Andere schreiben „Preis auf Anfrage“. Wir schreiben ihn hin: 59 € im Monat für bis zu fünf Vollkonten, jedes weitere Vollkonto 9 €. Alle Module drin, monatlich kündbar, keine Setup-Gebühr. Du weißt, was es kostet, bevor du mit jemandem sprichst.
für bis zu 5 Vollkonten · jedes weitere Vollkonto 9 €
Zeit-Konto: 5 € je Konto und Monat. Für Leute, die nur die eigenen Stunden eintragen sollen und sonst nichts im Programm brauchen, etwa Ehrenamtliche oder Helfer. Die gefahrenen Kilometer tragen sie dort mit ein, wenn das Modul Fahrtenbuch an ist. Zählt nicht zu den fünf inklusiven Vollkonten.
Kommt mitten im Abrechnungsmonat ein Konto dazu, kostet es ab dem Tag, tagesgenau bis zum nächsten Abrechnungstag, danach den vollen Monat. Beendest oder sperrst du eins, kostet es ab dem nächsten Abrechnungsmonat nichts mehr; für den laufenden gibt es nichts zurück. Der Abrechnungsmonat beginnt an dem Tag, an dem euer Abo angefangen hat, etwa vom 15. bis zum 14.
Unbegrenzt Klienten · Speicher, der mit euren Konten wächst · alle Module inklusive · monatlich kündbar · keine Setup-Gebühr
Die Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Solange wir Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind, fällt keine Umsatzsteuer an; der genannte Preis ist der Rechnungsbetrag.
Vier Beispiele, je eines aus einem Feld, damit du deins wiedererkennst. „Volles Konto“ heißt: ein Mensch mit eigenem Zugang, der dokumentiert, plant oder abrechnet. „Zeit-Konto“ heißt: jemand trägt nur die eigenen Stunden und Kilometer ein, sonst nichts. Klienten sind unbegrenzt und kosten nichts. Für Dateien gibt es Speicher, der mit euren Konten wächst, siehe unten.
| Träger | Volle Konten | Zeit-Konten | Pro Monat | Pro Jahr |
|---|---|---|---|---|
| Alltagshilfe: Leitung, Verwaltung, vier Betreuungskräfte, die ihre Einsätze selbst dokumentieren | 6 | 0 | 68 € | 816 € |
| Familienentlastender Dienst: Koordination und zwei Hauptamtliche, dazu zwanzig Ehrenamtliche, die nur ihre Stunden und Kilometer eintragen | 3 | 20 | 159 € | 1.908 € |
| Ambulante Jugendhilfe: zwei in der Verwaltung, acht Fachkräfte | 10 | 0 | 104 € | 1.248 € |
| Assistenzdienst: drei in Leitung und Verwaltung, zwölf Assistenzkräfte an mehreren Standorten | 15 | 0 | 149 € | 1.788 € |
Rechenweg: 59 € Grundpreis, darin fünf Vollkonten. Jedes Vollkonto darüber 9 €, jedes Zeit-Konto 5 €. Bei zehn Vollkonten also 59 € plus fünfmal 9 €; beim Familienentlastenden Dienst 59 € plus zwanzigmal 5 €. Das Zeit-Konto sieht die eigene Arbeitszeit, bei Angestellten auch Urlaub und Krankmeldung, und die eigenen Schulungen, sonst nichts; die gefahrenen Kilometer trägt die Person dort mit ein, wenn das Modul Fahrtenbuch an ist; es zählt nicht zu den fünf. Wer dokumentiert, plant oder abrechnet, braucht ein Vollkonto. Und wer die Zettel der Ehrenamtlichen lieber selbst eintippt, braucht gar keine Zeit-Konten: Dann zahlt derselbe Dienst 59 €.
Ob 59 € oder 104 € angemessen sind, entscheidet sich nicht an dieser Tabelle, sondern daran, ob die Software eure Arbeit trifft. Deshalb gibt es 30 Testtage, bevor irgendwo eine Zahl fällig wird.
