Schulbegleitung, Alltagshilfe, Assistenz, FED: Die Arbeit passiert im Klassenzimmer, in der Wohnung, im Auto zwischen zwei Terminen. Die Dokumentation passiert abends am Küchentisch, aus dem Kopf, für sechs Einsätze gleichzeitig. Diese Seite zeigt, was davon direkt vor Ort erledigt werden kann – und wo bei einem Browser auf dem Tablet die ehrliche Grenze liegt.
Stand: 5. August 2026 · Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung – verbindlich sind deine Vereinbarungen und die Angaben der zuständigen Stelle.
Viele Anbieter in diesem Markt werben mit einer eigenen Außendienst-App. Lotsana hat keine. Bevor du weiterliest, sollst du wissen, was das heißt – und was es nicht heißt.
Lotsana ist eine Webanwendung. Du öffnest sie im Browser – Safari, Chrome, Firefox, Edge – und meldest dich an, auf dem Tablet genauso wie am Rechner in der Verwaltung. Die Oberfläche ist auf kleine Bildschirme ausgelegt: Ab Tabletbreite klappt die Navigation auf ein Menü zusammen, Tabellen scrollen statt zu zerreißen, Formulare stehen untereinander. Es gibt nichts zu installieren, nichts zu aktualisieren und keine zweite Version der Software, die der App-Anbieter irgendwann nachzieht. Alle sehen denselben Stand.
Zwei Dinge fehlen dadurch wirklich. Erstens: Ohne installierte App gibt es keinen Offline-Start – wer im Funkloch ankommt und die Software erst dann öffnen will, sieht nichts. Zweitens: keine Push-Nachrichten auf den Sperrbildschirm. Benachrichtigungen liegen in der Software, nicht auf dem Handy-Startbildschirm. Wie weit der erste Punkt trägt, steht weiter unten – ganz ohne Netz geht es nicht, ganz mit Netz muss es auch nicht sein.
Für einen Träger mit drei bis fünfzig Leuten ist der Browser meistens der bequemere Weg, und das ist kein Trostpflaster: Ein neues oder geliehenes Gerät ist mit einem Lesezeichen einsatzbereit. Eine Kraft, die geht, wird über ihr Benutzerkonto abgeschaltet, nicht über das Gerät. Es gibt keine Geräteverwaltung, keine Installationsprofile, keine Rückrufe, weil jemand das Update nicht gemacht hat. Wer keine IT-Abteilung hat, spart hier eine ganze Aufgabe – nicht nur einen Klick.
Nacherfassung ist nicht nur unbequem. Sie greift an drei Stellen an die Substanz – an die Qualität der Doku, an die Prüffähigkeit der Abrechnung und an eine Frist, die im Gesetz steht.
Was am Abend für sechs Einsätze aufgeschrieben wird, ist eine Erinnerung an eine Erinnerung. Die Sätze werden allgemeiner, die Beobachtungen unschärfer, und am Ende steht dreimal derselbe Satz in drei Akten. Genau diese Doku ist es, die im Hilfeplangespräch nichts hergibt und in der Wirtschaftlichkeits- und Qualitätsprüfung nach § 128 SGB IX nichts belegt.
Vor Ort geschrieben ist konkret, weil es noch frisch istWenn der Nachweis erst am 5. des Folgemonats gedruckt wird, muss ihn jemand noch unterschreiben lassen – und dafür noch einmal hinfahren, anrufen, erinnern. Fehlt die Unterschrift, fehlt bei vielen Kostenträgern die Abrechnungsgrundlage. Woraus sich das ergibt, steht nicht im Gesetz selbst: § 105 SGB XI verlangt nur, dass Art, Menge, Preis sowie Tag und Zeit der Leistung in den Abrechnungsunterlagen stehen. Dass der Nachweis gegengezeichnet wird und wie, regeln die Verträge und die Vereinbarung nach § 105 Abs. 2 Satz 2 SGB XI.
Am Einsatzende unterschrieben, nicht drei Wochen späterWer Zeiten sammelt und am Monatsende einträgt, reißt eine Frist, die kaum jemand kennt: § 17 MiLoG verlangt die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag – und zwei Jahre Aufbewahrung. Das gilt nicht für jeden: Die Pflicht trifft geringfügig Beschäftigte und die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen. Minijobs sind in Alltagshilfe und Schulbegleitung verbreitet, damit sitzt ein Teil des Teams meist mitten in dieser Pflicht. Geprüft wird sie vom Zoll.
Am selben Tag erfasst, danach unveränderbar festgeschriebenAlles, was hier steht, haben wir in der Software selbst nachgesehen, nicht aus einem Prospekt abgeschrieben. Was nicht geht, steht weiter unten – genauso ausführlich.
