Software wechseln: bekommst du deine Daten heraus, und wann stellst du um?

Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Wer anfängt, nach einem Softwarewechsel zu suchen, hat innerlich meist schon entschieden. Die offenen Fragen sind dann andere: Kommst du überhaupt an deine Daten heran? Was davon muss mit? Wann schaltest du um, ohne dass eine Abrechnung zwischen zwei Systemen zerbröselt? Und was passiert mit dem, was im Altsystem liegen bleibt? Der Reihe nach – inklusive der unbequemen Rechtsfrage, was dein bisheriger Anbieter tatsächlich herausgeben muss.

Stand: August 2026. Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung – verbindlich sind euer Software- und Auftragsverarbeitungsvertrag sowie die Angaben der zuständigen Stellen. Grundlage: DSGVO, Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act, anwendbar seit 12.09.2025), § 147 AO, SGB VIII und SGB X; alle Fundstellen sind am Seitenende verlinkt. Nur den Vertragsbegriff nachschlagen? AVV im Glossar – in 30 Sekunden.

Der Zeitpunkt: nicht am Kalender, sondern an der Abrechnung

Der Klassiker ist „wir machen das zum 1. Januar". Klingt sauber, ist es selten. Der Jahreswechsel bringt Jahresabschluss, Urlaubszeit und in vielen Regionen eine Welle auslaufender Bescheide gleichzeitig – und genau dann soll das Team ein neues System lernen.

Der bessere Anker ist die Abrechnungsperiode. Umgestellt wird zum Monatsersten, nachdem der Vormonat vollständig abgerechnet ist und die Nachweise beim Kostenträger liegen. Dann gibt es keinen Monat, dessen Leistungen zur Hälfte im alten und zur Hälfte im neuen System stehen. Wer das ignoriert, klebt am Monatsende Fachleistungsstunden aus zwei Quellen zusammen und erklärt dem Amt anschließend, warum die Summen nicht zur Bewilligung passen.

Drei weitere Dinge gehören in die Zeitrechnung:

Kündigungsfrist rückwärts rechnen. Bei Cloud-Verträgen darf die Frist zur Einleitung eines Wechsels seit dem Data Act höchstens zwei Monate betragen (Art. 25 Abs. 2 lit. d Data Act) – soweit der Data Act auf euren Dienst anwendbar ist, dazu weiter unten mehr. Ältere Vor-Ort-Verträge haben oft drei Monate zum Vertragsjahresende – wer das im Oktober merkt, verliert ein Jahr.
Prüfungen und Verlängerungswellen aussparen. Vier Wochen vor einer angekündigten Prüfung oder mitten in der Neubewilligung ist kein Zeitpunkt, sondern ein Risiko.
Den eigenen Jahresrhythmus nehmen. In der Schulbegleitung ist der Schuljahresbeginn oft der ehrlichere Schnitt als der 1. Januar, weil dort ohnehin alles neu aufgesetzt wird.

Was mit muss – und was nicht

Die häufigste Migrationsfalle ist nicht Datenverlust, sondern das Gegenteil: Alles wird mitgeschleppt, inklusive zehn Jahre Karteileichen. Ein Umzug ist die beste Gelegenheit zum Aufräumen, die ihr je bekommt – und nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) sogar geboten.

