Ehrenamtliche betreuen feste Familien und geben ihre Stundenzettel ab. Du trägst sie ein, führst die Töpfe der Pflegekasse je Familie, behältst die Jahresgrenze der Übungsleiterpauschale im Blick und rechnest am Monatsende mit den Kassen ab. In Lotsana liegt das an einer Stelle, und deine Kollegin sieht denselben Stand wie du.
Stand: 23. September 2026 · Arbeitshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Die genannten Jahres- und Monatsbeträge sind der Rechtsstand 2026 und stehen in Lotsana als gepflegte Werte mit Datum, nicht als Zahl im Programm.
Familienentlastende und Familienunterstützende Dienste arbeiten anders als ein Pflegedienst. Die Betreuungszeiten verabreden Kraft und Familie meist selbst, die Betreuung ist eine feste Zuordnung, und die Verwaltung hängt an ein bis drei Hauptamtlichen. Genau darauf lässt sich Lotsana zuschneiden.
Die Akte je Familie mit Pflegegrad, Versichertennummer und Pflegekasse, die Töpfe der Kasse, die Stunden der Ehrenamtlichen, die Pauschalen mit Jahresgrenze und die Abrechnung. Das ist die Basis, mit der ein FuD am Monatsende fertig wird.
Dienstplan, Einsatzplaner, Tourenplanung, Fuhrpark und Barbeträge sind einzeln abschaltbar, je Träger, unter Einstellungen und Module. Wer keine Einsatzplanung macht, soll auch keine im Menü haben. Die Klientenakte, die Dokumentation und die Kostenträger bleiben immer an, alles andere entscheidest du.
Liegt die Liste auf zwei Rechnern, muss am Monatsende jemand abgleichen. In Lotsana arbeiten alle im selben Stand, jede mit eigenem Konto: Die Koordination trägt die Stunden ein, die Kollegin zieht die Abrechnung. Fünf Konten sind im Preis drin.
Viele Familienunterstützende Dienste zahlen eine Aufwandsentschädigung über die Übungsleiterpauschale. Dann entscheidet bei jeder Person das Kalenderjahr: bis 3.300 € steuerfrei nach § 3 Nr. 26 EStG, für andere Tätigkeiten 960 € nach Nr. 26a. In einer Excel-Liste muss jemand von sich aus nachsehen. Lotsana rechnet bei jeder erfassten Stunde mit.
Am Mitarbeiter setzt ihr das Häkchen Ehrenamt und wählt: Übungsleiterpauschale mit 3.300 €, Ehrenamtspauschale mit 960 € im Jahr, oder Eigener Betrag mit einem Jahresbetrag, den ihr selbst eintragt. Die dritte Wahl ist für die Fälle, die in keine der beiden Schubladen passen. Beide gesetzlichen Beträge gelten je Person über alle Auftraggeber. Nutzt jemand einen Teil beim Sportverein, tragt ihr im Feld „davon hier nutzbar“ nur den Rest ein, und die Ampel rechnet mit diesem Teil. Welche Pauschale für eine Tätigkeit gilt, klärt ihr mit dem Steuerberater; Lotsana rechnet mit dem, was eingetragen ist.
Die Jahresübersicht zeigt je Person die erfassten Stunden, den Betrag, den Rest in Euro und den Rest in Stunden zum heutigen Satz. Der Anteil steht ab 80 Prozent auf Gelb, ab 100 auf Rot, und bei dem Eintrag, der die Schwelle reißt, steht die Meldung gleich beim Speichern dabei. Ihr entscheidet, ob jemand im Dezember noch Einsätze macht oder ob die Stunden an eine Kollegin gehen, die noch Luft hat. Wählt ihr ein früheres Jahr, rechnet die Übersicht mit dem Betrag, der damals galt.
Lotsana zeigt je Person die Stunden, die Aufwandsentschädigung, die Fahrtkosten getrennt davon und die Summe zur Auszahlung. Das kommt als CSV mit Summenzeile heraus, für die Überweisungen. Der Stundensatz gilt für alle, je Person geht ein eigener, jeweils ab einem Datum. Eine Erhöhung zum Juli rechnet Januar bis Juni nicht um.
Je Person tragt ihr ein, bis wann das Führungszeugnis gilt. Lotsana warnt 90 Tage vorher, und beim Klick auf „Erneuert“ rechnet es die nächsten 60 Monate weiter. Für die jährliche Aufbauschulung nehmt ihr aus demselben Katalog den Qualifikations- und Fortbildungsnachweis und tragt zwölf Monate als Intervall ein. Wer ins Dashboard sieht, sieht zuerst, was als Nächstes fällig ist.
