Klientenverwaltung: eine Fallakte statt vier Ablagen

Der Alltag

Warum „Klientenverwaltung“ selten das Problem ist.

Eine Adressliste hat jeder Träger hinbekommen. Weh tut das, was daran hängt: die Bewilligung, die niemand im Blick hat, die Stunden in einer zweiten Datei, der Bericht, der aus der Erinnerung entsteht – und die eine Notiz, die eigentlich niemand außer der Fachkraft lesen dürfte.

Die Akte liegt in vier Systemen

Stammdaten in einer Tabelle, Stunden in der zweiten, Bescheide im Ordner, der Verlauf im Kopf. Für den Bericht wird alles einmal von Hand zusammengesucht.

In Lotsana hängt alles an derselben Akte – der Bericht zieht sich daraus.

Bewilligungen laufen still aus

Der Einsatz findet statt, die Bewilligung war seit drei Wochen abgelaufen. Gemerkt wird es beim Abrechnen – dann, wenn es niemand mehr bezahlt.

Auslaufende Bewilligungen und knappe Kontingente melden sich vorher.

Vertrauliches liegt offen

Was ein junger Mensch einer Fachkraft anvertraut, steht in derselben Verlaufsdoku, die im Team, im Bericht und im Auskunftsersuchen landet.

Ein Häkchen macht daraus einen Eintrag, den nur diese Fachkraft liest.

Was in der Akte steht

Stammdaten, Fallakte, Zeiten, Verlauf.

STAMMDATEN

Die Person – und die Felder, die im Alltag hängen bleiben

Name, Geburtsdatum, Anschrift, Einrichtung, Status. Dazu das, was sonst auf Zetteln landet: Pflegegrad, Datum der Vollmacht, ob eine Abtretungserklärung vorliegt, ob die Person an Termine erinnert werden möchte. Die Liste ist nach Nachname sortiert und hat ein Suchfeld – kein Filterbaum, keine Konfigurationsphase. Wer geht, wandert ins Archiv und lässt sich von dort zurückholen; endgültig gelöscht wird erst, wenn ihr das ausdrücklich entscheidet.

FALLAKTE

Maßnahme, Bewilligung, Restkontingent

Unter den Stammdaten hängen die Maßnahmen: Leistungsart, Aktenzeichen, Kostenträger, Bewilligungszeitraum, bewilligte Stunden, Stundensatz. Lotsana zeigt je Maßnahme als Balken, wie viel vom Kontingent verbraucht ist, und markiert eine abgelaufene Bewilligung deutlich. Wird eine Leistung außerhalb des Bewilligungszeitraums gebucht, fällt die Zeile in der Liste rot auf – statt still in die nächste Rechnung zu laufen und dort gekürzt zu werden.

BETREUUNGSZEITEN

Einsatz erfassen, Nachweis unterschreiben lassen

Jeder Einsatz mit Datum, von–bis, Pause und der Unterscheidung direkt/indirekt – die Netto-Stunden rechnet Lotsana daraus. Was das fachlich bedeutet, steht im Glossar unter Fachleistungsstunde. Aus denselben Zeilen entstehen der Leistungsnachweis je Klient und später die Abrechnung; niemand tippt Stunden zweimal. Der Nachweis lässt sich direkt in der Akte unterschreiben, und die Unterschrift wird mit einer Prüfsumme versiegelt. Wird der Eintrag danach in Datum, Uhrzeit, Pause oder Leistungsart geändert, verliert die Unterschrift ihre Gültigkeit und muss neu eingeholt werden – Lotsana sagt das beim Speichern dazu.

DOKUMENTATION

Verlauf schreiben – oder einsprechen

Einträge mit Datum, Typ (Tagesbericht, Wochenbericht, Hilfeplangespräch, Entwicklungsbericht), Autor und Text, auf Wunsch mit ICF-Code und Ausprägungsgrad (0–4). Textbausteine nehmen die immer gleichen Formulierungen ab. Diktieren geht auch: Die Spracherkennung läuft auf unserem Server in Deutschland, nicht bei einem US-Dienst. Und wird ein Eintrag nachträglich geändert, sichert Lotsana die Vorversion automatisch – der Verlauf ist mit einem Klick einsehbar, statt dass eine Änderung spurlos bleibt.

