Verhinderungspflege stundenweise abrechnen: wer die Rechnung bekommt und was die Kasse sehen will

Springt dein Dienst ein, wenn die pflegende Angehörige ein paar Stunden weg ist, läuft das oft über die Verhinderungspflege. Der Anspruch gehört dabei der pflegebedürftigen Person, nicht dir: Sie bekommt das Geld von der Kasse, du schreibst die Rechnung. Wie viel da ist, hängt an einem Jahresbetrag, den sich Verhinderungs- und Kurzzeitpflege teilen. Ob das volle Pflegegeld weiterläuft, regelt eine Acht-Stunden-Grenze aus dem Rundschreiben der Pflegekassen.

Stand: 14. September 2026 (Quellen am Seitenende und an der Aussage verlinkt, Beträge wie vom Bundesgesundheitsministerium für 2026 genannt). Praxiswissen, keine Rechts- oder Leistungsberatung. Verbindlich sind das Gesetz, die Auskunft der Pflegekasse und die Regeln deines Bundeslands. Zur Pflegereform siehe den Vorbehalt weiter unten.

Wann ein Einsatz als Verhinderungspflege zählt

Verhinderungspflege gibt es, wenn eine Pflegeperson jemanden mit mindestens Pflegegrad 2 zu Hause pflegt und an der Pflege gehindert ist. Das Gesetz nennt Erholungsurlaub und Krankheit und lässt andere Gründe ausdrücklich zu (§ 39 Abs. 1 SGB XI). Die Pflegekasse übernimmt dann die nachgewiesenen Kosten einer notwendigen Ersatzpflege, für längstens acht Wochen im Kalenderjahr. Der Vordruck der mkk für stundenweise Verhinderungspflege bietet als Grund schlicht „Entlastung“ zum Ankreuzen an (Kassenformular, Stand 05/2026).

Pflegeperson heißt hier: Angehörige, Nachbarn oder Bekannte, die nicht beruflich pflegen. Fällt eine Kraft eines Pflegedienstes aus, ist das keine Verhinderungspflege (Gemeinsames Rundschreiben der Pflegekassen zu § 39, Ziffer 1).

Ersatzpflege darf auch ein Dienst leisten, ganztags oder stundenweise. Das Rundschreiben nennt dafür ausdrücklich Familienentlastende Dienste und auch Dienste ohne Zulassung, die das gegen Entgelt tun. Eine Zulassung oder Anerkennung steht in § 39 nicht als Voraussetzung. Ob dein Bundesland für anerkannte Angebote eigene Regeln zur Verhinderungspflege hat, steht in der Landesverordnung.

Seit dem 01.07.2025 gibt es keine Vorpflegezeit mehr: Verhinderungspflege geht ab dem ersten Tag mit Pflegegrad 2 (Rundschreiben zu § 42a, Ziffer 2). Vorher beantragen muss die Familie nichts. Den Erstattungsantrag mit dem Kostennachweis muss sie aber bis zum Ende des Jahres stellen, das auf den Einsatz folgt (§ 39 Abs. 1 Satz 2). Nach dem Rundschreiben gilt diese Frist für alle Anträge, die im Jahr 2026 gestellt werden; Einsätze aus 2024 und früher lehnt die Kasse deshalb ab.

Der gemeinsame Jahresbetrag: 3.539 Euro für zwei Leistungen

Seit dem 01.07.2025 teilen sich Verhinderungspflege und Kurzzeitpflege einen Topf: bis zu 3.539 Euro je Kalenderjahr, ab Pflegegrad 2 (§ 42a Abs. 1 SGB XI; den Betrag für 2026 nennt das Bundesgesundheitsministerium, Stand 12.01.2026). Die Familie entscheidet, wofür sie ihn einsetzt. Der Anspruch entsteht jedes Kalenderjahr neu, und anders als beim Entlastungsbetrag sieht das Gesetz keinen Übertrag ins Folgejahr vor.

Für einen Dienst gilt der volle Betrag. Leistet jemand Ersatzpflege, der mit der pflegebedürftigen Person nicht bis zum zweiten Grad verwandt oder verschwägert ist und nicht mit ihr zusammenlebt, darf die Kasse bis zur Höhe des Jahresbetrags zahlen (§ 39 Abs. 2). Die Grenze beim doppelten Pflegegeld betrifft Verwandte und Verschwägerte bis zum zweiten Grad und Menschen aus demselben Haushalt, die nicht beruflich einspringen (§ 39 Abs. 3).

