Software für Jugendhilfe: SPFH und Wohngruppe

Sozialpädagogische Familienhilfe

Die Kette vom Hilfeplan bis zur Rechnung.

Sozialpädagogische Familienhilfe soll nach § 31 SGB VIII Familien durch intensive Betreuung und Begleitung unterstützen; sie ist „in der Regel auf längere Dauer angelegt“. Genau das ist der Punkt: Ein SPFH-Fall läuft nicht drei Wochen, sondern oft zwei Jahre. Und über diese Zeit muss alles zusammenpassen.

1 · BEWILLIGUNG

Bewilligung anlegenJugendamt als Kostenträger, Aktenzeichen, Bewilligungszeitraum, Stundenkontingent je Monat, je Woche, als Gesamtmenge oder als Pool, dazu der Stundensatz.

2 · HILFEPLAN

Ziele festhaltenWas im Hilfeplangespräch vereinbart wurde, mit Lebensbereich, Ausgangslage und Termin für die nächste Evaluation.

3 · ARBEIT

Stunden buchenJeder Einsatz mit Tätigkeit und FLS-Klasse: Hausbesuch, Fahrt, Telefonat, Bericht, Fallbesprechung.

4 · BERICHT

FortschreibungZum nächsten Hilfeplangespräch liegt der Verlauf sortiert vor, inklusive Stand der Ziele und Vorkommnisse.

5 · RECHNUNG

AbrechnungGeprüft gegen Bewilligung und Kontingent, als XRechnung ans Jugendamt.

Rechtsgrundlage der Hilfeplanung: § 36 SGB VIII (Mitwirkung, Hilfeplan). Danach ist der Hilfeplan gemeinsam mit den Personensorgeberechtigten und dem Kind oder Jugendlichen aufzustellen, hält Bedarf, Art der Hilfe und notwendige Leistungen fest, und die Fachkräfte sollen regelmäßig prüfen, ob die Hilfeart weiterhin geeignet und notwendig ist. Bei Geschwistern ist die Geschwisterbeziehung zu berücksichtigen. Einordnung im Glossar: Hilfeplan · SPFH · Hilfen zur Erziehung.

Fachleistungsstunde

Fahrzeit, Bericht, Fallbesprechung. Was zählt eigentlich?

Die häufigste Streitfrage in der ambulanten Erziehungshilfe. Die Antwort steht nicht im Gesetz, sondern in deiner Vereinbarung mit dem Jugendamt. Eine Software kann dir diese Entscheidung nicht abnehmen. Aber sie muss sie abbilden können.

Tätigkeit	FLS-Klasse	Worum es geht
Einsatz (Face-to-Face)	direkt	Die Arbeit in und mit der Familie: Hausbesuch, Gespräch, Begleitung zum Amt.
Fahrt	indirekt	Wegezeit zur Familie. In Flächenkreisen der größte mittelbare Block.
Telefonat / Kontakt	indirekt	Absprachen mit Schule, Kita, Jugendamt, Ärzten.
Vor-/Nachbereitung	indirekt	Fallbesprechung im Team, kollegiale Beratung, Supervision zum Fall.
Dokumentation	indirekt	Verlaufsdoku und Berichte für das Jugendamt.
Hilfeplangespräch	indirekt	Teilnahme am Hilfeplangespräch samt Vorbereitung.

Diese sechs Tätigkeiten stehen so im Buchungsformular. Die Vorbelegung der FLS-Klasse ist ein Vorschlag. Du kannst jede Buchung anders einstufen, wenn deine Vereinbarung das anders regelt.

Der Schalter, auf den es ankommt: Ob mittelbare Leistungen auf das bewilligte Kontingent angerechnet werden, stellst du je Bewilligung ein. Manche Jugendämter bewilligen 8 Fachleistungsstunden pro Woche und meinen damit reine Zeit am Fall, mittelbare Leistungen sind über den Stundensatz abgegolten. Andere zählen alles zusammen. Beides lässt sich abbilden. Zusätzlich kannst du je Bewilligung einen prozentualen Zuschlag hinterlegen, wenn eure Vereinbarung mittelbare Leistungen als Aufschlag auf die direkte Stunde vergütet.

