Schulbegleitung digital dokumentieren – Stunden, Ferien, Nachweise

Schulbegleitung (auch Schulassistenz oder Integrationshilfe) hat eine Eigenheit, die jede Standard-Software ins Schwitzen bringt: Sie folgt dem Schuljahr, nicht dem Kalender. Ferien, bewilligte Wochenstunden, wechselnde Anwesenheit – wer das mit Stundenzetteln und Excel führt, verliert am Monatsende viel Zeit und Nerven. Es geht einfacher.

Die besondere Herausforderung: Stunden mit Ferienlogik

Eine Bewilligung lautet oft „X Stunden pro Schulwoche". Daraus ergeben sich Monat für Monat unterschiedliche Soll-Stunden, weil Ferien und Feiertage herausfallen. Diese Rechnung von Hand zu machen, ist fehleranfällig. Eine gute Lösung kennt den Ferienkalender des Bundeslandes und erzeugt die abrechenbaren Stunden automatisch – nur die tatsächliche An-/Abwesenheit muss noch erfasst werden.

Anwesenheit erfassen – einfach genug für den Schulalltag

Schulbegleitungskräfte sind oft nicht technikaffin und haben im Schulalltag keine Zeit für komplizierte Masken. Was zählt: ein paar große, klare Eingaben – war ich da, von wann bis wann, was ist passiert. Je weniger Tipparbeit, desto verlässlicher wird dokumentiert.

Vom Eintrag zum Leistungsnachweis

Aus den erfassten Anwesenheiten sollte sich der Leistungsnachweis ohne Zwischenschritt ergeben – idealerweise mit Unterschrift (vor Ort oder digital). So entsteht der prüfsichere Beleg automatisch, statt am Monatsende mühsam zusammengesucht zu werden.

Und die Abrechnung?

Wenn Stunden, Ferienlogik und Nachweis zusammenhängen, ist die Abrechnung gegenüber dem Kostenträger nur noch ein Knopfdruck – inklusive E-Rechnung. Genau hier entsteht der größte Zeitgewinn: kein Übertragen, kein Abgleichen, keine Korrekturrechnungen wegen falsch gezählter Ferienwochen.

Worauf Träger achten sollten

• Kennt das System die Ferien des richtigen Bundeslandes?
• Werden abrechenbare Stunden automatisch aus der Bewilligung erzeugt?
• Ist die Anwesenheitserfassung einfach genug für den Schulalltag?
• Entsteht der Leistungsnachweis automatisch, mit Unterschrift?
• Geht die Abrechnung ohne Doppeleingabe in die E-Rechnung?

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