1. Anerkennung nach Landesrecht: ein Bundesgesetz, 16 Verordnungen
„Angebote zur Unterstützung im Alltag“ sind Betreuung, Entlastung pflegender Angehöriger und Haushaltshilfe für Menschen mit Pflegegrad – Begleitung, Beschäftigung, Einkauf, Haushalt. Körperpflege und Behandlungspflege gehören ausdrücklich nicht dazu; dafür bräuchtest du einen Versorgungsvertrag als zugelassener ambulanter Pflegedienst (§ 71, § 72 SGB XI), ein ganz anderes Verfahren.
§ 45a Abs. 3 SGB XI überlässt die Anerkennung den Ländern: Sie regeln „das Nähere“ per Rechtsverordnung, einschließlich der Qualitätssicherung. Es gibt deshalb keine bundesweite Zulassung, sondern 16 Landesverordnungen mit unterschiedlichen Behörden, Qualifikationsanforderungen und teils verbindlichen Preisgrenzen. In Nordrhein-Westfalen ist das die AnFöVO (zuletzt geändert 02/2026), zuständig sind Kreise und kreisfreie Städte; in Bayern erteilt das Landesamt für Pflege die Anerkennung für Träger und selbstständige Einzelpersonen, während ehrenamtliche Einzelpersonen sich bei den regionalen Fachstellen für Demenz und Pflege registrieren – mit der Registrierung gilt das Angebot als anerkannt.
Was im Antrag fast überall verlangt wird, sieht sich ähnlich – die Details unterscheiden sich:
| Baustein | Typisch verlangt |
|---|
| Konzept | Zielgruppe, Leistungen, Personal, Anleitung durch eine Fachkraft, Qualitätssicherung, Dokumentation |
| Qualifikation | Basisqualifizierung der Helferinnen und Helfer – Mindestumfang und Inhalte je Land unterschiedlich, oft mit Präsenzanteil und Auffrischung |
| Zuverlässigkeit | Führungszeugnis – je nach Land für Leitung und Angebotskoordination, für die einsetzenden Kräfte teils nur eine laufende Zuverlässigkeitsprüfung (so in NRW, § 7 Abs. 4 AnFöVO) |
| Absicherung | Betriebs- oder Berufshaftpflicht, Unfallschutz für Mitarbeitende |
| Preise | Angemessene Stundensätze: Sie dürfen nach § 45b Abs. 4 SGB XI die Preise vergleichbarer Sachleistungen zugelassener Pflegeeinrichtungen nicht übersteigen; die Länder dürfen das in ihrer Verordnung weiter begrenzen, mehrere tun das. Nebenkosten sind meist eingeschlossen, Fahrtkosten je nach Land gesondert berechenbar |
| Danach laufend | Änderungen und Preise melden, Qualitätsanforderungen einhalten, Anerkennung ggf. befristet verlängern |
Nimm das als Orientierung, nicht als Checkliste: Ob Einzelpersonen überhaupt starten dürfen, wie lange die Anerkennung gilt und ob ein Preisdeckel greift, steht allein in der Verordnung deines Landes. Den vollständigen Vergleich über alle 16 Länder – mit Regelwerk, Behörde und Schulungsumfang – haben wir im Ratgeber: Alltagshilfe nach § 45a gründen. Kurz nachschlagen kannst du auch im Glossar: Anerkennung nach Landesrecht.
2. Qualifikation: der Nachweis, der bei jeder Prüfung zuerst gezogen wird
Die Schulungsanforderung ist der Punkt, an dem sich die Länder am deutlichsten unterscheiden – und es sind Mindestumfänge, keine Obergrenzen. Für Kräfte in anerkannten Angeboten liegt die Basisqualifizierung typischerweise bei 30 bis 40 Unterrichtseinheiten: In Nordrhein-Westfalen verlangt § 8 AnFöVO mindestens 40 Unterrichtsstunden, bei rein hauswirtschaftlichen Angeboten mindestens 30 – und für angestellte Einzelkräfte nach § 10 AnFöVO sogar eine Qualifizierung von mindestens 160 Unterrichtsstunden. Deutlich niedriger liegt nur die registrierte Nachbarschaftshilfe, für die einzelne Länder wenige Stunden genügen lassen; das ist aber eine eigene Kategorie und nicht dasselbe wie eine Kraft im anerkannten Angebot. Dazu kommen Führungszeugnis, Erste Hilfe und je nach Träger weitere Pflichtnachweise.
Das Problem ist selten die Schulung selbst, sondern der Nachweis Monate später: Wer hat wann welchen Kurs gemacht, wo liegt die Bescheinigung, welches Führungszeugnis läuft aus? Lotsana führt dafür je Mitarbeiterin und Mitarbeiter ein Konto über abgeleistete Unterrichtseinheiten. Abschlüsse aus den Lotsana-Lektionen landen automatisch darin und sind danach weder änderbar noch löschbar – dieser Eintrag ist der Nachweis. Externe Präsenzkurse und mitgebrachte Vorqualifikationen trägst du mit Beleg nach. Alle Stundenwerte gelten dabei als Richtwert; ob eine Einheit anrechenbar ist, entscheidet nicht die Software, sondern deine Anerkennungsbehörde.
