Übergabeblatt für die Wohngruppe
Beim Dienstwechsel bleiben dem nächsten Dienst ein paar Minuten für alles, was seit dem letzten Dienst passiert ist. Dieses Blatt hält die Gruppe und die einzelnen Kinder und Jugendlichen auseinander und fragt je Zeile dieselben vier Dinge ab.
Stand: September 2026. Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind eure Betriebserlaubnis, die Vorgaben der Aufsicht und euer Schutzkonzept.
Was auf dem Blatt steht
- Der Kopf: Datum, Uhrzeit, welcher Dienst übergibt und welcher übernimmt, die Kürzel von beiden und eine Zeile für alle, die das Blatt erst später lesen.
- Oben die Gruppe: was seit dem letzten Dienst passiert ist, was jetzt wichtig ist, welche Termine anstehen und was offen ist. Einmal für alle.
- Darunter die Kinder und Jugendlichen: eine Zeile je Person mit denselben vier Spalten. Acht Zeilen, in Word erweiterbar.
- Der Datenschutz-Hinweis auf dem Blatt: Kürzel oder Vorname statt Nachname, keine Diagnosen, und wohin das Blatt nach dem Dienst gehört.
- Auf Seite zwei: wie ihr die Spalten füllt, was nicht aufs Blatt gehört und was zusätzlich auf euren Meldeweg muss.
So benutzt ihr es
Was die ganze Gruppe betrifft, steht einmal oben, zum Beispiel ein Handwerker am Vormittag oder eine Absprache im Team. Was ein einzelnes Kind betrifft, steht in dessen Zeile. Wer den Dienst übernimmt, liest zuerst die Gruppe und dann die Zeilen der Kinder, mit denen er als Nächstes zu tun hat.
In die Spalten gehört, was passiert ist, nicht wie man es findet. „Ist nach dem Anruf von zu Hause nicht zum Fußball gegangen“ sagt dem nächsten Dienst etwas, „hatte keinen Bock“ nicht. Dasselbe Prinzip trägt später den Bericht, siehe die Formulierungen im Entwicklungsbericht.
Auf das Blatt kommen Kürzel oder Vornamen, keine Nachnamen und keine Diagnosen. Es liegt offen im Dienstzimmer, und nicht jeder, der dort vorbeikommt, muss alles lesen können. Das entspricht dem Grundsatz der Datenminimierung aus Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO: nicht mehr Daten, als für den Zweck nötig sind. Wie lange ihr ausgefüllte Blätter aufbewahrt, legt ihr in eurem Löschkonzept fest.
Das Blatt ersetzt weder die Tagesdokumentation noch den Meldeweg. Ereignisse oder Entwicklungen, die geeignet sind, das Wohl der Kinder und Jugendlichen zu beeinträchtigen, zeigt der Träger einer erlaubnispflichtigen Einrichtung zusätzlich der zuständigen Behörde an, und zwar unverzüglich (§ 47 Abs. 1 Nr. 2 SGB VIII). Welche Fälle das sind, beschreiben die Vorgaben eures Landesjugendamts; mehr dazu unter Meldepflicht nach § 47 im Glossar. Bei gewichtigen Anhaltspunkten für eine Kindeswohlgefährdung greift euer Verfahren nach § 8a SGB VIII, dafür gibt es das § 8a-Ablaufschema.
Übergabeblatt kostenlos per E-Mail
Word-Datei, zwei Seiten. Vorne das Blatt im Querformat zum Ausdrucken, hinten die Anleitung für euer Team.
Klare Ansage statt Kleingedrucktem: Die Datei kommt per E-Mail. Name und E-Mail eintragen, Bestätigungslink klicken, Download-Link ist da. Dazu bekommst du die Praxis-Serie „Kinderschutz in der Jugendhilfe“ und Infos zu Lotsana. Vorlage und Mails gibt es nur zusammen, deshalb ist der Haken Pflicht. Abmelden geht jederzeit mit einem Klick. Zeitpunkt und IP speichern wir als Nachweis der Einwilligung.
Wenn die Übergabe nicht mehr auf Papier laufen soll
Lotsana ist neu und hat noch keine Referenzen aus Wohngruppen. Ob die Übergabe so für euch reicht, zeigt am ehesten ein Test mit einem echten Dienstwechsel.
Weiterlesen
- Software für die Wohngruppe: Schichtübergabe, Tagesdoku, Bezugsbetreuung
- Meldepflicht nach § 47 SGB VIII
- Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII
- § 8a-Ablaufschema und Falldokumentation
- Entwicklungsbericht schreiben
Quellen (abgerufen 14.09.2026)
- § 34 SGB VIII, Heimerziehung, sonstige betreute Wohnform (gesetze-im-internet.de)
- § 47 SGB VIII, Melde- und Dokumentationspflichten, Aufbewahrung von Unterlagen (gesetze-im-internet.de)
- Art. 5 DSGVO, Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten (EUR-Lex)
Stand: 14. September 2026. Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Angaben ohne Gewähr.