Unterlagen an der Akte

Bescheide, Berichte, Schweigepflichtentbindungen als Datei am Klienten, mit Versionsverlauf beim Nachreichen. Wer hochladen, herunterladen und löschen darf, hängt an einem eigenen Recht – die Ablage ist kein Ort, an den jedes Konto kommt.

Netzwerk, Termine, Aufgaben

Wer gehört zum Fall: Familie, Schule, Arzt/Therapie, Amt/Behörde, Beratungsstelle – dazu ein freies Rollenfeld für das, was keine Kategorie trifft (Vormundschaft, gesetzliche Betreuung). Termine hängen ebenfalls am Klienten, Aufgaben mit Fälligkeitsdatum auch.

Teilhabe und Ziele

Bedarfs- und Teilhabeplanung mit Zielen je Lebensbereich und datierten Bewertungen. Jedes Ziel steht auf offen, teilweise oder erreicht; daraus rechnet Lotsana die Quote erreichter Ziele – eine freie Prozentangabe je Ziel gibt es bewusst nicht. Grundlage für die Vorbereitung von Hilfeplan- und Gesamtplanverfahren.

Legt eine eigene Akte an, bevor ihr uns glaubt

Ob „alles an einer Akte“ im Alltag wirklich trägt, merkt man erst beim Selbermachen: einen Klienten anlegen, eine Maßnahme mit Bewilligungszeitraum und Kontingent dranhängen, zwei Betreuungszeiten buchen, einen Doku-Eintrag schreiben. Danach wisst ihr, ob euch das die Sucherei abnimmt – und wo es bei euch anders läuft als hier beschrieben.

Dafür gibt es 30 Tage einen eigenen Testbereich, auf Wunsch unter eurer eigenen Adresse. Was ihr angebt: Trägername, eine Ansprechperson und eine E-Mail-Adresse (Telefon freiwillig). Ihr bekommt eine Mail mit Bestätigungslink, ein Klick, und der Bereich steht.

Und damit hinterher nichts überrascht: Es gibt kein Abo und keine Zahlungsdaten, der Zugang endet nach 30 Tagen von selbst, gekündigt werden muss nichts. Eine Sache passiert aber wirklich – wir melden uns danach persönlich und helfen beim Einrichten. Wer das nicht will, schreibt das kurz zurück, dann lassen wir es.

Testbereich anlegen: 30 Tage kostenlos

Noch nicht so weit? Wer erst wissen will, ob die eigene Tabelle es noch tut, liest in Ruhe Klientenverwaltung mit Excel: wann es reicht – und wann nicht mehr. Dort liegt auch eine kostenlose Word-Vorlage, ganz ohne Software.

Der Unterschied, über den selten jemand redet

Anvertraut heißt anvertraut.

In der Jugendhilfe gibt es eine Schutzschicht, die es sonst kaum irgendwo gibt – und die in einer Aktenverwaltung schnell untergeht: den besonderen Vertrauensschutz nach § 65 SGB VIII.

Was ein junger Mensch oder ein Elternteil einer Fachkraft zum Zweck persönlicher und erzieherischer Hilfe anvertraut, darf nach § 65 Abs. 1 SGB VIII nur in eng gefassten Fällen weitergegeben werden – etwa mit der Einwilligung dessen, der die Daten anvertraut hat, an das Familiengericht zur Abwendung einer Kindeswohlgefährdung oder an die Fachkraft, die zur Einschätzung des Gefährdungsrisikos nach § 8a SGB VIII hinzugezogen wird. Und wer die Angabe befugt erhält, darf sie nur zu genau dem Zweck weitergeben, zu dem er sie bekommen hat.

Für eine Fachsoftware ist das eine unbequeme Anforderung. Sie bedeutet: Es muss einen Text in der Akte geben, den die Leitung nicht lesen kann. Genau das haben wir gebaut.

So sieht das in Lotsana aus

Beim Doku-Eintrag steht ein Häkchen: „Vertraulich (§ 65 SGB VIII) – nur für mich sichtbar“. Der Eintrag wird fest der Person zugeordnet, die ihn erfasst hat.
Alle anderen sehen in der Akte, dass es an diesem Datum einen vertraulichen Eintrag gibt – nicht, was darin steht. Auch die Leitung nicht. Es gibt keine Rolle und keinen Administratorschalter, der das aufhebt.
Der Eintrag fließt nicht in die Vorbereitung des Hilfeplangesprächs, nicht in den Sachbericht fürs Amt und nicht in eine KI-Zusammenfassung, die jemand anderes auslöst. Er verlässt den Server auch nicht als Teil eines KI-Auftrags.
Auch die Auskunft nach Art. 15 DSGVO nennt vertrauliche Einträge nur nach Datum und Existenz, nicht nach Inhalt – mit Begründung im Dokument.
Bei einer eigenen Sicherheitsprüfung im Juli 2026 haben wir zwei Stellen gefunden, an denen die Sperre noch nicht griff: die KI-Aktenzusammenfassung und die Auskunfts-PDF. Beide sind seither zu. Das steht hier, weil es dazugehört.

