Pflegekasse für Alltagshilfen: die vier Geldwege, und wie du sie kombinierst

Wer als Alltagshilfe mit der Pflegekasse abrechnet, kennt meistens den Entlastungsbetrag. Die anderen drei Töpfe kennen viele nicht, oder sie trauen sich nicht ran, weil jede Kasse anders fragt. Das kostet Umsatz: Bei einem Kunden mit Pflegegrad 3 liegt neben den 131 Euro im Monat ein Jahresbetrag von 3.539 Euro und ein Umwandlungsanspruch von bis zu 598,80 Euro im Monat. Hier stehen die vier Geldwege, was sie zahlen, was verfällt, und in welcher Reihenfolge man sie zieht.

Stand: September 2026 (Quellen am Seitenende, an der Aussage verlinkt, Beträge nach der Dynamisierung zum 01.01.2025). Praxiswissen, keine Rechts- oder Leistungsberatung. Verbindlich sind das Gesetz, die Verordnung deines Bundeslands und die Auskunft der Pflegekasse. Zur Pflegereform siehe den Vorbehalt unten.

Topf 1: der Entlastungsbetrag (§ 45b SGB XI)

131 Euro je Kalendermonat für jeden Menschen mit Pflegegrad 1 bis 5, der zu Hause versorgt wird (§ 45b SGB XI). Zweckgebunden für Tages- und Nachtpflege, Kurzzeitpflege, Pflegedienste (bei Pflegegrad 1 auch für Körperpflege) und für anerkannte Angebote zur Unterstützung im Alltag nach § 45a. Für dich als Alltagshilfe ist er die Basis: Anerkennung nach Landesrecht vorausgesetzt, ohne sie erstattet keine Kasse.

Der Trick mit dem Ansparen: Nicht genutzte Beträge sammeln sich im Kalenderjahr an. Was am Jahresende übrig ist, kann bis zum 30. Juni des Folgejahres genutzt werden, danach ist es weg. Ein Kunde, der im Januar zu dir kommt und den Betrag des Vorjahres nie genutzt hat, bringt 1.572 Euro mit, die bis Ende Juni ausgegeben werden müssen. Das ist der häufigste Grund, warum Alltagshilfen im Frühjahr Kapazität brauchen. Wie viel bei einem Kunden tatsächlich liegt, rechnet der Pflegebudget-Rechner.

Eckdaten für Anbieter, Preisgrenzen je Land und der Abrechnungsweg stehen im Glossar unter Entlastungsbetrag.

Topf 2: Verhinderungspflege und Kurzzeitpflege, seit Juli 2025 ein gemeinsamer Jahresbetrag

Bis Mitte 2025 waren das zwei Töpfe mit Umschichtungsregeln, die kaum jemand richtig rechnete. Seit dem 01.07.2025 gibt es nach § 42a SGB XI einen gemeinsamen Jahresbetrag von 3.539 Euro je Kalenderjahr, ab Pflegegrad 2, flexibel für Verhinderungspflege (§ 39) und Kurzzeitpflege (§ 42). Die frühere Vorpflegezeit von sechs Monaten ist weggefallen.

Für dich relevant: Verhinderungspflege darf auch stundenweise und durch andere Personen oder Angebote erbracht werden. Ein anerkanntes Angebot kann also Verhinderungspflege leisten, wenn die pflegende Person verhindert ist, etwa für den freien Nachmittag. Bleibt der Einsatz unter acht Stunden am Tag, läuft das Pflegegeld der Familie ungekürzt weiter. Ab acht Stunden wird es für diese Tage gekürzt. Das ist der Satz, den die Familie hören will, bevor sie den Topf freigibt.

Drei Regeln, die seit 2026 dazugehören: Verhinderungspflege gibt es bis zu acht Wochen im Jahr; stundenweise Einsätze unter acht Stunden zählen nicht auf diese Tage, nur auf den Betrag. Der Erstattungsantrag muss bis zum Ende des Folgejahres bei der Kasse sein, sonst ist der Anspruch weg (§ 39 Abs. 1 SGB XI, seit 01.01.2026). Und wer Verhinderungspflege erbringt, muss der Familie unverzüglich eine Übersicht über die Aufwendungen geben, mit dem Betrag, der über den Jahresbetrag läuft (§ 42a Abs. 3); in NRW gehört die Verhinderungspflege dazu auf einen separaten Rechnungsbeleg.

Der Haken: Es ist ein gemeinsamer Betrag. Braucht die Familie im Herbst eine Kurzzeitpflege nach einem Krankenhausaufenthalt, fehlt das Geld, das ihr im Frühjahr für Verhinderungspflege verbraucht habt. Deshalb: den Topf nur mit ausdrücklicher Freigabe der Familie nutzen, und ihn sichtbar führen. Der Jahresbetrag gilt je Kalenderjahr, es gibt keinen Übertrag.

