deshalb muss ein entwerteter Vorgang von einem nie gegengezeichneten Monat unterscheidbar bleiben. Die Prüfsumme selbst bindet weiterhin nur den Vorgang und nicht die einzelnen Leistungen des Monats. Sie ist ein Abdruck; die laufende Kontrolle leistet die Entwertung.

So prüfen Sie ein Siegel

Am Dokument: Ist ein Monatsnachweis gegengezeichnet, trägt er unten einen Block mit dem Namen der gegenzeichnenden Person, dem Zeitpunkt, der Herkunft (Portal oder vor Ort) und der gekürzten Prüfsumme, in dieser Form: Elektronisch gegengezeichnet: Vorname Nachname, 15.01.2026 14:20 Uhr (Portal) und darunter Digital versiegelt, Pruefsumme abcdef123456. Name, Zeitpunkt und Prüfsumme in diesem Beispiel sind erfunden; auf Ihrem Dokument stehen dort die Angaben Ihres Vorgangs. Das gilt für das PDF aus dem Freigabe-Portal wie für den Ausdruck aus der Software. Fehlt dieser Block, wurde der Monatsnachweis nicht elektronisch gegengezeichnet. Steht über dem Block Gegenzeichnung (entwertet) und darunter eine Zeile, die mit ENTWERTET am beginnt, dann gab es eine Gegenzeichnung, sie gilt aber nicht mehr; der Grund steht in derselben Zeile.
„Pruefsumme“ und „Prüfsumme“ meinen dasselbe. Auf dem PDF steht das Wort ohne Umlaut, in der Software und im Freigabe-Portal steht es mit. Das ist eine bewusste Schreibweise im Druck, keine technische Grenze: Umlaute stehen sonst sehr wohl auf dem Dokument, die Spalte „Tätigkeit“ etwa trägt ihres. Wenn Sie in einem Dokument oder auf dem Bildschirm nach dem Wort suchen, suchen Sie nach beiden Schreibweisen. Am Inhalt und an der Gültigkeit des Siegels ändert das nichts.
Ein fehlendes Unterschriftsbild ist kein fehlendes Siegel. Beim Freigabe-Link ist das Malen mit Maus oder Finger freiwillig. Wer nur seinen Namen einträgt, hat gültig gegengezeichnet, und die Prüfsumme ist genauso vollständig. Maßgeblich ist der Block mit Name, Zeitpunkt und Prüfsumme, nicht der gemalte Strich.
In der Software: In der Akte steht im Reiter „Leistungen“ zu jeder Leistung eine Spalte „Unterschrift“: „unterschrieben“ mit Zeitpunkt und Namen, sonst „offen“. Einen dritten Zustand „entwertet“ gibt es dort nicht, eine entwertete Unterschrift steht wieder auf „offen“. Steht unter dem Namen „am Einsatz unterschrieben“, gilt für diese Unterschrift die zweite Feldliste von oben. Die Prüfsumme einer einzelnen Leistung sehen Sie, wenn Sie deren Unterschrift öffnen; dort steht derselbe Vermerk. Den Stand aller Monatsnachweise samt Gegenzeichnung, Zeitpunkt und Prüfsumme zeigt die Übersicht „Leistungsnachweise“; dort kennt die Spalte „Gegenzeichnung“ sehr wohl drei Zustände, weil ein entwerteter Monat sich von einem nie gegengezeichneten unterscheiden muss.
Im Zweifel: Der Träger kann im Änderungsprotokoll (lückenlos, mit Vorher- und Nachher-Werten und untereinander verkettet) nachweisen, wer wann was geändert hat. Prüfsumme, Unterschrift und Änderungsprotokoll zusammen ergeben die Beweiskette.

Technischer Hintergrund (für IT-Prüfer)

Verfahren: SHA-256, gespeichert als signatur_hash an der Leistung und als unterschrift_hash an der Monatsfreigabe. Die Eingangsdaten unterscheiden sich, wie oben beschrieben: an der Leistung die Kennung und die abrechnungsrelevanten Felder des Einsatzes plus Name, Zeitpunkt und Unterschriftsbild, bei einer am Einsatz unterschriebenen Leistung stattdessen die zweite Feldliste von oben, an der Monatsfreigabe Datensatz, Monat, Name, Zeitpunkt und Unterschriftsbild. Ist kein Bild vorhanden, geht an dieser Stelle ein leerer Wert ein.

