Leistungsnachweis im Persönlichen Budget: die Vorlage, mit der der Budgetnehmer beim Träger besteht

Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Im Persönlichen Budget ist der Mensch dein Vertragspartner, und er muss dem Träger nachweisen, wofür das Geld war. Dieser Nachweis liegt deiner Rechnung bei und gibt ihm die Bausteine dafür. Was drauf muss und warum, steht im Ratgeber Persönliches Budget abrechnen.

Stand: September 2026. Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Was der Träger sehen will, steht in der Zielvereinbarung der Person; hat er ein eigenes Formular, geht das vor.

Was die Vorlage enthält

Word-Datei im Querformat, zum Anpassen:

Kopf: Monat, Budgetnehmer, Leistungsträger des Budgets, Datum der Zielvereinbarung, bewilligter Umfang, Bewilligungszeitraum.
Drei Zielzeilen aus der Zielvereinbarung, mit Nummer und Kurzform.
Tabelle mit Datum, von, bis, Stunden, Leistung in einem Halbsatz, Ziel-Nummer, Assistenzkraft, Unterschrift der Person. 18 Zeilen je Blatt.
Unten: Stundensumme, Stundensatz, Rechnungsbetrag, Unterschriften von Dienst und Person, damit Nachweis und Rechnung zusammenpassen.
Platzhalter für Logo und Trägerdaten.

Drei Dinge, bevor du sie einsetzt

Ziel-Nummern aus der Zielvereinbarung der Person übernehmen. Du bekommst sie von ihr, nicht vom Träger.
Rechnung an die Person, mit Hinweis auf das Budget und den Bescheid. Nicht an den Träger.
Reststand des Budgets auf dem Nachweis oder im Monatsgespräch nennen. Das Budget ist gedeckelt.

Vorlage „Leistungsnachweis Persönliches Budget“ kostenlos per E-Mail

Word-Datei zum Anpassen: Kopf mit Budgetnehmer, Leistungsträger, Zielvereinbarung, Umfang und Zeitraum, drei Zielzeilen, eine Tabelle mit acht Spalten, Summen und Unterschriftszeilen. Platzhalter für Logo und Trägerdaten sind schon drin.

Klare Ansage statt Kleingedrucktem: Die Word-Datei kommt per E-Mail. Name und E-Mail eintragen, Bestätigungslink klicken, Download-Link ist da. Dazu bekommst du die Praxis-Serie „Abrechnung ohne Rückläufer“ und Infos zu Lotsana. Vorlage und Mails gibt es nur zusammen, deshalb ist der Haken Pflicht. Abmelden geht jederzeit mit einem Klick. Zeitpunkt und IP speichern wir als Nachweis der Einwilligung.

Vorlage ist der Anfang, nicht die Lösung

In Lotsana ist die Person mit Budget ein eigener Kostenträger: Budget, Laufzeit und Verbrauch laufen mit, der Nachweis entsteht aus der Doku mit Ziel-Bezug, die Rechnung geht an die Person. Ehrlich dazu: Die Zielvereinbarung selbst bildet Lotsana nicht als eigenen Ablauf ab. 30 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.

Lotsana ist neu, es gibt noch keine Referenzliste. Ob die Software hält, was hier steht, prüfst du am besten selbst. Die Preise stehen auf der Preisseite.

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Quellen (abgerufen 03.09.2026)

§ 29 SGB IX, Persönliches Budget (gesetze-im-internet.de)
§ 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)

Stand: 3. September 2026. Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Angaben ohne Gewähr.