Für Träger von Schulbegleitung & Integrationshilfe

Software für Schulbegleitung
vom Stundenzettel befreit.

Viele Begleitkräfte an vielen Schulen, bewilligte Stunden je Kind, Ausfälle in der Ferienzeit – Lotsana bringt Planung, Doku und Abrechnung in ein System, das auch Teilzeitkräfte ohne Schulung bedienen.

EINSATZPLANUNG

Wer ist morgen an welcher Schule?

Ferien und Schließzeiten pflegst du einmal – beim Erzeugen der Leistungen spart Lotsana sie automatisch aus, damit ihr keine Stunde abrechnet, die es nicht gab. Fällt eine Begleitkraft aus, siehst du beim Anmelden, wer fehlt und welche Einsätze heute offen sind – mit direktem Sprung in den Plan.

Dienstplan-Generator für Schulbegleitung
NACH DEM EINSATZ

Doku in zwei Minuten – per Diktat

Kurz aufs Mikro getippt, den Schultag erzählt: Lotsana macht Text daraus, auf Wunsch formt die KI einen sauberen Verlaufseintrag. Der Leistungsnachweis wird digital unterschrieben und versiegelt. Was am Tablet wirklich geht und was im Funkloch passiert: Arbeiten unterwegs.

Dokumentieren per Diktat
MONATSENDE

Abrechnung nach bewilligten Stunden – ohne Überraschung

Lotsana wacht über jedes Stundenkontingent: Du siehst rechtzeitig, wenn eine Bewilligung ausläuft oder Stunden knapp werden. Rechnung und E-Rechnung ans Amt entstehen aus der Doku – nichts wird doppelt getippt.

Abrechnung und E-Rechnung
Praxiswissen

Häufige Fragen aus dem Alltag.

Müssen wir die Stunden wirklich nach MiLoG aufzeichnen?

Bei geringfügig Beschäftigten ja: Beginn, Ende und Dauer, spätestens sieben Tage nach dem Einsatz, zwei Jahre aufbewahren (§ 17 MiLoG). Wichtig ist, dass die Aufzeichnung zeitnah entsteht und danach nicht mehr stillschweigend änderbar ist – genau dafür gibt es in Lotsana die automatische Festschreibung.

Was passiert, wenn die Bewilligung eines Kindes ausläuft?

Der häufigste Geldverlust der Branche: Es wird weiter begleitet, obwohl nichts mehr bewilligt ist. Ein Fristen-Radar sollte Wochen vorher warnen, damit der Verlängerungsantrag rausgeht – Lotsana erinnert automatisch und liefert das Anschreiben an den Kostenträger als Vorlage gleich mit.

Wie organisieren wir Vertretungen in der Grippewelle?

Die Krankmeldung kommt digital rein – die Leitung sieht sie sofort. Auf dem Dashboard steht dann, wer heute fehlt und welche Schichten und Einsätze damit offen sind; der Dienstplan-Generator zeigt, wer noch Luft hat.

Brauchen Begleitkräfte wirklich für jeden Einsatz eine Unterschrift?

Das regelt die Vereinbarung mit dem Kostenträger – viele verlangen monatliche oder einsatzbezogene Leistungsnachweise. Digital unterschreiben direkt nach dem Einsatz erspart das Einsammeln von Zetteln und ist durch die Versiegelung beweissicherer als Papier.

Mehr davon – kostenlos im Ratgeber: Kita-Assistenz anbieten  ·  Schulbegleitdienst gründen  ·  MiLoG in der Schulbegleitung  ·  Digital dokumentieren  ·  Stunden richtig abrechnen

Alles inklusive – keine Aufpreis-Module
59 € /Monat für bis zu 5 Nutzer
+ 9 € je weiterem Benutzerkonto · monatlich kündbar
Als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG berechnen wir keine Umsatzsteuer; der genannte Preis ist der Rechnungsbetrag. Gründungspreis: gilt für jedes Abo, das bis zum 31.12.2026 startet. Gründungs-Träger behalten diesen Preis dauerhaft, auch nach der Preisumstellung zum 01.01.2027 (regulärer Preis dann: 89 € + 12 € je Nutzer).
Bewilligungs- & Kontingent-Wächter je Kind
Digitale Unterschrift auf Leistungsnachweisen
Stundenplan und Ferienzeiten je Maßnahme
Fristen-Radar: Führungszeugnisse, Bewilligungen
MiLoG-konforme Zeiterfassung
E-Rechnung (XRechnung) ans Amt

Regionales: Software & Recht in deinem Bundesland — alle 16 Länder im Überblick. Direkt: NRW  ·  Bayern  ·  Baden-Württemberg  ·  Niedersachsen  ·  Hessen

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