Beträge nach § 3 Nr. 26 und Nr. 26a EStG (gesetze-im-internet.de), Stand 1. Januar 2026, bis 2025 waren es 3.000 € und 840 €. Arbeitshilfe, keine Steuerberatung.
Eine Excel-Datei: eine Zeile je Person, Pauschale per Auswahl, Stunden je Monat, Rest in Euro und in Stunden, Ampel bei 80 und 100 Prozent. Dazu ein Blatt für Führungszeugnis und Schulungen mit Ablauf und eine kurze Anleitung mit der Rechtsquelle. Kostenlos, und Lotsana braucht ihr dafür nicht. Jahresübersicht kostenlos anfordern →
Auf dem Zettel stehen die Stunden je Tag, gegengezeichnet von der Familie. Ein Zettel trägt also mehrere Tage, und genau so nimmt Lotsana ihn an.
Unter „Stunden nachtragen“ wählst du Person und Familie und trägst die Tage des Zettels untereinander ein. Reichen die Zeilen nicht, holst du mehr dazu. Aus jeder Zeile entstehen zugleich die Arbeitszeit der Person und die Leistung an der Familie, mit der Bewilligung, die den Tag deckt. Gibt es bei einer Familie mehrere, wählst du sie aus, statt dass Lotsana rät.
Erfasst eine Kraft ihre Zeit schon selbst und du tippst denselben Zettel noch einmal, meldet Lotsana den Verdacht auf doppelte Stunden, bevor etwas doppelt gezählt wird. Genau das ist die Stelle, an der bei zwei getrennten Listen die Aufwandsentschädigung zweimal in die Jahresgrenze läuft.

Wer nur seine eigenen Stunden und Kilometer einträgt, braucht kein Vollkonto. Das Zeit-Konto ist eine eigene Rolle: Es sieht die eigene Arbeitszeit, bei Angestellten auch Urlaub und Krankmeldung, und die eigenen Schulungen, sonst nichts: keine Klientenakte, keine Abrechnung, keine Liste der Kolleginnen. Die Kraft wählt „Bei wem“ aus ihren zugeordneten Familien und trägt Stunden und Kilometer ein.
Bei dir läuft das als Liste „Zettel von Ehrenamtlichen“ auf. Du übernimmst eine Zeile per Klick, korrigierst sie mit Grund oder übernimmst sie nicht. Was einmal übernommen ist, lässt sich nicht noch einmal nachtragen, und die Sperre steht an jeder Tür, nicht nur an einer. Was ein Zeit-Konto kostet, steht weiter unten im Preisblock.
Statt am Monatsende ein Blatt zu unterschreiben, zeichnet die Familie direkt nach dem Einsatz auf dem Handy der Betreuungskraft gegen. Lotsana hält je Unterschrift fest, wer gezeichnet hat und wann, und vermerkt am Nachweis, dass sie vom Einsatz kommt und nicht aus der Akte. Kilometer, die dabei versiegelt wurden, entwerten die Unterschrift, wenn sie sich nachträglich ändern.
Ob eure Kassen eine Unterschrift auf dem Handy annehmen, entscheidet ihr mit ihnen. Der Papierweg bleibt daneben möglich, und beides nebeneinander geht auch. Mehr zum Arbeiten unterwegs: unterwegs arbeiten
In einer Excel-Liste fließen leicht zwei Töpfe zusammen, die rechtlich verschiedene Ansprüche sind.
131 € im Monat, und was nicht verbraucht ist, spart sich an. Der Rest aus dem Vorjahr bleibt bis zum 30. Juni nutzbar; dafür gibt es beim Anlegen eine eigene Wahl mit dem richtigen Gültig-bis. Kurz nachschlagen: Entlastungsbetrag · § 45a
3.539 € im Kalenderjahr für Verhinderungs- und Kurzzeitpflege zusammen. Lotsana belastet ihn nur, wenn die Familie ihn ausdrücklich freigegeben hat und ab Pflegegrad 2, weil es ihn darunter nicht gibt. Kurz nachschlagen: Verhinderungspflege
Was über den Töpfen liegt, geht als Privatrechnung an die Familie, aber nur wenn ihr das je Familie anhakt. Dazu könnt ihr eine Schmerzgrenze setzen: Wird sie überschritten, hält der Lauf sichtbar an, statt still eine hohe Rechnung zu erzeugen.
Die Bewilligungsmaske will eine Stundenzahl. Dass fünf Stunden im Monat nichts anderes sind als der Entlastungsbetrag geteilt durch euren Stundensatz, stand bis dahin nirgends.