Was im Topf noch liegt, weißt du als Dienst nicht von selbst. Hat die Familie in diesem Jahr schon Kurzzeitpflege genutzt, ist dieser Teil weg, bevor du die erste Stunde leistest. Frag bei der Aufnahme, was in diesem Jahr schon gelaufen ist. Und lass dir von der Familie die Freigabe für den Topf geben, am besten schriftlich. Was bei einem Kunden noch liegt, rechnet der Pflegebudget-Rechner grob vor.

Die Acht-Stunden-Regel: wie lange die Angehörige weg ist

Die acht Wochen im Jahr stehen im Gesetz. Wie stundenweise Einsätze darauf zählen, regelt das Gemeinsame Rundschreiben der Pflegekassen (GKV-Spitzenverband, Fassung vom 02.04.2026, zu § 39, Ziffer 1 Abs. 5). Danach entscheiden die Kassen so:

• Ist die Pflegeperson an einem Tag weniger als acht Stunden verhindert, geht der Einsatz nur vom Geld ab, nicht von den 56 Tagen.
• Ist sie acht Stunden oder länger verhindert, zählt der Tag auch auf die acht Wochen.
• Maßgeblich ist, wie lange die Pflegeperson weg ist, nicht wie lange du da bist. Das Rundschreiben rechnet es selbst vor: acht Stunden verhindert, zwei Stunden Ersatzpflege, und der Tag zählt trotzdem auf Betrag und Tage.

Schreib deshalb auf, wie lange die Angehörige an dem Tag verhindert war. Deine eigene Einsatzzeit allein reicht dafür nicht. Die Familie braucht die Angabe für ihren Antrag, und bei Rückfragen der Kasse hast du sie. Das Rundschreiben ist die Auslegung der Kassen, ein Gericht könnte es anders sehen. Im Alltag zählt es, weil die Kassen danach entscheiden.

Was mit dem Pflegegeld der Familie passiert

Während einer Verhinderungspflege zahlt die Kasse die Hälfte des bisherigen Pflegegelds weiter, für bis zu acht Wochen im Jahr (§ 37 Abs. 2 Satz 2 SGB XI). Am ersten und am letzten Tag gibt es das volle Pflegegeld (Rundschreiben zu § 39, Ziffer 1 Abs. 4).

Bei stundenweiser Verhinderung unter acht Stunden am Tag bleibt das volle Pflegegeld (Rundschreiben zu § 39, Ziffer 1 Abs. 5). Ist die Angehörige acht Stunden oder länger weg, wird das Pflegegeld für die Tage zwischen dem ersten und dem letzten halbiert. Sag der Familie das vor dem Einsatz.

Entlastungsbetrag und Verhinderungspflege nebeneinander

Der Entlastungsbetrag nach § 45b SGB XI ist ein eigener Topf: 131 Euro im Monat, ab Pflegegrad 1, unter anderem für anerkannte Angebote zur Unterstützung im Alltag. Die beiden Töpfe schließen sich nicht aus. Das Gesetz sagt ausdrücklich, dass der Entlastungsbetrag auch dann erstattet wird, wenn für solche Leistungen Mittel der Verhinderungspflege eingesetzt werden (§ 45b Abs. 1 Satz 4). Was davon wofür gedacht ist, steht im Glossar unter Entlastungsbetrag.

Welcher Topf für welche Stunde dran ist, entscheidet die Familie. Auf deiner Rechnung stehen die Töpfe getrennt, jeder in einer eigenen Zeile. Beim Entlastungsbetrag muss der Beleg erkennen lassen, zu welcher Leistung die Kosten gehören (§ 45b Abs. 2 Satz 3). Bei der Verhinderungspflege muss der Betrag für den Jahresbetrag deutlich erkennbar sein (dazu unten mehr). In welcher Reihenfolge man die Töpfe am klügsten zieht, steht im Ratgeber Pflegekasse: die vier Geldwege.

Wer bekommt die Rechnung, die Familie oder die Kasse?

Verhinderungspflege ist eine Kostenerstattung: Die Kasse erstattet der pflegebedürftigen Person, was sie nachweislich ausgegeben hat. Daraus ergeben sich zwei Wege.

Die Abtretung ist eine Übertragung eines Anspruchs auf eine Geldleistung (§ 53 Abs. 2 SGB I). Je nach Fall muss die Kasse dafür feststellen, dass die Abtretung im wohlverstandenen Interesse der Person liegt, und manche Kassen wollen ihr eigenes Formular. Frag vorher. Das Rundschreiben der Kassen nennt den Weg ausdrücklich: Ein Dienst reicht mit wirksamer Abtretung oder Vollmacht direkt bei der Kasse ein (zu § 42a, Ziffer 4.1). Wie Vertrag und Abtretung für Entlastungsbetrag und Verhinderungspflege aussehen können, zeigt das Muster Betreuungsvertrag mit Abtretungserklärung. Den Weg selbst erklärt das Glossar unter Direktabrechnung per Abtretung.

