Müssen soziale Träger ab 2027/2028 E-Rechnungen ausstellen?

Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Um die E-Rechnung kursiert viel Halbwissen, und soziale Träger bekommen gerade von Softwareanbietern gern Panik verkauft. Hier ist die ehrliche Fassung: Was gilt wann, was betrifft dich als Träger wirklich, und wo lohnt es sich trotzdem, jetzt umzustellen.

Stand: Juli 2026. Grundlage: BMF-Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung (zuletzt 15.10.2025), BMF-FAQ, E-Rechnungsverordnung des Bundes. Keine Steuerberatung. Nur die Kurzfassung? E-Rechnungspflicht (§ 14 UStG) im Glossar — in 30 Sekunden.

Die Stufen im Überblick

Ab wann	Was gilt
seit 01.01.2025	Empfangspflicht für alle Unternehmer, auch Kleinunternehmer, auch Träger mit nur steuerfreien Umsätzen. Ein E-Mail-Postfach genügt.
2025/2026	Übergang: Papier und PDF beim Ausstellen weiter zulässig.
ab 01.01.2027	Ausstellungspflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 €.
ab 01.01.2028	Ausstellungspflicht für alle.

Die gute Nachricht, die kaum jemand kennt

Die Ausstellungspflicht gilt nur für inländische B2B-Umsätze, die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind. Heißt konkret: Jugendhilfeleistungen (§ 4 Nr. 25) und Betreuungs-/Pflegeleistungen (§ 4 Nr. 16) sind von der E-Rechnungs-Ausstellungspflicht ausgenommen. Wann deine Leistungen unter diese Befreiungen fallen, erklärt der Glossar-Begriff Umsatzsteuerbefreiung sozialer Leistungen (§ 4 Nr. 16/25 UStG). Für dein Kerngeschäft musst du also auch 2028 keine E-Rechnung nach UStG ausstellen. Das steht so im BMF-Schreiben, nicht in jedem Verkaufsprospekt.

Drei Aber gehören zur Ehrlichkeit dazu:

Empfangen musst du trotzdem können (seit 2025): Deine Lieferanten (IT, Fahrzeuge, Fortbildung) dürfen dir E-Rechnungen schicken, und du musst sie verarbeiten und GoBD-konform aufbewahren.
Steuerpflichtige Nebenumsätze fallen unter die Pflicht: Fortbildungen für Dritte, Personalgestellung außerhalb der Befreiung, Vermietung mit Option. Wer solche Umsätze hat, braucht ab der jeweiligen Stufe echte E-Rechnungen dafür.
Die Abrechnung mit Ämtern ist eine andere Baustelle: Das ist meist kein umsatzsteuerlicher B2B-Fall, sondern die B2G-Welt, und da entscheiden Bund und Länder.

B2G: Wenn der Kostenträger XRechnung will

Behörden des Bundes müssen elektronische Rechnungen (XRechnung) schon lange erhalten; bei Ländern und Kommunen ist der Empfang Standard, eine Einreichungspflicht für Lieferanten gibt es aber nur in einigen Ländern (u. a. Bremen, Baden-Württemberg, Hamburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Rheinland-Pfalz, mit unterschiedlichen Details). Praktisch heißt das: Ob dein Jugendamt oder Eingliederungshilfeträger XRechnung verlangt, akzeptiert oder weiter Papier will, ist regional verschieden und im Zweifel eine Frage an genau dieses Amt. Der Trend geht klar Richtung digital, das Tempo bestimmt die Kommune.

Wenn XRechnung gefordert wird, brauchst du die Leitweg-ID des Amts (die Adress-Nummer der Behörde, gehört ins Feld „Buyer Reference"), und deine Rechnung muss als strukturierter XML-Datensatz ankommen, nicht als PDF. Wie das technisch aussieht, erklärt unser Artikel zur XRechnung in der Jugend- und Eingliederungshilfe.

Warum sich Umstellen trotzdem jetzt lohnt

Auch ohne Pflicht fürs Kerngeschäft sprechen drei Dinge dafür, nicht auf 2028 zu warten: Ämter, die digital annehmen, zahlen erfahrungsgemäß schneller (keine Posteingangs-Schleife, keine Abtipp-Fehler). Deine Empfangsseite muss ohnehin stehen. Und wer seine Abrechnung einmal strukturiert erzeugt, hat den Rechnungslauf automatisiert, egal ob das Ziel XML, PDF oder Papier ist.

Deine To-do-Liste

Empfang klären (Pflicht, jetzt): festes Postfach (rechnung@…), Ablage- und Prüfprozess, GoBD-Archivierung. Im Posteingang landen dabei meist XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen (PDF mit eingebettetem XML) — beide musst du verarbeiten können.
Nebenumsätze inventarisieren: Gibt es steuerpflichtige Umsätze? Dann Stufenplan 2027/2028 mit dem Steuerberater durchgehen.
Kostenträger fragen: „Nehmt ihr XRechnung an, ist sie gewünscht, wie lautet eure Leitweg-ID?" Eine Mail pro Amt, einmal im Jahr.
Abrechnungssystem prüfen: Kann es je Empfänger Papier, PDF und XRechnung, ohne dass du doppelt erfasst?

Lotsana erzeugt aus deinen Leistungen beides auf Knopfdruck: klassische Rechnung oder XRechnung 3.0 (Profil EN 16931), je Kostenträger einstellbar. Wenn dein Amt umstellt, änderst du eine Einstellung, nicht deinen Prozess. 30 Tage kostenlos testen.

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Stand: 7. Juli 2026. Dieser Artikel ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Steuerliche Einordnung im Einzelfall mit dem Steuerberater klären; B2G-Pflichten sind Ländersache.