Kontingent im Blick, bevor es zu spät ist

Bewilligungen, die in den nächsten 30 Tagen enden, stehen auf dem Dashboard unter „Hinweise & Fristen". Beim Gesamt- und beim Pool-Kontingent warnt Lotsana zusätzlich ab 90 Prozent Auslastung; beim Monats- und beim Wochenkontingent kommt die Meldung erst beim Buchen, sobald die Grenze überschritten ist. Vor dem Rechnungslauf prüft Lotsana außerdem auf überschrittene Kontingente, fehlende Stundensätze und Buchungen ohne abrechenbare Zeit. Buchst du auf ein Datum außerhalb des Bewilligungszeitraums, warnt das Formular sofort und du musst bewusst bestätigen. Das ist der Normalfall in der SPFH, wenn eine Folgebewilligung noch beim Jugendamt liegt. Mehr dazu: Bewilligungslücke und Folgebescheid.

Fahrzeit ist nicht Fahrtkosten

Zwei verschiedene Dinge, die gern verwechselt werden. Die Fahrzeit buchst du als Leistung in Minuten. Sie ist eine Frage der Fachleistungsstunde. Die Fahrtkosten laufen separat über eine Fahrtenerfassung mit Kilometern und Zweck. Dabei geht es um Erstattung und Fuhrpark. Wer beides in einen Topf wirft, rechnet entweder doppelt oder gar nicht ab.

Vertiefung im Ratgeber: Fachleistungsstunden abrechnen: die typischen Fehler · Vom Hilfeplan bis zur Abrechnung ohne Doppeleingabe · Stundensatz-Rechner. Begriff im Glossar: Fachleistungsstunde.

Vereinbarung & Personal

Was das Jugendamt von dir als Träger erwartet.

Vereinbarung nach § 77 SGB VIII

Nach § 77 SGB VIII sind zwischen öffentlicher und freier Jugendhilfe Vereinbarungen über die Höhe der Kosten der Inanspruchnahme sowie über Inhalt, Umfang und Qualität der Leistung anzustreben, samt Maßstäben für die Bewertung der Qualität. In der Praxis ist das euer wichtigstes Dokument: Dort steht der Stundensatz, was als Fachleistungsstunde gilt, wie mittelbare Leistungen behandelt werden und welche Qualifikation eure Fachkräfte mitbringen müssen. Das Nähere regelt Landesrecht, meist über Landesrahmenverträge.

Weiter: Die erste Leistungsvereinbarung · Landesrahmenverträge · Leistungsvereinbarung im Glossar.

Fachkraft: § 72 gilt nicht direkt für dich

Ein verbreitetes Missverständnis. § 72 SGB VIII richtet sich dem Wortlaut nach an die Träger der öffentlichen Jugendhilfe und deren Jugendämter. Für dich als freien Träger kommt die Anforderung über die Vereinbarung nach § 77 beziehungsweise den Landesrahmenvertrag. Dort ist definiert, wer bei euch als Fachkraft zählt, und daran wird geprüft. Unabhängig davon greift § 72a SGB VIII mit den erweiterten Führungszeugnissen.

Weiter: Fachkräftegebot im Glossar · § 72a · Führungszeugnisse verwalten.

Was Lotsana dafür mitführt: Am Mitarbeiter stehen Berufsabschluss, Funktion und Wochenstunden. Daneben liegen die Nachweise mit Ablaufdatum und Vorwarnzeit: erweitertes Führungszeugnis nach § 72a (Wiedervorlage nach 60 Monaten, Vorwarnung 90 Tage), Kinderschutz-Fortbildung nach § 8a (24 Monate), Erste Hilfe, Masernschutz, Qualifikationsnachweise. Läuft etwas ab oder fehlt ganz, steht es auf rot statt in einem Ordner. Aus denselben Daten entsteht die Trägerstatistik über die tätigen Personen nach § 99 Abs. 9 SGB VIII. Erfasst werden unter anderem Art des höchsten Berufsausbildungsabschlusses, Stellung im Beruf und Arbeitsbereich. Nach § 101 Abs. 1 SGB VIII ist diese Erhebung alle zwei Jahre durchzuführen (die jährliche Erhebung nach § 99 Abs. 7 betrifft dagegen Tageseinrichtungen). Details: Trägerstatistik § 99 SGB VIII.

Dokumentation

Doku im Familienkontext und ihre Grenzen.

Akte pro Person, Familie als Netzwerk

Hier gehört Klartext hin: Lotsana führt die Akte pro Person, nicht als Familienakte. In der SPFH legst du in der Regel das Kind oder den Jugendlichen an, für das die Hilfe bewilligt ist, und erfasst Eltern, Geschwister und weitere Beteiligte als Netzwerkpartner mit Rolle und Kontakt, daneben Schule, Kita, Ärzte, Beratungsstellen, Jugendamt. Bei Geschwisterfällen mit getrennten Bewilligungen sind das mehrere Akten. Wenn eine echte Haushaltsakte für euch das entscheidende Kriterium ist, sag uns das vor dem Test.