Topf 3: der Umwandlungsanspruch (§ 45a Abs. 4 SGB XI)

Wer Pflegegrad 2 bis 5 hat und die Sachleistung nach § 36 SGB XI nicht durch einen Pflegedienst ausschöpft, kann bis zu 40 Prozent des Sachleistungsbetrags für anerkannte Angebote nach § 45a einsetzen (§ 45a Abs. 4 SGB XI). In Euro je Monat:

Die Falle: Die Umwandlung ist Sachleistung. Wer Sachleistung nutzt, bekommt das Pflegegeld anteilig gekürzt (Kombinationsleistung, § 38 SGB XI). Nutzt eine Familie mit Pflegegrad 3 die vollen 598,80 Euro Umwandlung, sind das 40 Prozent der Sachleistung, und das Pflegegeld sinkt um 40 Prozent. Für viele Familien lohnt es sich trotzdem, weil 598,80 Euro Betreuung mehr wert sind als der gekürzte Pflegegeld-Anteil. Aber rechne es vor, bevor der erste Bescheid kommt. Sonst ruft die Tochter an, warum plötzlich weniger Pflegegeld überwiesen wird.

Drei Regeln dazu aus dem Rundschreiben der Kassen: Die Sachleistung eines Pflegedienstes wird vorrangig abgerechnet, erst der Rest steht für die Umwandlung offen. Umwandlung und Entlastungsbetrag laufen unabhängig voneinander, die Familie wählt, welcher Topf zuerst dran ist. Und einmal erstattete Beträge sind bindend, es gibt keine Rückabwicklung. In NRW steht die Umwandlung nach Darstellung der Regionalbüros nur Diensten und Organisationen offen, nicht der Nachbarschaftshilfe.

Topf 4: die Haushaltshilfe der Krankenkasse (§ 38 SGB V)

Kein Pflegekassen-Topf, aber oft dieselbe Familie: Wenn jemand wegen Krankenhaus, Reha oder schwerer Krankheit den Haushalt nicht weiterführen kann und ein Kind unter zwölf Jahren oder ein Kind mit Behinderung im Haushalt lebt, zahlt die Krankenkasse eine Haushaltshilfe (§ 38 SGB V). Bei schwerer Krankheit ohne Kind im Haushalt gibt es die Hilfe bis zu vier Wochen, und nur, wenn kein Pflegegrad 2 bis 5 vorliegt. Viele Kassen erweitern das per Satzung. Zuzahlung: zehn Prozent je Tag, mindestens fünf, höchstens zehn Euro.

Für dich: Die Kasse muss vorher bewilligen, mit ärztlicher Bescheinigung. Ob ein anerkanntes Angebot als Haushaltshilfe anerkannt wird, entscheidet die Kasse im Einzelfall; frag vorher, nicht hinterher. Und: Diese Leistung läuft über die Krankenkasse, mit eigenem Antrag und eigenem Nachweis, nicht über den § 45b-Topf.

Die Reihenfolge, in der man die Töpfe zieht

1. Vorjahresrest des Entlastungsbetrags, weil er am 30. Juni verfällt.
2. Laufender Entlastungsbetrag des Jahres, 131 Euro je Monat, angespart.
3. Jahresbetrag Verhinderungs- und Kurzzeitpflege, nur mit Freigabe der Familie und nur, wenn keine Kurzzeitpflege ansteht.
4. Umwandlungsanspruch zuletzt, weil er das Pflegegeld kürzt.

Diese Reihenfolge ist kein Gesetz, sondern Rechnung: Was zuerst verfällt, wird zuerst genutzt, und was der Familie etwas kostet, zuletzt. Im Monatslauf heißt das, je Kunde vier Stände zu kennen. Mit fünf Kunden geht das auf einem Zettel, mit fünfzig nicht.

Der Nachweis, an dem alles hängt

Bei § 45a entscheidet nicht die Stundenzahl über die Zahlung, sondern der Topf. Das steht so im Gesetz: Auf dem Beleg muss die Leistungsart „eindeutig und deutlich erkennbar“ sein (§ 45b Abs. 2), und die Kassen sagen dazu, dass ohne diese Angabe keine Zuordnung erfolgt. Ein Monatsnachweis, der den Topf nicht nennt, ist für die Kasse unvollständig. Deshalb gehören auf jedes Blatt: Monat, Kunde, Pflegegrad, Pflegekasse, das Ankreuzfeld für den Topf, je Einsatz Datum, Zeit, Leistung und Betreuungskraft, unten Stundensatz, Gesamtbetrag und die Unterschrift der versicherten Person. Die Word-Vorlage dafür: Monatsnachweis Alltagshilfe.

