Was fordern die GoBD von einem sozialen Träger?

Die GoBD verlangen, dass steuerlich relevante Aufzeichnungen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht erfasst und unveränderbar sind. Für Träger heißt das: Rechnungen, Nachweise und Buchungen dürfen nachträglich nicht spurlos änderbar sein. Sie gelten auch für Vereine, gGmbHs und Einzelunternehmen im Sozialbereich.

Die vier Grundsätze, übersetzt in den Trägeralltag

Grundsatz	Was das bei dir bedeutet
Nachvollziehbarkeit	Vom bewilligten Fall über den Leistungsnachweis zur Rechnung und zur Buchung muss eine lückenlose Kette bestehen, in beide Richtungen prüfbar
Vollständigkeit und Richtigkeit	Jede Leistung, jede Rechnung, jeder Beleg. Nichts fällt unter den Tisch, nichts wird doppelt erfasst
Zeitgerechte Erfassung	Unbare Geschäftsvorfälle als Faustregel binnen zehn Tagen erfassen oder geordnet ablegen, nicht quartalsweise sammeln
Unveränderbarkeit	Der kritischste Punkt: Ein festgeschriebener Beleg darf nicht mehr spurlos änderbar sein. Word- und Excel-Ablagen scheitern genau hier

Wie lange was aufbewahrt wird

Unterlagen	Frist	Grundlage
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse	10 Jahre	§ 147 Abs. 3 AO
Buchungsbelege, etwa Ausgangsrechnungen an Kostenträger und Stundennachweise	8 Jahre (bis 2024: 10 Jahre)	§ 147 Abs. 3 AO, Bürokratieentlastungsgesetz IV
Handels- und Geschäftsbriefe	6 Jahre	§ 147 Abs. 3 AO

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Für Klientenakten gelten daneben ganz andere Maßstäbe, das steht unter Aufbewahrungsfristen für Sozialdaten.

Was „revisionssicher“ genau heißt

Streng verstanden: Aufzeichnungen liegen unveränderbar ab (WORM-Speicher), nachträgliche Änderungen sind technisch ausgeschlossen. Viele Fachverfahren arbeiten stattdessen mit Versionierung und einem lückenlosen Änderungsprotokoll (Audit-Log), sodass jede Änderung nachvollziehbar bleibt. Das schützt auch fachlich, etwa bei § 8a-Verläufen vor Gericht. GoBD-relevant ist auch der Rechnungsverkehr: Seit der E-Rechnungspflicht empfangene E-Rechnungen müssen im strukturierten Ursprungsformat archiviert werden, der Papierausdruck im Ordner genügt nicht. Die Übergabe ans Steuerbüro läuft sauber über eine DATEV-Schnittstelle.

Vertiefung: GoBD-Verfahrensdokumentation für soziale Träger, also das Dokument, nach dem Prüfer als Erstes fragen · Wenn du das Thema als Leitung sauber aufsetzen willst: Im Infopaket für die Leitung ist das Wichtigste gebündelt, auch fürs Gespräch mit dem Steuerbüro.

Stand: 2026-08 · Arbeitshilfe, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Grundlage: GoBD (BMF-Schreiben, zuletzt aktualisiert 2024) und §§ 145 bis 147 AO. Primärquelle: § 147 AO (gesetze-im-internet.de).