Parallel dazu laufen Fristen: Führungszeugnis, Erste-Hilfe-Auffrischung, Führerscheinkontrolle, Qualifikationsnachweise. Lotsana verwaltet sie mit Gültigkeitsdatum und Vorwarnzeit und meldet sich, bevor etwas abläuft, statt danach.
Wichtig: Die Online-Grundlagenschulung in Lotsana bereitet neue Kräfte vor und dokumentiert das nachvollziehbar. Sie ersetzt keine landesrechtliche Basisqualifizierung – über deren Anerkennung und über die Anrechnung von E-Learning-Anteilen entscheidet allein die zuständige Stelle deines Bundeslands.
3. Leistungsnachweis: das Blatt, an dem die Erstattung hängt
Bei § 45a-Angeboten wird nicht pauschal gezahlt, sondern gegen Nachweis. Was die Kasse sehen will, ist in aller Regel dasselbe: welcher Kunde, welcher Monat, welche Einsätze mit Datum und Zeit, welche Leistung, wie viele Stunden, zu welchem Satz – und die Unterschrift, dass die Leistung tatsächlich erbracht wurde. Im Gesetz steht dazu unmittelbar nur, dass auf dem Beleg „eindeutig und deutlich erkennbar“ sein muss, für welche der Leistungsarten des § 45b Abs. 1 Satz 3 SGB XI die Aufwendungen entstanden sind (§ 45b Abs. 2 Satz 3). Welche Angaben eine Abrechnung sonst enthält, richtet sich nach den Formularen der jeweiligen Kasse; als Maßstab dafür, was üblich ist, taugt § 105 Abs. 1 SGB XI („Art, Menge und Preis einschließlich des Tages und der Zeit der Leistungserbringung“) – der gilt allerdings für an der Pflegeversorgung teilnehmende Leistungserbringer im Sinne des Abrechnungsverfahrens, nicht als eigene Rechtsgrundlage für § 45a-Angebote.
Genau das erzeugt Lotsana je Maßnahme und Monat als druckbaren Leistungsnachweis – direkt aus den erfassten Einsätzen, ohne Abtippen. Die Gegenzeichnung geht entweder klassisch auf Papier oder digital: Der Kunde bekommt einen Freigabe-Link, unterschreibt am Bildschirm, und die Unterschrift wird mit Zeitpunkt und Prüfsumme am Nachweis versiegelt. Für den Papierweg gibt es unsere Word-Vorlage Monatsnachweis § 45b kostenlos per E-Mail – die kannst du auch nutzen, wenn du noch mit Excel arbeitest.
4. Abrechnung mit der Pflegekasse: Erstattung, Abtretung, Sammelrechnung
Die wichtigste Geldquelle ist der Entlastungsbetrag nach § 45b SGB XI: derzeit bis zu 131 Euro im Monat für jeden mit Pflegegrad 1 bis 5, zweckgebunden unter anderem für anerkannte Angebote und als Erstattung gegen Beleg (Stand 08/2026). Nicht genutzte Beträge sammeln sich im Kalenderjahr an; Reste des Vorjahres verfallen zum 30. Juni. Dazu kommen der gemeinsame Jahresbetrag für Verhinderungs- und Kurzzeitpflege nach § 42a SGB XI (3.539 Euro pro Jahr ab Pflegegrad 2, seit 01.07.2025 ein flexibler Topf) und der Umwandlungsanspruch nach § 45a Abs. 4 SGB XI von bis zu 40 Prozent des Pflegesachleistungsbetrags – ebenfalls erst ab Pflegegrad 2.
Vorbehalt Pflegereform: Der Referentenentwurf zum Pflegeneuordnungsgesetz (PNOG) sieht vor, den Entlastungsbetrag in den Pflegegraden 2 bis 5 in einem
Sozialraumbudget von 175 Euro aufgehen zu lassen und in Pflegegrad 1 künftig auf einen Entlastungsbetrag zu verzichten. Ein Datum für das Inkrafttreten nennt der Entwurf an dieser Stelle nicht. Am 05.08.2026 liegt
kein Kabinettsbeschluss vor; es folgen noch Bundestag und Bundesrat, und im Verfahren ändern sich Beträge und Termine regelmäßig. Geltendes Recht sind bis dahin die bis zu 131 Euro nach § 45b SGB XI. Kalkuliere mit dem geltenden Betrag – und behalte das Verfahren im Auge.
Formal sieht das Gesetz für § 45a-Angebote die Kostenerstattung an die Versicherten vor: Der Kunde zahlt deine Rechnung, reicht Belege ein und wartet auf sein Geld. In der Praxis hat sich die Abtretung durchgesetzt – der Kunde tritt seinen Erstattungsanspruch einmalig an dich ab (§ 398 BGB), du rechnest direkt mit der Kasse ab. Für die Familie fällt die Vorkasse weg, für dich der Zahlungsausfall. Der Preis dafür: eigene Formulare je Kasse, unterschriebene Monatsnachweise, und Sozialdaten nehmen manche Kassen bis heute nur per Post oder Fax an. Ausführlich im Glossar: Direktabrechnung mit der Pflegekasse.
