Viele Begleitkräfte an vielen Schulen, bewilligte Stunden je Kind, Ausfälle in der Ferienzeit – Lotsana bringt Planung, Doku und Abrechnung in ein System, das auch Teilzeitkräfte ohne Schulung bedienen.
Ferien und Schließzeiten pflegst du einmal – beim Erzeugen der Leistungen spart Lotsana sie automatisch aus, damit ihr keine Stunde abrechnet, die es nicht gab. Fällt eine Begleitkraft aus, siehst du beim Anmelden, wer fehlt und welche Einsätze heute offen sind – mit direktem Sprung in den Plan.

Kurz aufs Mikro getippt, den Schultag erzählt: Lotsana macht Text daraus, auf Wunsch formt die KI einen sauberen Verlaufseintrag. Der Leistungsnachweis wird digital unterschrieben und versiegelt. Was am Tablet wirklich geht und was im Funkloch passiert: Arbeiten unterwegs.

Lotsana wacht über jedes Stundenkontingent: Du siehst rechtzeitig, wenn eine Bewilligung ausläuft oder Stunden knapp werden. Rechnung und E-Rechnung ans Amt entstehen aus der Doku – nichts wird doppelt getippt.

Bei geringfügig Beschäftigten ja: Beginn, Ende und Dauer, spätestens sieben Tage nach dem Einsatz, zwei Jahre aufbewahren (§ 17 MiLoG). Wichtig ist, dass die Aufzeichnung zeitnah entsteht und danach nicht mehr stillschweigend änderbar ist – genau dafür gibt es in Lotsana die automatische Festschreibung.
Der häufigste Geldverlust der Branche: Es wird weiter begleitet, obwohl nichts mehr bewilligt ist. Ein Fristen-Radar sollte Wochen vorher warnen, damit der Verlängerungsantrag rausgeht – Lotsana erinnert automatisch und liefert das Anschreiben an den Kostenträger als Vorlage gleich mit.
Die Krankmeldung kommt digital rein – die Leitung sieht sie sofort. Auf dem Dashboard steht dann, wer heute fehlt und welche Schichten und Einsätze damit offen sind; der Dienstplan-Generator zeigt, wer noch Luft hat.
Das regelt die Vereinbarung mit dem Kostenträger – viele verlangen monatliche oder einsatzbezogene Leistungsnachweise. Digital unterschreiben direkt nach dem Einsatz erspart das Einsammeln von Zetteln und ist durch die Versiegelung beweissicherer als Papier.
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