Leistungsnachweis Vorlage: was drin stehen muss, damit die Abrechnung durchgeht
Wer eine Leistungsnachweis Vorlage sucht, sucht selten ein hübsches Blatt. Er sucht das Blatt, das der Kostenträger nicht zurückschickt. Diese Seite steht auf der Seite des Trägers: erst was auf so einen Nachweis gehört und warum, dann die Punkte, an denen Prüfungen hängenbleiben, und am Ende die Verzweigung in drei fertige Word-Vorlagen für Fachleistungsstunden, Schulbegleitung und Alltagshilfe nach § 45b.
Stand: August 2026. Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Verbindlich sind die Vorgaben deines Kostenträgers und der geltende Landesrahmenvertrag. Viele Kostenträger haben eigene Pflicht-Formulare, die gehen jeder Vorlage vor.
Was ein Leistungsnachweis beweist, und was nicht
Der Leistungsnachweis ist der Beleg dafür, dass die bewilligte Leistung tatsächlich erbracht wurde. Er ist kein Formular, das irgendwo im Gesetz abgedruckt steht. Eine bundesweit einheitliche Rechtsgrundlage für „den Leistungsnachweis“ gibt es nicht, und genau deshalb passt keine Vorlage aus dem Internet bei jedem Träger eins zu eins.
Was drinstehen muss, ergibt sich aus drei Ebenen, in dieser Reihenfolge:
- Deine Vereinbarung mit dem Kostenträger. In der Jugendhilfe ist das für ambulante Hilfen die Vereinbarung nach § 77 SGB VIII über Inhalt, Umfang und Qualität der Leistung. In der Eingliederungshilfe die schriftliche Vereinbarung nach § 125 SGB IX. In der Alltagshilfe nach § 45a SGB XI zählen die Anerkennung nach Landesrecht und die Vorgaben der Pflegekasse.
- Der Landesrahmenvertrag. Dort steht typischerweise, was als direkte und was als indirekte Leistung zählt und wie beides vergütet wird. Das ist von Bundesland zu Bundesland verschieden. Die Einordnung dazu steht im Ratgeber Landesrahmenverträge.
- Der Bescheid im Einzelfall. Er nennt Zeitraum, Kontingent und Aktenzeichen. Diese drei Angaben gehören in den Kopf des Nachweises, nicht in eine Fußnote.
Die Felder, die der Kostenträger erwartet
Egal welche Leistung: Diese Angaben sind der gemeinsame Kern. Alles Weitere kommt aus der Leistungsart dazu.
| Feld | Warum es da ist |
|---|---|
| Kopf: Monat, Klient, Aktenzeichen, Maßnahme | Damit das Blatt beim Kostenträger dem richtigen Vorgang zugeordnet wird. Fehlt das Aktenzeichen, landet es auf einem Stapel. |
| Datum je Einsatz | Prüfbar gegen den Bewilligungszeitraum. Der erste Ablehnungsgrund überhaupt: Leistungen vor Bewilligungsbeginn oder nach Bewilligungsende. |
| von / bis | Uhrzeiten, nicht nur Stunden. Ohne sie lässt sich nicht prüfen, ob dieselbe Fachkraft zeitgleich woanders eingetragen ist, und genau darauf schauen Prüfer. |
| Stunden | Die abgerechnete Menge. Rundungsregeln stehen im Rahmenvertrag, erfinde keine eigenen. |
| Inhalt der Leistung | Konkret statt „Betreuung“. Nicht der Verlaufsbericht, aber ein Satz, der die Leistung erkennbar macht. |
| Fachkraft oder Betreuungskraft | Wer war da? Wichtig bei Vertretungen und bei Qualifikationsvorbehalten im Rahmenvertrag. |
| Summe | Stundensumme und, wo direkt abgerechnet wird, Stundensatz und Gesamtbetrag. |
| Unterschrift und Gegenzeichnung | Die Bestätigung, dass die Leistung angekommen ist. Ohne sie ist der Nachweis in vielen Vereinbarungen schlicht kein Nachweis. |
Zwei Felder kommen je nach Leistung dazu und sind der eigentliche Unterschied zwischen den drei Vorlagen unten: die Spalte direkt / indirekt bei den Fachleistungsstunden, die Spalte Anmerkung für Ferien und Ausfall bei der Schulbegleitung und das Ankreuzfeld für den Topf bei der Alltagshilfe.
Woran Prüfungen hängenbleiben
- Leistung außerhalb der Bewilligung. Der Folgebescheid kommt zu spät, gearbeitet wird trotzdem, und im Nachhinein zahlt niemand. Das ist kein Buchhaltungsproblem, sondern ein Vorfinanzierungsproblem, beschrieben im Ratgeber zur Bewilligungslücke.
- Kontingent überschritten. Bewilligt sind 8 Wochenstunden, geleistet wurden 10. Bezahlt werden 8. Das fällt erst am Monatsende auf, wenn niemand mitzählt.