Ehrlich zur Reichweite: Der Wortlaut von § 65 SGB VIII richtet sich unmittelbar an Mitarbeitende von Trägern der öffentlichen Jugendhilfe. Für freie Träger greift § 61 Abs. 3 SGB VIII: Werden ihre Einrichtungen und Dienste in Anspruch genommen, ist sicherzustellen, dass der Schutz der personenbezogenen Daten „in entsprechender Weise“ gewährleistet ist – praktisch über eure Vereinbarungen mit dem Jugendamt. Was für euch verbindlich ist, steht dort, nicht auf dieser Seite. Unabhängig davon gilt für staatlich anerkannte Sozialarbeiterinnen und Sozialpädagogen die strafbewehrte Schweigepflicht aus § 203 Abs. 1 Nr. 6 StGB.

Außerhalb der Jugendhilfe gibt es kein Gegenstück zu § 65. In der Eingliederungshilfe und in der Alltagsunterstützung tragen den Vertrauensschutz das Sozialgeheimnis nach § 35 SGB I und die Sozialdatenschutz-Regeln der §§ 67 ff. SGB X – beide adressieren dem Wortlaut nach den Leistungsträger und erreichen euch als freien Träger über eure Leistungs- und Datenschutzvereinbarungen –, dazu unmittelbar die DSGVO und gegebenenfalls § 203 StGB. Das Häkchen funktioniert dort technisch genauso – die Rechtsgrundlage, auf die ihr euch beruft, ist nur eine andere.

Akteneinsicht & Auskunftsrecht im Ratgeber → Schutzauftrag § 8a ambulant →

Was die Akte hergibt

Berichte entstehen aus der Doku, nicht aus der Erinnerung.

Vorbereitung fürs Hilfeplangespräch

Ein Klick, und Lotsana legt Ziele mit ihrem Stand, den Verlauf des Zeitraums, offene Aufgaben, geleistete Stunden und besondere Vorkommnisse als druckbare Seite zusammen. Vertrauliche Einträge anderer Fachkräfte bleiben draußen. Wie so ein Gespräch vorbereitet wird, steht im Ratgeber Hilfeplangespräch vorbereiten.

Sachbericht fürs Amt

Berichtszeitraum, geleistete Stunden und Einsätze, Ziele mit ihrem Stand und der Quote erreichter Ziele, die letzten Verlaufseinträge – als Entwicklungs- und Wirkungsbericht zum Ausdrucken. Formulieren müsst ihr trotzdem selbst; dabei hilft Entwicklungsbericht schreiben.

Leistungsnachweis und Abrechnung

Der Nachweis je Klient entsteht aus den erfassten Zeiten, mit Unterschrift und Prüfsumme. Aus denselben Zeilen wird die Rechnung an den Kostenträger, auf Wunsch als E-Rechnung. Wie die Kette ohne Doppeleingabe läuft: vom Hilfeplan bis zur Abrechnung. Alle Schritte von der Aufnahme bis zur Rechnung im Überblick: Software für Trägerorganisationen.

KI-Entwurf – optional und eingezäunt

Auf Knopfdruck ein Entwurf für Entwicklungs- oder Sachbericht. Der Text wird vor der Übermittlung pseudonymisiert, die Funktion muss vom Träger freigeschaltet sein und hängt an einem eigenen Rollenrecht, das sich entziehen lässt. Es bleibt ein Entwurf, den jemand lesen und verantworten muss. Hintergrund: KI und Datenschutz in der sozialen Arbeit.

Fristen

Was sich von selbst meldet.

Bewilligung läuft ausMaßnahmen, deren Bewilligungszeitraum in den nächsten 30 Tagen endet, stehen auf dem Dashboard – Zeit genug für den Verlängerungsantrag samt Bericht.

