Bewilligungs-Übersicht: Bewilligungen im Auge behalten, Kontingente im Blick

Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Zwei Fragen entscheiden darüber, ob deine Abrechnung durchgeht. Läuft eine Bewilligung bald aus? Und wie viel vom Kontingent ist noch da? Beides steht in verschiedenen Bescheiden, und beides fällt meistens dann auf, wenn es zu spät ist. Dieses Blatt stellt beides nebeneinander. Die Ratgeber dazu: Bewilligung ausgelaufen, Folgebescheid fehlt und Stundenkontingent im Blick behalten.

Stand: September 2026. Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Verbindlich sind der Bescheid und die Vereinbarung mit deinem Kostenträger. Im konkreten Streitfall: Fachanwalt für Sozialrecht.

Was auf dem Blatt steht

Zwei Seiten, eine quer, eine hoch:

Die Tabelle, eine Zeile je Bewilligung: Klient/in, Kostenträger, Aktenzeichen, Leistung, bewilligter Umfang, bewilligt von und bis, Folgeantrag bis, Verbrauch mit Stand-Datum, Rest, Ansprechperson, Status.
Die Status-Werte von „läuft“ bis „beendet“, damit in der Spalte nicht jeder etwas anderes schreibt.
Die Fristenlogik 8, 4, 2 Wochen: wann der Folgeantrag rausgeht, wann du nachfasst, wann du die Zwischenzusage erbittest.
Was in der Lücke trägt: schriftliche Zwischenzusage, die Erstattung selbstbeschaffter Leistungen nach § 18 SGB IX, und was bei Kinderschutzrelevanz gilt.
Kontingent gegen Verbrauch: die Faustregel, mit der du siehst, ob euer Tempo bis zum Bewilligungsende reicht.
Der Rhythmus: was monatlich passiert, was bei jedem Durchgang, was bei jedem neuen Bescheid.

So benutzt du es

Eine Zeile je Bewilligung, nicht je Klient. Hat jemand zwei Bewilligungen, etwa Schulbegleitung vom Jugendamt und Assistenz vom Landschaftsverband, bekommt jede ihre eigene Zeile. Aktenzeichen und Ansprechperson kommen aus dem Bescheid, nicht aus dem Gedächtnis.

Die Spalte „Folgeantrag bis“ ist der Kern. Da steht kein Merkspruch, sondern ein Datum: Bewilligungsende minus acht Wochen. Ämter brauchen für Folgebescheide je nach Auslastung vier bis zwölf Wochen, oft mit einem Hilfeplan- oder Gesamtplangespräch davor. Wer erst vier Wochen vorher anfängt, ist auf Kulanz angewiesen.

Einmal im Monat, nach der Abrechnung, trägst du Verbrauch und Rest nach. Damit hast du beim nächsten Gespräch mit dem Amt eine Zahl statt eines Gefühls.

Bewilligungs-Übersicht kostenlos per E-Mail

Word-Datei, zwei Seiten. Die Tabelle zum Ausdrucken oder Weiterbearbeiten, dahinter die Anleitung mit der Fristenlogik.

Klare Ansage statt Kleingedrucktem: Die Datei kommt per E-Mail. Name und E-Mail eintragen, Bestätigungslink klicken, Download-Link ist da. Dazu bekommst du die Praxis-Serie „Abrechnung ohne Rückläufer“ und Infos zu Lotsana. Vorlage und Mails gibt es nur zusammen, deshalb ist der Haken Pflicht. Abmelden geht jederzeit mit einem Klick. Zeitpunkt und IP speichern wir als Nachweis der Einwilligung.

Das Blatt ist der Anfang, nicht die Lösung

Ein Blatt zeigt den Stand von letzter Woche. In Lotsana hängt die Bewilligung an der Maßnahme: Beim Buchen warnt die Software, wenn das Kontingent überschritten wird oder das Datum außerhalb des Bewilligungszeitraums liegt. Das Dashboard zeigt Bewilligungen, die in den nächsten 30 Tagen auslaufen, und Kontingente ab 90 Prozent Verbrauch. 30 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.

Lotsana ist neu, es gibt noch keine Referenzliste. Ob die Software hält, was hier steht, prüfst du am besten selbst. Die Preise stehen auf der Preisseite.

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Quellen (abgerufen 03.09.2026)

§ 18 SGB IX, Erstattung selbstbeschaffter Leistungen (gesetze-im-internet.de)

Stand: 3. September 2026. Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Angaben ohne Gewähr.