Software für Trägerorganisationen: Aufnahme bis Rechnung

Name: Lotsana
Price: 59 EUR

Die Ausgangslage

Drei Stellen, an denen es regelmäßig hakt.

In einem kleinen Träger ist Verwaltung kein eigener Beruf, sondern das, was abends übrig bleibt. Das Problem ist selten der einzelne Vorgang. Es ist die Stelle dazwischen, an der jemand etwas abtippt, was schon irgendwo steht.

Dieselbe Stunde, dreimal erfasst

Der Einsatz steht in der Verlaufsdoku, wandert von Hand in den Leistungsnachweis und ein drittes Mal in die Rechnung. Jede Abschrift ist eine Gelegenheit für eine Zahl, die nicht mehr stimmt.

Einmal erfassen. Nachweis und Rechnung entstehen aus derselben Zeile.

Bewilligung und Kontingent liegen im Kopf

Betreut wurde weiter, die Bewilligung war seit drei Wochen abgelaufen, das Kontingent seit zehn Stunden aufgebraucht. Auffallen tut es beim Abrechnen, also dann, wenn es niemand mehr bezahlt.

Restkontingent und Bewilligungsende laufen sichtbar mit, nicht im Gedächtnis.

Planung, Zeiterfassung und Abrechnung reden nicht miteinander

Der Dienstplan liegt in der einen Datei, die Arbeitszeit in der zweiten, die Klientenstunden in der dritten. Am Monatsende gleicht das jemand von Hand ab, meistens dieselbe Person, meistens am Wochenende.

Ein Datenbestand für Plan, Zeit, Nachweis und Rechnung.

Der Durchlauf

Von der Aufnahme bis zur Rechnung.

Sechs Schritte, die in jedem ambulanten Träger vorkommen, egal ob Jugendhilfe, Eingliederungshilfe oder Alltagsunterstützung. In Lotsana hängen sie aneinander, deshalb ist es eine Kette und keine Sammlung von Modulen.

AufnahmeKlient anlegen: Stammdaten, Einrichtung, Status, dazu die Felder, die sonst auf Zetteln landen (Pflegegrad, Vollmacht, Abtretungserklärung).

Maßnahme und BewilligungLeistungsart, Aktenzeichen, Kostenträger, Bewilligungszeitraum, bewilligte Stunden, Stundensatz. Der Verbrauch läuft als Balken mit.

PlanungDienstplan als Wochenansicht, auf Wunsch per Generator vorbelegt. Für fahrende Dienste eine Tagestour je Kraft mit Konfliktprüfung.

Einsatz und DokuBetreuungszeit mit Datum, von bis, Pause und der Unterscheidung direkt oder indirekt. Verlaufseintrag dazu, getippt oder diktiert.

NachweisDer Leistungsnachweis je Klient entsteht aus den erfassten Zeiten und wird vor Ort unterschrieben. Die Unterschrift wird mit einer Prüfsumme versiegelt.

RechnungAbrechnungslauf je Kostenträger und Monat, vorher ein Plausibilitäts-Check, danach PDF oder XRechnung, offene Posten und DATEV-Stapel.

Kurz nachschlagen: Kostenträger · Fachleistungsstunde · Hilfeplan · XRechnung · Leitweg-ID

Die vier Bereiche im Einzelnen

Was die Software tatsächlich macht.

AKTE UND DOKU

Eine Akte je Klient, nicht vier halbe Ablagen

An der Akte hängen Stammdaten, Maßnahmen mit Bewilligung und Kontingent, die erfassten Betreuungszeiten, der Verlauf und die Unterlagen als Datei. Doku-Einträge haben Datum, Typ (Tagesbericht, Wochenbericht, Hilfeplangespräch, Entwicklungsbericht), Autor und Text, auf Wunsch mit ICF-Code. Diktieren geht auch: Die Spracherkennung läuft auf unserem Server in Deutschland. Wird ein Eintrag geändert, sichert Lotsana die Vorversion.

In der Jugendhilfe kommt eine Schicht dazu, die anderswo fehlt: Ein Häkchen macht aus einem Eintrag einen vertraulichen Eintrag nach § 65 SGB VIII, den auch die Leitung nicht lesen kann. Alle Details dazu auf der Seite zur Klientenverwaltung.

