Digitale Klientenakte in der Sozialarbeit: was rein muss, wer sie sehen darf, wie lange sie bleibt

„Klientenakte“ klingt nach Ordner. In einem ambulanten Dienst ist sie aber das, worauf jede Rechnung, jeder Bericht und jede Prüfung zugreift. Wer sie in vier Systemen führt, tippt viermal und weiß trotzdem nicht, was stimmt. Hier steht, was in eine Klientenakte gehört, was nicht, wer sie sehen darf, wie lange sie bleibt, und wie der Umzug aus Papier oder Excel gelingt.

Stand: September 2026 (Quellen am Seitenende, an der Aussage verlinkt). Fachliche Orientierung, keine Rechtsberatung. Verbindlich sind DSGVO, SGB und die Vorgaben eures Datenschutzbeauftragten und Kostenträgers.

Was in die Akte gehört

Eine Klientenakte hat sieben Teile. Nicht, weil ein Gesetz das sagt, sondern weil aus jedem Teil etwas entsteht, das jemand braucht:

Dazu kommt ein achter Teil, der getrennt liegt: Besonderes. Vorkommnisse, Kinderschutz-Verfahren nach § 8a SGB VIII, Gesundheitsdetails. Das sieht nicht jeder, der die Akte sieht. Wie ein § 8a-Verfahren dokumentiert wird, steht im Ratgeber Schutzauftrag § 8a im ambulanten Dienst.

Was nicht in die Akte gehört

„Zu viel Dokumentation“ ist eine der häufigsten Klagen in der Sozialen Arbeit, und meistens ist nicht die Menge das Problem, sondern die Sorte. Vier Dinge gehören raus:

• Bewertungen ohne Beobachtung. „Wirkt aggressiv“ ist keine Doku. „Schlug die Tür zu, wollte nicht reden, Termin nach zehn Minuten beendet“ schon. Das eine ist angreifbar, das andere belegbar.
• Daten Dritter, die für die Hilfe nichts tun. Die Nachbarin, der Ex-Partner, die Kollegin der Mutter. Was nicht Teil des Auftrags ist, ist nicht erforderlich, und nicht Erforderliches darf nicht gespeichert werden (Art. 5 Abs. 1 c DSGVO, Datenminimierung).
• Doppelte Ablagen. Dieselbe Information im Mailpostfach, in der Excel, im Ordner und auf dem Diensthandy. Vier Stellen heißt: eine davon ist immer falsch, und keiner weiß welche.
• Gesundheitsdaten ohne Erforderlichkeit. Die Diagnose, die die Hilfe steuert, ja. Die Arztbriefe der ganzen Familie, nein.

Die Regel dahinter: Dokumentiert wird, woraus etwas entsteht. Der Nachweis, der Bericht, die Übergabe an die Vertretung, der Schutz im Zweifelsfall. Alles andere ist Ablage.

Wer sieht was

Die DSGVO verlangt, dass nur sieht, wer muss (Art. 32 DSGVO, Sicherheit der Verarbeitung). In einem ambulanten Dienst heißt das:

• Die Fachkraft sieht ihre eigenen Fälle, nicht den ganzen Bestand.
• Die Verwaltung sieht Bewilligung, Nachweis und Rechnung, nicht den Verlaufstext.
• Die Leitung sieht alles, und das Protokoll, wer wann was geändert hat.
• Vertrauliches hat eine eigene Freigabe, nicht nur einen anderen Ordner.
• Wer ausscheidet, hat am letzten Tag keinen Zugang mehr, auch nicht auf dem privaten Handy.

Mit Papier geht das über den Schrankschlüssel. Mit Excel geht es nicht: Wer die Datei hat, hat alles, und niemand sieht, wer was geändert hat. Das ist der Punkt, an dem eine Tabelle zur Akte wird oder eben nicht; ausführlich im Ratgeber Klientenverwaltung mit Excel: wann es reicht, wann nicht.

Wie lange die Akte bleibt

Es gibt keine Einheitsfrist für Klientenakten. Grundsatz ist das Löschgebot: Daten sind zu löschen, sobald sie für die Aufgabe nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 DSGVO, für Sozialdaten § 84 SGB X). Aufbewahrt wird, was eine Frist verlangt:

• Rechnungen und Buchungsbelege 8 bis 10 Jahre nach § 147 AO, unveränderbar. Das betrifft den Nachweis, an dem die Rechnung hängt.
• Falldokumentation so lange, wie sie für die Hilfe oder einen Anspruch erforderlich ist. Die Frist steht in eurem Löschkonzept, je Hilfeart, und sie gehört je Akte hinterlegt.
• Kinderschutz-Dokumentation nicht zu früh löschen. Ansprüche laufen Jahrzehnte.

