Leistungsnachweis Fachleistungsstunden: was drinstehen muss, damit er durchgeht

Der Leistungsnachweis ist das Blatt, an dem die Zahlung hängt. Er ist kein Formular, das irgendwo im Gesetz steht — sondern der Beleg dafür, dass die bewilligte Leistung tatsächlich erbracht wurde. Wer ihn schludrig führt, merkt es erst, wenn das Jugendamt drei Monate später kürzt. Hier steht, was auf so ein Blatt gehört, und darunter kannst du dir die Word-Vorlage schicken lassen.

Stand: August 2026 (Quellen abgerufen am 05.08.2026, verlinkt an der Aussage und am Seitenende). Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung — verbindlich sind die Vorgaben deines Kostenträgers und der geltende Landesrahmenvertrag.

Was der Nachweis eigentlich beweist

Eine bundesweit einheitliche Rechtsgrundlage für „den Leistungsnachweis“ gibt es nicht. Die Fachleistungsstunde selbst ist kein gesetzlicher Begriff — sie ist eine Abrechnungseinheit, die in Landesrahmenverträgen und in deiner Vereinbarung mit dem Kostenträger definiert wird. Was der Nachweis enthalten muss, ergibt sich deshalb aus drei Ebenen, in dieser Reihenfolge:

1. Deine Vereinbarung mit dem Kostenträger. In der Jugendhilfe ist das für ambulante Hilfen die Vereinbarung nach § 77 SGB VIII über „die Höhe der Kosten der Inanspruchnahme sowie über Inhalt, Umfang und Qualität der Leistung“. In der Eingliederungshilfe ist es die schriftliche Vereinbarung nach § 125 SGB IX, die Leistungs- und Vergütungsvereinbarung umfasst.
2. Der Landesrahmenvertrag. Dort steht typischerweise, was als direkte und was als indirekte Leistung zählt und wie beides vergütet wird. Das ist von Bundesland zu Bundesland verschieden — und der häufigste Grund, warum eine Vorlage aus dem Internet bei dir nicht 1:1 passt.
3. Der Bescheid im Einzelfall. Er nennt Zeitraum, Stundenkontingent und Aktenzeichen. Diese drei Angaben gehören deshalb in den Kopf des Nachweises, nicht in eine Fußnote.

Die acht Angaben, die auf jedes Blatt gehören

Direkt und indirekt: die Trennung, an der das Geld hängt

Direkte Leistung ist Zeit am oder mit dem Klienten: Gespräch, Begleitung, Einsatz in der Familie. Indirekte Leistung ist mittelbare Arbeit für den Fall: Dokumentation, Hilfeplangespräch, Fallbesprechung, Fahrtzeit, Elternkontakt ohne Kind.

Wie beides vergütet wird, ist der Kern jeder Stundensatzverhandlung — und es gibt drei verbreitete Modelle:

• Alles im Stundensatz. Nur direkte Zeit wird abgerechnet, die indirekte steckt als Aufschlag im Satz. Dann darf indirekte Zeit nicht zusätzlich in die Summe.
• Beides abrechenbar, aber gedeckelt. Indirekte Leistungen bis zu einem Prozentsatz der direkten. Dann brauchst du die Trennung schon in der Erfassung, sonst rechnest du hinterher rückwärts.
• Beides zählt aufs Kontingent. Dann ist jede Dokumentationsstunde eine Stunde weniger am Kind — und das Kontingent ist früher leer, als alle denken.

Welches Modell für dich gilt, steht in deiner Vereinbarung. Die Vorlage hat die Spalte trotzdem, weil du die Zahl im Zweifel lieber hast als nicht. Wie du den Satz überhaupt herleitest, steht im Stundensatz-Rechner.

Fünf Fehler, die Rückläufer produzieren

1. Leistung außerhalb der Bewilligung. Der Folgebescheid kommt zu spät, gearbeitet wird trotzdem, und im Nachhinein zahlt niemand. Das ist kein Buchhaltungsproblem, sondern ein Vorfinanzierungsproblem — beschrieben im Ratgeber zur Bewilligungslücke.
2. Kontingent überschritten. Bewilligt sind 8 Wochenstunden, geleistet wurden 10. Bezahlt werden 8. Das fällt erst am Monatsende auf, wenn niemand mitzählt.
3. „Betreuung“ als Inhaltsangabe. Zwanzig identische Zeilen sind für einen Prüfer kein Nachweis, sondern ein Muster. Ein konkreter Halbsatz je Einsatz reicht.
4. Unterschriften im Block nachgeholt. Wenn am Monatsende alle Zeilen auf einmal unterschrieben werden, ist die Unterschrift eine Bestätigung aus dem Gedächtnis. Manche Kostenträger verlangen die Gegenzeichnung ausdrücklich zeitnah — prüf das in deiner Vereinbarung.
5. Zwei Wahrheiten. Die Doku sagt das eine, der Nachweis das andere, die Rechnung ein drittes. Sobald das auffällt, wird nicht mehr der einzelne Monat geprüft, sondern der Träger.

Muss die Unterschrift auf Papier sein?

Meistens nicht. Für den Leistungsnachweis ist in der Regel keine gesetzliche Schriftform vorgeschrieben — entscheidend ist, was deine Vereinbarung mit dem Kostenträger verlangt. Viele akzeptieren inzwischen eine elektronische Gegenzeichnung, manche bestehen weiter auf Tinte. Was die drei eIDAS-Stufen bedeuten und wie du das mit deinem Kostenträger klärst, steht im Ratgeber Leistungsnachweis digital unterschreiben. Frag vor der Umstellung nach, nicht danach.

Vorlage ist der Anfang, nicht die Lösung

Lotsana ist neu, es gibt noch keine Referenzliste. Ob die Software hält, was hier steht, prüfst du am besten selbst — in den 30 Testtagen, ohne Zahlungsdaten. Die Preise stehen auf der Preisseite.

Weiterlesen

• Fachleistungsstunden abrechnen: die typischen Fehler
• Leistungsnachweis digital unterschreiben: zählt das?
• Wenn der Kostenträger prüft
• Vorlage: Leistungsnachweis Schulbegleitung

Quellen (abgerufen 05.08.2026)

• § 77 SGB VIII — Vereinbarungen über die Höhe der Kosten (gesetze-im-internet.de)
• § 125 SGB IX — Inhalt der schriftlichen Vereinbarung (gesetze-im-internet.de)
• § 17 MiLoG — Aufzeichnungspflichten (gesetze-im-internet.de)
• § 16 ArbZG — Aushang und Arbeitszeitnachweise (gesetze-im-internet.de)

Stand: 5. August 2026. Arbeitshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Viele Kostenträger haben eigene Pflicht-Formulare — die gehen dieser Vorlage vor. Angaben ohne Gewähr.