Bist du als Pflege- oder Betreuungsdienst bei den Kassen zugelassen, gelten für die Abrechnung mit der Kasse die Regeln des § 105 SGB XI mit dem Datenträgeraustausch. Als anerkanntes Angebot nach § 45a läuft die Abrechnung meist per Kostenerstattung oder Abtretung, oft noch auf Papier oder über ein Portal der Kasse. Was das eine vom anderen trennt, steht im Ratgeber Elektronisch abrechnen per DTA.

Was auf Rechnung und Nachweis gehört

Das Gesetz sagt nur, dass die Kasse nachgewiesene Kosten übernimmt (§ 39 Abs. 1). Als Nachweis nennt das Rundschreiben Quittung, Rechnung oder Kontoauszug. Ein Kassenvordruck wie der der mkk fragt daneben nach dem Grund der Verhinderung und nach dem Zeitraum mit Tagen und Stunden. Dazu kommen die Kosten, wer die Ersatzpflege geleistet hat und die Unterschrift der pflegebedürftigen Person. Damit die Familie das ausfüllen kann, gehört auf deine Unterlagen:

• die Leistung als Verhinderungspflege nach § 39 SGB XI, getrennt vom Entlastungsbetrag
• je Einsatz das Datum, die Uhrzeit von und bis, die Stunden und wer im Einsatz war
• je Tag, wie lange die Pflegeperson verhindert war
• Stundensatz, Summe und der Betrag, der über den Jahresbetrag laufen soll
• Name und Anschrift deines Dienstes, und das Institutionskennzeichen, wenn die Kasse danach fragt (IK-Nummer beantragen)
• die Unterschrift der pflegebedürftigen Person oder ihrer Vertretung auf dem Nachweis

Die Word-Vorlage Monatsnachweis Alltagshilfe hat ein Ankreuzfeld für die Verhinderungspflege und eine Spalte für die Unterschrift. Eine eigene Spalte für die Dauer der Verhinderung hat sie nicht; trag sie in der Spalte Leistung ein. Ob eine Unterschrift auf dem Tablet reicht, steht im Ratgeber Digitale Unterschrift auf dem Leistungsnachweis.

Übersicht für die Familie und Anzeige bei der Kasse

Ein Dienst, der Verhinderungspflege leistet, muss der pflegebedürftigen Person gleich danach eine schriftliche Übersicht über die Kosten geben. Darauf muss deutlich stehen, welcher Betrag über den Jahresbetrag abgerechnet werden soll (§ 42a Abs. 3 SGB XI). Mit Zustimmung der Person geht das auch per E-Mail. Die Pflicht gilt für Pflegeeinrichtungen und für alle anderen Erbringer, die keine natürlichen Personen sind, also etwa für einen Dienst als GmbH oder Verein. Ein bestimmtes Muster schreibt das Gesetz nicht vor; eine eigene Zeile mit genau diesem Betrag ist die einfachste. Ausgenommen sind nach dem Wortlaut nur Erbringer, die eine natürliche Person und keine Pflegeeinrichtung sind, etwa ein anerkanntes Angebot als Einzelunternehmen. Ein Pflege- oder Betreuungsdienst ist auch als Einzelunternehmen verpflichtet: Pflegedienste sind Pflegeeinrichtungen, und für Betreuungsdienste gilt dasselbe entsprechend (§ 71 Abs. 1 und 1a SGB XI). Gib die Übersicht in jedem Fall, die Familie braucht die Zahl für ihren Antrag.

Pflegedienste und Betreuungsdienste haben eine zweite Pflicht: Sie müssen der Kasse bis zum Ende des Folgemonats anzeigen, dass und in welchem Umfang sie Verhinderungspflege geleistet haben (§ 42a Abs. 2). Hast du die Unterlagen für die Erstattung in dieser Frist selbst bei der Kasse eingereicht, etwa per Abtretung, gilt die Anzeige als erfolgt. Reicht die Familie ein, zählt das nur, wenn du nachweislich davon weißt. Für anerkannte Angebote nach § 45a nennt das Gesetz diese Anzeige nicht. Ob deine Kasse sie trotzdem erwartet, fragst du am besten einmal nach.