Vertraulichkeit nach § 65 SGB VIII

Was zum Zwecke persönlicher und erzieherischer Hilfe anvertraut wurde, steht unter dem besonderen Vertrauensschutz des § 65 SGB VIII. Der Wortlaut nennt Mitarbeitende öffentlicher Träger; für freie Träger ist ein entsprechender Schutz nach § 61 Abs. 3 SGB VIII sicherzustellen. In Lotsana lässt sich ein Doku-Eintrag als vertraulich markieren, lesbar dann nur für die Person, der er anvertraut wurde. Diese Grenze gilt konsequent: Auch Berichte und Auswertungen bekommen vertrauliche Einträge nicht zu sehen.

Berichtstypen, die zum Verfahren passen

Verlaufseinträge laufen als Tagesbericht, Wochenbericht, Eintrag zum Hilfeplangespräch oder Entwicklungsbericht. Sie sind versioniert, sodass nachvollziehbar bleibt, was wann geändert wurde. Zum nächsten Termin erzeugt Lotsana ein Vorbereitungsblatt aus sechs Monaten echter Falldaten: Stunden, Stand der Ziele, Verlauf, Vorkommnisse, offene Aufgaben. Die fachliche Einschätzung und die Verantwortung bleiben bei der Fachkraft. Weiter: Entwicklungsbericht schreiben · Hilfeplangespräch vorbereiten.

Schutzauftrag nach § 8a SGB VIII

Auch hier lohnt der genaue Blick: § 8a Abs. 1 SGB VIII verpflichtet zunächst das Jugendamt, bei gewichtigen Anhaltspunkten für eine Kindeswohlgefährdung das Risiko im Zusammenwirken mehrerer Fachkräfte einzuschätzen. Für euch als Dienst greift Absatz 4: In der Vereinbarung mit dem öffentlichen Träger ist sicherzustellen, dass eure Fachkräfte bei gewichtigen Anhaltspunkten eine Gefährdungseinschätzung vornehmen und dabei eine insoweit erfahrene Fachkraft beratend hinzuziehen. Vorkommnisse laufen deshalb strukturiert: Kategorie inklusive Kindeswohlgefährdung, Schweregrad, Zeitpunkt, Ort, Sofortmaßnahmen. Und der Meldeweg wird nachgehalten, bis die Meldung raus ist. Weiter: Schutzauftrag im ambulanten Dienst · insoweit erfahrene Fachkraft.

Die Zitate und Paragrafenangaben auf dieser Seite verweisen auf die amtliche Fassung bei gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz / juris). Lotsana ist eine Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Was in eurem Fall gilt, steht in eurer Vereinbarung und im Landesrecht.

Wohngruppe nach § 34 SGB VIII

In der Wohngruppe: vom Dienstbeginn bis zur Übergabe an den nächsten Dienst.

Heimerziehung und sonstige betreute Wohnformen sollen Kinder und Jugendliche nach § 34 SGB VIII durch eine Verbindung von Alltagserleben mit pädagogischen und therapeutischen Angeboten in ihrer Entwicklung fördern. Im Alltag heißt das: Mehrere Leute betreuen dieselben Kinder und Jugendlichen im Wechsel, und keiner war bei allem dabei. Was der Frühdienst erlebt hat, muss der Spätdienst in ein paar Minuten erfassen können. Steht die Tagesdoku als langer Text für die ganze Gruppe da, liest jeder alles, um den einen Hinweis zu finden, der ihn angeht.

Schichtübergabe zum Dienstbeginn

Die Seite Schichtübergabe zeigt die Übergabe-Einträge der Gruppe, die neuesten oben. Was dazugekommen ist, seit du die Seite zuletzt geöffnet hast, trägt die Markierung „neu“. Geschrieben wird die Übergabe beim Kind oder Jugendlichen selbst, als Eintrag vom Typ „Übergabe“ in der Akte. So findet man sie später auch dort wieder, und Versionierung und Vertraulichkeit gelten wie bei jedem anderen Eintrag.

