Schuljahresstart im Schulbegleitdienst: die Checkliste Woche für Woche

Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Kein Zeitraum entscheidet so sehr über das Jahr eines Schulbegleitdienstes wie die letzten Ferienwochen. Wer im August sauber vorbereitet, hat einen ruhigen September. Wer improvisiert, verbringt ihn am Telefon. Die Checkliste, Punkt für Punkt.

6 Wochen vor Schulstart: Bewilligungen

Jede Bewilligung geprüft: Läuft sie über den Schuljahreswechsel? Wo endet sie im Herbst? Folgeanträge jetzt anstoßen (warum 8 Wochen Vorlauf).
Neue Fälle: Welche Anträge von Familien hängen noch beim Amt? Freundlich nachfassen, mit Verweis auf den Schulstart. Ämter priorisieren, was sichtbar dringend ist.
Stundenumfänge mit Stundenplänen abgleichen, sobald die Schulen sie herausgeben: Bewilligte Stunden und realer Stundenplan passen selten von allein zusammen.

4 Wochen vorher: Personal

Matching: Welche Kraft begleitet welches Kind? Kontinuität vor Bequemlichkeit: Wechsel nur, wo nötig, und dann mit Übergabe.
Lücken ehrlich benennen: Für welche Kinder fehlt noch eine Kraft? Jetzt werben (Empfehlungsprogramm aktivieren!), nicht am 1. Schultag.
Verträge und Stundenkonten: Neue Wochenstunden je Vertrag angepasst? Arbeitszeitkonten aus dem alten Jahr sauber übertragen?
Führungszeugnisse: Wiedervorlagen prüfen, neue Kräfte komplett? (§ 72a, ohne Ausnahme.) Was bei einer neuen Kraft sonst noch vorliegen muss, steht in der Nachweis-Checkliste für die Einstellung.
Springer benannt: je Region/Schule eine Vertretung, Hospitationen in Woche 1–2 einplanen.

2 Wochen vorher: Schulen und Familien

Kurzer Draht zur Schule: je Kind eine Mail an die Klassenleitung: Wer begleitet, ab wann, Erreichbarkeit des Trägers, Rollenklärung (Assistenz fürs Kind, keine Zusatz-Lehrkraft).
Familien-Info: Wer begleitet Ihr Kind, wie läuft Tag 1, wen erreichen Sie bei Fragen? Eine proaktive Nachricht erspart zwanzig besorgte Anrufe.
Einarbeitung neuer Kräfte terminiert (Akte lesen, Hospitation, Rollenklärung (Einarbeitungsplan als Vorlage).

1 Woche vorher: Organisation

Einsatzplan Woche 1 steht und jede Kraft hat ihn, mit Zeiten, Ort, Ansprechpartner, Besonderheiten des Kindes.
Ausfallkette kommuniziert: Krankmeldung bis wann an wen, wer entscheidet, wer informiert Schule und Eltern.
Doku-Zugänge getestet: Jede Kraft kann vom Handy dokumentieren und Zeiten erfassen. Der erste Schultag ist der falsche Moment für Passwort-Resets.

Woche 1: beobachten und nachsteuern

Tägliches Kurz-Feedback der Kräfte in den ersten fünf Tagen (zwei Sätze reichen).
Stundenpläne vs. Bewilligung: Abweichungen sofort notieren, fürs Amt sammeln.
Nach Woche 1: kurzes Signal an Familien und Schulen („gut gestartet, das fiel auf, so erreichen Sie uns"). Der Ruf eines Dienstes entsteht in dieser Woche.

Der heikelste Posten auf dieser Liste sind die neuen Kräfte: Wer in den ersten Wochen allein gelassen wird, springt ab. Unser Einarbeitungsplan für Schulbegleitung und Kita-Assistenz führt von „vor dem ersten Tag" bis zum 6-Wochen-Gespräch. Word-Vorlage per E-Mail erhalten – kostenlos.

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Stand: 7. Juli 2026. Dieser Artikel ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Jährlich aktualisiert; Termine je Bundesland verschieden.