Der Eintrag ist beim Öffnen halb fertig: Datum ist heute, Autor bist du, der Typ ist vorausgewählt. Was bleibt, ist der Inhalt – und dafür musst du nicht tippen.
Zum Diktat gehört eine Ansage, die selten jemand macht: Das Audio geht an eine Spracherkennung auf dem Lotsana-Server, nicht an einen externen Anbieter. Die früher eingebaute Browser-Spracherkennung wurde bewusst wieder entfernt, weil sie die Aufnahme an Google geschickt hätte.
Typ
Tagesbericht
Text
Beim Wechsel in den Sportunterricht heute ohne Aufforderung umgezogen. Kontakt zu zwei Mitschülern von sich aus gesucht …
ICF-Bezug (optional)
d720 – Komplexe interpersonelle Interaktionen · Ausprägung 2
SpeichernSchematische Darstellung der Doku-Maske
Das Unterschriftenfeld ist ein Zeichenfeld, das auf Finger und Stift reagiert – gedacht fürs Tablet, nicht für die Maus. Es gibt zwei Wege, und du brauchst nicht beide.
Ob dein Kostenträger die digitale Unterschrift akzeptiert, entscheidet er, nicht die Software. Die Rechtslage – eIDAS-Stufen, Schriftform, was die Pflegekassen geregelt haben – steht ausführlich im Ratgeber Leistungsnachweis digital unterschreiben. Wie ein Prüfer ein Siegel nachvollzieht, erklärt die Seite Siegel prüfen.
Einsatz
05.08.2026 · 08:00–11:30 · Schulbegleitung
Name der unterschreibenden Person
Sorgeberechtigte/r
Unterschrift
Schematische Darstellung des Unterschriftenfelds
Ob digital gegengezeichnet werden darf, entscheidet dein Kostenträger – bis dahin fährt die Fachkraft mit einem Ausdruck raus. Unsere Word-Vorlage für den Leistungsnachweis Fachleistungsstunden hat die Spalten, um die es dabei geht: Datum, von und bis, Stunden, direkte und indirekte Leistung getrennt, ein Feld für den Inhalt, Fachkraft und Unterschrift. Im Kopf stehen Monat, Klient, Aktenzeichen und Maßnahme, damit das Blatt beim Amt nicht auf dem falschen Stapel landet. Zum Anpassen in Word, kostenlos, auch ohne Lotsana zu gebrauchen.
Damit es keine Überraschung gibt: Wir schicken sie per E-Mail. Name und Adresse eintragen, Bestätigungslink klicken, dann ist der Download-Link da. Dazu kommen Praxis-Mails zum Thema Abrechnung und zu Lotsana. Abmelden geht jederzeit mit einem Klick. Vorlage per E-Mail anfordern → · Was auf so ein Blatt gehört, steht ohne Anmeldung auf der Seite Leistungsnachweis Fachleistungsstunden.
Zwei kleine Masken, die den Unterschied zwischen einer sauberen Lohnabrechnung und einer Schätzung ausmachen.
Dass Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit überhaupt erfassen müssen, hat das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 ArbSchG abgeleitet (Beschluss 1 ABR 22/21). Erfassen dürfen die Beschäftigten selbst – die Verantwortung dafür, dass es passiert, bleibt beim Arbeitgeber.
| Tag | Beginn | Ende | Pause | Dauer | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Mo 27.07. | 07:45 | 15:15 | 30 min | 7,00 h | fest |
| Di 28.07. | 07:45 | 16:00 | 30 min | 7,75 h | fest |
| Mi 29.07. | 08:00 | 13:30 | 30 min | 5,00 h | fest |
| Do 30.07. | 07:45 | 15:15 | 30 min | 7,00 h | offen |
| Fr 31.07. | 07:45 | 14:00 | 30 min | 5,75 h | offen |
Wer keine Planungsrechte hat, sieht in der Tourenansicht ausschließlich die eigenen Einsätze des Tages. Nicht die Kollegin, nicht deren Klienten, nicht deren Adressen. Das ist eine Rechteregel in der Software, kein Appell an die Kollegialität.
Ehrlich dazu: Der Knopf „In Google Maps öffnen" ist genau das – ein Link zu Google. Wer ihn drückt, übergibt die Adressen der Tagesroute an Google Maps. Das ist bequem und für viele Träger in Ordnung; eine Entscheidung ist es trotzdem, und sie gehört ins Verarbeitungsverzeichnis. Die Adressen selbst liegen in Lotsana, gehostet in Deutschland.
| Zeit | Einsatz | Ort |
|---|---|---|
| 08:00–11:30 | Schulbegleitung | Grundschule Nord |
| 12:15–13:00 | Fahrt | 8 km |
| 13:00–15:00 | Betreuung im Alltag | Privatadresse |
| 15:30–16:30 | Assistenz | Privatadresse |
„Offlinefähig" ist ein Wort, das sehr unterschiedlich gemeint sein kann – von „speichert einen Eintrag zwischen" bis „läuft komplett ohne Netz". Deshalb hier so genau wie möglich, was Lotsana ohne Netz tut – und was eben nicht.