Datenart	Ins neue System?	Worauf es ankommt
Stammdaten Klient:innen	Ja, vollständig	Der einzige Teil, den fast jedes Altsystem sauber als CSV oder Excel herausgibt. Zuerst holen.
Kostenträger, Bewilligungen, Leistungsarten, Sätze	Ja	Ohne Bewilligungsdaten könnt ihr im neuen System keinen Nachweis gegen ein Kontingent prüfen. Wird oft vergessen, weil es „Verwaltung" ist.
Laufende Fälle: Ziele, Hilfeplan, Verlauf	Ja, aber nur aktive Fälle	Selten strukturiert exportierbar. Realistisch ist: Ziele und aktueller Stand werden übertragen, der ältere Verlauf kommt als Dokument an die Akte.
Leistungsnachweise und Stundenerfassung	Nur der offene Zeitraum	Abgerechnete und bezahlte Perioden gehören ins Archiv, nicht in die Produktivdaten.
Abrechnungshistorie, Rechnungen	Nein, als Export	Die buchhalterische Wahrheit liegt in der Fibu und beim Steuerbüro, nicht in der Fachsoftware. Für die Software reicht ein Archivbestand.
Dokumente: Berichte, Gutachten, Scans, Fotos	Ja	Mengenmäßig der größte Brocken, kommt meist als Dateipaket. Entscheidend ist, ob eine Zuordnungsliste dabei ist – sonst ordnet ihr tausend PDFs von Hand zu.
Abgeschlossene Fälle	Archiv statt Umzug	Erst gegen das Löschkonzept prüfen. Was gelöscht gehört, wird nicht mitgenommen und dann vergessen.
Personal-, Dienstplan- und Lohndaten	Meist nein	Historische Dienstpläne haben im neuen System selten einen Nutzen. Stammdaten der Mitarbeitenden ja, Historie nein.

Die Rechtsfrage: welchen Anspruch hast du auf deine Daten?

Hier wird es unangenehm präzise, und genau deshalb lohnt es sich. „Das sind unsere Daten, die müssen die rausgeben" ist als Haltung richtig und als Rechtssatz falsch. Es gibt drei verschiedene Spuren, die oft durcheinandergeworfen werden – und nur zwei davon helfen euch.

Spur 1: Artikel 20 DSGVO ist nicht euer Hebel

Das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO wird in Wechselgesprächen gern zitiert. Es passt aber nicht: Es steht der betroffenen Person zu – also der Klientin, dem Klienten, der Mitarbeiterin – und richtet sich gegen den Verantwortlichen. In dieser Konstellation seid ihr der Verantwortliche und der Softwareanbieter ist Auftragsverarbeiter. Der Träger ist kein Betroffener und kann aus Art. 20 DSGVO nichts gegen seinen Anbieter herleiten.

Dazu kommt eine zweite Hürde, die auch für Anfragen eurer Klient:innen wichtig ist: Art. 20 greift nur bei Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags und nur bei automatisierter Verarbeitung. Ein großer Teil der Falldokumentation im Träger beruht aber auf gesetzlichen Grundlagen und dem Sozialdatenschutz, nicht auf Einwilligung. Wer intern erklärt, „wir berufen uns auf Artikel 20", wird beim Anbieter nichts erreichen und verbrennt Zeit.

Spur 2: Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe g DSGVO und euer AVV

Das ist der belastbare Hebel für personenbezogene Daten. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO muss vorsehen, dass der Auftragsverarbeiter „nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistungen alle personenbezogenen Daten nach Wahl des Verantwortlichen entweder löscht oder zurückgibt" (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO). Die Wahl liegt bei euch. Sagt ihr „zurückgeben", muss zurückgegeben werden.

Vier Einschränkungen, die man kennen muss, bevor man sich darauf verlässt:

Kein Format vorgeschrieben. Die Vorschrift sagt „zurückgeben", nicht „in einem brauchbaren Format zurückgeben". Ein Anbieter, der 4.000 einzelne PDFs ohne Zuordnung liefert, erfüllt den Wortlaut. Was ihr bekommt, entscheidet deshalb euer Vertrag, nicht die DSGVO. Deshalb steht der Punkt „vollständiger Datenexport in einem gängigen Format" in jeder AVV-Checkliste – vor der Unterschrift verhandelt, nicht in der Kündigungswoche.
Nur personenbezogene Daten. Eure Berichtsvorlagen, Konfigurationen, Auswertungsdefinitionen oder Leistungskataloge sind davon nicht zwingend erfasst.
Erst nach Ende der Leistung. Der Anspruch greift nach Abschluss der Verarbeitungsleistungen. Für den Umzug währenddessen braucht ihr eine vertragliche Grundlage oder eine Exportfunktion im Produkt.
Nicht gegen Aufbewahrungspflichten. Löschung wird nur geschuldet, soweit nicht Unionsrecht oder nationales Recht eine Speicherung verlangt.

