Erweiterte Führungszeugnisse: was du speichern darfst und was nicht in die Personalakte gehört

Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Es gibt zwei Wege, bei diesem Thema aufzufallen. Der bekannte: Bei der Prüfung fehlt ein Zeugnis oder es ist sechs Jahre alt. Der unbekannte, und der ist der teurere: Du hast alle Zeugnisse — als Kopie im Personalordner. Damit hast du zwar den Kinderschutz erfüllt und gleichzeitig gegen das Datenschutzrecht verstoßen.

Stand: August 2026. Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung — verbindlich sind deine Vereinbarung mit dem Jugendamt, deine Leistungs- und Entgeltvereinbarungen und die Auskunft der zuständigen Stelle. Grundlage: § 72a SGB VIII, § 30a BZRG, § 124 SGB IX, § 75 SGB XII sowie die Fachlichen Empfehlungen des Bayerischen Landesjugendamts (Beschluss vom 24.09.2025) und die Arbeitshilfe des Paritätischen Gesamtverbands (2. Auflage, November 2025). Nur den Paragrafen nachschlagen? Erweitertes Führungszeugnis (§ 72a SGB VIII) im Glossar — in 30 Sekunden.

Wer überhaupt eins vorlegen muss

Die erste Überraschung für viele kleine Träger: In der Kinder- und Jugendhilfe geht es nicht nur um die pädagogischen Fachkräfte. Im Gesetzestext steht das allerdings nicht: § 72a Abs. 2 SGB VIII sagt nur, dass der freie Träger keine einschlägig verurteilte Person hauptamtlich beschäftigen darf — wen das im Einzelnen erfasst, lässt der Wortlaut offen. Das Bayerische Landesjugendamt legt es in seinen Fachlichen Empfehlungen so aus, dass die Überprüfung bei allen Beschäftigten vorzunehmen ist, die unmittelbar oder mittelbar Aufgaben der Kinder- und Jugendhilfe wahrnehmen, und nennt ausdrücklich auch Hausmeisterinnen und Hausmeister, Küchen- und Reinigungspersonal, Schreibkräfte und Verwaltungskräfte. Honorarkräfte und Werkauftragnehmerinnen sind ebenfalls erfasst. Ausgenommen sind Personen ohne Kontakt zu Minderjährigen — als Beispiel wird Supervision genannt. Das ist eine fachliche Empfehlung, keine gesetzliche Aufzählung; welche Fassung dein Jugendamt zugrunde legt, steht in eurer Vereinbarung.

Bei neben- und ehrenamtlich Tätigen entscheidet der Träger nicht pauschal, sondern nach drei Kriterien, die § 72a Abs. 3 Satz 2 SGB VIII nennt und die für freie Träger über die Vereinbarung nach Abs. 4 Satz 2 gelten: Art, Intensität und Dauer des Kontakts. Nicht einzeln, sondern in der Gesamtschau. Praktisch heißt das: Eine 1:1-Betreuung wiegt schwerer als eine Gruppenaktivität, ein geschlossener Raum schwerer als der offene Schulhof, ein regelmäßiger Kontakt schwerer als ein einmaliger. Für Tätigkeiten mit Übernachtung empfiehlt das Landesjugendamt, immer Einsicht zu nehmen.

Und dann gibt es noch den Punkt, an dem viele Träger stolpern, weil sie in zwei Rechtskreisen unterwegs sind: Die Regeln sind je Sozialgesetzbuch verschieden.

