Software für die Alltagshilfe
nach § 45a SGB XI.

1. Anerkennung nach Landesrecht: ein Bundesgesetz, 16 Verordnungen

„Angebote zur Unterstützung im Alltag“ sind Betreuung, Entlastung pflegender Angehöriger und Haushaltshilfe für Menschen mit Pflegegrad: Begleitung, Beschäftigung, Einkauf, Haushalt. Körperpflege und Behandlungspflege gehören ausdrücklich nicht dazu; dafür bräuchtest du einen Versorgungsvertrag als zugelassener ambulanter Pflegedienst (§ 71, § 72 SGB XI), ein ganz anderes Verfahren.

§ 45a Abs. 3 SGB XI überlässt die Anerkennung den Ländern: Sie regeln „das Nähere“ per Rechtsverordnung, einschließlich der Qualitätssicherung. Es gibt deshalb keine bundesweite Zulassung, sondern 16 Landesverordnungen mit unterschiedlichen Behörden, Qualifikationsanforderungen und teils verbindlichen Preisgrenzen. In Nordrhein-Westfalen ist das die AnFöVO (zuletzt geändert 02/2026), zuständig sind Kreise und kreisfreie Städte; in Bayern erteilt das Landesamt für Pflege die Anerkennung für Träger und selbstständige Einzelpersonen, während ehrenamtliche Einzelpersonen sich bei den regionalen Fachstellen für Demenz und Pflege registrieren. Mit der Registrierung gilt das Angebot als anerkannt.

Was im Antrag fast überall verlangt wird, sieht sich ähnlich. Die Details unterscheiden sich:

Nimm das als Orientierung, nicht als Checkliste: Ob Einzelpersonen überhaupt starten dürfen, wie lange die Anerkennung gilt und ob ein Preisdeckel greift, steht allein in der Verordnung deines Landes. Den vollständigen Vergleich über alle 16 Länder (mit Regelwerk, Behörde und Schulungsumfang) haben wir im Ratgeber: Alltagshilfe nach § 45a gründen. Kurz nachschlagen kannst du auch im Glossar: Anerkennung nach Landesrecht.

2. Qualifikation: der Nachweis, der bei jeder Prüfung zuerst gezogen wird

Die Schulungsanforderung ist der Punkt, an dem sich die Länder am deutlichsten unterscheiden. Und es sind Mindestumfänge, keine Obergrenzen. Für Kräfte in anerkannten Angeboten liegt die Basisqualifizierung typischerweise bei 30 bis 40 Unterrichtseinheiten: In Nordrhein-Westfalen verlangt § 8 AnFöVO mindestens 40 Unterrichtsstunden, bei rein hauswirtschaftlichen Angeboten mindestens 30. Für angestellte Einzelkräfte nach § 10 AnFöVO ist es sogar eine Qualifizierung von mindestens 160 Unterrichtsstunden. Deutlich niedriger liegt nur die registrierte Nachbarschaftshilfe, für die einzelne Länder wenige Stunden genügen lassen; das ist aber eine eigene Kategorie und nicht dasselbe wie eine Kraft im anerkannten Angebot. Dazu kommen Führungszeugnis, Erste Hilfe und je nach Träger weitere Pflichtnachweise.

Das Problem ist selten die Schulung selbst, sondern der Nachweis Monate später: Wer hat wann welchen Kurs gemacht, wo liegt die Bescheinigung, welches Führungszeugnis läuft aus? Lotsana führt dafür je Mitarbeiterin und Mitarbeiter ein Konto über abgeleistete Unterrichtseinheiten, in der Personalakte unter „Qualifikation & Nachweise“. Bestätigst du die Teilnahme an einer eurer eigenen Schulungen, landet sie automatisch darin und ist danach weder änderbar noch löschbar. Dieser Eintrag ist der Nachweis. Kurse bei anderen Anbietern, auch die Grundlagenschulung, und mitgebrachte Vorqualifikationen trägst du mit Bescheinigung nach. Alle Stundenwerte gelten dabei als Richtwert; ob eine Einheit anrechenbar ist, entscheidet nicht die Software, sondern deine Anerkennungsbehörde.

Parallel dazu laufen Fristen: Führungszeugnis, Erste-Hilfe-Auffrischung, Führerscheinkontrolle, Qualifikationsnachweise. Lotsana verwaltet sie mit Gültigkeitsdatum und Vorwarnzeit und meldet sich, bevor etwas abläuft, statt danach. Auch die Grundlagenschulung legst du je Mitarbeiter als Pflicht mit Frist an, und Lotsana erinnert daran.