Tagesdoku je Kind statt eines Gruppentexts

Der Gruppen-Tag zeigt alle Kinder und Jugendlichen mit belegtem Platz auf einer Seite: zu wem es heute schon einen Eintrag gibt, von wem und um wie viel Uhr, und zu wem noch nicht. Ein Klick öffnet die Doku-Maske für die Person, mit „Tagesbericht“ vorbelegt. Neben Tagesbericht und Übergabe gibt es den Typ „Bezugsbetreuungsgespräch“, eigene Typen legt ihr in den Einstellungen an. Wer für den Tagesbericht eine feste Gliederung will, speichert sie als Textbaustein und holt sie in der Doku-Maske über „Textbaustein einfügen“ dazu.

Bezugsbetreuung

Jedem Kind und jedem Jugendlichen lässt sich eine Bezugsbetreuung zuordnen. Die Fachkraft sieht ihre Bezugsklienten auf dem Dashboard unter „Meine Bezugsklienten“. Die Gespräche laufen als eigener Doku-Typ, und im Doku-Reiter der Akte lässt sich nach Typ filtern. Dann stehen alle Bezugsbetreuungsgespräche untereinander, ohne dass jemand im Tagesbericht danach suchen muss.

Aufnahme

Anfragen landen unter „Aufnahme & Warteliste“. Bei der Aufnahme legt Lotsana die Akte an, und der Aufnahme-Assistent fragt Schritt für Schritt ab, was eine Wohngruppe zum Einzug braucht: Bezugsbetreuung, wichtige Kontakte wie die Vormundschaft, Bewilligung mit Kostenträger, Platz und Einzugsdatum. Welche der empfohlenen Angaben er abfragt, legt ihr je Einrichtung fest.

Was die Leitung sieht: Im Korrektur-Radar auf dem Dashboard der Leitung erscheinen Kinder mit belegtem Platz, zu denen weder heute noch gestern ein Eintrag da ist. Die Frist stellt ihr je Einrichtung ein, bis zu sieben Tage, oder schaltet sie ab. Das Radar zeigt bis zu acht Hinweise auf einmal, rote und älteste zuerst; wer heute noch keinen Eintrag hat, zeigt der Gruppen-Tag. Schichtübergabe, Gruppen-Tag und Bezugsbetreuung sind Bausteine, die ihr unter Einstellungen → Module an- und abschaltet; Platz und Einzug gehören zum Baustein Wohnraum.

Wo die Grenzen liegen: Es gibt kein Schichtbuch, in dem jede Übergabe einem bestimmten Dienst aus dem Dienstplan zugeordnet ist, und keine Bestätigung, wer eine Übergabe gelesen hat. Die Markierung „neu“ gilt je Person und hängt am letzten Besuch der Seite. Abgerechnet wird nach Fachleistungsstunden oder nach Tagessatz je Kind, mit Anwesenheit je Kalendertag und Kürzung bei Abwesenheit. Was die ganze Gruppe betrifft und kein einzelnes Kind, hat keinen eigenen Übergabe-Eintrag; dafür gibt es Aufgaben, die ihr einer Person mit Fälligkeit zuweist, und den Messenger, in dem ihr zum Beispiel einen Kanal je Gruppe anlegt. Die Kanäle sehen alle Konten eures Trägers. Wenn ein Schichtbuch mit Dienstbezug für euch der Kern ist, sag es uns vor dem Test.

Eine Wohngruppe gilt in aller Regel als Einrichtung, und für ihren Betrieb braucht der Träger eine Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII. Schon mit dem Antrag legt der Träger die Konzeption vor, und die gibt auch Auskunft über die ordnungsgemäße Buch- und Aktenführung (§ 45 Abs. 3 Nr. 1). Ereignisse oder Entwicklungen, die geeignet sind, das Wohl der Kinder und Jugendlichen zu beeinträchtigen, zeigt der Träger der zuständigen Behörde unverzüglich an, und die einrichtungsbezogenen Aufzeichnungen bewahrt er mindestens fünf Jahre auf (§ 47 Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 2 SGB VIII, mehr dazu unter Meldepflicht nach § 47). In Lotsana steht am Vorkommnis, ob eine Meldung nötig ist, an wen sie geht und wann sie raus ist. Lotsana läuft im Browser, am PC im Dienstzimmer wie am Tablet; eine App gibt es nicht. Was ohne Netz geht, steht unter Arbeiten unterwegs.

Für alle, die beim Dienstwechsel noch mit Papier übergeben

Das Übergabeblatt für die Wohngruppe trennt oben die Gruppe von den einzelnen Kindern und Jugendlichen darunter und fragt je Zeile vier Dinge ab: was seit dem letzten Dienst passiert ist, was jetzt wichtig ist, welche Termine anstehen und was noch offen ist. Statt Namen stehen Kürzel oder Vornamen drauf, dazu ein kurzer Hinweis, warum. Eine Word-Datei, die ihr an eure Gruppe anpasst. Kostenlos, und Lotsana braucht ihr dafür nicht.