Rechtskreis	Rechtsgrundlage	Wer legt vor	Löschfrist nach Ende der Tätigkeit
Kinder- und Jugendhilfe	§ 72a SGB VIII	alle hauptamtlich Beschäftigten mit unmittelbarer oder mittelbarer Aufgabe, dazu neben-/ehrenamtlich Tätige nach Art, Intensität und Dauer des Kontakts	spätestens sechs Monate — bei neben-/ehrenamtlich Tätigen aus § 72a Abs. 5 SGB VIII, bei hauptamtlich Beschäftigten aus § 30a Abs. 3 BZRG
Eingliederungshilfe	§ 124 Abs. 2 SGB IX	Fach- und anderes Betreuungspersonal mit Kontakt zu Leistungsberechtigten, vor Einstellung oder dauerhafter ehrenamtlicher Tätigkeit	spätestens drei Monate
Sozialhilfe	§ 75 Abs. 2 SGB XII	gleichlautend zu § 124 Abs. 2 SGB IX	spätestens drei Monate
Pflege / Unterstützung im Alltag	kein bundesweiter Gleichlauf	ergibt sich in der Praxis aus Landesrecht und aus der Anerkennung deines Angebots	richtet sich nach der jeweiligen Grundlage

Der Unterschied im Personenkreis ist kein Detail. In der Jugendhilfe ist die Verwaltungskraft drin, in der Eingliederungshilfe zählt der Paritätische Verwaltungsmitarbeitende und Hausmeister ausdrücklich nicht zum Fach- oder Betreuungspersonal. Wenn du in beiden Feldern unterwegs bist — etwa Schulbegleitung nach § 35a SGB VIII und nach SGB IX —, brauchst du zwei Listen, nicht eine.

Für Angebote nach § 45a SGB XI: Im Bundesrecht steht dazu nichts Vergleichbares. Der Paritätische Gesamtverband (Sekundärquelle, Arbeitshilfe 11/2025) schreibt, dass die Vorlagepflicht bei nach § 72 SGB XI zugelassenen Pflegeeinrichtungen nicht aus dem Bundesrecht folgt, sondern sich vielfach aus den Heimgesetzen der Länder ergibt. Für Angebote zur Unterstützung im Alltag gilt die jeweilige Anerkennungsverordnung deines Bundeslandes. Übertrag die Jugendhilfe-Regeln nicht einfach — frag die Anerkennungsbehörde und leg die Antwort schriftlich ab.

Die Frist: warum „alle fünf Jahre“ nirgends im Gesetz steht

§ 72a SGB VIII sagt nur, dass Führungszeugnisse „bei der Einstellung oder Vermittlung und in regelmäßigen Abständen“ vorzulegen sind. Eine Zahl nennt der Gesetzgeber bewusst nicht, um Flexibilität zu lassen. In der Praxis hat sich ein Zeitraum von fünf Jahren etabliert; das Bayerische Landesjugendamt schreibt das so und legt es auch seiner Mustervereinbarung zugrunde („zu Beginn und danach in der Regel alle fünf Jahre“). Der Paritätische formuliert in seinem Muster für die Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag „spätestens nach fünf Jahren“.

Verbindlich für dich ist trotzdem nicht die Faustregel, sondern der Text deiner eigenen Vereinbarung. Manche Jugendämter verkürzen. Lies nach, bevor du ein Intervall im System hinterlegst.

Zwei weitere Zeitangaben, die in der Praxis regelmäßig durcheinandergehen:

Nicht älter als drei Monate. Vor der Einstellung wird ein Zeugnis verlangt, das bei Vorlage nicht älter als drei Monate ist. Das ist keine gesetzliche Gültigkeitsdauer — es gibt keine. Das Landesjugendamt weist selbst darauf hin, dass es im Ermessen der Stelle liegt, wie alt ein Zeugnis noch sein darf. Ein Führungszeugnis gibt immer nur den Stand seines Ausstellungstages wieder.
Der Fünf-Jahres-Zeitraum ist eine Obergrenze, kein Schutzschild. Werden dir Hinweise auf eine Straftat oder Verurteilung bekannt, forderst du unabhängig vom Turnus ein neues Zeugnis nach § 30a BZRG an. Stichproben innerhalb des Zeitraums sind ausdrücklich vorgesehen.

Was du speichern darfst — und was nicht

Das ist der Punkt, an dem gut gemeinte Sorgfalt zum Verstoß wird. Wer alle Zeugnisse einscannt und ablegt, denkt, er sei besonders gründlich. Tatsächlich verarbeitet er Strafdaten ohne Rechtsgrundlage.