3. Leistungsnachweis: das Blatt, an dem die Erstattung hängt

Bei § 45a-Angeboten wird nicht pauschal gezahlt, sondern gegen Nachweis. Was die Kasse sehen will, ist in aller Regel dasselbe: welcher Kunde, welcher Monat, welche Einsätze mit Datum und Zeit, welche Leistung, wie viele Stunden, zu welchem Satz. Dazu die Unterschrift, dass die Leistung tatsächlich erbracht wurde. Im Gesetz steht dazu unmittelbar nur, dass auf dem Beleg „eindeutig und deutlich erkennbar“ sein muss, für welche der Leistungsarten des § 45b Abs. 1 Satz 3 SGB XI die Aufwendungen entstanden sind (§ 45b Abs. 2 Satz 3). Welche Angaben eine Abrechnung sonst enthält, richtet sich nach den Formularen der jeweiligen Kasse; als Maßstab dafür, was üblich ist, taugt § 105 Abs. 1 SGB XI („Art, Menge und Preis einschließlich des Tages und der Zeit der Leistungserbringung“). Der gilt allerdings für an der Pflegeversorgung teilnehmende Leistungserbringer im Sinne des Abrechnungsverfahrens, nicht als eigene Rechtsgrundlage für § 45a-Angebote.

Genau das erzeugt Lotsana je Maßnahme und Monat als druckbaren Leistungsnachweis, direkt aus den erfassten Einsätzen und ohne Abtippen. Die Gegenzeichnung geht klassisch auf Papier oder digital: Der Kunde unterschreibt gleich nach dem Einsatz auf dem Handy der Betreuungskraft, oder er bekommt für den Monat einen Freigabe-Link und unterschreibt am Bildschirm. In beiden Fällen versiegelt Lotsana die Unterschrift mit Zeitpunkt und Prüfsumme am Nachweis, und der Nachweis sagt, welche Einträge am Einsatz gezeichnet wurden. Für den Papierweg gibt es unsere Word-Vorlage Monatsnachweis § 45b kostenlos per E-Mail. Die kannst du auch nutzen, wenn du noch mit Excel arbeitest.

4. Abrechnung mit der Pflegekasse: Erstattung, Abtretung, Sammelrechnung

Die wichtigste Geldquelle ist der Entlastungsbetrag nach § 45b SGB XI: derzeit bis zu 131 Euro im Monat für jeden mit Pflegegrad 1 bis 5, zweckgebunden unter anderem für anerkannte Angebote und als Erstattung gegen Beleg (Stand 08/2026). Nicht genutzte Beträge sammeln sich im Kalenderjahr an; Reste des Vorjahres verfallen zum 30. Juni. Dazu kommen der gemeinsame Jahresbetrag für Verhinderungs- und Kurzzeitpflege nach § 42a SGB XI (3.539 Euro pro Jahr ab Pflegegrad 2, seit 01.07.2025 ein flexibler Topf) und der Umwandlungsanspruch nach § 45a Abs. 4 SGB XI von bis zu 40 Prozent des Pflegesachleistungsbetrags. Auch der greift erst ab Pflegegrad 2.

Formal sieht das Gesetz für § 45a-Angebote die Kostenerstattung an die Versicherten vor: Der Kunde zahlt deine Rechnung, reicht Belege ein und wartet auf sein Geld. In der Praxis hat sich die Abtretung durchgesetzt. Der Kunde tritt seinen Erstattungsanspruch einmalig an dich ab (Übertragung nach § 53 Abs. 2 SGB I), du rechnest direkt mit der Kasse ab. Für die Familie fällt die Vorkasse weg, für dich der Zahlungsausfall. Der Preis dafür: eigene Formulare je Kasse, unterschriebene Monatsnachweise, und Sozialdaten nehmen manche Kassen bis heute nur per Post oder Fax an. Ausführlich im Glossar: Direktabrechnung mit der Pflegekasse.

Den Vertrag mit der Familie und die Abtretung selbst gibt es als Word-Muster: Betreuungsvertrag mit Abtretungserklärung, mit Widerrufsbelehrung, weil der Vertrag fast immer beim Kunden zu Hause unterschrieben wird, und mit dem Hinweis, dass der Vordruck deiner Kasse vorgeht. Ein Muster, keine Rechtsberatung; vor dem ersten Einsatz prüfen lassen.