Spur 3: der Data Act – seit 12. September 2025, aber nur für Cloud-Dienste

Die eigentliche Neuerung. Kapitel VI der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) regelt den Wechsel zwischen Datenverarbeitungsdiensten und gilt nach Angaben der Bundesnetzagentur seit dem 12. September 2025 – und zwar auch für vorher geschlossene Verträge. Erwägungsgrund 81 nennt ausdrücklich IaaS, PaaS und SaaS. Was das konkret bedeutet:

Was	Regel	Fundstelle
Ankündigungsfrist für den Wechsel	höchstens 2 Monate	Art. 25 Abs. 2 lit. d
Übergangszeitraum für die eigentliche Übertragung	höchstens 30 Kalendertage, anschließend an die Ankündigungsfrist	Art. 25 Abs. 2 lit. a
Wenn 30 Tage technisch nicht machbar sind	bis zu 7 Monate möglich, Anbieter muss das binnen 14 Arbeitstagen begründet mitteilen	Art. 25 Abs. 4
Verlängerung durch euch	einmal, für einen von euch als angemessen erachteten Zeitraum	Art. 25 Abs. 5
Abrufzeitraum nach dem Wechsel	mindestens 30 Kalendertage ab Ende des Übergangszeitraums	Art. 25 Abs. 2 lit. g
Exportformat bei SaaS ohne einschlägigen Standard	alle exportierbaren Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format	Art. 30 Abs. 5
Wechselentgelte	bis zum 12.01.2027 nur ermäßigt und höchstens in Höhe der Kosten, die dem Anbieter durch den Wechsel entstehen; ab dem 12.01.2027 gar keine mehr	Art. 29 Abs. 1 bis 3

Wichtig ist der Umfang: Der Anspruch bezieht sich auf „exportierbare Daten", definiert in Art. 2 Nr. 38 Data Act als Ein- und Ausgabedaten einschließlich Metadaten, die durch eure Nutzung des Dienstes entstanden sind – ausgenommen Vermögenswerte des Anbieters oder Dritter, die durch geistiges Eigentum geschützt sind oder ein Geschäftsgeheimnis darstellen. Eure Fälle, Stunden, Dokumente: ja. Die Bewertungslogik oder der Datenbankaufbau des Anbieters: nein. Und die weitergehende Funktionsäquivalenz, also ein gleichwertiges Weiterarbeiten im Zielsystem, schuldet nach Art. 30 Abs. 1 nur der IaaS-Anbieter, nicht der SaaS-Anbieter.

Ehrlich an dieser Stelle: Ob eine spezialisierte Fachanwendung für soziale Träger unter den Begriff „Datenverarbeitungsdienst" (Art. 2 Nr. 8 Data Act) fällt, ist juristisch umstritten. Erwägungsgrund 81 nennt SaaS als Bereitstellungsmodell, und die Bundesnetzagentur führt SaaS in ihrer Übersicht. In der rechtswissenschaftlichen Literatur (Kanzleibeitrag, Sekundärquelle) wird demgegenüber vertreten, dass die Definition auf Dienste zielt, die dem Kunden Zugang zu skalierbaren Rechenressourcen eröffnen, und dass hochspezialisierte Branchensoftware davon nicht erfasst sei. Rechtsprechung dazu gibt es noch nicht. Praktische Konsequenz: Beruft euch auf den Data Act, aber baut euren Umzugsplan nicht allein darauf – der Vertrag und der AVV bleiben die verlässlichere Grundlage. Und für lokal installierte Software auf eurem eigenen Server greift Kapitel VI ohnehin nicht; dort zählt allein, was im Vertrag steht.