Was Lotsana im Monatslauf übernimmt: Es rechnet je Kunde ab und verteilt den Betrag auf die freigegebenen Töpfe – zuerst § 45b, dann, sofern ausdrücklich freigegeben, das § 42a-Budget, und dabei zuerst das, was am frühesten verfällt. Kunden mit vorliegender Abtretung bündelt es zu einer Sammelrechnung je Pflegekasse statt vieler Einzelrechnungen. Bleibt ein Rest übrig, den kein Kassentopf deckt, sagt Lotsana das vorher – nicht nach dem Versand. Und es zeigt je Kunde, wo noch Budget liegt, das demnächst verfällt, oder wo Vollmacht oder Abtretungserklärung fehlen.
Zwei Dinge, die dabei regelmäßig unterschätzt werden: Bei bis zu 131 Euro pro Kunde und Monat brauchst du viele Kunden – jede Viertelstunde Verwaltung pro Kunde frisst direkt die Marge. Und die Umsatzsteuer ist ein Einzelfall: Betreuungsleistungen können nach § 4 Nr. 16 UStG steuerfrei sein, gerade bei gewerblichen Anbietern und Selbstzahler-Anteilen hängt es aber am Detail. Vor der ersten Rechnung zum Steuerberater. Rechnen hilft: unser Pflegebudget-Rechner zeigt je Pflegegrad, was hinter einem Kunden steckt, der Stundensatz-Rechner hilft gegen den Preisdeckel deines Landes zu kalkulieren.
Damit die Kasse nicht zurückschreibt: der Nachweis mit dem richtigen Topf
Bei § 45a entscheidet nicht die Stundenzahl über die Zahlung, sondern der Topf – und ein Nachweis, der ihn nicht nennt, ist für die Kasse unvollständig. Unsere Word-Vorlage für den Monatsnachweis hat deshalb im Kopf drei Ankreuzfelder – Entlastungsbetrag, Verhinderungspflege, Umwandlungsanspruch –, dazu Monat, Kunde, Pflegegrad und Pflegekasse. Darunter die Zeilen je Einsatz mit Datum, Zeit, Leistung, Betreuungskraft und Unterschrift, unten Stundensatz und Gesamtbetrag. Das ist das Blatt, das der Rechnung beiliegt – ob dein Kunde sich das Geld erstatten lässt oder ob du per Abtretung direkt mit der Kasse abrechnest.
Damit es keine Überraschung gibt: Die Vorlage kommt per E-Mail. Name und Adresse eintragen, Bestätigungslink klicken, dann ist der Download-Link da. Dazu kommen Praxis-Mails zur Alltagshilfe und zu Lotsana. Abmelden geht jederzeit mit einem Klick. Vorlage per E-Mail anfordern → · Was auf so ein Blatt gehört, steht ohne Anmeldung auf der Seite Monatsnachweis Alltagshilfe.
5. Organisation im Alltag: Touren, Fahrten, Arbeitszeit
Ein Alltagshilfe-Dienst unterscheidet sich vom Rest der sozialen Arbeit vor allem durch die Stückzahl. Nicht drei Termine am Tag, sondern zwölf – kurz, verteilt über die Stadt, mit Ausfällen und Vertretungen. Daran hängen drei Routinen, die täglich funktionieren müssen:
- Touren: Jede Kraft sieht nur ihren Tag – Einsätze mit Adresse in sinnvoller Reihenfolge, auf Wunsch mit Navi-Link. Die Leitung sieht das Gesamtbild: wer ist wo, wer fällt aus, wo klafft eine Lücke. Zettel und Gruppenchats fallen weg.
- Fahrten: Kilometer werden im Fahrtenbuch erfasst; am Monatsende stehen Erstattung je Mitarbeiter und weiterberechenbare Fahrten je Kunde da, ohne dass jemand Belege sortiert.
- Arbeitszeit: Die strenge Aufzeichnungspflicht nach § 17 Abs. 1 MiLoG greift in der Alltagshilfe nicht über die Branche, sondern über die Beschäftigungsform: Sie gilt für geringfügig Beschäftigte (§ 8 Abs. 1 SGB IV) – und die sind hier die Regel. Beginn, Ende und Dauer sind dann spätestens am siebten Tag nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren; ausgenommen sind nur Minijobs, bei denen der Privathaushalt selbst Arbeitgeber ist (§ 8a SGB IV). Unabhängig davon verlangt § 16 Abs. 2 ArbZG die Aufzeichnung der über acht Stunden hinausgehenden Arbeitszeit. Lotsana erfasst Beginn, Ende und Dauer und schreibt Einträge nach sieben Tagen fest, sodass sie nachträglich nicht mehr still verändert werden.
Und der ehrliche Teil: Bis etwa zehn Kundinnen und Kunden trägt ein Kalender plus Excel. Danach beginnt der Punkt, an dem vergessene Fahrten, fehlende Unterschriften und verfallene Budgets mehr kosten als jede Software.
