Monatsnachweis Alltagshilfe: der Topf entscheidet, nicht die Stundenzahl

Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Bei der Alltagshilfe entscheidet nicht die Stundenzahl über die Zahlung, sondern der Topf. Dieselben zwei Stunden Betreuung können aus dem Entlastungsbetrag, aus der Verhinderungspflege oder aus dem Umwandlungsanspruch bezahlt werden — mit unterschiedlichen Grenzen, unterschiedlichen Fristen und unterschiedlichen Nachweisen. Ein Monatsnachweis, der den Topf nicht nennt, ist deshalb für die Pflegekasse unvollständig. Hier steht, was drauf gehört; die Word-Vorlage gibt es unten.

Stand: August 2026 (Quellen abgerufen am 05.08.2026, verlinkt an der Aussage und am Seitenende). Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung — verbindlich sind die Angaben der jeweiligen Pflegekasse und die Anerkennungsverordnung deines Bundeslandes.

Wer diesen Nachweis führt

Gemeint sind nach Landesrecht anerkannte Angebote zur Unterstützung im Alltag nach § 45a SGB XI: Betreuungsangebote, Entlastung für pflegende Angehörige und Alltagsentlastung wie Hilfe bei der Haushaltsführung. Die Anerkennung erteilt nicht die Pflegekasse, sondern die zuständige Landesbehörde nach der Verordnung deines Bundeslandes (§ 45a Abs. 3 SGB XI). Wie das in den 16 Ländern aussieht, steht im Ratgeber Alltagshilfe nach § 45a gründen.

Die drei Töpfe — und was sie unterscheidet

Topf	Höhe	Worauf du achten musst
Entlastungsbetrag § 45b SGB XI	bis zu 131 € monatlich	Gilt ab Pflegegrad 1. Nicht ausgeschöpfte Beträge eines Kalenderjahres können ins folgende Kalenderhalbjahr übertragen werden — praktisch bedeutet das: Was aus dem Vorjahr übrig ist, muss bis Ende Juni verbraucht sein, sonst ist es weg.
Verhinderungspflege § 39 im gemeinsamen Jahresbetrag nach § 42a SGB XI	3.539 € je Kalenderjahr	Ab Pflegegrad 2. Seit dem gemeinsamen Jahresbetrag teilen sich Verhinderungspflege und Kurzzeitpflege eine Kasse — wer viel Verhinderungspflege abruft, hat weniger Kurzzeitpflege übrig. Das ist der Punkt, an dem Angehörige am häufigsten überrascht werden.
Umwandlungsanspruch § 45a Abs. 4 SGB XI	bis zu 40 % des Sachleistungsbetrags nach § 36	Ab Pflegegrad 2, für Pflegebedürftige mit Anspruch auf ambulante Pflegesachleistungen nach § 36. Erstattet wird nur, was im selben Monat nicht als Sachleistung in Anspruch genommen wurde — der umgewandelte Teil geht also vom Sachleistungsbetrag ab. Rechnerisch der größte Topf — und der, den die wenigsten Kunden kennen.

Deshalb hat der Nachweis im Kopf drei Ankreuzfelder. Nicht als Deko: Die Kasse prüft gegen ein anderes Konto, je nachdem, was du ankreuzt.

Ein Nachweis, ein Topf. Wenn ein Kunde in einem Monat aus zwei Töpfen bezahlt (etwa 131 € Entlastungsbetrag und den Rest aus der Verhinderungspflege), führ zwei Blätter oder trenn die Zeilen sauber. Ein Blatt mit zwei angekreuzten Kästchen und einer Gesamtsumme ist für die Sachbearbeitung nicht aufteilbar und kommt zurück.

Was in den Kopf gehört

Monat / Jahr — die Töpfe rechnen monatlich (§ 45b) beziehungsweise jährlich (§ 42a). Ein Blatt je Monat.
Kundin oder Kunde und Pflegegrad — der Pflegegrad entscheidet, welche Töpfe überhaupt offen sind.
Pflegekasse — nicht die Krankenkasse, auch wenn sie meist denselben Namen trägt.
Abrechnung über — das angekreuzte Kästchen.

Die Zeilen und die Summe

Je Einsatz Datum, von, bis, Stunden, Leistung (Betreuung, Haushalt, Begleitung), Betreuungskraft und die Unterschrift der Kundin, des Kunden oder der Angehörigen. Unten Stundensatz, Stundensumme und Gesamtbetrag.

Der Stundensatz ist der Punkt, an dem viele Länder mitreden: Einige Anerkennungsverordnungen setzen Preisober- oder Höchstgrenzen für anerkannte Angebote. Prüf deinen Satz gegen die Verordnung deines Bundeslandes, bevor du ihn auf ein Formular druckst — nicht danach.