Zwei Minuten eintragen, Mail bestätigen. Dann steht ein eigener, abgetrennter Bereich mit eigener Datenbank. Kein Abo, keine Zahlungsdaten, keine Kündigung nötig: der Zugang endet nach 30 Tagen von selbst. Weil die Einrichtung persönlich läuft, melden wir uns in dieser Zeit auch bei euch.
Jeder Träger bekommt 2 GB für seine Dateien. Ab dem sechsten Konto kommen für jedes weitere 100 MB dazu, egal ob Vollkonto oder Zeit-Konto.
| Konten | Speicher |
|---|---|
| 5 Konten | 2 GB |
| 20 Vollkonten | 3,5 GB |
| 30 Vollkonten und 170 Zeit-Konten | 21,5 GB |
Rechenweg: 2 GB plus 100 MB für jedes Konto über fünf. Bei 20 Konten sind das 15 mal 100 MB, also 3,5 GB. Bei 200 Konten 195 mal 100 MB, also 21,5 GB.
Gezählt wird, was ihr in Lotsana ablegt: Belege, Dokumente, Bilder. Die nächtlichen Sicherungen zählen nicht mit. Wie viel belegt ist, zeigt Lotsana unter Einstellungen.
Und wenn es mehr wird? Gesperrt oder gelöscht wird nie etwas. Braucht ihr mehr, sprecht uns an.
Was am Beginn des Abos hängt, sind die Sätze: 59 € Grundpreis und 9 € je Vollkonto über den fünf enthaltenen. Der Preis ist drei Jahre ab Abo-Beginn garantiert. Die Garantie gilt für Grundpreis, Vollkonten und Zeit-Konten. Zusätzlicher Speicher ist eine Zusatzfunktion: Ändern wir dort den Preis, sagen wir es euch mindestens sechs Wochen vorher per Mail.
Klar dazugesagt: Der Rechnungsbetrag ändert sich, wenn ihr wachst. Kommt ein Vollkonto dazu, kommen 9 € dazu, ab dem Tag der Buchung tagesgenau. Fällt eins weg, fallen sie ab dem nächsten Abrechnungsmonat wieder weg. Fest ist nicht der Betrag, fest ist der Preis pro Vollkonto. Und der bleibt bei 9 € statt 12 €, egal wie groß ihr werdet.
Ab dem 01.01.2027 gilt für neu startende Abos der reguläre Tarif: 89 € für bis zu fünf Vollkonten, jedes weitere Vollkonto 12 €. Zeit-Konten kosten auch dann 5 €.
Ein Dienst mit zehn Vollkonten zahlt mit Gründungstarif 104 €, mit regulärem Tarif 149 € im Monat.
Und wenn derselbe Dienst auf fünfzehn Vollkonten wächst: 149 € mit Gründungstarif gegen 209 € regulär. Der Abstand wird größer, je mehr Leute dazukommen, weil jedes Konto 9 € statt 12 € kostet.
Dokumentation, Abrechnung, Dienstplan und Zeiterfassung, E-Rechnung, DATEV-Export, Qualitätsmanagement, Fördermittel, Schulungsnachweise. Es gibt kein Premium-Paket, hinter dem Pflichtfunktionen liegen.
Ändert sich eine Rechtsgrundlage, kommt die Anpassung mit dem Update, ohne Aufpreis und ohne Wartungsvertrag.
Beim Einrichten helfen wir persönlich, ohne Gebühr. Hilfe-Videos zur Bedienung stehen im Programm. Kostenpflichtige Einführungsseminare gibt es nicht. Schreibst du uns eine Mail, antworten wir in der Regel innerhalb von zwei Werktagen.
Der Preis hängt an den Menschen, die damit arbeiten, nicht an der Zahl eurer Fälle. Wer viele Klienten betreut, zahlt deshalb nicht mehr. Für Dateien wächst der Speicher mit euren Konten.
59 € im Monat für bis zu 5 Vollkonten, jedes weitere Vollkonto 9 €. Darin sind alle Module enthalten, dazu Updates und gesetzliche Anpassungen. Es gibt keine Setup-Gebühr und keine Mindestlaufzeit. Das Abo ist monatlich kündbar. Die Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Solange wir Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind, fällt keine Umsatzsteuer an; der genannte Preis ist der Rechnungsbetrag.
