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ZUGFeRD oder XRechnung: was ist der Unterschied?

ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat: eine PDF (PDF/A-3) mit eingebettetem XML-Datensatz — für Menschen lesbar wie eine normale Rechnung, für Software maschinell verarbeitbar wie eine XRechnung.

Kurz eingeordnet

Herausgeber ist das FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland); das Format ist technisch identisch mit dem französischen Factur-X. Aktuell ist Version 2.5.2, gültig ab 01.09.2026 — eine reine Korrekturfassung der im Juni 2026 erschienenen Version 2.5, ohne funktionale Änderungen. Die angekündigte Unterstützung für Brutto-Rechnungen steckt noch nicht darin; sie soll erst mit dem nächsten Release im Herbst 2026 kommen. Als E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — außer in den Profilen MINIMUM und BASIC WL, die laut BMF-Schreiben nicht ausreichen. Wichtig bei Hybridformaten: Weichen PDF-Bild und XML voneinander ab, ist der strukturierte XML-Teil führend.

In der Praxis: ZUGFeRD oder XRechnung?

ZUGFeRDXRechnung
DateiPDF mit eingebettetem XML (hybrid)reines XML
Für Menschen lesbarja, direkt als PDFnur mit Anzeigeprogramm
Typischer EinsatzB2B, z. B. LieferantenrechnungenBehörden (B2G), oft gefordert
E-Rechnung nach § 14 UStGja, ab Version 2.0.1 (ohne MINIMUM/BASIC WL)ja

Als sozialer Träger begegnet dir ZUGFeRD vor allem im Posteingang — IT, Fahrzeuge, Fortbildung. Empfangen und GoBD-konform aufbewahren musst du solche Rechnungen seit 2025; Richtung Amt zählt dagegen meist die XRechnung.

Verwandte Begriffe

XRechnung · E-Rechnungspflicht · Leitweg-ID

Ausführlich: E-Rechnung (XRechnung) in der Jugend- und Eingliederungshilfe — kompakt erklärt

Praktisch heißt das für dich: ZUGFeRD empfangen können, fürs Amt in der Regel XRechnung erzeugen. Mehr Format-Wissen brauchst du für die Entscheidung meist nicht — und wenn du sie für deinen Träger vorbereitest, ist im Infopaket für die Leitung das Wichtigste zur E-Rechnung und Abrechnung gebündelt.

Häufige Fragen

Ist ZUGFeRD eine gültige E-Rechnung nach § 14 UStG?

Ja — ab Version 2.0.1, weil der XML-Teil der Norm EN 16931 entspricht. Ausgenommen sind laut BMF-Schreiben die Profile MINIMUM und BASIC WL: Sie enthalten nicht alle Rechnungsdaten strukturiert und gelten deshalb nicht als E-Rechnung.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz und der Standard der öffentlichen Verwaltung; ZUGFeRD kombiniert PDF und XML und ist vor allem im B2B verbreitet. Inhaltlich basieren beide auf der Norm EN 16931 — bei ZUGFeRD ist im Zweifel der XML-Teil führend, nicht das PDF-Bild.

Kann ich dem Amt eine ZUGFeRD-Rechnung schicken?

Kommt auf den Kostenträger an: Manche Rechnungsportale akzeptieren ZUGFeRD (im Profil XRECHNUNG), der Standard im B2G ist aber die XRechnung. Frag die Rechnungsstelle des Amts, welches Format und welche Leitweg-ID gelten.

Stand: 2026-08 · Arbeitshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung — verbindlich sind ZUGFeRD-Spezifikation (FeRD) und BMF-Schreiben. · Primärquelle: ZUGFeRD-Spezifikation des FeRD (ferd-net.de) · ZUGFeRD 2.5.2 (gültig ab 01.09.2026)