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Wie lange muss ich Sozialdaten aufbewahren?

Es gibt keine einheitliche Aufbewahrungsfrist für Sozialdaten. Grundsatz ist das Löschgebot: Daten sind zu löschen, sobald sie für die Aufgabe nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 DSGVO, § 84 SGB X). Aufbewahrt wird nur, was eine gesetzliche oder vertragliche Frist verlangt — von 6, 8 oder 10 Jahren nach § 147 AO bis zu Jahrzehnten bei Kinderschutz-Dokumentation und Akten nach § 9b SGB VIII.

Rechtlich laufen hier zwei Welten nebeneinander. Für die Verwaltung gelten die Steuer- und Handelsfristen: Nach § 147 Abs. 3 AO sind Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse 10 Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege seit 2025 nur noch 8 Jahre (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz), Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre — jeweils ab Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist, und nach GoBD unveränderbar. Für die Falldokumentation dagegen gibt es keine Einheitsfrist: Maßgeblich ist die Erforderlichkeit, danach greift das Löschgebot aus Art. 17 DSGVO, modifiziert durch § 84 SGB X — ist eine Löschung bei nicht-automatisierter Verarbeitung wegen der besonderen Art der Speicherung unmöglich oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich und ist das Löschinteresse der betroffenen Person als gering anzusehen, tritt an ihre Stelle die Einschränkung der Verarbeitung.

Wichtig für die Praxis: „Zur Sicherheit alles ewig behalten" ist keine Lösung, sondern selbst ein Datenschutzverstoß. Umgekehrt darf bei Kinderschutz nicht zu früh gelöscht werden — Schadensersatzansprüche wegen vorsätzlicher Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit oder sexueller Selbstbestimmung verjähren erst nach 30 Jahren (§ 197 Abs. 1 Nr. 1 BGB). Und seit Juli 2025 setzt § 9b SGB VIII für Erziehungshilfe-, Eingliederungshilfe-, Heim- und Vormundschaftsakten einen ganz neuen Maßstab: Aufbewahrung bis 70 Jahre nach Vollendung des 30. Lebensjahres der betroffenen Person, damit Betroffene sexualisierter Gewalt auch Jahrzehnte später Einsicht nehmen können. Unmittelbar verpflichtet sind die öffentlichen Träger; freie Träger werden über Vereinbarungen einbezogen — vorher galten Landesempfehlungen wie 30 Jahre für Amtsvormundschaftsakten.

In der Praxis: typische Fristen im Überblick

DatenartTypische FristGrundlage
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse10 Jahre§ 147 Abs. 3 AO
Buchungsbelege (Rechnungen, Stundennachweise als Abrechnungsgrundlage)8 Jahre (bis 2024: 10 Jahre)§ 147 Abs. 3 AO (BEG IV)
Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich relevante Unterlagen6 Jahre§ 147 Abs. 3 AO
Falldokumentation ohne besondere FristSolange erforderlich — dann löschen (Löschkonzept!)Art. 17 DSGVO, § 84 SGB X
Kinderschutz-/Gefährdungsdokumentation (§ 8a)Deutlich länger; Orientierung: 30-jährige Verjährung§ 197 Abs. 1 Nr. 1 BGB, deine 8a-Vereinbarung
Erziehungshilfe-, Eingliederungshilfe-, Heim- und VormundschaftsaktenBis 70 Jahre nach Vollendung des 30. Lebensjahres§ 9b SGB VIII (seit 07/2025; freie Träger über Vereinbarung)

Der saubere Weg ist ein Löschkonzept: je Datenart die Frist, die Grundlage und der Fristbeginn — plus die Regel, was beim Ablauf passiert (löschen, anonymisieren oder Verarbeitung einschränken). Dann ist die Frage „Können wir die Akte von 2019 weg tun?" keine Feierabend-Diskussion mehr, sondern ein Blick in eine Tabelle.

Verwandte Begriffe

Sozialdatenschutz (§§ 67 ff. SGB X) · GoBD · Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Ausführlich: DSGVO-Dokumentation und Löschkonzept — Schritt für Schritt für soziale Träger

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Häufige Fragen

Wie lange muss ich Klientenakten aufbewahren?
Für die Falldokumentation freier Träger gibt es keine allgemeine gesetzliche Frist. Maßstab ist die Erforderlichkeit: aufbewahren, solange Bewilligung, Abrechnung, Prüfung oder mögliche Ansprüche es verlangen — danach löschen. Abrechnungsrelevante Teile (Stundennachweise, Rechnungen) fallen unter die Steuerfristen des § 147 AO; bei Kinderschutz-Dokumentation und Akten im Anwendungsbereich des § 9b SGB VIII gelten deutlich längere Zeiträume. Halte die Fristen je Datenart in einem Löschkonzept fest.
Gilt die 10-Jahres-Frist noch für alle Buchhaltungsunterlagen?
Nein. Seit 2025 gilt nach § 147 Abs. 3 AO: 10 Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse, aber nur noch 8 Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen und Stundennachweise (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz). Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen: 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
Was ändert § 9b SGB VIII an den Aufbewahrungsfristen?
Seit Juli 2025 sind Erziehungshilfe-, Eingliederungshilfe-, Heim- und Vormundschaftsakten aufzubewahren, bis die betroffene Person ihr 30. Lebensjahr vollendet hat plus 70 weitere Jahre — damit Betroffene sexualisierter Gewalt ihre Geschichte auch Jahrzehnte später aufarbeiten können. Unmittelbar verpflichtet sind die öffentlichen Träger; freie Träger werden über Vereinbarungen einbezogen. Bis dahin galten Landesempfehlungen, etwa 30 Jahre für Amtsvormundschaftsakten.
Darf ich zur Sicherheit einfach alles dauerhaft aufbewahren?
Nein. Speichern ohne Rechtsgrundlage ist selbst ein Datenschutzverstoß — das Löschgebot gilt, sobald Zweck und Fristen erfüllt sind. Nur wenn eine Löschung bei nicht-automatisierter Verarbeitung wegen der besonderen Art der Speicherung unmöglich oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich wäre und das Löschinteresse der betroffenen Person gering ist, tritt an ihre Stelle die Einschränkung der Verarbeitung (§ 84 SGB X). Ein Löschkonzept mit Frist, Grundlage und Fristbeginn je Datenart ist der saubere Weg.

Stand: 2026-07 · Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung — maßgeblich sind Gesetz, Satzung und deine Vereinbarungen. Primärquellen: § 84 SGB X, § 147 AO, § 9b SGB VIII (gesetze-im-internet.de).