Der Satz, den ihr wirklich schreibt

Konkret und ohne Drohgebärde, am besten früh – solange der Vertrag läuft und die Zusammenarbeit noch normal ist, nicht in der Kündigungswoche:

„Wir bereiten einen Systemwechsel vor. Bitte teilt uns mit, welche Exportformate ihr für Stammdaten, Bewilligungen, Leistungsdaten und Dokumente bereitstellt, ob eine Zuordnungsdatei zu den Dokumenten dabei ist, welche Fristen und Kosten anfallen und bis wann wir nach Vertragsende noch auf die Daten zugreifen können. Wir bitten außerdem vorab um einen Beispiel-Export aus zwei anonymisierten Fällen."

Der Beispiel-Export vorab ist der wichtigste Teil. Er kostet den Anbieter wenig und beantwortet die Frage, die sonst erst nach der Kündigung auffällt: Ist das brauchbar oder nur formal ein Export?

Formate: was realistisch aus einem Altsystem herauskommt

Für die Falldokumentation in der Sozialwirtschaft gibt es kein etabliertes Austauschformat. Anders als bei der Rechnung, wo mit XRechnung und ZUGFeRD ein Standard existiert, gibt es für Hilfeplanziele, Verläufe oder Wirkungsdaten nichts Vergleichbares. Was ihr in der Praxis bekommt:

CSV oder Excel für Stammdaten, Kostenträger und Stundenlisten. Der Regelfall und meist unproblematisch. Achtet auf Zeichensatz und Datumsformat, das kostet sonst einen halben Tag.
Ein Paket aus PDF-Dateien für Berichte und Dokumentation. Sehr häufig. Die entscheidende Frage ist nicht das Format, sondern ob eine Zuordnungsliste dabeiliegt oder die Dateinamen die Zuordnung tragen.
XML oder JSON bei jüngeren Systemen, oft nur für Teilbereiche.
Ein Datenbank-Abzug, gelegentlich – und ebenso oft unter Verweis auf Geschäftsgeheimnisse verweigert. Für geschützte Bestandteile des Anbieters deckt Art. 2 Nr. 38 Data Act eine solche Weigerung; für eure eigenen Fall-, Stunden- und Dokumentdaten nicht.
Buchungsdaten laufen ohnehin über die DATEV-Schnittstelle ins Steuerbüro. Prüft, ob dort alles angekommen ist, bevor ihr die Fachsoftware abschaltet.

Parallelbetrieb: zwei Wochen, kein halbes Jahr

„Parallelbetrieb" meint zwei völlig verschiedene Dinge, und die Verwechslung ist teuer.

Doppelte Dokumentation – dieselbe Leistung in beiden Systemen erfassen – ist kein Sicherheitsnetz, sondern der zuverlässigste Weg, ein neues System zu töten. Fachkräfte, die alles zweimal tippen, tippen es irgendwann nur noch einmal, und zwar dort, wo sie sich auskennen. Dauer: höchstens ein paar Tage, besser null.

Lesender Zugriff auf das Altsystem ist dagegen sinnvoll und sollte länger laufen als der Umzug selbst. Ihr braucht ihn für Rückfragen zu Nachweisen, für Prüfungen des Kostenträgers und für alles, was beim Export übersehen wurde. Der Data Act sieht bei Cloud-Diensten dafür einen Abrufzeitraum von mindestens 30 Kalendertagen nach dem Übergangszeitraum vor (Art. 25 Abs. 2 lit. g); bei Vor-Ort-Systemen könnt ihr den Server oft schlicht offline weiterlaufen lassen.

Aus den Fristen oben ergibt sich dieser Ablauf:

Vor dem Stichtag: zwei bis drei reale, anonymisierte Fälle komplett im neuen System durchspielen – anlegen, dokumentieren, Stunden erfassen, Nachweis erzeugen, Probeabrechnung. Wer das überspringt, findet die Lücken am Monatsende.
Import der Stammdaten ein paar Tage vor dem Stichtag, mit einem Testlauf über wenige Zeilen, bevor die ganze Datei hochgeht.
Stichtag: Ab diesem Datum werden neue Einträge ausschließlich im neuen System gemacht. Ein Datum, kein Zeitraum, und es hängt ausgedruckt im Büro.
Nachlauf: Das Altsystem bleibt vier bis acht Wochen lesend erreichbar. Erst nach der ersten vollständigen Monatsabrechnung aus dem neuen System und deren Zahlungseingang wird über das Abschalten gesprochen.