Was das praktisch heißt: Ein Keller, ein Treppenhaus, ein Klassenraum mit dickem Beton – dafür reicht der Puffer, solange die Kraft die Seite vorher geöffnet hat. Ein Einsatzgebiet, in dem es über Stunden gar keinen Empfang gibt, ist mit Lotsana heute kein guter Fit. Das sagen wir lieber vor dem Kauf als in Monat drei. Wenn du unsicher bist, ob das auf dein Gebiet zutrifft: Die 30 Testtage sind genau dafür da – lass eine Kraft eine echte Woche damit fahren.
Mobiles Arbeiten heißt: Klientendaten verlassen das Büro. Artikel 32 DSGVO verlangt dafür angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Was die Software dazu beiträgt – und was bei dir bleibt.
Lotsana legt keine Akten, keine Nachweise und keine Dokumente auf dem Gerät ab. Was lokal liegt, ist die Warteschlange des Doku-Puffers – also Text, der noch nicht übertragen werden konnte, und der verschwindet, sobald er angekommen ist – dazu reine Anzeigeeinstellungen wie ein ein- oder ausgeklapptes Menü. Ein verlorenes Gerät ist damit kein Datenarchiv, sondern ein Fenster, das zufällt.
Der Zugriff hängt am Benutzerkonto, nicht am Gerät. Konto deaktivieren, fertig – ohne Fernlöschung und ohne Geräteverwaltung. Dazu kommen Zwei-Faktor-Anmeldung, die für ausgewählte Rollen zur Pflicht gemacht werden kann, und eine automatische Abmeldung nach einer einstellbaren Zeit ohne Aktivität, im Standard 30 Minuten.
Bildschirmsperre mit Code, Verschlüsselung des Geräts, die Regel, dass Klientendaten nicht in privaten Chats landen – das ist Organisation, keine Software. In deinem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und in den technischen und organisatorischen Maßnahmen sollte mobiles Arbeiten auftauchen. Vorlagen dafür liegen im Ratgeber: TOM-Vorlage und Verarbeitungsverzeichnis.
Damit du nicht auf einer falschen Annahme kaufst – das hier kann die Software bewusst oder unbewusst nicht.
Es gibt nichts im App Store und keine Version, die ohne Netz startet. Der Doku-Puffer überbrückt Aussetzer, er ersetzt keinen Offlinebetrieb. Details im Abschnitt Funkloch.
Lotsana fragt den Standort des Geräts nicht ab und kann deshalb nicht beweisen, dass jemand tatsächlich vor Ort war. Adressen werden – wenn überhaupt – serverseitig in Koordinaten übersetzt, um Fahrstrecken zu schätzen. Wer eine echte Anwesenheitskontrolle per Standort braucht, braucht ein anderes Produkt.
Benachrichtigungen – Anträge, Krankmeldungen, fällige Evaluationen – liegen in der Software hinter dem Glockensymbol. Auf den Sperrbildschirm kommt nichts: Solange Lotsana geschlossen ist, erreicht dich nichts. Einzige Ausnahme ist der interne Nachrichtenbereich – ist Lotsana im Vordergrund geöffnet und hast du dem Browser die Erlaubnis gegeben, zeigt er neue Nachrichten als Meldung an. Wer sein Team zuverlässig erreichen will, braucht weiterhin einen zweiten Kanal.
Es gibt kein Einlesen von Versichertenkarten und keine Erfassung per Chip oder Code am Einsatzort. Erfasst wird über die Maske.
Ob die digitale Unterschrift bei deinem Amt zählt, steht in deinen Vereinbarungen und Richtlinien, nicht in unserer Software. Frag vorher; drucken kannst du denselben Nachweis jederzeit.
Lotsana ist neu. Es gibt noch keine Träger, auf die wir verweisen könnten, und wir erfinden auch keine. Was hier steht, kannst du in den 30 Testtagen selbst nachprüfen – am besten mit einer Kraft, die wirklich draußen unterwegs ist.
Nein. Lotsana läuft im Browser – Safari, Chrome, Firefox, Edge –, auf dem Tablet genauso wie am Rechner. Es gibt nichts im App Store, nichts zu installieren und nichts zu aktualisieren. Für einen Träger mit drei bis fünfzig Leuten und ohne IT-Abteilung ist das meistens der bequemere Weg: Ein neues Gerät ist mit einem Lesezeichen einsatzbereit, eine ausscheidende Kraft wird über ihr Benutzerkonto abgeschaltet, nicht über das Gerät. Der Preis dafür ist ehrlich zu nennen: Ohne installierte App gibt es keinen Offline-Start und keine Push-Nachrichten auf den Sperrbildschirm.
