Rechnungs-Check vor dem Versand: die Prüfpunkte je Kostenträger

Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Rechnungen im Sozialbereich kommen selten mit einer Erklärung zurück. Sie werden gekürzt, liegen im Prüflauf oder bleiben einfach unbezahlt. Meistens fehlt eine Kleinigkeit, die vor dem Versand fünf Sekunden gekostet hätte. Diese Prüfliste ist die Sammlung dieser Kleinigkeiten, sortiert nach Kostenträger.

Stand: September 2026 (Quellen am Seitenende). Arbeitshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind deine Vereinbarung, der Bescheid und die Vorgaben der zuständigen Stelle.

Warum eine Rechnung zurückkommt

Nicht, weil die Leistung schlecht war. Sondern weil die Rechnung etwas nicht belegt, was der Kostenträger belegt haben will. Die häufigsten Gründe kennst du wahrscheinlich: Leistung außerhalb der Bewilligung, Nachweis ohne Unterschrift, Kontingent überschritten, falscher Satz, Zahlung ohne Zuordnung. Ausführlich stehen sie auf der Seite Abrechnung mit Kostenträgern.

Das Problem: Jeder Kostenträger will etwas anderes belegt haben. Das Jugendamt fragt nach direkten und indirekten Stunden. Der LVR vergleicht den Personaleinsatz mit der Vereinbarung. Die Pflegekasse will die Abtretung und den Anerkennungsbescheid. Die Stadt will eine XRechnung mit der richtigen Leitweg-ID. Wer alle vier bedient, braucht vier Prüfroutinen.

Was auf dem Blatt steht

Zwei Seiten, sechs Blöcke, zum Abhaken:

Bei jeder Rechnung: Bewilligung, Aktenzeichen, Kontingent, Satz, Umsatzsteuer, Nachweis, Pflichtangaben nach § 14 UStG.
Jugendamt: Amtsformular, direkt und indirekt, Fahrtzeiten, Fachkraft, Hilfeplan-Zeitraum, Unterschrift der Familie.
Eingliederungshilfe: Vergütungsvereinbarung, Fachleistungsstunden nach Rahmenvertrag, Gesamtplan, Ausfälle, Personaleinsatz, Rechnungsweg.
Pflegekasse: Anerkennung, Abtretung, Topf und Vorjahresrest, Versichertendaten, Leistungsart, Preisgrenze, Monatsnachweis.
Stadt und Kreis: XRechnung ja oder nein, Leitweg-ID, Einreichungsweg, Pflichtfelder, Anhänge.
Nach dem Versand: offene Posten, Zahlungsabgleich, Kürzungen, Mahnrhythmus.

So benutzt du es

Ausdrucken, neben den Rechnungslauf legen, je Kostenträger den passenden Block abhaken. Wer zum dritten Mal denselben Haken nicht setzen kann, hat seinen Prozess gefunden, der fehlt. Das Blatt ist kein Formular für den Kostenträger, es bleibt bei dir.

Prüfliste „Rechnungs-Check vor dem Versand“ kostenlos per E-Mail

PDF, zwei Seiten, zum Ausdrucken. Die sechs Blöcke von oben mit rund 40 Prüfpunkten, je Kostenträger sortiert.

Klare Ansage statt Kleingedrucktem: Die Datei kommt per E-Mail. Name und E-Mail eintragen, Bestätigungslink klicken, Download-Link ist da. Dazu bekommst du die Praxis-Serie „Abrechnung ohne Rückläufer“ und Infos zu Lotsana. Prüfliste und Mails gibt es nur zusammen, deshalb ist der Haken Pflicht. Abmelden geht jederzeit mit einem Klick. Zeitpunkt und IP speichern wir als Nachweis der Einwilligung.

Das Blatt ist der Anfang, nicht die Lösung

Eine Prüfliste fängt Fehler ab, wenn jemand sie benutzt. In Lotsana läuft die Prüfung vor dem Rechnungslauf von selbst: Bewilligung aktiv, Kontingent frei, Satz gültig, Nachweis unterschrieben. Was nicht passt, bleibt stehen, bevor eine Rechnung entsteht. Und der Zahlungseingang wird gegen Rechnungsnummer und Betrag abgeglichen, auch bei Sammelüberweisungen. 30 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.

Lotsana ist neu, es gibt noch keine Referenzliste. Ob die Software hält, was hier steht, prüfst du am besten selbst. Die Preise stehen auf der Preisseite.

Weiterlesen

Quellen (abgerufen 03.09.2026)

§ 77 SGB VIII, Vereinbarungen über die Höhe der Kosten (gesetze-im-internet.de)
§ 125 SGB IX, Inhalt der schriftlichen Vereinbarung und § 128 SGB IX, Wirtschaftlichkeits- und Qualitätsprüfung (gesetze-im-internet.de)
§ 45a SGB XI und § 45b SGB XI, Entlastungsbetrag (gesetze-im-internet.de)
§ 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)

Stand: 3. September 2026. Arbeitshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Viele Kostenträger haben eigene Pflicht-Formulare, die gehen dieser Prüfliste vor. Angaben ohne Gewähr.