Der Budget-Reiter der Akte legt die Töpfe jetzt selbst an, mit denselben Vorbelegungen wie die Sammelliste: Beim Entlastungsbetrag stehen Monatsbetrag und Gültig-bis schon da, beim Vorjahresrest der 30. Juni. Die Beträge kommen aus den gepflegten gesetzlichen Werten mit Stichtag, nicht aus dem Programmcode. Ein neuer Rechtsstand ist damit ein Eintrag unter Einstellungen, kein Software-Update.
Legst du für eine Familie eine Bewilligung mit der Pflegekasse an, steht dort, wie viel Geld im Monatstopf liegt und wie viele Stunden das bei eurem Stundensatz sind. Ein Knopf übernimmt die Zahl als Kontingent. Der Gemeinsame Jahresbetrag wird daneben genannt und bewusst nicht in Monatsstunden umgerechnet: Er gilt für das ganze Jahr und ergibt keine Zahl für einen Monat.
Schweigepflichtentbindung gegenüber der Pflegekasse, gegenseitige Schweigepflichtentbindung, Haftungsbeschränkung für die Fahrt im eigenen PKW, Einwilligung Datenschutz, vorgelegter Impfpass: Das führt Lotsana je Familie mit Datum und Vermerk. Die Haftungsbeschränkung lässt sich dabei je Betreuungskraft eintragen, weil sie genau so eingeholt wird.
Ab Werk ist der Schritt aus. Wer ihn braucht, schaltet ihn als Träger einmal an, dann fragt der Aufnahme-Assistent die Erklärungen mit ab. Pflicht wird daraus nichts: Eine fehlende Erklärung mahnt keine Akte an, weil kein Dienst zu jeder Familie jede Erklärung hat.
Pflegegrad, Versichertennummer und Pflegekasse stehen in der Akte, Sorgeberechtigte mit Anschrift und Kontakt im Reiter Netzwerk, die zugeordnete Betreuungskraft unter „Wer betreut“. Damit steht das, was heute in einer Word-Tabelle und einer Excel-Datei doppelt liegt, an genau einer Stelle. Mehr dazu: Klientenverwaltung
Ein Muster-Betreuungsvertrag für Angebote nach § 45a mit Widerrufsbelehrung nach dem amtlichen Muster und der Abtretung des Entlastungsbetrags über § 53 Abs. 2 Nr. 2 SGB I. Genau das Papier, ohne das die Kasse nicht direkt an euch zahlt. Vertrag kostenlos anfordern →
Sechs Sachen, über die ihr vorher Bescheid wissen solltet.
Den elektronischen Datenträgeraustausch (DTA nach § 302 SGB V und § 105 SGB XI) kann Lotsana nicht. Abgerechnet wird über die Abtretung, als Sammelrechnung je Kasse mit einer Position je Familie und Monat. Ob eure Kasse den Nachweis als PDF nimmt oder auf Papier besteht, klärt ihr mit ihr. Kurz nachschlagen: Direktabrechnung per Abtretung
Für die Auszahlung der Aufwandsentschädigung bekommst du eine Liste je Person als CSV, mit Stunden, Betrag, Fahrtkosten getrennt und Summenzeile. Die Überweisung macht ihr wie bisher, und für Angestellte und Minijobber bleibt euer Lohnbüro zuständig. Lotsana bereitet die Lohndaten auf, es rechnet sie nicht ab.
Die Kilometer gehören ins Fahrtenbuch, je Fahrt mit Strecke, nicht als Betrag je Monat. Das ist genauer und für den Verein belastbarer, kostet beim Eintragen aber einen Handgriff mehr. In der Auszahlungsliste stehen sie getrennt von der Aufwandsentschädigung, damit der Verwendungszweck stimmt.
Ob eine Tätigkeit unter § 3 Nr. 26 oder Nr. 26a fällt und welchem Jahr eine Zahlung zuzuordnen ist, klärt ihr mit dem Steuerberater. Lotsana rechnet mit dem Betrag, der an der Person steht, ordnet Stunden dem Tag zu, an dem der Dienst beginnt, und warnt.
Lotsana läuft im Browser, auch auf dem Handy. Eine Kraft, die ihre Stunden einträgt, ruft eine Adresse auf und meldet sich an. Für das Zeit-Konto braucht jede Person eine eigene E-Mail-Adresse und eine App für die Zwei-Faktor-Anmeldung. Wer das für vierzig Ehrenamtliche nicht will, lässt es: Dann gibst du die Zettel weiter selbst ein, und alles andere auf dieser Seite funktioniert genauso.