Kontingent wird knappAb 90 Prozent verbrauchter Stunden meldet sich die Maßnahme, bevor die restlichen Einsätze unbezahlt stattfinden.

Evaluation fälligZiele mit hinterlegtem Termin für die nächste Bewertung tauchen auf, sobald der Termin erreicht ist.

Aktiver Klient ohne MaßnahmeWer aktiv geführt wird, aber keine laufende Maßnahme hat, fällt auf – meist ist die Bewilligung nur nie nachgetragen worden.

Einsatz ohne DokuDer Korrektur-Radar zeigt Einsätze der letzten 30 Tage, zu denen kein passender Verlaufseintrag existiert – solange sich das Erinnern noch lohnt.

Aufbewahrungsfrist erreichtGesperrte Akten, deren hinterlegte Frist abgelaufen ist, landen im Datenschutz-Panel zur Prüfung. Gelöscht wird nichts von allein.

Datenschutz und Aufbewahrung

Wer was sieht – und was nach dem Fallende passiert.

Für euch gilt in jedem Fall die DSGVO: Daten nur, soweit sie für die Aufgabe erforderlich sind, und gelöscht, sobald sie es nicht mehr sind (Art. 5 Abs. 1 lit. c und e, Art. 17 DSGVO). Der eigentliche Sozialdatenschutz – das Sozialgeheimnis nach § 35 SGB I, die §§ 67 ff. SGB X (dort auch § 84 SGB X, der das Löschrecht für Sozialdaten modifiziert) und in der Jugendhilfe § 63 Abs. 1 SGB VIII – richtet sich dem Wortlaut nach an die Leistungsträger, also an Jugendamt und Sozialamt. Freie Träger sind über ihre Vereinbarungen und über § 61 Abs. 3 SGB VIII in dasselbe Schutzniveau eingebunden. Praktisch läuft das aufs Gleiche hinaus – rechtlich ist es ein Unterschied, den ihr in eurer Vereinbarung nachlesen solltet. Daraus folgen ein paar Dinge, die eine Fachsoftware können muss – und ein paar Entscheidungen, die euch niemand abnimmt.

Rollen, Rechte, Einrichtungen

Zehn Bereiche lassen sich je Rolle einzeln freigeben oder entziehen – darunter Abrechnung, Auswertungen, Dokumentenablage, KI-Assistenz und der Team-Kalender. Klienten hängen an Einrichtungen; ein Konto lässt sich daran binden und sieht dann nur diese Akten. Ein Konto ohne Zuweisung sieht nichts.

Änderungsprotokoll mit Prüfsummen-Kette

Wer wann was geändert hat, steht im Protokoll. Jeder Eintrag trägt die Prüfsumme seines Vorgängers – wird nachträglich etwas verändert oder gelöscht, bricht die Kette und die automatische Prüfung meldet die Bruchstelle. Auch das Erzeugen einer Auskunfts-PDF wird protokolliert.

Akte sperren statt löschen

Ist der Fall beendet, wird die Akte gesperrt: schreibgeschützt, mit hinterlegtem Datum, bis wann sie aufbewahrt wird. Voreingestellt sind zehn Jahre; ist die Akte als § 9b-Fall gekennzeichnet, rechnet Lotsana 70 Jahre ab dem vollendeten 30. Lebensjahr und nimmt die Akte aus der Löschfälligkeit heraus.

Anonymisieren, wenn gelöscht werden muss

Personenbezug raus, Verlaufstexte geleert, Netzwerkeinträge entfernt – die aufbewahrungspflichtige Buchhaltung bleibt bestehen, weil sie unter die Steuerfristen des § 147 AO fällt. Der Schritt ist nicht umkehrbar und muss deshalb ausdrücklich bestätigt werden.

Die zehn Jahre sind eine Voreinstellung, keine Rechtslage. Eine Einheitsfrist gibt es nicht. Maßgeblich sind Erforderlichkeit und Löschgebot, die Steuerfristen für Abrechnungsbelege und – seit dem 1. Juli 2025 – § 9b SGB VIII für Erziehungshilfe-, Eingliederungshilfe-, Heim- und Vormundschaftsakten. Die amtliche Überschrift lautet „Aufarbeitung“: Absatz 1 verpflichtet die öffentlichen Träger zu Einsicht und Auskunft, Absatz 2 verlangt, dass die 70-Jahre-Aufbewahrung in Vereinbarung mit den Trägern von Einrichtungen und Diensten sichergestellt wird – für euch als freien Träger kommt sie also über diese Vereinbarung. Die Software erinnert euch an eine Frist, sie ersetzt euer Löschkonzept nicht. Wie ihr eines aufbaut, steht im Ratgeber DSGVO-Dokumentation und Löschkonzept; die Fristen im Überblick im Glossar unter Aufbewahrungsfristen für Sozialdaten.

