Einmal erfassen. Der Rest fällt hinten raus.
Lotsana hängt die Kette zusammen: Aus der dokumentierten Leistung entsteht der Nachweis, aus dem Nachweis die Rechnung, aus der Rechnung die E-Rechnung und der Buchungsstapel. Die Stunden werden einmal erfasst und wandern von dort weiter.
Der Plausibilitäts-Check läuft vor dem Rechnungslauf
Bevor eine Rechnung entsteht, sieht Lotsana die offenen Leistungen des Monats durch und meldet, was gleich Ärger macht: Leistungen vor Bewilligungsbeginn oder nach Bewilligungsende, überschrittenes Kontingent, fehlender Stundensatz, null abrechenbare Stunden. Das sind genau die Punkte, an denen ein Kostenträger sonst zurückweist. Nur merkst du es hier vier Wochen früher.
Parallel steht auf dem Dashboard unter „Hinweise und Fristen", welche Bewilligungen in den nächsten 30 Tagen enden. Beim Gesamt- und beim Pool-Kontingent meldet Lotsana zusätzlich ab 90 Prozent Auslastung; beim Monats- und beim Wochenkontingent kommt die Meldung erst beim Buchen.
Sammel- oder Einzelrechnung, spitz oder verdichtet
Du wählst Kostenträger und Monat und entscheidest, wie die Rechnung aussehen soll: eine Sammelrechnung je Kostenträger oder eine Rechnung je Klient, Positionen verdichtet je Maßnahme oder spitz mit jedem einzelnen Einsatztag. Overhead-Zuschlag und Umsatzsteuer-Schlüssel kommen aus der Maßnahme, nicht aus dem Gedächtnis. Auf Wunsch fließen nur direkte Leistungen ein.
Wonach abgerechnet wird, hängt an der Bewilligung und nicht am Träger: Eine Bewilligung rechnet entweder Fachleistungsstunden mal Stundensatz ab oder Betreuungstage mal Tagessatz. Bekommt ein Kind beides, sind das zwei Bewilligungen, genau wie im Bescheid.
Beim Tagessatz zählt der Kalendertag, nicht die Stunde. Alle Tage stehen auf anwesend, angeklickt wird nur die Abweichung, und je Grund (Krankenhaus, Kur oder Reha, Heimfahrt, Urlaub bei den Eltern, Klassenfahrt, abgängig, dazu Sonstiges für alles Übrige) kürzt Lotsana mit dem Prozentsatz, der an der Bewilligung hinterlegt ist. Taschengeld und Bekleidungsgeld stellst du als eigene Nebenkosten-Rechnung, damit nicht wegen dreißig Euro die ganze Rechnung liegen bleibt; sie läuft wie jede andere Rechnung, mit fortlaufender Nummer, Storno über eine Gutschrift und auf Wunsch als XRechnung.
Rechnungsnummern vergibt das System fortlaufend je Jahr, wie es die GoBD erwarten. Storniert wird nicht durch Löschen, sondern über eine Gutschrift, die die Leistungen wieder auf „offen" setzt. Der Vorgang bleibt nachvollziehbar.
Offene Posten, Mahnstufen, Zahlungsabgleich
Jede Rechnung bekommt ein Fälligkeitsdatum aus dem Zahlungsziel. Das stellst du einmal in den Buchhaltungs-Einstellungen ein und am einzelnen Kostenträger anders, wo es nötig ist. Dort legst du auch fest, dass bei ihm keine Mahngebühr anfällt. So mahnst du etwa das Amt ohne Gebühr. Eine schon erzeugte Rechnung behält ihr Fälligkeitsdatum. Die Liste der offenen Posten zeigt Summe und Überfälligkeit auf einen Blick; von dort gehen Zahlungserinnerung, erste und letzte Mahnung raus, jeweils als PDF.
Damit das Mahnen nicht liegen bleibt, steht auf dem Dashboard der Kasten „Überfällige Rechnungen“, sobald etwas überfällig ist: wie viele Rechnungen, wie viele davon noch ohne Mahnung, und seit wann die älteste fällig ist. Ihn sieht jeder, der die Offenen Posten öffnen darf, auch ohne Administrator zu sein. Offene Rechnungen aus der Zeit vor Lotsana zählen dort als Altposten mit. Ist nichts mehr überfällig, verschwindet der Kasten.