Der Weg ist derselbe wie beim Ablaufschema: Du bestätigst deine E-Mail-Adresse, bekommst die Datei und dazu die Praxis-Serie „Kinderschutz in der Jugendhilfe“ und Infos zu Lotsana. Übergabeblatt kostenlos anfordern →

Erziehungsstellen und intensive Einzelbetreuung

Wenn das Jugendamt einen Tagessatz bewilligt, zählt der Kalendertag.

Die intensive sozialpädagogische Einzelbetreuung nach § 35 SGB VIII ist „in der Regel auf längere Zeit angelegt" und wird je nach Projekt nach Fachleistungsstunden oder nach Tagessatz vereinbart. Erziehungsstellen, also die Betreuung eines Kindes in einer Familie mit pädagogischer Fachkraft, laufen je nach Land als Vollzeitpflege in besonderer Form nach § 33 Satz 2 oder als betreute Wohnform nach § 34 SGB VIII, und dort ist der Tagessatz der Normalfall. Beides hängt am jungen Menschen, jeder Fall ist ein Einzelfall, und jedes Kind und jeder Jugendliche bekommt eine eigene Rechnung.

Stunden oder Tage, das steht an der Bewilligung

Je Bewilligung wählst du, wonach abgerechnet wird: „Stunden (Fachleistungsstunden)" oder „Tagen (Tagessatz)". Bekommt ein Kind einen Tagessatz und dazu bewilligte Fachleistungsstunden, sind das zwei Bewilligungen in seiner Akte, genau wie im Bescheid. Beim Tagessatz sind die Stunden egal, gezählt wird der Kalendertag, und der Satz steht als Euro je Tag an der Bewilligung.

Anwesenheit je Kalendertag, angeklickt wird nur die Abweichung

Im Monatskalender des Kindes stehen alle Tage auf anwesend. Du markierst nur, was abweicht, und wählst den Grund: Krankenhaus, Kur oder Reha, Heimfahrt, Urlaub bei den Eltern, Klassenfahrt, abgängig oder Sonstiges. Unter „Anwesenheit (Monat)" siehst du alle Kinder einer Einrichtung auf einer Seite, Kinder als Zeilen, Tage als Spalten. Der Monatsnachweis trägt eine Zeile je Kalendertag.

Kürzung bei Abwesenheit, so wie ihr es vereinbart habt

Ob eine Heimfahrt voll zählt, zur Hälfte oder gar nicht, steht in eurer Vereinbarung mit dem Jugendamt. In Lotsana hinterlegst du je Bewilligung und je Grund den Prozentsatz des Tagessatzes, der dann noch abgerechnet wird. Ohne Eintrag gibt es keine Kürzung. Die Rechnung rechnet mit dem Anteil, und auf der Rechnung steht je Grund, wie viele Tage es waren, etwa „3 Tage Heimfahrt, gekürzt auf 80 %".

Taschengeld und Bekleidung auf einer eigenen Rechnung

Steht das Taschengeld auf derselben Rechnung wie der Tagessatz, wird wegen dreißig Euro die ganze Rechnung angehalten. Deshalb gibt es die Nebenkosten-Rechnung: ein eigener Beleg mit bis zu zehn Zeilen, eigener Nummer, Storno mit Gutschrift und auf Wunsch als XRechnung. Der Tagessatz geht getrennt raus und bleibt von der Rückfrage unberührt.

So sieht ein Monat aus. Ein Kind war an achtundzwanzig Tagen da, zwei Tage bei den Eltern, einen Tag auf Klassenfahrt. Im Monatskalender stehen alle Tage auf anwesend, angeklickt werden die drei, die abweichen, mit ihrem Grund. An der Bewilligung steht, wie viel Prozent ein Tag bei Heimfahrt und bei Klassenfahrt noch zählt. Die Rechnung ans Jugendamt rechnet die achtundzwanzig vollen Tage und die drei Anteile zusammen, das Taschengeld steht auf der Nebenkosten-Rechnung daneben, und beide gehen als XRechnung mit der geprüften Leitweg-ID des Amtes raus.