Die Logik dahinter ist in allen Rechtskreisen dieselbe: Du darfst die Daten aus dem Führungszeugnis verarbeiten, nicht das Führungszeugnis. Das steht in § 30a Abs. 3 BZRG und gilt für jede entgegennehmende Stelle; der Absatz ist am 9. Dezember 2022 in Kraft getreten (eingefügt durch Gesetz vom 4. Dezember 2022, BGBl. I S. 2146). Das Bayerische Landesjugendamt zieht daraus den klaren Satz, das erweiterte Führungszeugnis hauptamtlich Beschäftigter dürfe nicht aufbewahrt werden, etwa in der Personalakte. Für neben- und ehrenamtlich Tätige zählt § 72a Abs. 5 SGB VIII die erlaubten Daten direkt auf, in der Eingliederungshilfe tut das § 124 Abs. 2 SGB IX.

Das darfst du festhalten	Das darf nicht in deine Akte
der Umstand, dass Einsicht genommen wurde	das Führungszeugnis im Original
das Datum des Führungszeugnisses	eine Kopie, ein Scan, ein Foto
die Information, ob wegen einer der Katalogtaten aus § 72a Abs. 1 S. 1 SGB VIII rechtskräftig verurteilt wurde	Abschriften einzelner Eintragungen
in der Jugendhilfe zusätzlich: ob wegen einer nicht im Katalog stehenden Straftat verurteilt wurde, die die Person als ungeeignet erscheinen lässt (§ 72a Abs. 5 S. 1 Nr. 3 Buchst. b SGB VIII)	Notizen mit Delikt, Strafmaß oder Tatzeitpunkt

Praktisch heißt das: Eine Person, die zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, nimmt Einsicht, hält die drei Punkte fest, und das Original bleibt bei der Mitarbeiterin. Der Vermerk ist der Nachweis, nicht das Dokument. Ein zusätzlicher Nebeneffekt, der oft übersehen wird: Ein Ordner ohne Führungszeugnisse ist bei einer Datenpanne deutlich weniger schlimm — siehe Datenpanne melden in 72 Stunden.

Und wie lange darf der Vermerk stehen bleiben?

Hier wird es unübersichtlich, und ich sage lieber, wo die Kanten sind, als eine glatte Zahl zu nennen:

Wird im Anschluss an die Einsichtnahme gar keine Tätigkeit aufgenommen — die klassische abgesagte Bewerbung —, sind die Daten unverzüglich zu löschen. Das ist in allen genannten Normen gleich.
Nach Ende der Tätigkeit: sechs Monate in der Kinder- und Jugendhilfe (§ 72a Abs. 5 SGB VIII, ebenso § 30a Abs. 3 BZRG), drei Monate in Eingliederungs- und Sozialhilfe (§ 124 Abs. 2 SGB IX, § 75 Abs. 2 SGB XII).
Offener Punkt: Das Bayerische Landesjugendamt hält es für vertretbar, die reduzierten Vermerkdaten bei hauptamtlich Beschäftigten für die Dauer der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB) aufzubewahren, weil sie in einem Arbeitsgerichts- oder AGG-Verfahren als Beweis gebraucht werden könnten. Das steht in Spannung zu den kurzen Löschfristen im Gesetzestext. Wenn du dich darauf stützen willst, halt die Begründung schriftlich in deinem Löschkonzept fest und sprich es mit deiner oder deinem Datenschutzbeauftragten ab.

Die Vereinbarung nach § 72a Abs. 2 und 4 SGB VIII

Ein Missverständnis, das sich hartnäckig hält: § 72a SGB VIII verpflichtet unmittelbar nur die öffentlichen Träger. Als freier Träger bist du mittelbar gebunden — über die Vereinbarung, die das Jugendamt nach Abs. 2 (hauptamtlich) und Abs. 4 (neben- und ehrenamtlich) mit dir schließen soll. Diese Vereinbarung wird nicht für jede einzelne Leistung geschlossen, sondern pauschal für deinen Träger.

