Kalkulationsblatt Fachleistungsstunde: das Blatt für den Verhandlungstermin

Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Rechnen kannst du online. Der Stundensatz-Rechner macht die Überschlagsrechnung in zwei Minuten. Was er nicht kann: mit dir in den Termin gehen. Dafür ist dieses Blatt da. Es zeigt jede Zahl mit ihrer Herkunft daneben, und genau danach wird gefragt.

Stand: September 2026. Arbeitshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind das Recht deines Bundeslands und die Vereinbarung mit deinem Kostenträger. Die Beispielprozente sind Anhaltspunkte, keine Richtwerte.

Was auf dem Blatt steht

Drei Seiten, Word, zum Ausfüllen:

Seite 1, die Kosten: Block A Personalkosten der Fachkraft mit allem, was neben dem Tabellenentgelt anfällt, Block B Fortbildung und Supervision, Block C Leitung und Verwaltung, Block D Sachkosten, Block W Wagniszuschlag. Je Zeile eine Spalte „Grundlage deiner Zahl“.
Seite 2, die Stunden: Block E Nettojahresarbeitszeit, Block F die indirekten Tätigkeiten und daraus der Divisor, Block G das Ergebnis in drei Modellen, Block H die Auslastung. Dazu die Unterschriftszeile für den Vorlagetermin.
Seite 3, das Argument: neun Stellen, an denen sich Träger verrechnen, die Paragrafen für die Verhandlung und die sechs Punkte, an denen dein Bundesland deine Zahlen verändert.
Die Ankreuzzeile Rechtsgrundlage ganz oben: § 77 SGB VIII, §§ 123 bis 125 SGB IX, § 45a SGB XI und Landesverordnung oder anderes. Danach richtet sich, welche Vorgaben für dich gelten.

Warum es die Vorlage neben dem Rechner gibt

Der Rechner gibt dir eine Zahl. Im Termin will niemand die Zahl, sondern die Herleitung. Deshalb steht auf diesem Blatt neben jeder Position, woher sie kommt: Entgeltgruppe und Stufe, Beitragsnachweis der Kasse, BGW-Bescheid, Mietvertrag, eigene Ist-Werte aus der Arbeitszeiterfassung. Ausgefüllt ist das genau der Nachweis, den § 126 Abs. 1 SGB IX auf Verlangen verlangt.

Der Divisor ist die Stelle, an der es kippt

Der Preis je Stunde ist nicht das Wichtigste an der Verhandlung. Das Wichtigste ist, welche Stunden du abrechnen darfst. Fahrtzeit, Dokumentation, Teamsitzung, Bericht ans Jugendamt: Entweder du rechnest sie ab, oder du preist sie ein. Beides zugleich geht nicht, keins von beidem auch nicht.

Zwei Träger mit denselben Kosten und derselben Fachkraft landen deshalb bei sehr verschiedenen Sätzen. Wer 91 Euro fordert und „zu teuer“ hört, obwohl der Vergleichsanbieter mit 61 Euro eine Stunde meint, in der Fahrtzeit und Dokumentation mitzählen, verhandelt über zwei verschiedene Dinge. Die erste Frage im Termin ist nicht „wie viel“, sondern „was steckt in der Stunde“.

Was das Blatt nicht kann

Es rechnet eine Fachkraft durch. Mischst du Qualifikationen, rechnest du jede Gruppe einzeln und gewichtest am Ende. Und es entscheidet nichts über Preisgrenzen: Bei anerkannten Angeboten nach § 45a SGB XI ist der Preis landesrechtlich gebunden. Dann beantwortet das Blatt nicht die Frage, was du forderst, sondern ob dein Angebot sich zu diesem Preis trägt.

Kalkulationsblatt kostenlos per E-Mail

Word-Datei, drei Seiten. Die Blöcke A bis H zum Ausfüllen, dahinter die neun Rechenfehler und die Paragrafen für den Termin.

Klare Ansage statt Kleingedrucktem: Die Datei kommt per E-Mail. Name und E-Mail eintragen, Bestätigungslink klicken, Download-Link ist da. Dazu bekommst du die Praxis-Serie „Träger gründen“ und Infos zu Lotsana. Vorlage und Mails gibt es nur zusammen, deshalb ist der Haken Pflicht. Abmelden geht jederzeit mit einem Klick. Zeitpunkt und IP speichern wir als Nachweis der Einwilligung.

Das Blatt ist der Anfang, nicht die Lösung

Block E und Block F leben von Ist-Werten: wie viele Krankheitstage wirklich anfallen, wie viele Stunden wirklich in Dokumentation und Fahrt gehen. Wer das schätzt, verhandelt über eine Schätzung. In Lotsana fallen die Zahlen im Alltag an: Zeiterfassung je Einsatz, Fahrtenbuch, Auslastung je Maßnahme im Controlling. Bei der nächsten Vereinbarung ziehst du sie aus dem System statt aus dem Bauch. 30 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.

Lotsana ist neu, es gibt noch keine Referenzliste. Ob die Software hält, was hier steht, prüfst du am besten selbst. Die Preise stehen auf der Preisseite.

Weiterlesen

Quellen (abgerufen 03.09.2026)

§ 123, § 124, § 125, § 126 SGB IX (gesetze-im-internet.de)
§ 77 SGB VIII · § 360 SGB III · § 1 AAG · § 4 Nr. 16 und Nr. 25 UStG · § 5 BRKG (gesetze-im-internet.de)
AnFöVO NRW, Fassung vom 19.02.2026, § 7 Abs. 6 (recht.nrw.de)
BSG, Urteil vom 19.04.2023, B 3 P 6/22 R (bsg.bund.de) · BSG, Urteil vom 25.04.2018, B 8 SO 26/16 R
Landesrahmenvertrag NRW nach § 131 SGB IX, Anlage B.5, Stand 19.06.2024 · Arbeitshilfe der Landesjugendämter LWL und LVR, „Aushandlung ambulanter Erziehungshilfen“, Berechnungsbogen Stand 31.01.2017

Stand: 3. September 2026. Normtexte am 03.09.2026 auf gesetze-im-internet.de gegengelesen. Die Beitragssätze zur Sozialversicherung im Kasten zu Block A stammen aus einer Sekundärquelle und ändern sich jährlich; verbindlich ist dein eigener Beitragsnachweis. Arbeitshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Angaben ohne Gewähr.