Direktabrechnung: warum die Unterschrift so wichtig ist

Es gibt zwei Wege zum Geld. Beim Kostenerstattungsverfahren zahlt der Kunde deine Rechnung und holt sich den Betrag von der Kasse zurück — dein Nachweis ist dann sein Beleg. Bei der Direktabrechnung tritt der Kunde seinen Anspruch an dich ab, und du rechnest unmittelbar mit der Pflegekasse ab.

Im zweiten Fall ist der unterschriebene Monatsnachweis das einzige Dokument, das belegt, dass die Leistung beim Kunden angekommen ist. Ohne Unterschrift hast du eine Rechnung ohne Beleg. Viele Kassen verlangen bei der Direktabrechnung außerdem dein Institutionskennzeichen (IK) auf der Rechnung — das ist kostenlos, dauert aber Wochen.

Vorbehalt zur Topf-Systematik. Der Referentenentwurf zum Pflegeneuordnungsgesetz (PNOG) will den Entlastungsbetrag durch ein Sozialraumbudget ersetzen, das Ansparen abschaffen und den Umwandlungsanspruch für Anbieter ohne Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI ausschließen. Stand 05.08.2026 ist das ein Entwurf: kein Kabinettsbeschluss dokumentiert, das Verfahren läuft. Geltendes Recht sind die Beträge und Regeln in der Tabelle oben. Was aus dem Entwurf wird, verfolgen wir unter Aktuell.

Vorlage „Monatsnachweis Alltagshilfe (§ 45a/45b)“ kostenlos per E-Mail

Word-Datei zum Anpassen: Kopf mit Monat, Kundin/Kunde, Pflegegrad und Pflegekasse, Ankreuzfelder für Entlastungsbetrag § 45b, Verhinderungspflege § 39 und Umwandlungsanspruch § 45a, Einsatztabelle mit Unterschriftsspalte sowie Feldern für Stundensatz, Summe und Gesamtbetrag.

Klare Ansage statt Kleingedrucktem: Die Word-Datei kommt per E-Mail. Name und E-Mail eintragen, Bestätigungslink klicken, Download-Link ist da. Dazu bekommst du die Praxis-Serie „Alltagshilfe nach § 45a“ und Infos zu Lotsana. Vorlage und Mails gibt es nur zusammen, deshalb ist der Haken Pflicht. Abmelden geht jederzeit mit einem Klick. Zeitpunkt und IP speichern wir als Nachweis der Einwilligung.

Wenn du die Töpfe nicht mehr im Kopf mitzählen willst

Der ärgerlichste Fehler ist der, den man erst im Juli sieht: ein Rest im Entlastungsbetrag, der verfallen ist. In Lotsana hinterlegst du je Klient die Budgets mit ihrer Ansparlogik — bei monatlichen Töpfen zählt Lotsana nur das, was bis zum Abrechnungsmonat aufgelaufen ist, auch bei rückwirkenden Läufen. Reste, die bald verfallen, und fast aufgebrauchte Budgets stehen als Warnung im Dashboard, statt in einer Excel-Spalte zu verschwinden. 30 Tage kostenlos testen.

Lotsana ist neu, es gibt noch keine Referenzliste. Ob die Software hält, was hier steht, prüfst du am besten selbst — in den 30 Testtagen, ohne Zahlungsdaten. Die Preise stehen auf der Preisseite.

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Quellen (abgerufen 05.08.2026)

§ 45a SGB XI — Angebote zur Unterstützung im Alltag, Anerkennung durch Landesrecht, Umwandlungsanspruch (Abs. 4: bis zu 40 % des Betrags nach § 36) (gesetze-im-internet.de)
§ 45b SGB XI — Entlastungsbetrag, bis zu 131 € monatlich, Übertragung in das folgende Kalenderhalbjahr (gesetze-im-internet.de)
§ 42a SGB XI — Gemeinsamer Jahresbetrag 3.539 € für Verhinderungs- und Kurzzeitpflege, ab Pflegegrad 2 (gesetze-im-internet.de)
§ 36 SGB XI — Pflegesachleistung (Bezugsgröße des Umwandlungsanspruchs) (gesetze-im-internet.de)
§ 39 SGB XI — Häusliche Pflege bei Verhinderung der Pflegeperson (gesetze-im-internet.de)
BMG — Pflegeneuordnungsgesetz (PNOG), Referentenentwurf (bundesgesundheitsministerium.de) — Verfahrensstand zum Vorbehalt oben; Entwurf, kein geltendes Recht

Stand: 5. August 2026. Arbeitshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Beträge und Fristen können sich ändern; Preisgrenzen für anerkannte Angebote regeln die Länder unterschiedlich. Verbindlich ist die Auskunft deiner Pflegekasse und der zuständigen Landesbehörde. Angaben ohne Gewähr.