Muss ich etwas installieren? +
Nein. Lotsana läuft im Browser – auf Windows, Mac und Tablet. Du und dein Team legt einfach los.
Wie schnell sind wir startklar? +
In Minuten. Ein geführter Einrichtungs-Assistent bringt dich Schritt für Schritt zur ersten Maßnahme – ohne wochenlanges Projekt. Einführung und Hilfe direkt im Programm sind inklusive.
Passt es zu unserem Träger? +
Module lassen sich pro Träger an- und abschalten – von der Kleinsteinrichtung bis zum Verbund. So bleibt die Oberfläche schlank und passt zu deinem Alltag.
Sind unsere Daten sicher? +
Ja: Rollen & Rechte, Zwei-Faktor-Anmeldung, Protokoll, automatische Backups und ein durchdachtes Löschkonzept. Hosting in Deutschland, KI anbieteroffen und anonymisiert.
Hilft uns Lotsana beim Qualitätsmanagement (z. B. ISO 9001)? +
Ja. Lotsana zertifiziert euch nicht selbst, liefert aber genau die nachweisbaren Abläufe, die ein Audit sehen will: Beschwerde- und Vorkommnis-Management, revisionssichere und versionierte Doku, Rollen & Rechte, Protokoll, Löschkonzept und Schulungsnachweise – plus einen Prüfungssicherheits-Check auf Knopfdruck. Wer ISO 9001 hält oder anstrebt, hat damit den halben Weg im Programm.
Wie kommen wir von unserer alten Software zu Lotsana? +
Leichter als gedacht. Deine Daten gehören dir – die EU stärkt dein Recht auf deine eigenen Daten, und die gängigen Altsysteme geben Klienten-Stammdaten als CSV/Excel heraus. Diese Datei lädst du in unseren Import-Assistenten – Lotsana erkennt die Spalten und legt die Klienten an. Wir begleiten dich dabei persönlich und übernehmen die Zuordnung auf Wunsch gemeinsam mit euch. Zugriff auf euer altes System brauchen wir dafür nicht.
Was passiert mit unseren Dokumenten und der Historie aus Jahren? +
Ehrliche Antwort: Stammdaten (Klienten, Adressen, Maßnahmen) wandern sauber per Datei-Import. Berichte, gescannte Unterlagen und Fotos liegen im Altsystem meist als Datei-Paket plus Liste vor – die übernehmen wir gebündelt pro Klient in die Akte, sodass alles auffindbar bleibt. Sehr alte oder verschachtelte Verläufe lassen sich technisch nicht immer 1:1 übertragen; hier empfehlen wir, das Altsystem für einen Übergangszeitraum lesend zu behalten und ab Stichtag in Lotsana weiterzuarbeiten. Wir schauen vorab gemeinsam in einen Beispiel-Export und sagen dir klar, was direkt übernommen wird und was nicht – keine bösen Überraschungen.
Bleiben wir bei Gesetzesänderungen aktuell? +
Ja. Updates und Anpassungen an neue gesetzliche Vorgaben sind im Abo enthalten und werden zentral für alle eingespielt – du musst nichts tun.
Was kostet es? +
59 € pro Monat für bis zu 5 Nutzer, jeder weitere aktive Nutzer 9 € – zzgl. MwSt., monatlich kündbar, ohne Setup-Gebühr, Updates inklusive. Die ersten 20 Träger sichern sich den Gründungspreis – gültig bis Ende 2026.
Können wir vorher testen? +
Ja – im Rahmen des Frühzugangs testest du unverbindlich mit eigenen Daten, wir richten dir alles ein. Ein Premium-Service mit garantierten Reaktionszeiten ist optional zubuchbar.
Was passiert, wenn es Lotsana in fünf Jahren nicht mehr gibt? +
Eine faire Frage an jeden jungen Anbieter – deshalb ist sie vertraglich beantwortet: Deine Daten gehören deinem Träger. Du kannst sie jederzeit vollständig exportieren – Stammdaten und Verläufe als CSV, Dokumente als ZIP. Die Herausgabe deiner Daten ist dir vertraglich zugesichert, auch wenn Lotsana den Betrieb einstellen sollte. Für größere Träger bieten wir zusätzlich eine Quellcode-Hinterlegung als Option an. Du bist also zu keinem Zeitpunkt eingesperrt.
Wo liegen unsere Daten und wer hat Zugriff? +
Auf Servern in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und verschlüsselten Backups. Wer in deinem Team was sieht, regeln rollenbasierte Zugriffe und die Zwei-Faktor-Anmeldung – jede Aktion landet im Audit-Log. Lotsana selbst greift nur zur Wartung auf die Systeme zu, und auch das wird protokolliert.
Was passiert mit unseren Daten bei Kündigung? +
Du exportierst vorher alles vollständig – Stammdaten als CSV, Dokumente als ZIP. Danach löschen wir deine Daten nachweisbar nach den gesetzlichen Fristen. Wir halten keine Daten zurück – deine Daten bleiben deine.
Frisch am Start – und mit der Praxis gebaut
Lotsana ist neu. Deshalb tun wir nicht so, als hätten wir hundert Kundenlogos. Wir sagen lieber offen: Diese Software entsteht eng mit Fachkräften aus Jugend- und Eingliederungshilfe – an echten Abläufen, nicht am Reißbrett. Die ersten Pilot-Träger sichern sich jetzt den Gründungspreis und gestalten mit.
Mit der Praxis entwickelt
Jede Funktion entstand aus echten Fragen des Alltags – vom Diktat über die Wirkungsmessung bis zum Transparenz-Portal.
Hier zu Hause, ansprechbar
Entwickelt und gehostet in Deutschland, von Inhaber Nils Rieter – ein direkter Ansprechpartner statt Konzern-Hotline.
Du gestaltest mit
Als früher Träger beeinflusst du, was als Nächstes gebaut wird – und bekommst den vergünstigten Gründungspreis.