- „Betreuung“ als Inhaltsangabe. Zwanzig identische Zeilen sind für einen Prüfer kein Nachweis, sondern ein Muster. Ein konkreter Halbsatz je Einsatz reicht.
- Unterschriften im Block nachgeholt. Wenn am Monatsende alle Zeilen auf einmal unterschrieben werden, ist die Unterschrift eine Bestätigung aus dem Gedächtnis. Manche Kostenträger verlangen die Gegenzeichnung ausdrücklich zeitnah, das steht in deiner Vereinbarung.
- Lücken ohne Erklärung. Ferien, Krankheit, Schließtage: Wer den Tag kommentarlos weglässt, produziert eine Rückfrage. Wer ihn mit Grund einträgt, hat sie beantwortet, bevor sie kommt.
- Zwei Wahrheiten. Die Doku sagt das eine, der Nachweis das andere, die Rechnung ein drittes. Sobald das auffällt, wird nicht mehr der einzelne Monat geprüft, sondern der Träger. Was dann passiert, steht im Ratgeber Wenn der Kostenträger prüft.
Muss die Unterschrift auf Papier sein?
Meistens nicht. Für den Leistungsnachweis ist in der Regel keine gesetzliche Schriftform vorgeschrieben, entscheidend ist, was deine Vereinbarung mit dem Kostenträger verlangt. Viele akzeptieren inzwischen eine elektronische Gegenzeichnung, manche bestehen weiter auf Tinte. Was die drei eIDAS-Stufen bedeuten und wie du das klärst, steht im Ratgeber Leistungsnachweis digital unterschreiben. Frag vor der Umstellung nach, nicht danach.
Welche der drei Vorlagen passt zu euch?
Es gibt nicht die eine Leistungsnachweis Vorlage, weil es nicht den einen Kostenträger gibt. Such dir die Leistung, die ihr erbringt:
Fachleistungsstunden (Jugendhilfe, Eingliederungshilfe)
Der Klassiker für ambulante Hilfen: Datum, Zeiten, die Trennung in direkte und indirekte Leistung, Unterschrift von Klient oder Sorgeberechtigten. Nimm diese Vorlage, wenn dein Bescheid ein Stundenkontingent nennt.
Per E-Mail erhalten Was reingehört →Schulbegleitung
Monatsnachweis je Kind mit Schule und Klasse im Kopf und einer Anmerkungsspalte für Ferien, bewegliche Ferientage, Krankheit und Ausflüge. Nimm diese Vorlage, wenn der Schulkalender eure Abrechnung bestimmt.
Per E-Mail erhalten Was reingehört →Alltagshilfe nach § 45a / § 45b
Monatsnachweis mit Pflegegrad, Pflegekasse und Ankreuzfeldern für Entlastungsbetrag, Verhinderungspflege und Umwandlungsanspruch. Nimm diese Vorlage, wenn nicht das Jugendamt zahlt, sondern die Pflegekasse.
Per E-Mail erhalten Was reingehört →Leistungsnachweis-Vorlage kostenlos per E-Mail
Word-Datei zum Anpassen, mit den Feldern von oben und Platzhaltern für Logo und Trägerdaten. Wähl die Leistung, dann kommt die passende Vorlage.
Klare Ansage statt Kleingedrucktem: Die gewählte Vorlage kommt per E-Mail. Name und E-Mail eintragen, Bestätigungslink klicken, Download-Link ist da. Dazu bekommst du Praxis-Mails zum Thema deiner Vorlage und Infos zu Lotsana. Vorlage und Mails gibt es nur zusammen, deshalb ist der Haken Pflicht. Abmelden geht jederzeit mit einem Klick. Zeitpunkt und IP speichern wir als Nachweis der Einwilligung.
Vorlage ist der Anfang, nicht die Lösung
Lotsana ist neu, es gibt noch keine Referenzliste. Ob die Software hält, was hier steht, prüfst du am besten selbst, in den 30 Testtagen, ohne Zahlungsdaten. Die Preise stehen auf der Preisseite.
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- Glossar: Fachleistungsstunde
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Quellen (abgerufen 05.08.2026, wie auf den Seiten der Einzelvorlagen)
- § 77 SGB VIII, Vereinbarungen über die Höhe der Kosten (gesetze-im-internet.de)
- § 125 SGB IX, Inhalt der schriftlichen Vereinbarung (gesetze-im-internet.de)
- § 45a SGB XI, Angebote zur Unterstützung im Alltag (gesetze-im-internet.de)
- § 17 MiLoG, Aufzeichnungspflichten (gesetze-im-internet.de)
- § 16 ArbZG, Aushang und Arbeitszeitnachweise (gesetze-im-internet.de)
Stand: 13. August 2026. Arbeitshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Viele Kostenträger haben eigene Pflicht-Formulare, die gehen dieser Vorlage vor. Angaben ohne Gewähr.