Klientenakte-Check: die Prüfliste für die eigene Akte

Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Ob Papier, Excel oder Software: Die Frage ist immer dieselbe. Steht das Richtige drin, sieht es der Richtige, und bleibt es so lange wie nötig? Diese Prüfliste geht die eigene Akte in sechs Blöcken durch. Der Ratgeber dazu: Digitale Klientenakte in der Sozialarbeit.

Stand: September 2026. Fachliche Orientierung, keine Rechtsberatung. Verbindlich sind DSGVO, SGB und die Vorgaben eures Datenschutzbeauftragten und Kostenträgers.

Was auf dem Blatt steht

Zwei Seiten, sechs Blöcke, zum Abhaken:

Was in der Akte steht: die zehn Teile, von Stammdaten bis Besonderes.
Was nicht reingehört: Bewertungen ohne Beobachtung, Daten Dritter, Doppelablagen, Gesundheitsdaten ohne Grund.
Wer sieht was: Rollen, Vertrauliches, Ausscheidende, Direktlinks, Protokoll.
Fristen und Löschen: Löschgebot, § 147 AO, Falldoku, Kinderschutz, Löschkonzept.
Was eine Prüfung sehen will: Verzeichnis, TOM, AVV, Auskunft, Datenpanne, Zweckbindung.
Umzug aus Papier oder Excel: Stichtag, laufende Fälle, Dubletten, alte Datei, Team.

So benutzt du es

Einmal im Jahr, oder bevor ihr ein System wechselt. Jeder Punkt, den ihr nicht abhaken könnt, ist eine Aufgabe, keine Katastrophe. Drei bis fünf offene Punkte sind bei kleinen Diensten normal; entscheidend ist, dass ihr wisst, welche.

Prüfliste „Klientenakte-Check“ kostenlos per E-Mail

PDF, zwei Seiten, zum Ausdrucken. Die sechs Blöcke von oben mit rund 40 Prüfpunkten.

Klare Ansage statt Kleingedrucktem: Die Datei kommt per E-Mail. Name und E-Mail eintragen, Bestätigungslink klicken, Download-Link ist da. Dazu bekommst du die Praxis-Serie „Datenschutz im Träger-Alltag“ und Infos zu Lotsana. Prüfliste und Mails gibt es nur zusammen, deshalb ist der Haken Pflicht. Abmelden geht jederzeit mit einem Klick. Zeitpunkt und IP speichern wir als Nachweis der Einwilligung.

Das Blatt ist der Anfang, nicht die Lösung

Eine Prüfliste zeigt, was fehlt. In Lotsana ist die Akte so gebaut, dass die Punkte von selbst erfüllt sind: Rollen regeln, wer was sieht, ein Protokoll zeigt, wer was geändert hat, Fristen hängen an der Akte, und fällige Akten meldet das Löschkonzept. 30 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.

Lotsana ist neu, es gibt noch keine Referenzliste. Ob die Software hält, was hier steht, prüfst du am besten selbst. Die Preise stehen auf der Preisseite.

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Quellen (abgerufen 03.09.2026)

DSGVO (eur-lex.europa.eu)
§ 84 SGB X und § 147 AO (gesetze-im-internet.de)

Stand: 3. September 2026. Fachliche Orientierung, keine Rechtsberatung. Angaben ohne Gewähr.