Auskunft nach Art. 15 DSGVO – und die Abwägung dahinter

Fragt jemand, was über ihn gespeichert ist, erzeugt Lotsana ein PDF: Stammdaten, Maßnahmen, Verlaufseinträge, Ziele, Netzwerk. Vertrauliche Einträge nach § 65 SGB VIII stehen darin mit Datum, aber ohne Inhalt – mit Begründung im Dokument und einem Hinweis auf die Einzelfallprüfung durch die Person, der die Angabe anvertraut wurde.

Wir stützen das auf Art. 15 Abs. 4 DSGVO – das Recht auf eine Kopie darf die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen – und im Sozialdatenschutz auf § 83 Abs. 1 Nr. 1 SGB X in Verbindung mit § 82a Abs. 1 Nr. 2 SGB X, wo es um Angaben geht, die „wegen der überwiegenden berechtigten Interessen eines Dritten geheim gehalten werden müssen“. Der Grund ist praktisch: Bei Minderjährigen stellt den Antrag regelmäßig die personensorgeberechtigte Person – und ein vertraulicher Eintrag enthält oft genau das, was das Kind über sie gesagt hat. Ein automatischer Vollausdruck wäre der schlechtestmögliche Ausgang. Dieselbe Anfrage ergibt bei uns immer dasselbe Dokument, unabhängig davon, wer es erzeugt; sonst wäre es als Nachweis wertlos. Diese Abwägung ist unsere Entscheidung und anwaltlich noch nicht abschließend geprüft. Wir schreiben das lieber hin, als es zu verschweigen – prüft es für euren Fall selbst.

Ohne Schönfärberei

Was diese Funktion nicht kann.

Vier Dinge, die ihr vor einer Entscheidung wissen solltet – lieber jetzt als nach der Einführung.

Keine Direktschnittstelle ins Jugendamt

Einen bundesweit einheitlichen Online-Standard für die Fallübergabe vom Träger in das kommunale Fachverfahren gibt es nach unserem Kenntnisstand (Stand 08/2026) nicht. Lotsana liefert stattdessen pseudonymisierte Fall- und Belegungslisten als CSV oder XML sowie die Datengrundlage für die amtliche KJH-Statistik. Abgerechnet wird per E-Rechnung.

Keine Texterkennung auf Klienten-Unterlagen

Hochgeladene Bescheide und Berichte werden abgelegt und versioniert, aber nicht ausgelesen. Der KI-Belegleser ist ausdrücklich für Lieferantenbelege gedacht, nicht für Klienten-Unterlagen – Beleg-Bilder lassen sich prinzipbedingt nicht pseudonymisieren, und genau das steht auch im Freischalt-Hinweis.

Der Import bringt nicht alles mit

Klienten-Stammdaten kommen per CSV in den Import-Assistenten. Maßnahmen und Bewilligungen legt ihr danach einmal von Hand an – meist wenige Dutzend, und dabei fällt auf, was im Altsystem längst nicht mehr stimmt. Sehr alte oder verschachtelte Verläufe lassen sich nicht immer eins zu eins übertragen; wir schauen vorab in einen Beispiel-Export und sagen, was geht und was nicht.

Wir haben noch keine Kunden

Lotsana ist neu. Alles auf dieser Seite ist im Programm gebaut, mit automatisierten Tests abgesichert und selbst geprüft – aber nicht durch Jahre Praxisbetrieb bei fremden Trägern gehärtet. Wer das riskant findet, hat recht. Wer damit leben kann, bekommt dafür einen Ansprechpartner, der selbst am Code sitzt.

Häufige Fragen

Was Träger vorher wissen wollen.

Was gehört bei einem ambulanten Träger in die Klientenverwaltung? –

Vier Dinge, die in vielen Trägern in vier getrennten Ablagen liegen: die Stammdaten der Person, die Maßnahme mit Bewilligung und Kontingent, die erbrachten Betreuungszeiten und die laufende Dokumentation. Dazu kommen die Unterlagen als Datei — Bescheide, Berichte, Schweigepflichtentbindungen. In Lotsana hängt das alles an einer Akte, damit ein Bericht oder ein Nachweis daraus entsteht, statt neu getippt zu werden.

