Klientenstamm aus Excel übernehmen: die Import-Vorlage mit Anleitung

Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Fast jede Klientenliste kommt aus Excel. Der Import in Lotsana liest sie als CSV ein: fünf Spalten, eine Kopfzeile, fertig. Die Arbeit steckt davor, in der Tabelle: doppelte Zeilen, Leerzeilen, Geburtsdaten mit zweistelligem Jahr. Diese Vorlage hat die Spalten schon richtig und erklärt auf dem zweiten Blatt, in welcher Reihenfolge du vorgehst.

Stand: September 2026. Die Anleitung beschreibt den Import so, wie er heute in Lotsana gebaut ist. Ändert sich der Import, ändern wir die Vorlage.

Was in der Datei steht

Eine Excel-Datei mit zwei Blättern:

Blatt „Klienten“: die fünf Spalten Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, Status. Drei Musterzeilen mit erfundenen Namen zeigen das Format, das der Import versteht. Status als Auswahlliste, Datum schon richtig formatiert.
Blatt „Anleitung“: welche Spalte Pflicht ist, was der Import nicht kennt (Einrichtung, Kostenträger, Bewilligungen), und zehn Schritte von der alten Tabelle bis zum fertigen Stamm.

Auf dem Anleitungsblatt stehen außerdem der Probelauf mit fünf Zeilen, das Verhalten bei Dubletten, der Weg zurück nach einem doppelten Import und eine Tabelle mit den Meldungen des Imports.

Warum ein sauberer Stamm der halbe Wechsel ist

Alles in der Akte hängt am Stammsatz: die Bewilligung, jede Leistung, jedes Dokument, jede Rechnung. Ist eine Person zweimal drin, teilt sich ihre Geschichte auf zwei Akten, und du merkst es erst, wenn der Nachweis vom Kostenträger zurückkommt. Deshalb steht die Bereinigung vor dem Import und nicht danach: Eine Excel mit 80 Zeilen räumst du an einem Nachmittag auf. 80 doppelte Akten in der Software wieder auseinanderzunehmen dauert länger, weil an manchen inzwischen etwas hängt.

Der doppelte Import ist genau dieser Fall. Wer dieselbe Datei zweimal hochlädt, hat danach jeden zweimal in der Liste. Seit Ende August legt der Import in Lotsana niemanden mehr zweimal an: Wer schon dasteht, wird übersprungen und in der Meldung beim Namen genannt. War ein Lauf trotzdem zu viel, lässt er sich zurücknehmen. Die betroffenen Klienten wandern dabei ins Archiv, gelöscht wird nichts. Was dabei stehen bleibt und warum, steht in der Anleitung.

So benutzt du sie

Erst das Blatt „Anleitung“ lesen, dann die eigene Tabelle in das Blatt „Klienten“ kopieren, als CSV UTF-8 speichern, fünf Zeilen probeweise hochladen, dann der Rest. Wer schon im Testzugang ist, kann das sofort mit der eigenen Datei machen; der Import steht im Menü unter Datenimport und ist für Admin-Konten sichtbar.

Import-Vorlage „Klientenstamm aus Excel“ kostenlos per E-Mail

Excel-Datei, zwei Blätter: die Vorlage mit den fünf Spalten und die Anleitung in zehn Schritten.

Klare Ansage statt Kleingedrucktem: Die Datei kommt per E-Mail. Name und E-Mail eintragen, Bestätigungslink klicken, Download-Link ist da. Dazu bekommst du die Praxis-Serie „Datenschutz im Träger-Alltag“ und Infos zu Lotsana. Vorlage und Mails gibt es nur zusammen, deshalb ist der Haken Pflicht. Abmelden geht jederzeit mit einem Klick. Zeitpunkt und IP speichern wir als Nachweis der Einwilligung.

Was nach dem Import kommt

Nach dem Import steht der Stamm, mehr noch nicht. Kostenträger und Bewilligungen hängst du in der Akte an, Dokumente kommen als ZIP über dieselbe Seite und werden den Akten zugeordnet. In den 30 Testtagen geht das mit der eigenen Datei, und wenn es hakt, machen wir den Import zusammen. 30 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.

Lotsana ist neu, es gibt noch keine Referenzliste. Ob die Software hält, was hier steht, prüfst du am besten selbst. Die Preise stehen auf der Preisseite.

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Stand: 3. September 2026. Die Anleitung beschreibt den Import, wie er an diesem Tag in Lotsana gebaut ist. Angaben ohne Gewähr.