Diese Seite ist eine Arbeitshilfe. Verbindlich sind eure Vereinbarungen mit den Pflegekassen, die Auskunft eurer Kasse und die eures Steuerberaters. Die Software rechnet konsistent. Ob die Einordnung stimmt, entscheidet nicht sie.
Ja. Dienstplan, Einsatzplaner, Tourenplanung, Fuhrpark und Barbeträge sind einzeln abschaltbar, je Träger. Was aus ist, steht nicht im Menü. Die Klientenakte, die Dokumentation und die Kostenträger bleiben immer an, alles andere entscheidet ihr beim Einrichten und könnt es später ändern.
Jede erfasste Stunde zählt gegen den Betrag, der für die Person eingetragen ist, und die Jahresübersicht zeigt den Rest in Euro und in Stunden. Gesperrt wird nichts. Wie die Ampel arbeitet, steht oben im Abschnitt über das Ehrenamt.
Ja. Der Betrag gilt je Person über alle Auftraggeber. Am Mitarbeiter tragt ihr unter „davon hier nutzbar“ nur den Teil ein, der bei euch bleibt, und die Ampel rechnet mit diesem Teil. Passt weder Übungsleiter- noch Ehrenamtspauschale, wählt ihr „Eigener Betrag“ und tragt den Jahresbetrag selbst ein.
Nein. Unter „Stunden nachtragen“ wählst du Person und Familie und trägst die Tage untereinander ein; reichen die Zeilen nicht, holst du mehr dazu. Aus jeder Zeile entstehen Arbeitszeit und Leistung zugleich. Wollt ihr gar nicht je Tag eintragen, gibt es an der Bewilligung das Häkchen für Stunden als Monatssumme: dann eine Zeile je Familie und Monat, mit Gesamtstunden und der Zahl der Einsätze.
Je Familie legst du die Töpfe im Budget-Reiter der Akte an: Entlastungsbetrag § 45b mit 131 € im Monat, der sich ansammelt, und den Gemeinsamen Jahresbetrag nach § 42a mit 3.539 € im Jahr. Lotsana zeigt den Rest in Euro und in Stunden zu eurem Satz und warnt, bevor etwas verfällt. Am Monatsende verteilt der Lauf die Leistungen selbst: erst § 45b, dann der Jahresbetrag, der Rest als Privatrechnung, wenn ihr das für die Familie angehakt habt.
Weil zwei Bedingungen fehlen dürfen. Der Gemeinsame Jahresbetrag wird nur belastet, wenn die Familie ihn ausdrücklich freigegeben hat und ab Pflegegrad 2, weil es Verhinderungs- und Kurzzeitpflege darunter nicht gibt. Fehlt eines von beidem, bleibt der Topf außen vor, statt still belastet zu werden.
Ja, über das Zeit-Konto. Das ist eine eigene Rolle. Sie sieht die eigene Arbeitszeit, bei Angestellten auch Urlaub und Krankmeldung, und die eigenen Schulungen, sonst nichts: keine Klientenakte, keine Abrechnung, keine Liste der Kolleginnen. Die Person wählt „Bei wem“ aus ihren zugeordneten Familien und trägt Stunden und Kilometer ein; bei dir landet das in der Liste „Zettel von Ehrenamtlichen“, aus der du per Klick übernimmst oder mit Grund korrigierst. Was ein Zeit-Konto kostet, steht weiter unten im Preisblock.
Nein, den elektronischen Datenträgeraustausch (DTA nach § 302 SGB V und § 105 SGB XI) kann Lotsana nicht. Abgerechnet wird über die Abtretung, als Sammelrechnung je Kasse mit einer Position je Familie und Monat, dazu der Nachweis. Ob eure Kasse ihn als PDF annimmt oder auf Papier besteht, ist eine Frage an eure Kasse.
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Rechnet ihr überwiegend nach § 45a mit der Pflegekasse ab und habt die Anerkennung des Landes, passt die Seite für Alltagshilfe besser. Läuft bei euch viel über die Eingliederungshilfe, steht das auf der Seite zur Eingliederungshilfe. Und wer den Dienst erst aufbaut, findet den Weg unter Träger gründen.
Stand: 23. September 2026. Diese Seite ist eine Arbeitshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind eure Vereinbarungen mit den Pflegekassen, die Auskunft eurer Kasse und die eures Steuerberaters. Die genannten Beträge sind der Rechtsstand 2026 und liegen in Lotsana als gepflegte Werte mit Datum. Die beschriebenen Funktionen entsprechen dem Stand der Software am 23.09.2026. Hinweise auf Änderungen gern an kontakt@lotsana.de. Angaben ohne Gewähr.
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