Wie schützt Lotsana anvertraute Angaben nach § 65 SGB VIII? –

Beim Doku-Eintrag gibt es ein Häkchen „Vertraulich (§ 65 SGB VIII)“. Danach liest den Inhalt nur die Person, der die Angabe anvertraut wurde. Alle anderen sehen in der Akte, dass ein vertraulicher Eintrag mit diesem Datum existiert — nicht, was drinsteht. Auch die Leitung nicht; es gibt keine Rolle, die das aufhebt. Der Eintrag fließt außerdem nicht in die Vorbereitung des Hilfeplangesprächs, nicht in den Sachbericht fürs Amt und nicht in eine KI-Zusammenfassung.

Gilt § 65 SGB VIII auch für uns als freien Träger? –

Nicht unmittelbar. Der Wortlaut von § 65 SGB VIII richtet sich an Mitarbeitende von Trägern der öffentlichen Jugendhilfe. Für freie Träger greift § 61 Abs. 3 SGB VIII: Werden ihre Einrichtungen und Dienste in Anspruch genommen, ist sicherzustellen, dass der Datenschutz in entsprechender Weise gewährleistet ist — praktisch über die Vereinbarungen mit dem Jugendamt. Unabhängig davon gilt für staatlich anerkannte Sozialarbeiterinnen und Sozialpädagogen die strafbewehrte Schweigepflicht nach § 203 Abs. 1 Nr. 6 StGB. Was für euch konkret verbindlich ist, steht in eurer Vereinbarung, nicht auf dieser Seite.

Wie lange müssen wir eine Klientenakte aufbewahren? –

Es gibt keine einheitliche Frist. Grundsatz ist das Löschgebot der DSGVO: löschen, sobald die Daten für die Aufgabe nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 DSGVO; für Sozialdaten mit den Sonderregeln des § 84 SGB X, der die Löschung in bestimmten Fällen durch eine Einschränkung der Verarbeitung ersetzt). Abrechnungsrelevante Belege fallen unter die Steuerfristen des § 147 AO, und seit dem 1. Juli 2025 verlangt § 9b Abs. 2 SGB VIII, dass Erziehungshilfe-, Eingliederungshilfe-, Heim- und Vormundschaftsakten nach Vollendung des 30. Lebensjahres noch 70 Jahre aufbewahrt werden — geregelt in der Vereinbarung zwischen öffentlichem Träger und Einrichtungsträger. Lotsana schlägt beim Sperren einer Akte zehn Jahre vor und rechnet nach dieser 70-Jahre-Regel, wenn die Akte als § 9b-Fall gekennzeichnet ist. Diese Voreinstellungen ersetzen euer Löschkonzept nicht, sie erinnern nur daran.

Sehen Eltern über ein Auskunftsersuchen alles, was in der Akte steht? –

Bei uns nicht den Inhalt vertraulicher Einträge. Die Auskunft nach Art. 15 DSGVO listet sie mit Datum und Existenz auf und erklärt im Dokument, warum der Inhalt zurückgehalten wird — gestützt auf Art. 15 Abs. 4 DSGVO (Rechte und Freiheiten anderer Personen) und im Sozialdatenschutz auf § 83 Abs. 1 Nr. 1 SGB X in Verbindung mit § 82a Abs. 1 Nr. 2 SGB X (überwiegende berechtigte Interessen eines Dritten). Der Grund ist praktisch: Bei Minderjährigen stellt den Antrag oft die personensorgeberechtigte Person, und ein vertraulicher Eintrag enthält häufig genau das, was das Kind über sie gesagt hat. Das PDF nennt den Weg zur Einzelfallprüfung. Diese Abwägung ist unsere Entscheidung und anwaltlich noch nicht abschließend geprüft.

Können mehrere Einrichtungen in einem Zugang getrennt arbeiten? –

Ja. Klienten hängen an einer Einrichtung, und ein Konto kann an eine oder mehrere Einrichtungen gebunden werden — dann sieht es auch nur deren Akten. Wer diese Bindung pflegen darf, ist ein eigenes Recht in der Rollenmatrix, damit die Leitung das delegieren kann, ohne gleich Administratorrechte zu vergeben. Ein Konto ganz ohne Zuweisung sieht nichts.