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Was ist die E-Rechnungspflicht (§ 14 UStG)? Die Stufen 2025 bis 2028

Die E-Rechnungspflicht (§ 14 UStG, eingeführt mit dem Wachstumschancengesetz) verpflichtet inländische Unternehmen, Rechnungen untereinander als strukturierten Datensatz nach der Norm EN 16931 auszustellen und zu empfangen — gestaffelt: Empfang seit 2025, Ausstellung ab 2027 bzw. 2028.

Rechtsgrundlage und wer betroffen ist

Grundlage sind § 14 UStG (Definition: strukturiertes elektronisches Format nach EN 16931) und die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG, konkretisiert durch das BMF-Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung (zuletzt 15.10.2025). Betroffen ist jeder inländische Unternehmer mit B2B-Umsätzen — auch gemeinnützige Träger und Vereine in ihrem unternehmerischen Bereich. Ausgenommen von der Ausstellungspflicht sind u. a. Umsätze, die nach § 4 Nr. 8–29 UStG steuerfrei sind (dazu zählen Jugendhilfe, Betreuung und Pflege — siehe Umsatzsteuerbefreiung sozialer Leistungen), Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen an Privatpersonen. Die Abrechnung mit Ämtern ist keine UStG-Frage, sondern läuft als B2G über XRechnung — dort bestimmen Bund und Länder das Tempo.

In der Praxis: die Stufen

Ab wannWas gilt
seit 01.01.2025Empfangspflicht für alle Unternehmer — ein E-Mail-Postfach genügt, auch Kleinunternehmer sind dabei.
2025/2026Übergang beim Ausstellen: Papier bleibt zulässig, PDF & Co. mit Zustimmung des Empfängers.
ab 01.01.2027Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
ab 01.01.2028Ausstellungspflicht für alle übrigen; Kleinunternehmer (§ 19 UStG) bleiben beim Ausstellen ausgenommen.

Verwandte Begriffe

XRechnung · Leitweg-ID · GoBD & Revisionssicherheit

Ausführlich: E-Rechnungspflicht für soziale Träger — was 2027/2028 wirklich gilt (und was nicht)

Für dich heißt das meist: Empfang jetzt sauber aufsetzen, Ausgangsrechnungen einmal strukturiert erzeugen — dann ist keine der Stufen ein Projekt, auch die Übergabe ans Steuerbüro per DATEV-Schnittstelle nicht. Vertiefung: E-Rechnungspflicht für soziale Träger — was wirklich gilt · Fürs Team gebündelt steht das Wichtigste im Infopaket für die Leitung.

Häufige Fragen

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für gemeinnützige Träger und Vereine?

Ja, im unternehmerischen Bereich: Empfangen können müssen seit dem 01.01.2025 alle — auch Kleinunternehmer und Träger mit nur steuerfreien Umsätzen. Für die Ausstellung gelten die Stufen 2027/2028; viele Kernleistungen sozialer Träger sind aber nach § 4 Nr. 8–29 UStG steuerfrei (z. B. Jugendhilfe nach Nr. 25, Betreuung und Pflege nach Nr. 16) und damit von der Ausstellungspflicht ausgenommen.

Muss ich dem Jugendamt oder Kostenträger eine E-Rechnung schicken?

Das regelt nicht das UStG, sondern die B2G-Welt: Ob dein Kostenträger eine XRechnung verlangt oder annimmt, entscheiden Bund und Länder unterschiedlich. Frag die Rechnungsstelle des Amts — und lass dir gleich die Leitweg-ID geben.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Als E-Rechnung gilt seit 2025 nur ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC WL). Eine PDF ist umsatzsteuerlich nur eine „sonstige Rechnung" und beim Ausstellen nur noch übergangsweise zulässig.

Stand: 2026-07 · Arbeitshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung — verbindlich sind Gesetzestext (§ 14, § 27 Abs. 38 UStG) und BMF-Schreiben. · Primärquellen: § 14 UStG (gesetze-im-internet.de) und BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (bundesfinanzministerium.de)