Was das im Einzelnen heißt, steht im Glossar unter Aufbewahrungsfristen für Sozialdaten. Wichtig für die Praxis: „Zur Sicherheit alles ewig behalten“ ist kein Ausweg, sondern selbst ein Verstoß. Ein Löschkonzept regelt, was nach Ablauf passiert, und ein gutes System zeigt fällige Akten an, statt dass jemand danach sucht. Die fünf Punkte, die geprüft werden: DSGVO-konforme Dokumentation.

Was der Kostenträger mit eurer Akte zu tun hat

Jugendämter, Träger der Eingliederungshilfe und Pflegekassen sind an das Sozialgeheimnis gebunden (§ 35 SGB I, §§ 67 ff. SGB X). Freie Träger stehen nicht in dieser Liste, für sie gilt die DSGVO direkt. Der Sozialdatenschutz erreicht eure Akte trotzdem: Was der Kostenträger übermittelt hat, darf nur für den Zweck benutzt werden, für den es kam (§ 78 SGB X). Der Bescheid in der Akte ist also kein freies Dokument. Mehr dazu im Glossar Sozialdatenschutz.

Der Umzug aus Papier oder Excel

1. Stichtag festlegen. Ab hier wird nur noch im neuen System gearbeitet. Parallelpflege ist der sichere Weg, beides falsch zu haben.
2. Nur laufende Fälle übernehmen. Abgeschlossene bleiben im Archiv, mit Löschdatum.
3. Stammdaten und Bewilligungen zuerst. Das ist der Teil, der sich sauber übertragen lässt. Der Verlauf beginnt ab Stichtag neu, alte Verläufe kommen als PDF an die Akte.
4. Dubletten vorher bereinigen. Excel kennt jede Person zweimal, einmal mit Umlaut, einmal ohne. Ein Dienst mit 80 Klienten fand beim Umzug 165 Zeilen.
5. Die alte Datei nach dem Umzug schreibgeschützt ablegen, mit Löschdatum.
6. Das Team einweisen, an echten Fällen, nicht an Musterdaten. Der Widerstand gegen ein neues System kommt selten von der Technik, sondern davon, dass die erste Woche mit Beispielfamilien vergeudet wurde.

Was beim Wechsel von einer alten Fachsoftware anders ist: Fachsoftware wechseln: die Datenmigration.

Kostenlose Checkliste: Klientenakte-Check

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Klientenakte, Fallakte und Klientenverwaltung?

In der Praxis dasselbe Ding aus drei Blickwinkeln. Die Klientenverwaltung sind die Stammdaten und Bewilligungen, die Fallakte ist der Verlauf mit Zielen und Berichten, die Klientenakte ist beides zusammen an einer Stelle. Wer die drei getrennt führt, tippt jede Änderung dreimal.

Darf ich Klientendaten in Excel führen?

Ja, wenn Zugriff, Protokoll und Löschung geregelt sind. Genau daran scheitert Excel ab einer gewissen Größe: Jeder mit dem Link sieht alles, niemand weiß, wer was geändert hat, und gelöscht wird nie. Ab wann es kippt, steht im Ratgeber zu Excel.

Wie lange muss ich die Akte aufbewahren?

Es gibt keine Einheitsfrist. Rechnungen und Belege 8 bis 10 Jahre nach § 147 AO, die Falldokumentation so lange, wie sie für die Hilfe oder einen Anspruch erforderlich ist, danach greift das Löschgebot. Kinderschutz-Dokumentation nicht zu früh löschen. Die Frist gehört je Akte hinterlegt, nicht in den Kopf einer Person.

Was dokumentiere ich, wenn ich zu viel dokumentiere?

Das, woraus etwas entsteht: der Leistungsnachweis für den Kostenträger, der Bericht zur Folgebewilligung, die Antwort auf die Frage, was beim letzten Mal war, und der Schutz im Zweifelsfall. Was für keines davon gebraucht wird, ist Ablage, keine Dokumentation.

Lotsana ist neu, es gibt noch keine Referenzliste. Ob die Software hält, was hier steht, prüfst du am besten selbst.

Weiterlesen

• Klientenverwaltung mit Excel: wann es reicht, wann nicht
• DSGVO-konforme Dokumentation: die fünf Punkte, die geprüft werden
• Akteneinsicht und Auskunftsrecht der Klienten
• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten · TOM-Vorlage · AVV-Checkliste
• Glossar: Aufbewahrungsfristen für Sozialdaten · Sozialdatenschutz

Quellen (abgerufen 03.09.2026)

• Verordnung (EU) 2016/679, DSGVO (eur-lex.europa.eu); Artikel im Text verlinkt auf dsgvo-gesetz.de (Textfassung, Sekundärquelle)
• § 35 SGB I, Sozialgeheimnis (gesetze-im-internet.de)
• § 67 SGB X, § 78 SGB X, § 84 SGB X (gesetze-im-internet.de)
• § 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung (gesetze-im-internet.de)
• § 8a SGB VIII, Schutzauftrag bei Kindeswohlgefährdung (gesetze-im-internet.de)

Stand: 3. September 2026. Fachliche Orientierung, keine Rechtsberatung. Angaben ohne Gewähr.