Jahresübersicht Ehrenamtliche

Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Wer einen Familienunterstützenden Dienst mit Ehrenamtlichen führt, hat je Person eine Jahresgrenze im Kopf: 3.300 € Übungsleiterpauschale oder 960 € Ehrenamtspauschale. Diese Excel-Datei rechnet die Stunden dagegen, zeigt den Rest in Euro und in Stunden und wird gelb, bevor es eng wird.

Stand: September 2026. Arbeitshilfe, keine Steuerberatung. Welche Pauschale für eine Tätigkeit gilt, klärt der Träger mit seinem Steuerberater.

Was in der Datei steht

Drei Blätter, die ersten zwei quer zum Ausdrucken, die Anleitung hoch:

Jahresübersicht: eine Zeile je Person. Pauschale per Auswahl (3.300 € oder 960 €), das Feld „davon hier nutzbar“ für alle, die die Pauschale auch woanders nutzen, der Stundensatz, die Stunden von Januar bis Dezember. Die Datei rechnet Aufwandsentschädigung, Rest in Euro und Rest in Stunden. Fahrtkosten stehen getrennt daneben.
Die Ampel: grün unter 80 Prozent des nutzbaren Betrags, gelb ab 80, rot ab 100. Sie warnt, sie sperrt nichts.
Nachweise: je Person das Führungszeugnis mit Datum, Ablauf nach 60 Monaten und Vorwarnung 90 Tage davor, dazu Basisqualifikation und die jährliche Aufbauschulung mit Fälligkeit.
Anleitung: die zwei Beträge mit der Rechtsquelle, sechs Schritte fürs Ausfüllen, und was die Datei nicht kann.

So benutzt ihr sie

In der ersten Spalte steht der Name, in der zweiten wählt ihr die Pauschale aus einer Liste. Der Betrag daneben folgt von selbst, damit niemand 3.300 tippt, wo 960 gilt. Beide Beträge gelten je Person über alle Auftraggeber. Wer nebenbei beim Sportverein die Pauschale nutzt, hat bei euch nur den Rest, und genau der kommt in die Spalte „davon hier nutzbar“.

Jeden Monat tragt ihr die Stunden aus den Stundenzetteln ein. Ab gelb ist der Moment, mit der Person zu reden: weniger Stunden bis Dezember, oder Einsätze an jemanden abgeben, der noch Luft hat. Ob eine Zahlung über der Grenze steuerpflichtig wird, entscheidet nicht die Datei. Die Beträge stehen in § 3 Nr. 26 und Nr. 26a EStG; seit dem 1. Januar 2026 sind es 3.300 € und 960 €, bis 2025 waren es 3.000 € und 840 €.

Das zweite Blatt hält die Nachweise. Ihr tragt ein, wann das Führungszeugnis vorgelegt wurde, die Datei rechnet 60 Monate weiter und stellt den Stand 90 Tage vor Ablauf auf „bald fällig“. Dann ist noch Zeit, das neue anzufordern, bevor jemand ohne gültiges Zeugnis in einer Familie steht. Die 60 Monate sind die übliche Frist; was eure Anerkennung oder die Landesverordnung verlangt, prüft ihr selbst und ändert die Zahl in der Formel.

Drei Musterzeilen sind erfunden und zeigen alle drei Ampelfarben. Vor dem ersten echten Eintrag löscht ihr sie. Die Formeln kommen ohne Funktionen aus, die nur Excel kennt. Numbers übernimmt beim Import die Färbung der ganzen Zeile nicht, die Ampelspalte selbst bleibt.

Jahresübersicht kostenlos per E-Mail

Excel-Datei, drei Blätter. Jahresübersicht und Nachweise im Querformat, die Anleitung mit der Rechtsquelle dahinter.

Klare Ansage statt Kleingedrucktem: Die Datei kommt per E-Mail. Name und E-Mail eintragen, Bestätigungslink klicken, Download-Link ist da. Dazu bekommst du die Praxis-Serie „Alltagshilfe nach § 45a“ und Infos zu Lotsana. Vorlage und Mails gibt es nur zusammen, deshalb ist der Haken Pflicht. Abmelden geht jederzeit mit einem Klick. Zeitpunkt und IP speichern wir als Nachweis der Einwilligung.

Wie bist du auf Lotsana gekommen? (freiwillig) In welchem Arbeitsfeld seid ihr tätig? (freiwillig)

Ja, ihr dürft mir E-Mails schicken: Praxis-Tipps zum Thema meiner Vorlage sowie Infos und Angebote zu Lotsana, eurer Software für soziale Träger. Verantwortlich ist Nils Rieter, Lotsana, Frechen. Ich kann jederzeit widerrufen, über den Abmelde-Link in jeder Mail oder formlos an kontakt@lotsana.de. Nachteile entstehen mir dadurch nicht. Wie ihr meine Daten verarbeitet, steht in der Datenschutzerklärung.

Wenn die Liste nicht mehr reichen soll

Die Datei meldet sich nicht von selbst. Wer sie nicht öffnet, sieht keine Ampel. In Lotsana zählt jede erfasste Stunde gegen den Betrag, der für die Person eingetragen ist, und am Monatsende steht die Auszahlung mit Aufwandsentschädigung und Fahrtkosten getrennt. Alle Kolleginnen arbeiten dabei im selben Stand. Was Lotsana für einen Dienst mit Ehrenamtlichen kann und was nicht, steht auf der Seite Familienentlastende Dienste. 30 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.

Lotsana ist neu und hat noch keine Referenzen aus Familienunterstützenden Diensten. Ob die Jahresübersicht so für euch reicht, zeigt am ehesten ein Test mit euren echten Zahlen.

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Quellen (abgerufen 15.09.2026)

§ 3 Nr. 26 und Nr. 26a EStG, steuerfreie Einnahmen aus nebenberuflichen Tätigkeiten (gesetze-im-internet.de)
§ 45b SGB XI, Entlastungsbetrag (gesetze-im-internet.de)

Stand: 15. September 2026. Arbeitshilfe, keine Steuerberatung. Angaben ohne Gewähr.