Wer die Arbeit macht. Fachkräfte, Honorarkräfte und Minijobber führst du je Person mit ihrer Beschäftigungsart. Für eine Honorarkraft hinterlegst du den Honorarsatz je Stunde oder je Tag; ob so ein Vertrag noch selbstständig ist, steht im Ratgeber Scheinselbstständigkeit im Sozialbereich. Wer nur die eigenen Stunden und Fahrten einträgt, braucht kein Vollkonto: Das Zeit-Konto kostet 5 € im Monat und zählt nicht zu den fünf. Und was in der Software bei einem Tagessatz nicht passiert: Die Tageszeile erzeugt keine Arbeitszeit, weil der Tagessatz die Unterbringung bezahlt und nicht die Anwesenheit einer Person. Die Arbeitszeit der Kräfte läuft getrennt, mit „Kommen" und „Gehen" oder als Eintrag.

Beim Einrichten des Testzugangs nimmst du die Kachel Ambulante Jugendhilfe (SPFH, Erziehungsbeistand, ambulante Hilfen); dann sind Dienstplan, Einsatzplaner, Fahrtenbuch, Schichtübergabe und Bezugsbetreuung an, dazu die vier Kernmodule Klientenakte, Dokumentation, Kostenträger und Schulen. Für Erziehungsstellen und Wohngruppen kommt die Kachel Wohngruppen / stationär dazu, mit Wohnraum, Kassen und Barbeträgen. Was ihr nicht braucht, schaltet ihr danach unter Einstellungen und Module ab. Mehr zur ISE als eigenem Angebot: ISE nach § 35 SGB VIII anbieten · Begriff im Glossar: Intensive sozialpädagogische Einzelbetreuung · Hilfen zur Erziehung.

Praxiswissen

Häufige Fragen aus dem Alltag.

Wie lange dürfen wir Falldaten aufbewahren?

Grundsatz: nur so lange, wie sie gebraucht werden. Danach löschen (DSGVO) bzw. je nach Unterlage gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Wichtig ist ein dokumentiertes Löschkonzept: Wer hat wann was gelöscht? Was Lotsana dafür mitbringt: Eine Akte lässt sich sperren statt löschen, mit einer Aufbewahrungsfrist; im Datenschutz-Bereich stehen die Akten, deren Frist abgelaufen ist; und jede Änderung und Löschung landet mit Konto und Zeitpunkt im Änderungsprotokoll. Das Löschkonzept selbst schreiben müsst ihr. Die Software liefert den Nachweis, nicht die Entscheidung. Welche Fristen gelten, erklären die Aufbewahrungsfristen für Sozialdaten im Glossar.

Was gehört in eine § 8a-Dokumentation?

Wahrnehmung (konkret, ohne Wertung), Gefährdungseinschätzung, wer beteiligt wurde (insoweit erfahrene Fachkraft!), vereinbarte Schritte und Termine. Entscheidend ist die Nachvollziehbarkeit im Nachhinein. Strukturierte Felder helfen mehr als Freitext. Das Verfahren dahinter erklärt der Schutzauftrag (§ 8a SGB VIII) im Glossar; nicht zu verwechseln mit der Meldepflicht nach § 47 SGB VIII an die Erlaubnisbehörde.

Dürfen Berichte mit KI-Unterstützung entstehen?

Ja, wenn die Fachkraft den Entwurf prüft und verantwortet. Die fachliche Einschätzung bleibt beim Menschen. Wichtig ist die Datenschutzseite: Die KI-Verarbeitung braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Das Diktat in Lotsana läuft lokal auf unserem Server, da geht nichts raus.

Was prüft das Jugendamt bei Fachleistungsstunden am ehesten?

Drei Fragen ergeben sich direkt aus der Vereinbarung: Stimmen dokumentierte Einsätze und Rechnung überein? Wurden Kontingente überschritten? Sind indirekte Leistungen so abgegrenzt, wie es vereinbart ist? Wer Doku und Abrechnung in einem System führt, kann alle drei aus denselben Daten beantworten. Vor jedem Rechnungslauf meldet Lotsana überschrittene Kontingente, fehlende Stundensätze und Buchungen ohne abrechenbare Zeit. Die Abgrenzung direkt/indirekt stellst du selbst ein. Dafür gibt es kein richtig oder falsch außerhalb eurer Vereinbarung.

Mehr davon, kostenlos im Ratgeber: Selbstständig als Sozialarbeiter · Intensivbetreuung / ISE anbieten · Fachleistungsstunden abrechnen · DSGVO & Löschkonzept · Hilfeplan bis Abrechnung

Fragen aus SPFH und Wohngruppe

Was Träger vor dem Test wissen wollen.