Was Lotsana im Monatslauf übernimmt: Es rechnet je Kunde ab und verteilt den Betrag auf die freigegebenen Töpfe: zuerst § 45b, dann, sofern ausdrücklich freigegeben, das § 42a-Budget, und dabei zuerst das, was am frühesten verfällt. Kunden mit vorliegender Abtretung bündelt es zu einer Sammelrechnung je Pflegekasse statt vieler Einzelrechnungen. Bleibt ein Rest übrig, den kein Kassentopf deckt, sagt Lotsana das vorher und nicht erst nach dem Versand. Und es zeigt je Kunde, wo noch Budget liegt, das demnächst verfällt, oder wo Vollmacht oder Abtretungserklärung fehlen.

Zwei Dinge, die dabei regelmäßig unterschätzt werden: Bei bis zu 131 Euro pro Kunde und Monat brauchst du viele Kunden. Jede Viertelstunde Verwaltung pro Kunde frisst direkt die Marge. Und die Umsatzsteuer ist ein Einzelfall: Betreuungsleistungen können nach § 4 Nr. 16 UStG steuerfrei sein, gerade bei gewerblichen Anbietern und Selbstzahler-Anteilen hängt es aber am Detail. Vor der ersten Rechnung zum Steuerberater. Rechnen hilft: unser Pflegebudget-Rechner zeigt je Pflegegrad, was hinter einem Kunden steckt, der Stundensatz-Rechner hilft gegen den Preisdeckel deines Landes zu kalkulieren.

5. Organisation im Alltag: Touren, Fahrten, Arbeitszeit

Ein Alltagshilfe-Dienst unterscheidet sich vom Rest der sozialen Arbeit vor allem durch die Stückzahl. Nicht drei Termine am Tag, sondern zwölf: kurz, verteilt über die Stadt, mit Ausfällen und Vertretungen. Daran hängen drei Routinen, die täglich funktionieren müssen:

• Touren: Jede Kraft sieht nur ihren Tag, mit Adresse und Zeit. Sortierte Reihenfolge und echte Fahrzeiten kommen dazu, sobald der kostenlose Kartenschlüssel von openrouteservice.org in den Einstellungen steht. Die Leitung sieht das Gesamtbild: wer ist wo, wer fällt aus, wo klafft eine Lücke. Zettel und Gruppenchats fallen weg.
• Fahrten: Kilometer werden im Fahrtenbuch erfasst; am Monatsende stehen Erstattung je Mitarbeiter und weiterberechenbare Fahrten je Kunde da, ohne dass jemand Belege sortiert.
• Arbeitszeit: Die strenge Aufzeichnungspflicht nach § 17 Abs. 1 MiLoG greift in der Alltagshilfe nicht über die Branche, sondern über die Beschäftigungsform: Sie gilt für geringfügig Beschäftigte (§ 8 Abs. 1 SGB IV), und die sind hier die Regel. Beginn, Ende und Dauer sind dann spätestens am siebten Tag nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren; ausgenommen sind nur Minijobs, bei denen der Privathaushalt selbst Arbeitgeber ist (§ 8a SGB IV). Unabhängig davon verlangt § 16 Abs. 2 ArbZG die Aufzeichnung der über acht Stunden hinausgehenden Arbeitszeit. Lotsana erfasst Beginn, Ende und Dauer und schreibt Einträge nach sieben Tagen fest, sodass sie nachträglich nicht mehr still verändert werden.
• Tätigkeiten: Aus welchen Wörtern eine Kraft beim Buchen wählt, stellt ihr je Träger unter Einstellungen ein. Die Kachel „Alltagshilfe & Betreuung" belegt die Liste mit Haushalt, Transport, Rund ums Haus, Soziale Begleitung und Schriftverkehr vor, also in der Sprache des Feldes und nicht in der der Jugendhilfe. Die Wörter stehen so auf dem Nachweis, den die Kasse liest.
• Zeit-Konto: Kräfte, die nur ihre Stunden und Kilometer eintragen und sonst nichts im Programm brauchen, bekommen statt eines Vollkontos ein Zeit-Konto für 5 € im Monat. Es sieht die eigene Arbeitszeit, bei Angestellten auch Urlaub und Krankmeldung, und die eigenen Schulungen, sonst nichts: keine Kundenakte, keine Abrechnung.
• Umstieg: Eure Kundenliste wandert direkt hinein, als CSV oder als Excel-Datei. Vier Importe gibt es: Kunden, Mitarbeiter, Kostenträger und Bewilligungen. Im Schritt „Spalten zuordnen" sagst du, welche Spalte eurer Liste welches Feld ist, die Vorschau zeigt vor dem Schreiben, was angelegt würde, und jeder Lauf lässt sich als Ganzes zurücknehmen.
• Ehrenamtliche: Arbeitet ein Dienst mit Ehrenamtlichen über die Übungsleiterpauschale, zählt je Person die Jahresgrenze von 3.300 € (§ 3 Nr. 26 EStG). Lotsana rechnet jede erfasste Stunde dagegen und warnt bei 80 und 100 Prozent; wie das aussieht, steht bei den Familienentlastenden Diensten mit Ehrenamtlichen.