Die Mustervereinbarung des Bayerischen Landesjugendamts hat sieben kurze Paragrafen, und die sind ein brauchbarer Prüfraster für deine eigene:

Zielsetzung — Umsetzung des § 72a SGB VIII zum Schutz vor Gefahren für das Kindeswohl.
Anwendungsbereich — welche Einrichtungen, Dienste und Veranstaltungen deines Trägers erfasst sind.
Verpflichtung zur Vorlage — zu Beginn und in der Regel alle fünf Jahre, nicht älter als drei Monate.
Erfasster Personenkreis — hauptamtlich, vermittelt, neben- und ehrenamtlich, samt der Kriterien Art, Intensität und Dauer.
Tätigkeitsausschluss — die Zusage, niemanden einzusetzen, der einschlägig verurteilt ist.
Kostentragung — Hinweis auf Berücksichtigung in Kosten-, Entgelt- oder Fördervereinbarung.
Datenschutz — genau die Aufzählung aus dem Abschnitt oben, plus Löschfristen.

Zwei Punkte, die im Alltag zählen. Erstens: Wo bereits Vereinbarungen nach § 77 SGB VIII oder Leistungs- und Entgeltvereinbarungen nach §§ 78a ff. SGB VIII bestehen, empfiehlt das Landesjugendamt, die § 72a-Pflichten regelhaft dort mit aufzunehmen — die Vereinbarungen zu § 8a und § 72a sollten dabei zusammengefasst werden. Zweitens: Kommt eine Vereinbarung nicht zustande, sieht das SGB VIII dafür weder Reaktions- noch Sanktionsmöglichkeiten vor — das schreibt das Landesjugendamt so. Praktisch hängt es trotzdem an anderer Stelle: In Bayern setzt die öffentliche Anerkennung als Träger der freien Jugendhilfe (§ 75 SGB VIII in Verbindung mit Art. 33 AGSG) die Übernahme der § 72a-Pflichten zwingend voraus, und das Landesjugendamt hält es für denkbar, den Abschluss über ein Schutzkonzept nach § 79a SGB VIII zum Förderkriterium nach § 74 SGB VIII zu machen. Ob dein Bundesland es genauso handhabt, musst du beim eigenen Landesjugendamt nachfragen — die Anerkennungsvorschriften sind Landesrecht.

Die Wiedervorlage so bauen, dass sie nicht an einer Person hängt

Fünf Jahre sind eine gemeine Frist. Lang genug, dass die Person, die das damals im Kopf hatte, längst weg ist. Das Bayerische Landesjugendamt empfiehlt für die Überwachung des Fristablaufs ausdrücklich digitale Wiedervorlagesysteme. Was so ein System oder eine gepflegte Liste können muss:

Ein Datum je Person und Nachweis, nicht ein Ordner je Person. Das Datum des Führungszeugnisses plus das Intervall ergibt das Fälligkeitsdatum. Mehr braucht es nicht — und mehr darf auch nicht drin stehen.
Eine Vorwarnzeit. Ein Führungszeugnis ist nicht am selben Tag da. Zwischen Aufforderung, Behördengang und Zustellung vergehen schnell Wochen. Wer erst am Fälligkeitstag erinnert wird, ist schon zu spät.
Der Status „fehlt“. Nicht abgelaufen, sondern nie vorgelegt — das ist der Fall, der bei Prüfungen wirklich weh tut, und er fällt in einer Excel-Liste nicht auf, weil dort einfach keine Zeile steht.
Das Aufforderungsschreiben griffbereit. Ohne die schriftliche Aufforderung nach § 30a Abs. 2 BZRG bekommt die Person kein erweitertes Führungszeugnis. Muster gibt es beim Bayerischen Landesjugendamt und beim Paritätischen.
Die Pflicht im Arbeitsvertrag. Der Paritätische stellt eine Muster-Zusatzvereinbarung bereit, die die Vorlagepflicht, die Kostentragung und die Belehrung über arbeitsrechtliche Folgen einer Weigerung regelt. Diese Zusatzvereinbarung gehört in die Personalakte — das Führungszeugnis nicht.
Eine Meldepflicht bei laufendem Strafverfahren. Fünf Jahre sind lang. Der Paritätische hat dafür ein eigenes Musterformular.