Teilweise, und die Grenze ist scharf. Für die Verlaufsdokumentation gibt es einen Offline-Puffer: Wenn du das Doku-Formular geöffnet hast und beim Speichern kein Netz da ist, wird der Eintrag auf dem Gerät zwischengespeichert und automatisch übertragen, sobald wieder Verbindung besteht – mit sichtbarem Hinweis, wie viele Einträge noch in der Warteschlange liegen. Alles andere braucht Netz: Leistungen buchen, Unterschriften speichern, Arbeitszeiten erfassen, Akten aufrufen. Und der Puffer hilft nur, wenn die Seite schon geladen ist. Wer ohne Empfang ankommt und die Software erst dann öffnet, sieht nichts.
Zum Dokumentieren, Zeiten erfassen und Nachschauen reicht ein Handy – die Oberfläche klappt auf kleinen Bildschirmen auf ein Menü zusammen und ist bis hinunter zu Telefongröße ausgelegt. Für die Unterschrift ist ein Tablet deutlich angenehmer: Das Unterschriftenfeld ist ein Zeichenfeld für Finger und Stift, und auf sechs Zentimetern Breite unterschreibt niemand gern. Wer Nachweise regelmäßig vor Ort gegenzeichnen lässt, sollte ein Tablet einplanen.
Das entscheidet der Kostenträger, nicht die Technik. Für ambulante Pflegesachleistungen haben der GKV-Spitzenverband und die Verbände der Leistungserbringer die Unterschrift auf dem mobilen Endgerät in einer Vereinbarung nach § 105 Absatz 2 Satz 2 SGB XI ausdrücklich geregelt – dort ist auch festgehalten, dass der elektronische Leistungsnachweis einmal im Monat unterschrieben wird. In Jugend- und Eingliederungshilfe gibt es keine bundeseinheitliche Regelung: Manche Ämter akzeptieren die digitale Unterschrift, manche wollen weiter einen Ausdruck bei der Rechnung. Frag vorher und halte beide Wege offen – Lotsana druckt denselben Nachweis, den es digital gegenzeichnen lässt. Ausführlich im Ratgeber Leistungsnachweis digital unterschreiben.
Auf dem Gerät liegen keine Akten, Nachweise oder Dokumente. Lokal speichert Lotsana nur die Warteschlange des Doku-Puffers – also Text, der noch nicht übertragen werden konnte – und reine Anzeigeeinstellungen. Wer den Zugang sperren will, deaktiviert das Benutzerkonto in der Software; das Gerät selbst muss dafür nicht angefasst werden. Dazu kommen Zwei-Faktor-Anmeldung, die für ausgewählte Rollen zur Pflicht werden kann, und eine automatische Abmeldung nach einstellbarer Zeit, im Standard 30 Minuten. Die Verpflichtung, Verlust und Diebstahl organisatorisch abzudecken, bleibt trotzdem beim Träger – Artikel 32 DSGVO verlangt angemessene Maßnahmen.
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen müssen, die Aufzeichnung aber an die Beschäftigten delegieren dürfen (1 ABR 22/21). Wo § 17 MiLoG greift – bei geringfügig Beschäftigten und in den Branchen aus § 2a SchwarzArbG –, kommt eine Frist dazu: spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag, mindestens zwei Jahre Aufbewahrung. Lotsana schreibt Zeiteinträge deshalb sieben Tage nach dem Arbeitstag automatisch fest. Wer sammelt und am Monatsende nachträgt, verpasst diese Frist zwangsläufig.
Passend dazu im Ratgeber: Schulbegleitung digital dokumentieren · MiLoG-Zeiterfassung in der Schulbegleitung · Vom Hilfeplan zur Abrechnung ohne Doppeleingabe
Schulbegleitung · Alltagshilfe nach § 45a SGB XI · Eingliederungshilfe und Assistenz · Familienentlastende Dienste · Ambulant betreutes Wohnen · Kita-Assistenz · Ambulante Jugendhilfe
Alle Preisdetails auf der Preisseite.
Stand: 5. August 2026. Diese Seite ist eine Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung – verbindlich sind deine Leistungs- und Vergütungsvereinbarungen, die Landesrahmenverträge sowie die Angaben der zuständigen Stelle. Ob eine digitale Unterschrift bei deinem Kostenträger anerkannt wird, klärst du dort. Hinweise auf Änderungen gern an kontakt@lotsana.de. Angaben ohne Gewähr.