Schritt 1 geht schon, bevor ihr irgendwo kündigt

Zwei anonymisierte Fälle durchspielen ist der Punkt, an dem sich zeigt, ob ein Wechsel trägt – und dafür braucht ihr keinen Vertrag, sondern eine Probedatei. In den 30 Testtagen könnt ihr den CSV-Import mit ein paar Zeilen ausprobieren (die Spaltenvorlage gibt es zum Herunterladen, Semikolon oder Komma erkennt der Import selbst), ein ZIP mit Dokumenten hochladen und im Import-Bericht nachlesen, was nicht zugeordnet werden konnte. Und in die Gegenrichtung gleich mit: einmal das vollständige Backup aus Datenbank und Dateispeicher selbst herunterladen, auf Wunsch mit eigenem Passwort verschlüsselt.

Ohne Überraschungen: Zwei Minuten eintragen, Mail bestätigen, dann steht euer eigener, abgetrennter Bereich mit eigener Datenbank. 30 Tage, ohne Verpflichtung und ohne Zahlungsdaten. Lotsana ist neu und hat noch keine Referenzliste – ob ein Import bei euch taugt, seht ihr am ehrlichsten an eurer eigenen Datei. Geführt starten: 30 Tage kostenlos →

Altdaten: das Altsystem darf nicht einfach weg

Der Punkt, an dem Umzüge nachträglich Ärger machen. Nach dem Wechsel liegen die Altdaten irgendwo – und für sie gelten dieselben Fristen wie vorher. Drei Regelkreise laufen dabei nebeneinander, und sie sind unterschiedlich lang.

Steuer und Buchführung

Nach § 147 Abs. 3 AO sind Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre und die übrigen Unterlagen wie Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Sind die Unterlagen mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt worden, kann die Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 AO Einsicht nehmen, eine maschinelle Auswertung oder die Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format verlangen. Genau daran hängt die Frage, ob ihr das Altsystem abschalten dürft.

Die gute Nachricht steht im letzten Satz von § 147 Abs. 6 AO – seit der Neufassung des Absatzes zum 1. Januar 2023 ist das Satz 5, ältere Quellen zitieren ihn noch als Satz 6: Sofern noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde, reicht es bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder einer Auslagerung aus dem Produktivsystem, „nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung oder Auslagerung folgt, diese Daten ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger" vorzuhalten. Im Umkehrschluss: In den ersten fünf Kalenderjahren nach der Umstellung muss mehr verfügbar bleiben als eine Datei – nämlich die Auswertbarkeit selbst.

Die GoBD ziehen daraus die praktische Konsequenz (Rz. 142 des BMF-Schreibens): Bleiben die quantitativen und qualitativen Auswertungsmöglichkeiten des Altsystems im neuen System oder in einem Archivsystem nicht erhalten, ist das Altsystem entsprechend verfügbar zu halten. Wer nur PDFs archiviert, hat die Auswertbarkeit verloren. Klärt das mit eurem Steuerbüro, bevor der Server aus dem Schrank fliegt – und haltet den Systemwechsel in eurer Verfahrensdokumentation fest. Genau dafür ist sie da.

Fallakten

Hier gibt es keine Einheitsfrist. Maßgeblich ist die Erforderlichkeit; danach greift das Löschgebot aus Art. 17 DSGVO, für Sozialdaten modifiziert durch § 84 SGB X, der in bestimmten Fällen die Einschränkung der Verarbeitung an die Stelle der Löschung setzt.

