Zählen Fahrzeit, Fallbesprechung und Berichtszeit als Fachleistungsstunde?+
Das entscheidet nicht die Software, sondern eure Vereinbarung mit dem Jugendamt. Viele Vereinbarungen trennen direkte Arbeit am Fall von mittelbaren Leistungen wie Fahrt, Vor- und Nachbereitung, Dokumentation oder Fallbesprechung – manche vergüten Mittelbares über einen prozentualen Zuschlag, manche zählen es aufs Kontingent, manche gar nicht. In Lotsana wählst du beim Buchen die Tätigkeit (Einsatz, Fahrt, Telefonat/Kontakt, Vor-/Nachbereitung, Dokumentation, Hilfeplangespräch) und die FLS-Klasse direkt oder indirekt. Ob indirekte Stunden aufs bewilligte Kontingent angerechnet werden, stellst du je Maßnahme ein – so bildet ihr eure Vereinbarung ab, statt euch an eine fremde Logik anzupassen.
Wie kommt die Hilfeplanung nach § 36 SGB VIII in die Software?+
Die im Hilfeplangespräch vereinbarten Ziele legst du als Ziele in der Akte an – mit Lebensbereich, Ausgangssituation, Ziel, geplanter Maßnahme und einem Termin für die nächste Evaluation. Zu jedem Ziel hältst du Bewertungen fest (nicht erreicht, teilweise, erreicht, abgebrochen). Steht eine Evaluation an oder ist sie überfällig, erscheint das auf dem Dashboard. Vor dem nächsten Hilfeplangespräch erzeugt Lotsana ein Vorbereitungsblatt aus den echten Falldaten der letzten sechs Monate: geleistete Stunden, Stand der Ziele, Verlaufsdokumentation, besondere Vorkommnisse und offene Aufgaben.
Wir arbeiten mit der ganzen Familie – wie bildet ihr das ab?+
Ehrliche Antwort: Lotsana führt die Akte pro Person, nicht als Familienakte. In der SPFH legst du in der Regel das Kind oder den Jugendlichen an, für das die Hilfe bewilligt wurde, und erfasst Eltern, Geschwister und weitere Beteiligte als Netzwerkpartner mit Rolle und Kontakt – daneben Schule, Kita, Ärzte, Beratungsstellen und das Jugendamt. Bei Geschwisterfällen mit getrennten Bewilligungen bedeutet das mehrere Akten. Wenn eine echte Familien- oder Haushaltsakte für euch entscheidend ist, sag es uns vor dem Test – dann klären wir vorher, ob Lotsana zu euch passt, statt dass ihr es nach vier Wochen merkt.
Was verlangt eine Vereinbarung nach § 77 SGB VIII von uns?+
§ 77 SGB VIII sieht vor, dass zwischen öffentlicher und freier Jugendhilfe Vereinbarungen über die Höhe der Kosten sowie über Inhalt, Umfang und Qualität der Leistung angestrebt werden – einschließlich Maßstäben für die Bewertung der Qualität. Praktisch heißt das: In dieser Vereinbarung steht euer Stundensatz, was als Fachleistungsstunde zählt, wie mittelbare Leistungen behandelt werden und welche Qualifikation eure Fachkräfte haben müssen. Das Nähere regelt Landesrecht, meist über Landesrahmenverträge. Lies deine Vereinbarung, bevor du eine Software einrichtest – die Software muss ihr folgen, nicht umgekehrt.
Gilt das Fachkräftegebot nach § 72 SGB VIII auch für uns als freien Träger?+
Nicht unmittelbar. § 72 SGB VIII richtet sich dem Wortlaut nach an die Träger der öffentlichen Jugendhilfe und deren Jugendämter. Für freie Träger kommt die Anforderung über die Vereinbarung nach § 77 SGB VIII beziehungsweise den Landesrahmenvertrag – dort steht, wer bei euch als Fachkraft gilt. Daran wird in Prüfungen gemessen. Unabhängig davon gilt § 72a SGB VIII: erweiterte Führungszeugnisse für Personen, die Kinder und Jugendliche beaufsichtigen, betreuen oder vergleichbaren Kontakt haben. Lotsana führt beides am Mitarbeiter mit: Berufsabschluss und Funktion sowie Nachweise mit Ablaufdatum und Vorwarnzeit.
Wie weisen wir die Stunden gegenüber dem Jugendamt nach?+
Jede gebuchte Leistung hängt an einer Maßnahme mit Kostenträger, Aktenzeichen, Bewilligungszeitraum, Stundenkontingent und Stundensatz. Buchst du außerhalb des Bewilligungszeitraums, warnt Lotsana direkt im Formular und du musst bewusst bestätigen – etwa wenn eine Nachbewilligung noch läuft. Vor dem Rechnungslauf prüft Lotsana auf fehlende Stundensätze, überschrittene Kontingente und Buchungen ohne abrechenbare Zeit. Leistungsnachweise lassen sich digital unterschreiben; die Rechnung geht als XRechnung ans Jugendamt.
Habt ihr Referenzen aus der SPFH?+
Nein. Lotsana ist neu, es gibt noch keine Referenzliste – und wir schreiben hier keine hin, die es nicht gibt. Was wir anbieten: 30 Tage kostenlos testen, auf Wunsch mit euren eigenen Daten und einer echten Bewilligung. Nimm einen laufenden Fall, buch eine Woche Stunden inklusive Fahrt und Bericht, lass eine Rechnung erzeugen und schau, ob die Zahlen zu eurer Vereinbarung passen. Das sagt mehr als jede Referenz.
