Ambulanten Träger gründen: Anerkennung, Rechtsform, Kosten

VOM ERSTEN TAG

Sauber starten ist leichter als später aufräumen

Kostenträger und Prüfer erwarten von Anfang an ordentliche Doku, Leistungsnachweise und nachvollziehbare Abrechnung. Wer mit Excel startet, baut sich Altlasten – und zieht später mühsam um. Bei Lotsana legst du Klienten, Maßnahme und Bewilligung an und kannst vom ersten Einsatz an prüfungsfest arbeiten – die App zeigt dir laufend, was dafür noch offen ist: fehlende Unterschriften, ungemeldete Vorfälle, fällige Löschfristen.

KLEIN ANFANGEN

Ein Preis, der zur Gründung passt

59 € im Monat für bis zu 5 Nutzer – keine Einrichtungsgebühr, keine Server, kein IT-Dienstleister, keine Schulungsseminare. Alle Module sind drin – auch Dienstplanung, Fördermittel und die QM-Bausteine (Beschwerden, Vorkommnisse, Prüfungscheck, Schulungsnachweise). Wächst dein Team, kommen 9 € je weiterem Nutzer dazu. Mehr Kalkulation brauchst du nicht.

MITWACHSEN

Vom Solo-Start zum Team – ohne Systemwechsel

Erst allein, dann die erste Fachkraft, dann Verwaltung: Rollen und Rechte wachsen mit. Urlaubsanträge, Zeiterfassung, Lohn-Export und Dienstplan sind schon da, wenn du sie brauchst – du schaltest Module einfach dazu.

Über die Software hinaus

Was du zur Gründung sonst noch brauchst.

Ehrliche Kurz-Checkliste – das übernimmt Lotsana nicht, daran solltest du trotzdem denken:

Anerkennung & Verträge

Leistungs- und Vergütungsvereinbarungen mit Jugendamt bzw. Eingliederungshilfe-Träger, ggf. Betriebserlaubnis, für Alltagshilfen die Anerkennung nach Landesrecht (§ 45a). Früh mit dem Kostenträger sprechen – das dauert am längsten.

Rechtsform & Versicherung

Einzelunternehmen, gGmbH oder e. V.; Betriebshaftpflicht ist Pflicht. Steuerberatung mit Sozialbranchen-Erfahrung lohnt sich ab Tag 1 – der DATEV-Export aus Lotsana liefert ihr die Zahlen.

Personal-Nachweise

Erweiterte Führungszeugnisse, Qualifikationsnachweise, Erste Hilfe. Lotsana erinnert an Fristen – besorgen musst du sie selbst.

Datenschutz-Grundlagen

AVV bekommst du von uns fertig; Verarbeitungsverzeichnis und Datenschutz-Infos für Klienten gehören trotzdem in deinen Ordner. Muster dafür liegen kostenlos im Ratgeber: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT).

Praxiswissen

Häufige Fragen aus dem Alltag.

Wie lange dauert es realistisch bis zum ersten bezahlten Fall?

Rechne mit 3–9 Monaten, je nach Region und Kostenträger. Der längste Posten ist die Vereinbarung mit dem Amt – deshalb: zuerst dort anrufen, alles andere (Rechtsform, Versicherung, Software) läuft parallel.

Einzelunternehmen oder gGmbH?

Fürs Loslegen reicht das Einzelunternehmen; die gGmbH lohnt sich, wenn Gemeinnützigkeit gefordert ist oder du Haftung trennen willst. Die Umsatzsteuerbefreiung sozialer Leistungen hängt übrigens nicht an der Rechtsform. Viele starten klein und wandeln später um – wichtig ist nur, dass Doku und Zahlen von Anfang an sauber sind, dann ist der Wechsel unkompliziert.

Was kostet der Start wirklich?

Typisch: Gewerbe ~30 €, Betriebshaftpflicht ~300–600 €/Jahr, Führungszeugnisse ~13 €/Person, Steuerberatung ab ~100 €/Monat, Software 59 €/Monat. Der größte „Kostenblock“ ist unbezahlte Zeit für Anträge – plane sie ein wie einen Job.

Ab wann brauche ich Datenschutz-Unterlagen?

Ab Klient Nr. 1. Verarbeitungsverzeichnis, Infoblatt für Klienten, AVV mit jedem IT-Dienstleister. Klingt nach viel, ist mit Vorlagen ein Nachmittag – und erspart dir später Diskussionen mit Amt und Aufsichtsbehörde.

Welche Software braucht eine Trägerorganisation?

Im Kern vier Dinge: eine Klientenakte mit sauberer Dokumentation, Dienstplan mit Zeiterfassung, eine Abrechnung, die Kostenträger akzeptieren (inklusive XRechnung), und DSGVO-konforme Datenhaltung mit Rollen und Löschkonzept. Ob du das mit Einzel-Tools löst oder in einem System, ist am Anfang Geschmackssache – getrennte Tools bedeuten aber doppelte Datenpflege und mehr AVVs. Lotsana bündelt genau diese Bausteine in einer Software; was drinsteckt, siehst du auf der Startseite.

Mehr davon – kostenlos im Ratgeber: Träger gründen: der Fahrplan · MiLoG-Pflichten · DSGVO & Löschkonzept

Gründungspreis – für alle, die bis 31.12.2026 starten · Ein Preis. Alle Module. Keine Aufpreise.

59 € /Monat für bis zu 5 Nutzer

+ 9 € je weiterem Benutzerkonto · monatlich kündbar · keine Setup-Gebühr
Als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG berechnen wir keine Umsatzsteuer; der genannte Preis ist der Rechnungsbetrag. Gründungspreis: gilt für jedes Abo, das bis zum 31.12.2026 startet. Gründungs-Träger behalten diesen Preis dauerhaft, auch nach der Preisumstellung zum 01.01.2027 (regulärer Preis dann: 89 € + 12 € je Nutzer).

Geführt starten: 30 Tage kostenlos Gründungsfragen? Schreib uns →

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