Zur Verfahrensweise, damit es keine Missverständnisse gibt: Die Prüfsumme wird beim Unterschreiben einmal berechnet und gespeichert. Sie wird beim Anzeigen nicht automatisch nachgerechnet und mit den Daten verglichen. Sie ist ein Abdruck des Vorgangs, kein Live-Wächter. Die laufende Kontrolle leistet die Entwertung, und die gibt es auf beiden Ebenen: an der einzelnen Leistung, sobald eines ihrer versiegelten Felder geändert wird, und an der Monatsfreigabe, sobald sich der gegengezeichnete Monat ändert, also wenn eine seiner Leistungen geändert, hinzugefügt, gelöscht oder verschoben wird. Maßgeblich sind auf beiden Ebenen dieselben Felder (Datum, Zeit, Menge, Pause, Tätigkeit, FLS-Klasse); eine geänderte Leistungsbeschreibung entwertet nichts. Bei einer Zeile, die einen Tag nach Tagessatz abrechnet, kommen zusätzlich der Anteil des Tages (ganz, halb, oder nicht berechnet) und der Grund einer Abwesenheit dazu. Einen eigenen Stichtag braucht diese Erweiterung nicht: Tageszeilen gibt es erst, seit es die Abrechnung nach Tagen gibt, es kann also keine ältere Prüfsumme geben, die nach einer anderen Formel entstanden wäre. Bei einer Zeile, die einen ganzen Monat als Summe abrechnet, kommt zusätzlich die Zahl der Einsätze dazu, die sie zusammenfasst (etwa 14). Auch dafür braucht es keinen eigenen Stichtag: Solche Zeilen gibt es erst, seit es die Erfassung als Monatssumme gibt. Woran Sie eine solche Zeile erkennen: Auf dem Leistungsnachweis steht eine Zeile je Monat mit der Zahl der Einsätze, und unter der Tabelle der Satz, dass die einzelnen Einsatztage in diesem Nachweis nicht aufgeführt sind. Für Leistungen nach Stunden ändert sich an der Feldliste nichts. Bei einer am Einsatz unterschriebenen Leistung kommen die gefahrenen Kilometer, die Betreuungskraft und der Klient dazu, weil ihre Prüfsumme diese drei mit abdeckt. Dazu kommt das durchgängige Änderungsprotokoll. Wer eine Prüfsumme nachrechnen lassen möchte, kann das beim Träger anfordern.

Stichtag für die Feldliste einer einzelnen Leistung: 21.08.2026. Bis zu diesem Tag ging die FLS-Klasse (direkt oder indirekt) nicht in die Prüfsumme der einzelnen Leistung ein, seither tut sie es; davor waren es Datum, Zeit beziehungsweise Menge, Pause und Tätigkeit. Das ist keine Formalie, sondern genau die Angabe, die man zum Nachrechnen braucht: Wer eine vor diesem Tag entstandene Prüfsumme mit der heutigen Feldliste nachrechnet, bekommt einen anderen Wert. Nicht weil an den Daten etwas verändert wurde, sondern weil die Formel eine andere war. Eine solche Abweichung ist deshalb kein Manipulationsverdacht. Nachgerechnet wird mit der Feldliste, die zum Zeitpunkt der Unterschrift galt; der Zeitpunkt steht am Vorgang. Ihre Gültigkeit verlieren ältere Siegel dadurch nicht: Die Prüfsumme ist ein Abdruck des Vorgangs, die laufende Kontrolle leistet die Entwertung, und die greift bei jeder dieser Leistungen ab sofort auch auf die FLS-Klasse. Auf der Ebene des Monatsnachweises hat sich die Feldliste nicht geändert.

Ergänzend gelten: GoBD-Festschreibung von Rechnungen (Stornokette statt Löschung), MiLoG-Festschreibung der Arbeitszeiten 7 Tage nach dem Arbeitstag, durchgängiges Änderungsprotokoll mit verketteten Prüfsummen. Ein Freigabe-Link ist 30 Tage gültig und lässt sich vom Träger jederzeit ersetzen; der zuvor verschickte Link ist danach ungültig, eine bereits erteilte Gegenzeichnung bleibt erhalten.

Fragen zur Prüfung? kontakt@lotsana.de