PERSONAL UND PLANUNG

Dienstplan, Touren, Arbeitszeit

Der Dienstplan zeigt die Woche mit Datum, Person, Zeit und Bereich, je Schicht mit Zuschlagskennzeichen. Ein Generator schlägt Personen vor, die aktiv, an dem Tag frei und nicht abwesend sind, sortiert nach den bisher geringsten geplanten Stunden. Wo Kräfte fehlen, steht die Lücke als Lücke da. Urlaub und Krankmeldung geben die Mitarbeitenden selbst ein; auf dem Dashboard steht danach, welche Schichten und Einsätze dadurch offen sind.

Die Arbeitszeit läuft daneben mit Stundenkonto je Person und Monat. Ein nächtlicher Lauf schreibt Einträge fest, deren Arbeitstag mehr als sieben Tage zurückliegt, also genau die Frist aus § 17 MiLoG. Mehr dazu, samt der offen benannten Grenzen, auf der Seite Dienstplan und Zeiterfassung.

Dienstplan in Lotsana: Wochenansicht mit Datum, Mitarbeiter, Zeit und Bereich

UNTERWEGS

Am Tablet beim Klienten, im Browser

Verlaufsdoku, Leistungserfassung, Unterschrift auf dem Nachweis und Kilometer gehen am Tablet oder Handy. Es läuft im Browser, eine App im App Store gibt es nicht. Fällt beim Speichern eines Doku-Eintrags das Netz aus, legt Lotsana den Text auf dem Gerät ab und schickt ihn später von selbst raus. Auf dem Gerät liegen dabei keine Akten und keine Nachweise, nur diese Warteschlange.

Was das Funkloch aushält und was Netz braucht, steht ungeschönt auf der Seite Arbeiten unterwegs. Wer über Stunden gar keinen Empfang hat, ist mit Lotsana heute schlecht bedient, und das sagen wir lieber vorher.

GELD

Leistungsabrechnung, offene Posten, Buchhaltung

Vor dem Rechnungslauf prüft Lotsana die offenen Leistungen des Monats auf genau die Punkte, an denen ein Kostenträger sonst zurückweist: Leistung vor Bewilligungsbeginn oder nach Bewilligungsende, überschrittenes Kontingent, fehlender Stundensatz. Danach entsteht eine Sammelrechnung je Kostenträger oder eine Rechnung je Klient, verdichtet oder spitz mit jedem Einsatztag, als PDF oder als XRechnung 3.0 mit der Leitweg-ID des Amtes.

Danach laufen offene Posten mit Fälligkeit, drei Mahnstufen und der Zahlungsabgleich über den hochgeladenen Kontoauszug. Für den Steuerberater entsteht ein DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format samt Erlösliste je Steuerschlüssel. Die ganze Kette mit Rechtsständen: Abrechnung mit Kostenträgern.

Abrechnungslauf: Sammelrechnung, Spitzabrechnung oder nur direkte Leistungen

Mitwachsen

Was passiert, wenn der Träger größer wird.

Die häufigste Sorge bei kleinen Trägern ist nicht der Einstieg, sondern der Umzug in zwei Jahren. Deshalb hier, woran das Wachstum bei uns hängt und woran nicht.

Der Preis hängt an den Konten, nicht an Modulen

59 € im Monat für bis zu fünf aktive Nutzer, 9 € je weiterem Benutzerkonto, monatlich kündbar, keine Setup-Gebühr. Alle Module sind enthalten; es gibt kein Paket, das man später dazukaufen muss. Was das im Einzelnen heißt, steht auf der Preisseite.

Mehrere Einrichtungen in einem Zugang

Klienten hängen an einer Einrichtung, und ein Konto lässt sich an eine oder mehrere Einrichtungen binden. Es sieht dann nur deren Akten. Ein Konto ohne Zuweisung sieht nichts. Wer diese Bindung pflegen darf, ist ein eigenes Recht, damit die Leitung es abgeben kann, ohne Administratorrechte zu vergeben.

Rollen, die enger werden, wenn das Team wächst

Zehn Bereiche lassen sich je Rolle einzeln freigeben oder entziehen, darunter Abrechnung, Auswertungen, Dokumentenablage, Personal und Zeiterfassung. Solange drei Leute alles machen, braucht das niemand. Ab der ersten neuen Fachkraft schon.