Am anderen Ende der Skala steht § 9b SGB VIII: Nach Absatz 2 Nummer 1 ist in Vereinbarung mit den Trägern von Einrichtungen und Diensten sicherzustellen, dass Erziehungshilfe-, Eingliederungshilfe-, Heim- und Vormundschaftsakten nach Vollendung des 30. Lebensjahres der betroffenen Person 70 Jahre lang aufzubewahren sind. Unmittelbar adressiert sind die öffentlichen Träger; freie Träger werden über Vereinbarungen einbezogen. Prüft deshalb vor dem Wechsel, was in euren Vereinbarungen dazu steht – ein Umzug ist der schlechteste Moment, um das zum ersten Mal zu lesen. Die Übersicht der übrigen Fristen steht im Glossar unter Aufbewahrungsfristen für Sozialdaten.

Wo die Daten künftig liegen dürfen

Ein Punkt, der bei der Anbieterauswahl mit entscheidet: § 80 Abs. 2 SGB X lässt einen Auftrag zur Verarbeitung von Sozialdaten nur zu, wenn die Verarbeitung im Inland, in einem anderen EU-Mitgliedstaat, in einem nach § 35 Abs. 7 SGB I gleichgestellten Staat oder – bei vorliegendem Angemessenheitsbeschluss – in einem Drittstaat erfolgt. Adressat der Norm sind die in § 35 SGB I genannten Stellen; freie Träger trifft die Anforderung typischerweise über die Leistungs- und Datenschutzvereinbarungen mit dem Kostenträger. Praktisch heißt das: Fragt beim neuen Anbieter nach dem Hosting-Standort, und zwar auch nach dem der Subdienstleister und der Backups.

Die drei Fehler, die den Umzug wirklich kosten

Den Export erst nach der Kündigung anfordern. Solange der Vertrag läuft, hat der Anbieter ein Interesse an einer normalen Zusammenarbeit. Danach seid ihr auf Fristen und Formulierungen angewiesen. Fordert Beispiel-Export und Formatauskunft, bevor ihr entscheidet – die Antwort ist selbst schon ein Auswahlkriterium.
Die Bewilligungsdaten vergessen. Stammdaten und Dokumente hat jeder auf dem Zettel. Ohne Bewilligungszeiträume, Kontingente und Sätze könnt ihr im neuen System aber keinen Nachweis prüfen, und die erste Abrechnung wird zum Blindflug.
Alles auf einmal umstellen. Wenn ihr mehrere Bereiche habt, fangt mit einem an. Ein Bereich, der eine vollständige Monatsabrechnung durchlaufen hat, ist der beste Beweis für den Rest des Teams – und der schnellste Weg, die Fehler zu finden, solange sie klein sind.

Häufige Fragen

Muss unser bisheriger Anbieter uns die Daten herausgeben?

Für personenbezogene Daten ja, aber über den Auftragsverarbeitungsvertrag: Nach Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO muss der Auftragsverarbeiter nach Ende der Leistung alle personenbezogenen Daten nach Wahl des Verantwortlichen entweder löschen oder zurückgeben. Ihr wählt. Ein Format schreibt die Vorschrift allerdings nicht vor – das regelt euer Vertrag. Nutzt ihr einen Cloud-Dienst, kommen seit dem 12. September 2025 die Wechselregeln des Data Act dazu, die Fristen und ein maschinenlesbares Exportformat verlangen.

Gilt Artikel 20 DSGVO für uns als Träger?

Nein, jedenfalls nicht als Anspruch des Trägers gegen den Softwareanbieter. Das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO steht der betroffenen Person zu, also der Klientin oder dem Klienten, und auch nur bei Verarbeitung auf Grundlage von Einwilligung oder Vertrag und in automatisierter Form. Der Träger ist Verantwortlicher, nicht Betroffener. Sein Hebel ist Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO in Verbindung mit dem AVV.

Wann ist der beste Zeitpunkt für einen Softwarewechsel?

Nicht am Kalender, sondern an der Abrechnung ausrichten: zum Monatsersten, nachdem der Vormonat vollständig abgerechnet und die Nachweise raus sind. Der Jahreswechsel wirkt sauber für die Buchhaltung, kollidiert aber mit Jahresabschluss, Urlaubszeit und Bescheid-Verlängerungen. Rechnet außerdem die Kündigungsfrist rückwärts, bevor ihr ein Datum festlegt.