Jedes offene Konto, das kein Zeit-Konto ist, unabhängig von der Rolle: Verwaltung, Fachkraft oder Administration. Klienten zählen nicht, die sind unbegrenzt. Wer kein eigenes Konto braucht, kostet auch nichts. Beim sechsten Vollkonto zeigt Lotsana den Mehrpreis an und lässt ihn ausdrücklich bestätigen, damit keine Kosten unbemerkt entstehen. Wer nur die eigenen Stunden eintragen soll und sonst nichts im Programm braucht, etwa Ehrenamtliche oder Helfer, bekommt ein Zeit-Konto: 5 € im Monat, zählt nicht zu den fünf. Die gefahrenen Kilometer trägt er dort mit ein, wenn das Modul Fahrtenbuch an ist. Ein Konto, das mitten im Abrechnungsmonat dazukommt, kostet ab dem Tag tagesgenau, ab dem nächsten Abrechnungsmonat voll.
Was am Beginn des Abos hängt, sind die Sätze: 59 € Grundpreis und 9 € je Vollkonto über den fünf enthaltenen. Der Preis ist drei Jahre ab Abo-Beginn garantiert. Der Rechnungsbetrag ändert sich natürlich, wenn ihr wachst: jedes zusätzliche Vollkonto kostet 9 €. Fest ist nicht der Betrag, fest ist der Preis pro Vollkonto. Ab dem 01.01.2027 gilt für neu startende Abos der reguläre Tarif von 89 € plus 12 € je weiterem Vollkonto.
Nein. Alle Module sind im Preis enthalten, auch die, die andere Anbieter gesondert berechnen: Qualitätsmanagement, Fördermittelverwaltung, Dienstplan, E-Rechnung, DATEV-Export. Es gibt keine Funktion, die hinter einem höheren Paket liegt.
Nein. Die Einrichtung machen wir gemeinsam, ohne Gebühr. Hilfe-Videos zur Bedienung sind direkt im Programm, es gibt keine kostenpflichtigen Einführungsseminare. Die Grundlagenschulung für eure Kräfte ist etwas anderes. Sie ist bei Lotsana ein eigenes Angebot, noch im Aufbau und nicht im Abo enthalten. Weitere Informationen folgen.
Ja, 30 Tage mit euren echten Abläufen und ohne Verpflichtung. Der Testzugang ist ein eigener, abgetrennter Bereich mit eigener Datenbank.
Nein. Bezahlt wird das Konto, nicht der Mensch in der Mitarbeiterliste. Mitarbeitende legst du als Datensatz an, auch alle auf einmal über den Import, und planst sie im Dienstplan ein oder trägst ihre Leistungen ein, ohne dass sie ein Konto haben. Ein Vollkonto braucht, wer selbst dokumentiert, plant oder abrechnet. Wer nur die eigenen Stunden und Kilometer einträgt, bekommt ein Zeit-Konto für 5 € im Monat. Ein gesperrtes oder beendetes Konto zählt ab dem nächsten Abrechnungsmonat nicht mehr mit.
2 GB je Träger, ab dem sechsten Konto 100 MB je Konto dazu. Gesperrt oder gelöscht wird nichts. Braucht ihr mehr, sprecht uns an.
30 Tage lang ja, mit allen Modulen und ohne Zahlungsdaten. Danach läuft das Abo zu den Preisen oben, monatlich kündbar. Eine dauerhaft kostenlose Stufe gibt es nicht.
Die andere Hälfte der Frage ist, aus welchem Topf das Geld kommt: Wer bezahlt die Software? Dort geht es um Fördermittel, Vergütungsverhandlung und darum, wann sich ein Antrag schlicht nicht lohnt.
Noch keine Kundenstimmen, keine Referenzliste: Lotsana ist neu. Was du prüfen kannst, sind die 30 Testtage mit euren eigenen Fällen.
Zwei Minuten eintragen, Mail bestätigen. Dann steht dein eigener Bereich mit eigener Datenbank. 30 Tage, ohne Verpflichtung.
Geführt starten: 30 Tage kostenlos
Fragen vorab? Schreib uns. Oder sieh dir an, welche Module es gibt.