Ein zweites Arbeitsfeld heißt kein zweites Programm

Kommt zur Schulbegleitung die Alltagshilfe oder zur Jugendhilfe die Eingliederungshilfe, ändert sich die Leistungsart und der Kostenträger an der Maßnahme, nicht das System. Jede Maßnahme hängt an genau einem Kostenträger, mit eigenem Stundensatz, eigenem Steuerschlüssel und, wo nötig, eigener Leitweg-ID.

Für welche Träger

Arbeitsfelder, für die es gebaut ist.

Je Arbeitsfeld gibt es eine eigene Seite mit den Besonderheiten, die dort wirklich zählen. Wer gerade erst gründet, findet den Weg dorthin auf der Seite Träger gründen.

Schulbegleitung · Ambulante Jugendhilfe · Eingliederungshilfe · Alltagshilfe · Betreutes Wohnen · Familienentlastende Dienste · Kita-Assistenz

Ohne Schönfärberei

Was diese Software nicht macht.

Sechs Punkte, die man vor einer Entscheidung wissen sollte. Lieber jetzt als nach der Einführung.

Kein Datenträgeraustausch mit den Kassen

Lotsana übermittelt keine Datensätze an die Datenannahmestellen nach § 105 SGB XI oder § 302 SGB V. Es liefert prüffähige Monatsnachweise und Sammelabrechnungen je Kasse, als Zulieferung für euer Abrechnungszentrum oder als Grundlage für den eigenen Versand.

Keine Direktschnittstelle ins Jugendamt

Einen bundesweit einheitlichen Online-Standard für die Fallübergabe vom Träger in das kommunale Fachverfahren gibt es nach unserem Kenntnisstand (Stand 08/2026) nicht. Es gehen pseudonymisierte Fall- und Belegungslisten als CSV oder XML raus, abgerechnet wird per E-Rechnung.

Keine Lohnabrechnung

Stundenkonto, Zuschlagsstunden und Prüfreport entstehen in Lotsana, die Lohnabrechnung selbst nicht. Die macht weiterhin euer Lohnbüro oder euer Steuerberater mit den Zahlen, die hier hinten rausfallen.

Kein Zugriff auf euer Bankkonto

Der Zahlungsabgleich arbeitet mit dem Kontoauszug, den ihr hochladet, als CSV oder CAMT.053. Es gibt keine Banking-Anbindung und keine gespeicherten Bankzugangsdaten. Ausgelöst wird eine Zahlung von euch im Online-Banking.

Keine App, kein Offline-Start

Es gibt nichts im App Store und keine Version, die ohne Netz startet. Der Doku-Puffer überbrückt Aussetzer, er ersetzt keinen Offlinebetrieb. Wer eine Anwesenheitskontrolle per GPS braucht, braucht ein anderes Produkt.

Wir haben noch keine Kunden

Lotsana ist neu. Alles auf dieser Seite ist im Programm gebaut, mit automatisierten Tests abgesichert und selbst geprüft, aber nicht durch Jahre Praxisbetrieb bei fremden Trägern gehärtet. Wer das riskant findet, hat recht. Wer damit leben kann, bekommt einen Ansprechpartner, der selbst am Code sitzt.

Die ausführliche Gegenüberstellung, inklusive der Fälle, in denen Lotsana nicht passt, steht im ehrlichen Vergleich.

Häufige Fragen

Was Träger vorher wissen wollen.

Was gehört in eine Software für Trägerorganisationen? –

Alles, was zwischen Aufnahme und Rechnung passiert, und zwar so, dass es zusammenhängt: die Klientenakte mit Stammdaten, Maßnahme, Bewilligung und Kontingent, die laufende Dokumentation, die Planung der Einsätze, die Arbeitszeit der Mitarbeitenden, der unterschriebene Leistungsnachweis und die Rechnung an den Kostenträger. Getrennte Programme für diese Schritte gibt es viele. Der Unterschied liegt darin, ob eine erfasste Stunde bis in die Rechnung durchläuft oder unterwegs noch zweimal abgetippt wird.

