Deine erste Leistungsvereinbarung: was drinsteht und wie du verhandelst

Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Die Leistungs- und Vergütungsvereinbarung ist der wichtigste Vertrag deiner Gründung. Sie entscheidet, ob du Fälle bekommst und ob du davon leben kannst. So gehst du sie an.

Stand: Juli 2026. Praxiswissen, keine Rechtsberatung. Verfahren und Formulare unterscheiden sich je nach Kostenträger und Bundesland.

Was das überhaupt ist

Ämter kaufen soziale Leistungen nicht frei ein. Sie schließen als Leistungsträger mit dir als Leistungserbringer Vereinbarungen, die drei Dinge regeln: was du leistest (Leistungsvereinbarung), in welcher Qualität (Qualitäts-/Prüfungsteil) und zu welchem Preis (Vergütungsvereinbarung). In der Eingliederungshilfe steht das Verfahren in den §§ 123 ff. SGB IX, in der ambulanten Jugendhilfe läuft es über § 77 SGB VIII und die örtliche Praxis. Erst mit dieser Vereinbarung kann das Amt Fälle über dich bewilligen. Nebenbei ist sie auch steuerlich der Schlüssel: Eine Vereinbarung nach § 123 SGB IX trägt in der Regel die Umsatzsteuerbefreiung deiner Leistungen (§ 4 Nr. 16 Buchst. h UStG).

Der Ablauf, realistisch

Erstkontakt: Anruf oder Mail an die zuständige Stelle (Eingliederungshilfe: oft „Vertragswesen" oder „Entgelte"; Jugendamt: Jugendhilfeplanung oder ASD-Leitung). Frag nach Bedarf, Verfahren und Unterlagen.
Konzept einreichen: Personenkreis, Leistungen, Personal mit Qualifikationen, Vertretung, Kinderschutz/Gewaltschutz, Doku, Beschwerdeweg.
Kalkulation einreichen: dein Stundensatz, hergeleitet (dazu unten).
Verhandlung: meist ein bis zwei Termine, oft mit Nachbesserungen am Konzept.
Unterschrift und los. Rechne insgesamt mit drei bis sechs Monaten, je nach Amt auch länger. Plane die Zeit ein und nutze sie für Aufbauarbeit.

Die Inhalte, an denen es hängt

Personenkreis und Leistungsbeschreibung: konkret statt blumig. „Ambulante Assistenz für Erwachsene mit seelischer Behinderung im eigenen Wohnraum, Schwerpunkt Alltagsstruktur und Behördenkontakte" schlägt jede Floskel.
Personalschlüssel und Qualifikationen: Hier definierst du, wer bei dir Fachkraft ist und wer geeignete Kraft. Das bestimmt später, wen du einstellen darfst und welchen Satz du je Einsatz abrechnen kannst. Verhandle realistisch: Ein zu hoher versprochener Fachkraftanteil fällt dir bei jeder Prüfung auf die Füße.
Vertretungsregelung: die Standardfrage an neue Anbieter. Habe eine Antwort.
Dokumentation und Nachweise: Welche Form haben Leistungsnachweise, wer unterschreibt, wie oft wird berichtet? Viele Ämter haben eigene Formulare. Kläre das jetzt, nicht bei der ersten Abrechnung.
Ausfallregelung: Was gilt, wenn der Klient kurzfristig absagt? Manche Träger vergüten kurzfristige Ausfälle anteilig, andere gar nicht. Nicht geregelt heißt: dein Risiko.
Prüfrechte: In der Eingliederungshilfe darf der Träger nach § 128 SGB IX auch anlassbezogen und unangekündigt prüfen. Deine Doku muss das jederzeit aushalten.

Die Kalkulation: dein Satz ist kein Bauchgefühl

Kostenträger rechnen nach dem gleichen Schema, mit dem du auch rechnen solltest: Jahres-Personalkosten der Kraft, plus 10 bis 15 Prozent für Leitung, Verwaltung und Sachkosten, geteilt durch die Netto-Jahresarbeitszeit, also die tatsächlich abrechenbaren Stunden nach Abzug von Urlaub, Krankheit, Fahrt-, Doku- und Teamzeiten. Unser Stundensatz-Rechner macht diese Rechnung transparent. Nimm den Ausdruck mit in die Verhandlung: Eine nachvollziehbare Kalkulation ist dein bestes Argument.

Die fünf Verhandlungsfehler neuer Träger

Den erstbesten Satz akzeptieren. „Das zahlen wir allen" ist ein Eröffnungsangebot, kein Naturgesetz. Wer mit sauberer Kalkulation begründet, warum er mehr braucht, bekommt oft mehr.
Ohne eigene Untergrenze reingehen. Unter deinem kostendeckenden Satz ist jeder Fall ein Verlustgeschäft. Kenn die Zahl, bevor du dich hinsetzt.
Indirekte Zeiten vergessen. Fahrtzeit, Doku, Hilfeplangespräche, Supervision. Wenn die nicht im Satz stecken, arbeitest du sie umsonst.
Alles versprechen. Jede Zusage im Konzept (Reaktionszeiten, Fachkraftquote, Erreichbarkeit) ist später prüfbar. Versprich, was du halten kannst.
Die Laufzeit ignorieren. Kläre, wann und wie Sätze angepasst werden. Bei Tarif- und Preissteigerungen willst du nachverhandeln können, nicht drei Jahre festhängen.

Nach der Unterschrift: liefern und belegen

Die Vereinbarung öffnet die Tür. Ob mehr Fälle kommen, entscheidet dein Alltag: Nachweise pünktlich und vollständig, Berichte zum Hilfeplangespräch auf den Punkt, Erreichbarkeit wie zugesagt. Ämter reden untereinander. Dein Ruf entsteht in den ersten sechs Monaten.

Die größte Hürde ist das leere Blatt. Damit du nicht bei null anfängst: Hol dir die Konzept-Gliederung als Word-Vorlage per E-Mail – die 8-Punkte-Struktur, mit der neue Träger beim Kostenträger bestehen, je Abschnitt mit Hinweisen, was reingehört.

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Stand: 7. Juli 2026. Dieser Artikel ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Verfahren sind regional unterschiedlich; maßgeblich sind die Auskünfte deiner Kostenträger.