Für NRW kommen aus der Anerkennungsverordnung drei Regeln dazu: Anfahrtszeiten dürfen nicht als Leistungsstunden abgerechnet werden, Fahrtkosten nur gesondert, und der Stundenpreis liegt seit dem 19.02.2026 bei höchstens 39,50 Euro. Andere Länder haben andere Deckel; die 16 Verordnungen im Vergleich stehen im Ratgeber Alltagshilfe gründen.

Wie das Geld dann fließt, Kostenerstattung oder Abtretung, und was die Kasse dafür sehen will, steht im Glossar unter Direktabrechnung per Abtretung. Wer den Datenträgeraustausch braucht und wer nicht: DTA-Anmeldung.

Kostenloser Spickzettel: die vier Geldwege auf einem Blatt

Häufige Fragen

Wie viel Entlastungsbetrag steht einem Kunden mit Pflegegrad 1 zu?

131 Euro je Kalendermonat, seit dem 01.01.2025. Der Betrag ist zweckgebunden, unter anderem für anerkannte Angebote zur Unterstützung im Alltag. Nicht genutzte Beträge sammeln sich im Kalenderjahr an, der Rest des Vorjahres ist bis zum 30. Juni nutzbar.

Darf ein anerkanntes Angebot nach § 45a auch Verhinderungspflege erbringen?

Ja. Verhinderungspflege nach § 39 SGB XI kann durch Pflegedienste, andere Personen oder Angebote erbracht werden, auch stundenweise. Der Jahresbetrag gilt ab Pflegegrad 2, für bis zu acht Wochen im Jahr, stundenweise ohne Anrechnung auf die Tage. Kläre mit der Familie, ob sie den Topf für euch freigibt oder für eine Kurzzeitpflege braucht, denn es ist seit dem 01.07.2025 ein gemeinsamer Betrag.

Warum bekommt die Familie weniger Pflegegeld, seit wir den Umwandlungsanspruch nutzen?

Weil der Umwandlungsanspruch Teil der Sachleistung nach § 36 ist. Wer Sachleistung nutzt, bekommt das Pflegegeld anteilig gekürzt (Kombinationsleistung § 38 SGB XI). Der Entlastungsbetrag und die stundenweise Verhinderungspflege lassen das Pflegegeld dagegen unberührt. Rechne das mit der Familie vor, bevor ihr die Umwandlung nutzt.

Müssen wir jede Kasse einzeln anschreiben?

Bei Direktabrechnung per Abtretung: ja, mit dem Formular der jeweiligen Kasse. Was ihr bündeln könnt, ist die Rechnung: eine Sammelrechnung je Kasse für alle Kunden mit Abtretung statt vieler Einzelrechnungen. Was die Kasse sehen will, steht im Glossar unter Direktabrechnung.

Lotsana ist neu, es gibt noch keine Referenzliste. Ob die Software hält, was hier steht, prüfst du am besten selbst.

Weiterlesen

• Alltagshilfe gründen: 16 Bundesländer im Vergleich
• Pflegebudget-Rechner: was bei einem Kunden dieses Jahr noch liegt
• Glossar: Entlastungsbetrag · Verhinderungspflege · Direktabrechnung · Anerkennung nach Landesrecht
• Vorlage: Monatsnachweis Alltagshilfe
• FED gründen: der Finanzierungs-Baukasten

Quellen (abgerufen 03.09.2026)

• § 45b SGB XI, Entlastungsbetrag und § 45a SGB XI, Angebote zur Unterstützung im Alltag, Umwandlungsanspruch (gesetze-im-internet.de)
• § 39 SGB XI, Verhinderungspflege, § 42 SGB XI, Kurzzeitpflege, § 42a SGB XI, gemeinsamer Jahresbetrag (gesetze-im-internet.de)
• § 36 SGB XI, Pflegesachleistung, § 37 SGB XI, Pflegegeld, § 38 SGB XI, Kombinationsleistung (gesetze-im-internet.de)
• § 38 SGB V, Haushaltshilfe (gesetze-im-internet.de)
• § 53 SGB I, Übertragung und Verpfändung (gesetze-im-internet.de)
• Gemeinsames Rundschreiben des GKV-Spitzenverbands zu den leistungsrechtlichen Vorschriften des SGB XI vom 02.04.2026, Rechtsstand 01.01.2026
• AnFöVO NRW, Fassung vom 19.02.2026, und MAGS NRW, Informationen für Anbieter (Höchstpreise)
• BMG, Pflegeleistungen zum Nachschlagen, Stand Januar 2026
• Beträge: Dynamisierung um 4,5 Prozent zum 01.01.2025 (Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz), Bundesministerium für Gesundheit, Leistungen der Pflegeversicherung

Stand: 3. September 2026. Praxiswissen, keine Rechts- oder Leistungsberatung. Angaben ohne Gewähr.