Kosten, damit es nicht am Ende daran scheitert

Die Gebühr liegt bei 13 Euro (Stand 11/2025, Paritätischer Gesamtverband, Sekundärquelle). Bei der Einstellung darfst du sie der bewerbenden Person als Bewerbungskosten überlassen; bei der wiederkehrenden Vorlage im laufenden Arbeitsverhältnis trägt sie üblicherweise der Arbeitgeber. Achtung an der Stelle: Die Erstattung ist steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn, läuft also über die Lohnabrechnung — so das Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 09.08.2016, 9 AZR 417/15. Für ehrenamtlich Tätige, FSJ, BFD, FÖJ und IJFD gibt es eine Gebührenbefreiung — sie muss aber bei der Antragstellung beantragt werden, eine nachträgliche Erstattung ist nicht möglich. Bei freien Trägern gehören die Kosten in die Kalkulation der Entgelt- oder Fördervereinbarung.

Führungszeugnis-Wiedervorlage und der § 8a-Ablauf sind zwei Hälften desselben Ordners, den jedes Jugendamt sehen will. Die zweite gibt es hier zum Mitnehmen: 8a-Ablaufschema mit Falldokumentation als Word-Vorlage per E-Mail — die sieben Schritte zum Ausfüllen für euer Team, plus Doku-Tabelle je Vorgang. Kostenlos.

Wie wir das in Lotsana abgebildet haben

Weil das Thema in jedem Trägergespräch auftaucht, ist es bei uns kein Extra: Zu jeder Mitarbeiterin lassen sich Nachweise und Pflichten hinterlegen — mit Art, Gültig-bis-Datum, Intervall in Monaten und einer Vorwarnzeit je Nachweisart. Im mitgelieferten Standard-Katalog steht „Erweitertes Führungszeugnis (§72a SGB VIII)“ mit 60 Monaten Intervall und 90 Tagen Vorwarnung. Das Intervall überschreibst du beim Anlegen, wenn deine Vereinbarung etwas anderes sagt; die Vorwarnzeit kommt bislang aus dem Katalog. Der Status kennt vier Zustände: gültig, läuft bald ab, abgelaufen und „fehlt – kein Nachweis“. Fällige und fehlende Fristen tauchen im Dashboard und in den Benachrichtigungen auf, und der Bereich ist an das Personal-Recht gebunden, sieht also nicht jede oder jeder.

Bewusst nicht gebaut: ein Upload für das Führungszeugnis selbst. Es gibt bei diesem Nachweis kein Dateifeld, weil es keins geben darf. Was gespeichert wird, ist das Datum und der Umstand der Einsichtnahme — genau das, was oben in der linken Spalte steht.

Ob diese Wiedervorlage zu eurer Vereinbarung passt, siehst du am ehesten, wenn du eure eigenen Nachweisarten einmal anlegst. Das geht im Testzugang: 30 Tage, eigener abgetrennter Bereich mit eigener Datenbank, kein Abo und keine Zahlungsdaten – der Zugang endet von selbst. Weil die Einrichtung bei uns persönlich läuft, melden wir uns in dieser Zeit auch bei euch.

Häufige Fragen

Darf ich eine Kopie des erweiterten Führungszeugnisses aufbewahren?

Nein. Nach § 30a Abs. 3 BZRG darfst du die Daten aus dem Führungszeugnis verarbeiten, nicht das Führungszeugnis selbst. Das Bayerische Landesjugendamt formuliert das für hauptamtlich Beschäftigte freier Träger ausdrücklich so: Das erweiterte Führungszeugnis darf nicht zur Personalakte genommen werden. Für neben- und ehrenamtlich Tätige zählt § 72a Abs. 5 SGB VIII die erlaubten Daten abschließend auf, in der Eingliederungshilfe tut das § 124 Abs. 2 SGB IX. Kopie, Scan und Foto sind damit in allen drei Fällen raus.

Wie oft muss ein erweitertes Führungszeugnis neu vorgelegt werden?

