Betreuungsvertrag und Abtretungserklärung: das Muster für Alltagshilfen

Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Der Vertrag mit der Familie, die Abtretung für die Kasse, und eine Seite dazu, was du vorher anpassen musst. Als Word-Datei, damit du deine Preise, deine Anerkennung und die Vorgaben deiner Kassen eintragen kannst.

Stand: September 2026. Ein Muster, keine Rechtsberatung. Bevor der erste Kunde unterschreibt, gehört das angepasste Dokument zu jemandem, der Verträge prüft: Anwältin, Verband oder deine Anerkennungsbehörde. Verbindlich sind Gesetz, Landesverordnung und die Auskunft der Pflegekasse.

Was in der Datei steckt

Drei Teile in einer Word-Datei:

Teil A, der Betreuungsvertrag (13 Paragrafen, geschrieben als „der Anbieter“ und „der Kunde“): Parteien mit Vertretung, Leistungen nach § 45a zum Ankreuzen, Umfang und Zeiten, Vergütung mit Entlastungsbetrag und Umsatzsteuer-Wahl (Kleinunternehmer nach § 19 UStG oder Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 16 Satz 1 Buchstabe g UStG), Nachweis und die zwei Abrechnungswege, Absagen und vergebliche Fahrt, Pflichten beider Seiten, Haftung, Laufzeit und Kündigung, Datenschutz mit Einwilligung für Gesundheitsdaten, Widerrufsrecht, Schluss. Dazu die Widerrufsbelehrung nach dem amtlichen Muster samt Widerrufsformular. Die siezt, weil der amtliche Text so lautet.
Teil B, die Abtretungserklärung: Entlastungsbetrag nach § 45b, auf Wunsch auch Verhinderungspflege und Umwandlungsanspruch, jederzeit widerrufbar, mit dem Hinweis auf § 53 SGB I und dem Feld für die Annahme durch dich.
Teil C, eine Seite für dich: was du anpassen musst, was du prüfen lassen solltest, was die Kasse sehen will. Kommt raus, bevor der Kunde das Dokument bekommt.

Drei Dinge, die drin sind und in vielen Verträgen fehlen

1. Die Widerrufsbelehrung

Der Vertrag wird am Küchentisch unterschrieben, nicht in deinem Büro. Damit ist er außerhalb von Geschäftsräumen geschlossen (§ 312b BGB), und der Kunde hat 14 Tage Widerrufsrecht (§ 312g BGB). Das gilt auch für Verträge über soziale Dienstleistungen; § 312 Abs. 3 BGB lässt genau das Widerrufsrecht und die Belehrungspflicht für sie bestehen. Fehlt die Belehrung, läuft die Frist zwölf Monate und 14 Tage (§ 356 Abs. 4 BGB). Das Muster enthält die Belehrung nach dem amtlichen Text und ein Kästchen, mit dem der Kunde verlangt, dass ihr schon in den ersten 14 Tagen anfangt. Ohne dieses Kästchen bekommst du für diese Einsätze bei einem Widerruf nichts (§ 357a Abs. 2 BGB).

2. Der Vordruck der Kasse geht vor

Viele Pflegekassen haben eigene Abtretungsformulare, und die wollen sie auch sehen. Die AOK Rheinland/Hamburg hat eine eigene Abtretungsvereinbarung, Niedersachsen einen Landesvordruck, auf dem Nachweis und Abtretung zusammen stehen, die DAK nimmt Sammelrechnungen nur über den Datenaustausch. Teil B sagt das an erster Stelle und ist für die Kassen gedacht, die keinen Vordruck haben oder eine formlose Erklärung annehmen. Einen Anspruch auf Direktabrechnung gibt es beim Entlastungsbetrag nicht: Nach § 53 Abs. 2 Nr. 2 SGB I stellt die Kasse fest, ob die Übertragung im wohlverstandenen Interesse des Versicherten liegt.

Das ist der Unterschied zum Pflegedienst, und er wird oft übersehen. Ein zugelassener Pflegedienst rechnet seine Sachleistungen direkt mit der Kasse ab, weil § 120 Abs. 4 SGB XI ihm den Anspruch unmittelbar gegen die Kasse gibt. Als anerkanntes Angebot nach § 45a hast du den nicht. Dein Vertragspartner ist die Familie. An das Geld der Kasse kommst du nur über die Abtretung, und nur wenn die Kasse sie annimmt.

3. Was nicht über die Kasse läuft

Eine Ausfallpauschale für die vergebliche Fahrt ist keine Leistung nach § 45b und gehört nicht auf die Rechnung an die Kasse. Der Kunde trägt sie selbst, und der Vertrag sagt ihm das vorher. Genauso den Rest, den kein Topf deckt. Und weil die Kasse dem Anbieter nicht von sich aus sagt, wann das Budget leer ist, verpflichtet sich der Anbieter im Muster, den Kunden zu warnen, bevor der Monat nicht mehr gedeckt ist. Das ist der Punkt, an dem die Verbraucherzentrale Familien zum Widerruf der Abtretung rät.

Muster „Betreuungsvertrag und Abtretungserklärung“ kostenlos per E-Mail

Word-Datei, drei Teile, zum Anpassen. Rechtsstand September 2026, alle Paragrafen mit Quelle.

Klare Ansage statt Kleingedrucktem: Die Datei kommt per E-Mail. Name und E-Mail eintragen, Bestätigungslink klicken, Download-Link ist da. Dazu bekommst du die Praxis-Serie zur Alltagshilfe nach § 45a und Infos zu Lotsana. Muster und Mails gibt es nur zusammen, deshalb ist der Haken Pflicht. Abmelden geht jederzeit mit einem Klick. Zeitpunkt und IP speichern wir als Nachweis der Einwilligung.

Der Vertrag ist unterschrieben. Und dann?

Dann liegt er in einem Ordner, und die Abtretung in einem anderen, und beim Monatsabschluss sucht jemand beides. In Lotsana hängen Vertrag und Abtretung an der Kundenakte, der Kunde unterschreibt den Leistungsnachweis am Bildschirm, und der Monatslauf bündelt alle Kunden mit Abtretung zu einer Sammelrechnung je Kasse. Fehlt bei jemandem die Abtretung, steht das an der Akte, bevor die Rechnung rausgeht. 30 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.

Lotsana ist neu, es gibt noch keine Referenzliste. Ob die Software hält, was hier steht, prüfst du am besten selbst. Die Preise stehen auf der Preisseite.

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Quellen (abgerufen 03.09.2026)

§ 45a, § 45b, § 120 SGB XI; § 53 SGB I (gesetze-im-internet.de)
§ 305, § 307, § 309, § 312, § 312b, § 312f, § 312g, § 355, § 356, § 357a BGB; Art. 246a § 1 EGBGB mit Anlage 1 und Anlage 2 (gesetze-im-internet.de)
Art. 9 DSGVO; § 22 BDSG; § 19 UStG
Vordrucke: AOK Rheinland/Hamburg, Abtretungsvereinbarung; Niedersachsen, Nachweis mit Abtretung; DAK, Abrechnung Entlastungsbetrag; Verbraucherzentrale, Abtretungserklärung in der Pflege (Stand 13.04.2026)

Stand: 3. September 2026. Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Angaben ohne Gewähr.