Welche Software brauchst du als Solo-Sozialarbeiter? Drei Setups

Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Als Solo-Selbstständige brauchst du keinen IT-Berater, aber du brauchst ein Setup, das Fälle, Stunden, Rechnungen und Datenschutz sauber hält. Hier sind drei ehrliche Varianten, inklusive der Wahrheit darüber, wann die Bastellösung teurer ist als die Fachsoftware.

Stand: Juli 2026. Ja, wir verkaufen eine der genannten Optionen. Deshalb steht hier auch, wann du sie NICHT brauchst.

Was dein Stack können muss (die Pflichtliste)

Fallführung: je Klient Stammdaten, Verlaufsdoku, Ziele, versioniert und lückenlos protokolliert (Sozialdaten!).
Zeiterfassung: Stunden je Fall, als Basis für Nachweis und Rechnung.
Leistungsnachweise & Rechnungen: im Format, das dein Auftraggeber (Träger oder Amt) verlangt — und mit einem Export, den dein Steuerbüro einlesen kann (DATEV-Schnittstelle).
DSGVO-Basis: Verarbeitungsverzeichnis, sichere Ablage, AVV mit jedem Dienst, der Klientendaten sieht, und ein Löschkonzept.
Backup: automatisch, nicht „wenn ich dran denke".

Setup 1: Der Gratis-Start (0 €, für die ersten Wochen)

Verschlüsseltes Gerät, ein sauberer Ordner-Baum je Klient, Doku als datierte Textdatei, Stunden in einer Tabelle, Rechnungen aus einer Word-Vorlage (unsere Leistungsnachweis-Vorlagen helfen). Das ist legitim für den Übergang, mit zwei ehrlichen Warnungen: Nichts davon protokolliert Änderungen nachvollziehbar, und ab etwa drei parallelen Fällen frisst die Zettelwirtschaft genau die Abende, wegen derer du dich selbstständig gemacht hast. Absolute No-Gos auch im Gratis-Setup: Klientendaten in privaten Cloud-Notizen, WhatsApp mit Familien, unverschlüsselte USB-Sticks. Woran die Tabelle konkret kippt, steht in Klientenverwaltung mit Excel: wann es reicht – und wann nicht mehr.

Setup 2: Der Bastel-Stack (10–30 €/Monat)

Rechnungstool (z. B. für Freiberufler) plus Cloud-Office mit EU-Hosting plus Notiz-App. Funktioniert, hat aber drei strukturelle Haken: Deine Falldaten liegen über drei Systeme verteilt (drei AVVs, drei Backups, drei Orte für Fehler), nichts versteht Fachlogik (Bewilligungen, Kontingente, Nachweisformate), und beim Wachstum ziehst du doppelt um. Der Bastel-Stack ist selten billiger, er versteckt seine Kosten nur in deinen Abenden.

Setup 3: Fachsoftware von Anfang an (ab ~59 €/Monat)

Ein System für alles: Akte, Doku (per Diktat), Ziele, Zeiterfassung, Nachweise mit digitaler Unterschrift, Rechnung bis XRechnung, Fristen und Backup inklusive. Rechne ehrlich: Wenn dich die Bastellösung nur zwei Stunden im Monat kostet, hat sich Fachsoftware bei jedem realistischen Stundensatz schon bezahlt gemacht. Der Punkt, an dem sie sich sicher lohnt: sobald ein Amt Nachweise in seinem Format will, sobald du Bewilligungen gegen Kontingente führen musst, oder sobald du daran denkst, jemanden einzustellen.

Die Entscheidung in einem Satz

Starte meinetwegen mit Setup 1, aber miss vier Wochen lang ehrlich deine Verwaltungszeit. Liegt sie über zwei Stunden pro Woche, zahlst du bereits mehr, als die richtige Lösung kostet, nur eben in Lebenszeit.

Lotsana ist Setup 3: ein Preis, alle Module, wächst mit, wenn aus dir ein Team wird, und der 30-Tage-Test kostet nichts als einen Nachmittag. Ausprobieren.

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Stand: 7. Juli 2026. Dieser Artikel ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Verfahren sind regional unterschiedlich; maßgeblich sind die Auskünfte deiner Kostenträger.