Lohnt sich das schon für einen Träger mit fünf Mitarbeitern? –

Das entscheidet nicht die Kopfzahl, sondern die Zahl der Übergaben. Solange eine Person alles macht und alles weiß, tut es eine Tabelle. Sobald Doku, Planung und Abrechnung bei verschiedenen Leuten liegen, entstehen die Fehler in den Lücken dazwischen: abgelaufene Bewilligung, aufgebrauchtes Kontingent, fehlende Unterschrift. Wer erst prüfen will, ob die eigene Tabelle es noch tut, findet die Abgrenzung im Ratgeber Klientenverwaltung mit Excel.

Wächst die Software mit, wenn der Träger größer wird? –

Der Preis hängt an den Benutzerkonten: 59 € im Monat für bis zu fünf, 9 € je weiterem, monatlich kündbar. Alle Module sind enthalten, es gibt keine Aufpreis-Pakete. Mehrere Einrichtungen lassen sich in einem Zugang getrennt führen, Konten werden an Einrichtungen gebunden und sehen dann nur deren Akten. Zehn Rechte-Bereiche lassen sich je Rolle einzeln freigeben oder entziehen.

Können wir mit mehreren Kostenträgern parallel arbeiten? –

Ja, das ist der Regelfall. Jede Maßnahme hängt an genau einem Kostenträger, also Jugendamt, Stadt, Kreis, LVR oder LWL oder Pflegekasse, mit eigenem Stundensatz, eigenem Steuerschlüssel und, wo nötig, eigener Leitweg-ID. Der Abrechnungslauf läuft je Kostenträger und Monat, damit sich die Verfahren nicht vermischen.

Muss etwas installiert werden? –

Nein. Lotsana läuft im Browser, am Rechner im Büro und am Tablet beim Klienten. Es gibt keine App im App Store und keinen Offline-Start: Wer ohne Empfang ankommt und die Software erst dann aufruft, sieht nichts. Ist die Seite vorher geöffnet, puffert ein Doku-Eintrag den Netzausfall und geht später von selbst raus.

Was kostet Software für eine Trägerorganisation bei euch? –

59 € im Monat für bis zu fünf aktive Nutzer, 9 € je weiterem Benutzerkonto, monatlich kündbar, keine Setup-Gebühr. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG berechnen wir keine Umsatzsteuer. Der Gründungspreis gilt für jedes Abo, das bis zum 31.12.2026 startet, und bleibt für diese Träger dauerhaft; regulär ab 01.01.2027 89 € plus 12 € je Nutzer. Testen geht 30 Tage ohne Zahlungsdaten.

Alles inklusive, keine Aufpreis-Module

59 € /Monat für bis zu 5 Nutzer

+ 9 € je weiterem Benutzerkonto · monatlich kündbar
Als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG berechnen wir keine Umsatzsteuer; der genannte Preis ist der Rechnungsbetrag. Gründungspreis: gilt für jedes Abo, das bis zum 31.12.2026 startet. Gründungs-Träger behalten diesen Preis dauerhaft, auch nach der Preisumstellung zum 01.01.2027 (regulärer Preis dann: 89 € + 12 € je Nutzer).

Klientenakte mit Maßnahmen, Bewilligung und Kontingent

Dokumentation mit Versionsverlauf, ICF-Bezug und Diktat

Dienstplan, Tourenplanung und Zeiterfassung nach § 17 MiLoG

Leistungsnachweis mit Unterschrift und Prüfsumme

Abrechnung je Kostenträger, PDF oder XRechnung 3.0

Offene Posten, Mahnstufen und DATEV-Buchungsstapel

Geführt starten: 30 Tage kostenlos Fragen? Schreib uns →

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Funktionen im Detail: Klientenverwaltung · Dienstplan & Zeiterfassung · Abrechnung mit Kostenträgern · Arbeiten unterwegs
Ratgeber: Software einführen · Vom Hilfeplan zur Abrechnung ohne Doppeleingabe · Fachleistungsstunden abrechnen · Kennzahlen für ambulante Träger · Grenzen von Excel
Glossar: Fachleistungsstunde · Kostenträger · XRechnung · Leitweg-ID · GoBD · DATEV-Schnittstelle

Stand: 13. August 2026. Diese Seite ist eine Arbeitshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind eure Leistungs-, Vergütungs- und Datenschutzvereinbarungen sowie die Angaben der zuständigen Stelle. Die Beschreibung der Funktionen bezieht sich auf den Stand der Software zum genannten Datum. Hinweise auf Fehler oder Änderungen: kontakt@lotsana.de. Angaben ohne Gewähr.