Wie lange sollten wir parallel arbeiten?

Doppelte Dokumentation höchstens wenige Tage, besser gar nicht. Sinnvoll ist ein harter Stichtag für neue Einträge und danach ein lesender Zugriff auf das Altsystem für einige Wochen, um Nachweise und Rückfragen zu klären. Sechs Monate doppelt dokumentieren führt verlässlich zu Schatten-Doku und einem toten neuen System.

Dürfen wir das Altsystem nach dem Umzug abschalten?

Nur, wenn die aufbewahrungspflichtigen Daten woanders in gleicher Qualität verfügbar bleiben. Für steuerlich relevante Daten reicht es nach § 147 Abs. 6 AO (letzter Satz, seit 2023 Satz 5) ab Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung, sie auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten – und auch das nur, solange noch keine Außenprüfung begonnen hat. Vorher gilt die Erleichterung nicht, sofern die Auswertungsmöglichkeiten sonst verloren gingen. Für Fallakten gelten eigene, teils sehr lange Fristen.

In Lotsana liest ein Import-Assistent Klienten-Stammdaten als CSV ein (Vorlage mit Spaltenschema inklusive, Semikolon oder Komma werden selbst erkannt). Dokumente und Dateien aus der alten Akte kommen als ZIP-Paket rein und werden über Unterordner, eine Zuordnungsliste oder das Dateinamensmuster den Akten zugeordnet; was nicht zugeordnet werden konnte, steht anschließend im Import-Bericht statt still zu verschwinden. Und in die Gegenrichtung: Der Admin-Zugang kann jederzeit ein vollständiges Backup aus Datenbank und Dateispeicher selbst herunterladen, auf Wunsch mit eigenem Passwort verschlüsselt – damit die Frage aus diesem Artikel bei uns gar nicht erst entsteht. Wenn gerade ein Wechsel ansteht, deckt das kostenlose DSFA-Muster für soziale Träger außerdem den Datenschutz-Prüfteil ab – Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung.

Weiterlesen

Quellen (abgerufen am 05.08.2026)

Art. 20 DSGVO – Recht auf Datenübertragbarkeit und Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeiter, außerdem Art. 5 DSGVO und Art. 17 DSGVO (dsgvo-gesetz.de, nichtamtliche Textwiedergabe)
Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act), insbesondere Art. 2 Nr. 8 und Nr. 38, Art. 23, Art. 25, Art. 29, Art. 30 sowie Erwägungsgrund 81 (EUR-Lex)
Bundesnetzagentur: Datenverarbeitungsdienste und Anbieterwechsel – Geltung ab 12.09.2025, Fristen, Wechselentgelte (bundesnetzagentur.de)
§ 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, insbesondere Abs. 3 und Abs. 6 (gesetze-im-internet.de)
§ 9b SGB VIII – Aufarbeitung und § 84 SGB X sowie § 80 SGB X – Verarbeitung von Sozialdaten im Auftrag (gesetze-im-internet.de)
GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (IV A 4 – S 0316/19/10003 :001) in der Fassung der Änderungsschreiben, dort Rz. 142 zum Systemwechsel – Bundesfinanzministerium
Zum Streitstand, ob spezialisierte Fachanwendungen „Datenverarbeitungsdienst" im Sinne des Data Act sind: Heuking, Fachbeitrag zum Begriff des Datenverarbeitungsdienstes (Kanzleibeitrag, Sekundärquelle – keine Rechtsprechung)

Stand: 5. August 2026. Dieser Artikel ist eine Arbeitshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Aufbewahrungsfristen und Vereinbarungsinhalte unterscheiden sich je nach Hilfeart, Bundesland und Kostenträger; die Reichweite des Data Act für Fachanwendungen ist gerichtlich nicht geklärt. Verbindlich sind eure Verträge, die Auskünfte eurer Kostenträger sowie die Bewertung eurer Datenschutzbeauftragten und eures Steuerbüros. Angaben ohne Gewähr.