Das Gesetz sagt nur „in regelmäßigen Abständen“ und nennt keine Zahl. In der Praxis haben sich fünf Jahre etabliert, und die Vereinbarungen der Jugendämter schreiben diesen Zeitraum meist fest. Verbindlich ist für dich nicht die Fünf-Jahres-Faustregel, sondern der Text deiner eigenen Vereinbarung. Lies dort nach, bevor du ein Intervall im System hinterlegst.

Wer bezahlt das Führungszeugnis?

Bei der Einstellung darf der Träger die Gebühr der bewerbenden Person als Teil ihrer Bewerbungskosten überlassen. Bei der wiederkehrenden Vorlage im laufenden Arbeitsverhältnis trägt sie üblicherweise der Arbeitgeber. Wichtig dabei: Die Erstattung ist nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Für ehrenamtlich Tätige und Freiwilligendienste gibt es eine Gebührenbefreiung, die aber bei der Antragstellung beantragt werden muss.

Braucht auch eine Verwaltungskraft ohne Klientenkontakt ein Führungszeugnis?

In der Kinder- und Jugendhilfe in der Regel ja. Erfasst sind alle hauptamtlich Beschäftigten, die unmittelbar oder mittelbar Aufgaben der Kinder- und Jugendhilfe wahrnehmen, also auch Verwaltungskräfte, Hausmeisterinnen sowie Küchen- und Reinigungspersonal. In der Eingliederungshilfe ist der Kreis enger gefasst: Dort geht es um Fach- und anderes Betreuungspersonal mit Kontakt zu Leistungsberechtigten, und der Paritätische zählt Verwaltung und Hausmeister ausdrücklich nicht dazu.

Weiterlesen

Quellen (abgerufen am 05.08.2026)

§ 72a SGB VIII — Tätigkeitsausschluss einschlägig vorbestrafter Personen (gesetze-im-internet.de)
§ 30a BZRG — Antrag auf ein erweitertes Führungszeugnis (gesetze-im-internet.de); Absatz 3 (Verarbeitung und Löschung) in Kraft seit 09.12.2022, eingefügt durch Gesetz vom 04.12.2022, BGBl. I S. 2146
§ 124 SGB IX — Geeignete Leistungserbringer (gesetze-im-internet.de); Führungszeugnis-Regelung in Absatz 2
§ 75 SGB XII — Allgemeine Grundsätze (gesetze-im-internet.de); Führungszeugnis-Regelung in Absatz 2
BAG, Urteil vom 09.08.2016 — 9 AZR 417/15 (bundesarbeitsgericht.de) — Kostenerstattung für das Führungszeugnis als steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn; gefunden über die Arbeitshilfe des Paritätischen
Sekundärquelle: ZBFS – Bayerisches Landesjugendamt: Fachliche Empfehlungen zur Handhabung des § 72a SGB VIII (PDF, blja.bayern.de), Beschluss des Bayerischen Landesjugendhilfeausschusses vom 24.09.2025 — Quelle für Fünf-Jahres-Praxis, Personenkreis, Mustervereinbarung, Aufbewahrung
Sekundärquelle: Der Paritätische Gesamtverband: Arbeitshilfe „Das erweiterte Führungszeugnis“ (PDF, der-paritaetische.de), 2. aktualisierte Auflage, November 2025 — Quelle für Gebührenhöhe, Kostentragung, Musterformulare, Abgrenzung SGB VIII / SGB IX / SGB XII / SGB XI
Bundesamt für Justiz: Merkblatt zur Erhebung von Gebühren für das Führungszeugnis (bundesjustizamt.de), Stand 23.07.2025

Stand: 5. August 2026. Dieser Artikel ist eine Arbeitshilfe, keine Rechts-, Steuer- oder Datenschutzberatung. Die Vereinbarungen nach § 72a SGB VIII sind regional unterschiedlich, und die Regeln zu Personenkreis und Löschfristen unterscheiden sich je nach Rechtskreis. Maßgeblich sind der Text deiner Vereinbarung und die Auskunft der zuständigen Stelle. Angaben ohne Gewähr.