Zählen Fahrzeit, Fallbesprechung und Berichtszeit als Fachleistungsstunde?+

Das entscheidet nicht die Software, sondern eure Vereinbarung mit dem Jugendamt. Viele Vereinbarungen trennen direkte Arbeit am Fall von mittelbaren Leistungen wie Fahrt, Vor- und Nachbereitung, Dokumentation oder Fallbesprechung. Manche vergüten Mittelbares über einen prozentualen Zuschlag, manche zählen es aufs Kontingent, manche gar nicht. In Lotsana wählst du beim Buchen die Tätigkeit (Einsatz, Fahrt, Telefonat/Kontakt, Vor-/Nachbereitung, Dokumentation, Hilfeplangespräch) und die FLS-Klasse direkt oder indirekt. Ob indirekte Stunden aufs bewilligte Kontingent angerechnet werden, stellst du je Bewilligung ein. So bildet ihr eure Vereinbarung ab, statt euch an eine fremde Logik anzupassen.

Wie kommt die Hilfeplanung nach § 36 SGB VIII in die Software?+

Die im Hilfeplangespräch vereinbarten Ziele legst du als Ziele in der Akte an: mit Lebensbereich, Ausgangssituation, Ziel, geplanter Maßnahme und einem Termin für die nächste Evaluation. Zu jedem Ziel hältst du Bewertungen fest (nicht erreicht, teilweise, erreicht, abgebrochen). Steht eine Evaluation an oder ist sie überfällig, erscheint das auf dem Dashboard. Vor dem nächsten Hilfeplangespräch erzeugt Lotsana ein Vorbereitungsblatt aus den echten Falldaten der letzten sechs Monate: geleistete Stunden, Stand der Ziele, Verlaufsdokumentation, besondere Vorkommnisse und offene Aufgaben.

Wir arbeiten mit der ganzen Familie. Wie bildet ihr das ab?+

Ehrliche Antwort: Lotsana führt die Akte pro Person, nicht als Familienakte. In der SPFH legst du in der Regel das Kind oder den Jugendlichen an, für das die Hilfe bewilligt wurde, und erfasst Eltern, Geschwister und weitere Beteiligte als Netzwerkpartner mit Rolle und Kontakt, daneben Schule, Kita, Ärzte, Beratungsstellen und das Jugendamt. Bei Geschwisterfällen mit getrennten Bewilligungen bedeutet das mehrere Akten. Wenn eine echte Familien- oder Haushaltsakte für euch entscheidend ist, sag es uns vor dem Test. Dann klären wir vorher, ob Lotsana zu euch passt, statt dass ihr es nach vier Wochen merkt.

Was verlangt eine Vereinbarung nach § 77 SGB VIII von uns?+

§ 77 SGB VIII sieht vor, dass zwischen öffentlicher und freier Jugendhilfe Vereinbarungen über die Höhe der Kosten sowie über Inhalt, Umfang und Qualität der Leistung angestrebt werden, einschließlich Maßstäben für die Bewertung der Qualität. Praktisch heißt das: In dieser Vereinbarung steht euer Stundensatz, was als Fachleistungsstunde zählt, wie mittelbare Leistungen behandelt werden und welche Qualifikation eure Fachkräfte haben müssen. Das Nähere regelt Landesrecht, meist über Landesrahmenverträge. Lies deine Vereinbarung, bevor du eine Software einrichtest. Die Software muss ihr folgen, nicht umgekehrt.

Gilt das Fachkräftegebot nach § 72 SGB VIII auch für uns als freien Träger?+

Nicht unmittelbar. § 72 SGB VIII richtet sich dem Wortlaut nach an die Träger der öffentlichen Jugendhilfe und deren Jugendämter. Für freie Träger kommt die Anforderung über die Vereinbarung nach § 77 SGB VIII beziehungsweise den Landesrahmenvertrag. Dort steht, wer bei euch als Fachkraft gilt. Daran wird in Prüfungen gemessen. Unabhängig davon gilt § 72a SGB VIII: erweiterte Führungszeugnisse für Personen, die Kinder und Jugendliche beaufsichtigen, betreuen oder vergleichbaren Kontakt haben. Lotsana führt beides am Mitarbeiter mit: Berufsabschluss und Funktion sowie Nachweise mit Ablaufdatum und Vorwarnzeit.