Für den Geldeingang lädst du den Kontoauszug hoch (Bank-CSV oder CAMT.053), und Lotsana ordnet die Eingänge über Rechnungsnummer oder Rechnungsbetrag zu. Zahlt ein Kostenträger mehrere Rechnungen mit einer Überweisung, schlägt Lotsana vor, welche dazugehören. Es liest dafür die Rechnungsnummern im Verwendungszweck. Stehen dort keine, sucht es unter den offenen Rechnungen des Kostenträgers, dessen Name im Auszug steht, die passende Summe. Jede Rechnung im Vorschlag kannst du abwählen, Summe und Differenz stehen daneben. Ist weniger gekommen, wählst du die Rechnung, die nur zum Teil bezahlt ist; ihr Rest bleibt offen. Je Rechnung entsteht eine eigene Zahlung, und entfernst du später eine davon, bleiben die anderen stehen. Du bestätigst, das System bucht. In der Auswertung siehst du danach Stunden und Umsatz je Kostenträger. Was das für die Liquidität bedeutet, steht im Ratgeber zur Vorfinanzierung.
Was der Steuerberater bekommt
Am Monatsende gibst du den Buchhaltungsmonat frei. Lotsana zeigt dir vorher, was noch offen ist: nicht festgeschriebene Zeiten, nicht abgerechnete Leistungen. Danach entsteht der DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format, eine Erlösliste je Umsatzsteuer-Schlüssel für die Voranmeldung und die üblichen CSV-Exporte für Rechnungen, Stunden und Controlling. Ein Rechnungsprogramm in DATEV braucht ihr dafür nicht: Rechnungen und Nachweise entstehen in Lotsana, die Kanzlei bekommt den Buchungsstapel und die Rechnungs-PDFs. Offene Rechnungen aus der Zeit vor Lotsana laufen als Altposten in den offenen Posten und beim Mahnen mit; im Buchungsstapel stehen sie nicht, denn gebucht sind sie schon in der alten Software.
Auf der Eingangsseite liest Lotsana E-Rechnungen deiner Lieferanten: ZUGFeRD und Factur-X aus dem PDF, XRechnung als XML. Die Felder werden vorgeschlagen, du prüfst sie. Lieferantenbelege können mit ins Steuerberater-Paket, sobald die Kreditoren-Nummer eurer Kanzlei eingetragen ist: als Aufwandszeilen im selben DATEV-Stapel, die Belegdateien liegen bei, die Kanzlei verknüpft sie. Mehr dazu: DATEV-Schnittstelle · ZUGFeRD
Raus geht es als PDF, als ZUGFeRD-PDF oder als XRechnung
Aus derselben Rechnung entstehen drei Wege: das klassische PDF, ein ZUGFeRD-PDF, das wie ein normales PDF aussieht und die Rechnungsdaten als XML in sich trägt, oder eine XRechnung im Profil XRechnung 3.0 (EN 16931) mit der Leitweg-ID des Amtes im Feld „Buyer Reference". Das ist die Datei, die das Rechnungsportal erwartet. Gutschriften gehen als Gutschrift raus, nicht als Rechnung mit Minuszeichen. Was rechtlich dahintersteckt: E-Rechnungspflicht für soziale Träger und XRechnung in der Jugend- und Eingliederungshilfe.
§ 45b: Töpfe splitten, Sammelrechnung je Kasse
Für Angebote zur Unterstützung im Alltag rechnet Lotsana je Klient gegen die vorhandenen Töpfe: zuerst der Entlastungsbetrag nach § 45b SGB XI, danach (nur nach ausdrücklicher Freigabe) das gemeinsame Jahresbudget für Verhinderungs- und Kurzzeitpflege. Was darüber hinausgeht, bleibt sichtbar liegen. Je Pflegekasse entsteht eine Sammelrechnung mit Positionen je Klient und Monat. Die Abtretung hängt dabei am Topf, nicht am Klienten: Derselbe Klient kann für den Entlastungsbetrag auf der Rechnung an die Kasse stehen und für den Jahresbetrag auf der Rechnung an die Familie.
Der Entlastungsbetrag liegt derzeit bei 131 € im Monat (Stand 08/2026). Der Referentenentwurf zum PNOG sieht vor, ihn durch ein Sozialraumbudget von 175 € zu ersetzen. Ein Kabinettsbeschluss liegt am 05.08.2026 nicht vor. Rechne also mit dem geltenden Betrag, nicht mit dem Entwurf. Kurz erklärt: Entlastungsbetrag.