Und der ehrliche Teil: Bis etwa zehn Kundinnen und Kunden trägt ein Kalender plus Excel. Danach beginnt der Punkt, an dem vergessene Fahrten, fehlende Unterschriften und verfallene Budgets mehr kosten als jede Software.

6. Vom 45a-Angebot zum Betreuungsdienst nach § 71 Abs. 1a

Manche Dienste tragen das Wort schon im Namen, und einige wachsen dahin: Ein Betreuungsdienst ist seit dem 11.05.2019 eine zugelassene Pflegeeinrichtung eigener Art. § 71 Abs. 1a SGB XI meint damit ambulante Einrichtungen, die „dauerhaft pflegerische Betreuungsmaßnahmen und Hilfen bei der Haushaltsführung“ erbringen. Alles, was für Pflegedienste gilt, gilt für sie entsprechend. Nur die körperbezogene Pflege bleibt draußen, dafür braucht es weiter den Pflegedienst mit Pflegefachperson.

Der Unterschied zum 45a-Angebot liegt nicht in der Arbeit, sondern im Geld und im Verfahren. Statt der Anerkennung nach Landesrecht schließt du einen Versorgungsvertrag mit den Landesverbänden der Pflegekassen (§ 72). Statt bis zu 131 Euro Entlastungsbetrag im Monat rechnest du Pflegesachleistung nach § 36 ab: bei Pflegegrad 2 bis 5 zwischen 796 und 2.299 Euro monatlich, für pflegerische Betreuung und Haushalt. Der Entlastungsbetrag kommt für Leistungen ambulanter Pflegedienste obendrauf (§ 45b Abs. 1 Satz 3 Nr. 3), auch bei Pflegegrad 1. In den Pflegegraden 2 bis 5 nimmt die Norm Leistungen im Bereich der Selbstversorgung aus, was einen Betreuungsdienst nicht trifft: Die macht er ohnehin nicht. Den Preis verhandelst du in einer Vergütungsvereinbarung mit den Kassen (§ 89), nach Zeitaufwand oder als Leistungskomplex, und rechnest mit IK-Nummer maschinenlesbar im Datenträgeraustausch ab (§ 105).

Der Preis dafür ist ein Pflegebetrieb mit allem, was dazugehört. Eine verantwortliche Fachkraft mit zwei Jahren Berufserfahrung in den letzten acht Jahren und einer Weiterbildung für Leitungsfunktionen von mindestens 460 Stunden (§ 71 Abs. 3). Tarifgehälter für alle, die pflegen oder betreuen, seit dem 01.09.2022 Voraussetzung für den Versorgungsvertrag (§ 72 Abs. 3a und 3b). Ein Qualitätsmanagement nach der Richtlinie des Medizinischen Dienstes Bund für Betreuungsdienste (§ 112a, Übergangsrecht bis zum neuen Qualitätssystem nach § 113b Abs. 4 Satz 2 Nr. 3) und die Prüfung durch den Medizinischen Dienst nach § 114. Beratungsbesuche nach § 37 Abs. 3 darf ein Betreuungsdienst nicht machen (§ 37 Abs. 9).

Ob sich der Schritt lohnt, entscheidet dein Kundenstamm. Wer viele Kunden mit Pflegegrad 2 und mehr betreut, die mehr Stunden brauchen, als 131 Euro und der Umwandlungsanspruch tragen, stößt als 45a-Angebot an die Decke. Wer vor allem Pflegegrad 1 und stundenweise Entlastung bedient, gewinnt mit dem Versorgungsvertrag Pflichten, aber kaum Umsatz. Was sich im Vergleich zum Pflegedienst und zum 45a-Angebot im Einzelnen ändert, steht im Glossar unter Betreuungsdienst; das Verfahren für die Kennnummer im Ratgeber IK-Nummer beantragen.