Sechs Fehler, die bei der Verhinderungspflege Geld kosten

1. Pflegegrad 1. Verhinderungspflege gibt es erst ab Pflegegrad 2. Mit Pflegegrad 1 bleibt der Entlastungsbetrag.
2. Nur die eigene Einsatzzeit notiert. Ob der Tag auf die acht Wochen zählt und ob das Pflegegeld halbiert wird, hängt an der Verhinderung der Angehörigen. Fehlt die Angabe, muss die Familie sie nachliefern.
3. Topf ohne Freigabe genutzt. Braucht die Familie später im Jahr Kurzzeitpflege, fehlt das Geld, das über deine Rechnungen gegangen ist. Hol dir die Freigabe, bevor du den Jahresbetrag nutzt.
4. Beide Töpfe in einer Zeile. Eine Summe über Entlastungsbetrag und Verhinderungspflege lässt sich keinem Topf zuordnen. Jeder Topf bekommt seine eigene Zeile.
5. Abtretung ohne Regel für den Rest. Ist der Topf leer, zahlt die Kasse weniger. Dann muss im Vertrag stehen, dass die Familie den Rest trägt. Sonst ist offen, wer zahlt.
6. Frist verpasst. Der Antrag muss bis zum Ende des Folgejahres bei der Kasse sein. Wer Rechnungen sammelt und gebündelt einreicht, schaut vor dem Jahreswechsel nach, was aus dem Vorjahr noch offen ist.

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Häufige Fragen

Wird das Pflegegeld gekürzt, wenn wir stundenweise Verhinderungspflege leisten?

Nicht, solange die Pflegeperson an dem Tag weniger als acht Stunden verhindert ist. Dann bleibt das volle Pflegegeld, und der Einsatz geht nur vom Jahresbetrag ab, nicht von den acht Wochen. So steht es im Gemeinsamen Rundschreiben der Pflegekassen zu § 39 SGB XI. Ist die Pflegeperson acht Stunden oder länger verhindert, zahlt die Kasse für die Tage zwischen dem ersten und dem letzten nur das halbe Pflegegeld weiter (§ 37 Abs. 2 SGB XI).

Schreiben wir die Rechnung an die Familie oder an die Pflegekasse?

Zuerst an die pflegebedürftige Person, denn Verhinderungspflege ist eine Kostenerstattung: Sie bezahlt dich, reicht die Rechnung ein und bekommt das Geld von der Kasse. Direkt an die Kasse geht die Rechnung, wenn die Person dir ihren Erstattungsanspruch abgetreten hat und die Kasse die Abtretung annimmt (§ 53 SGB I). Dann trägst du das Risiko, dass der Topf leer ist. Im Vertrag brauchst du deshalb eine Regel, wer den Rest zahlt.

Zählt ein Nachmittag mit vier Stunden auf die acht Wochen?

Nicht, wenn die Pflegeperson an dem Tag weniger als acht Stunden verhindert war. Dann zählt nur der Betrag. Es kommt auf die Verhinderung der Angehörigen an, nicht auf die Dauer deines Einsatzes: Ist sie acht Stunden oder länger weg und du kommst vier Stunden, zählt der Tag trotzdem auf die acht Wochen.

Bis wann muss die Verhinderungspflege bei der Pflegekasse eingereicht sein?

Bis zum Ende des Kalenderjahres, das auf den Einsatz folgt (§ 39 Abs. 1 Satz 2 SGB XI). Einsätze aus 2025 kann die Familie also bis zum 31.12.2026 einreichen. Vorher beantragen muss sie die Verhinderungspflege nicht, und seit dem 01.07.2025 gibt es auch keine Vorpflegezeit mehr.

Lotsana ist neu, es gibt noch keine Referenzliste. Ob die Software hält, was hier steht, prüfst du am besten selbst.

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Quellen (abgerufen 14.09.2026)

• § 39 SGB XI, Verhinderungspflege und § 42a SGB XI, Gemeinsamer Jahresbetrag (gesetze-im-internet.de)
• § 37 SGB XI, Pflegegeld und § 45b SGB XI, Entlastungsbetrag (gesetze-im-internet.de)
• § 105 SGB XI, Abrechnung pflegerischer Leistungen und § 53 SGB I, Übertragung und Verpfändung (gesetze-im-internet.de)
• Gemeinsames Rundschreiben des GKV-Spitzenverbands zu den leistungsrechtlichen Vorschriften des SGB XI vom 02.04.2026, zu § 39 (Ziffer 1 und 2) und zu § 42a (Ziffer 2 und 4); Auslegung der Kassen, kein Gesetzestext
• Bundesgesundheitsministerium, Verhinderungspflege, Stand 12.01.2026 (Betrag 2026)
• mkk, Antrag und Abrechnung stundenweise Verhinderungspflege, Stand 05/2026 (Beispiel eines Kassenvordrucks)
• Referentenentwurf Pflegeneuordnungsgesetz (PNOG) vom 05.06.2026, § 39 und § 45b in der Entwurfsfassung; Entwurf, nicht beschlossen

Stand: 14. September 2026. Praxiswissen, keine Rechts- oder Leistungsberatung. Angaben ohne Gewähr.