Wie weisen wir die Stunden gegenüber dem Jugendamt nach?+

Jede gebuchte Leistung hängt an einer Bewilligung mit Kostenträger, Aktenzeichen, Bewilligungszeitraum, Stundenkontingent und Stundensatz. Buchst du außerhalb des Bewilligungszeitraums, warnt Lotsana direkt im Formular und du musst bewusst bestätigen, etwa wenn eine Nachbewilligung noch läuft. Vor dem Rechnungslauf prüft Lotsana auf fehlende Stundensätze, überschrittene Kontingente und Buchungen ohne abrechenbare Zeit. Leistungsnachweise lassen sich digital unterschreiben; die Rechnung geht als XRechnung ans Jugendamt.

Könnt ihr auch Wohngruppen nach § 34 SGB VIII abbilden?+

Ja, den Alltag in der Gruppe und die Abrechnung. Die Übergabe ist ein eigener Doku-Typ mit einer Sammelsicht zum Dienstbeginn, die markiert, was seit deinem letzten Besuch dazugekommen ist. Dazu kommen der Gruppen-Tag mit dem Doku-Stand je Kind, die Bezugsbetreuung und ein Aufnahme-Assistent, der nach Platz und Einzug fragt. Im Korrektur-Radar der Leitung erscheinen außerdem Kinder, zu denen weder heute noch gestern etwas dokumentiert ist; das Radar zeigt bis zu acht Hinweise auf einmal. Was fehlt: ein Schichtbuch, das jede Übergabe einem Dienst aus dem Dienstplan zuordnet, und eine Bestätigung, wer eine Übergabe gelesen hat. Abgerechnet wird nach Fachleistungsstunden oder nach Tagessatz je Kind, mit Anwesenheit je Kalendertag und Kürzung bei Abwesenheit.

Wir haben ambulante Hilfen und eine Wohngruppe. Geht beides in einem Lotsana?+

Ja. Die Wohngruppe wird eine eigene Einrichtung, und je Einrichtung stellt ihr ein, ob sie ambulant, stationär oder beides ist. Davon hängt ab, ob der Aufnahme-Assistent nach Platz und Einzug fragt. Konten lassen sich einer oder mehreren Einrichtungen zuordnen; wer nur der Wohngruppe zugeordnet ist, sieht nur deren Kinder und Jugendliche. Welche Bausteine an sind, stellt ihr unter Einstellungen → Module ein. Wer beim ersten Einrichten das Arbeitsfeld „Wohngruppen / stationär“ wählt, hat Schichtübergabe, Bezugsbetreuung und Wohnraum gleich an.

Wir betreiben Erziehungsstellen und rechnen nach Tagessatz ab. Geht das?+

Ja. An der Bewilligung wählst du „Tagen (Tagessatz)" statt Stunden, gezählt wird der Kalendertag, und im Monatskalender markierst du nur die Tage, an denen das Kind nicht da war, mit dem Grund. Je Grund steht an der Bewilligung, wie viel Prozent des Tagessatzes dann noch zählen. Taschengeld und Bekleidung stellst du als Nebenkosten-Rechnung getrennt, und je Kind entsteht eine eigene Rechnung. Bekommt dasselbe Kind zusätzlich Fachleistungsstunden bewilligt, ist das eine zweite Bewilligung in seiner Akte. Beim Umstieg kommen auch Bewilligungen nach Tagessatz per Import hinein; die Prozentsätze je Grund trägst du danach an der Bewilligung nach.

Habt ihr Referenzen aus der SPFH?+

Nein. Lotsana ist neu, es gibt noch keine Referenzliste. Und wir schreiben hier keine hin, die es nicht gibt. Was wir anbieten: 30 Tage kostenlos testen, auf Wunsch mit euren eigenen Daten und einer echten Bewilligung. Nimm einen laufenden Fall, buch eine Woche Stunden inklusive Fahrt und Bericht, lass eine Rechnung erzeugen und schau, ob die Zahlen zu eurer Vereinbarung passen. Das sagt mehr als jede Referenz.

Stand: 23. September 2026. Diese Seite ist eine Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Verbindlich sind eure Vereinbarung nach § 77 SGB VIII, der Bescheid des Jugendamts und der Landesrahmenvertrag. Die beschriebenen Funktionen entsprechen dem Stand der Software am 23.09.2026. Hinweise auf Änderungen gern an kontakt@lotsana.de. Angaben ohne Gewähr.

Ziele, Verlauf und Bericht hängen zusammen

§ 8a & besondere Vorkommnisse, sauber dokumentiert

Fachleistungsstunden ohne Zettelwirtschaft