Software für Assistenzdienste und Persönliches Budget

Für wen diese Seite ist

Assistenzdienste, die eigene Kräfte beschäftigen.

Gemeint sind Dienste, die Assistenzkräfte anstellen und bei Menschen mit Behinderung einsetzen. Meist drei bis fünfzig Mitarbeitende, ein oder zwei Personen im Büro, und Kundinnen, die selbst entscheiden, wer zu ihnen nach Hause kommt.

Dienstleistermodell

Die Person beauftragt deinen Dienst, die Kräfte bleiben bei dir angestellt. Die Rechnung geht an sie, wenn sie ein Persönliches Budget hat, und an den Träger, wenn er als Sachleistung einkauft. Beides nebeneinander ist der Normalfall.

Arbeitgebermodell, zur Abgrenzung

Stellt die Person ihre Kräfte selbst an, oft begleitet von einer Budgetassistenz, ist dein Dienst höchstens Springer oder Berater. Lotsana führt deine Kräfte, deine Einsätze und deine Rechnungen, nicht ihre.

Assistenz nach § 78 SGB IX

Das Gesetz trennt die Übernahme von Handlungen samt Begleitung von der Befähigung zur eigenständigen Alltagsbewältigung. Die zweite ist qualifizierte Assistenz und wird von Fachkräften erbracht (§ 78 Abs. 2 SGB IX). Wer welche Qualifikation hat, steht damit im Nachweis-Interesse. Selbst gründen: Assistenzdienst gründen.

Assistenz und Pflege bei derselben Person

Viele Kundinnen haben Eingliederungshilfe nach SGB IX und daneben Hilfe zur Pflege nach §§ 61 ff. SGB XII. Zwei Rechtskreise, zwei Kostenträger, ein Dienstplan. Wer bei der Aufnahme nicht klärt, aus welchem Topf welche Stunde bezahlt wird, sortiert es im Januar rückwärts.

Der Rahmen

Zwei Stellen im Gesetz, an denen dein Geld hängt.

Was Assistenz ist

Assistenzleistungen stehen im Katalog der Sozialen Teilhabe an zweiter Stelle (§ 113 Abs. 2 Nr. 2 SGB IX). Was dazugehört, sagt § 78 SGB IX: die allgemeinen Erledigungen des Alltags, Haushaltsführung, die Gestaltung sozialer Beziehungen, Freizeit. Absatz 3 nimmt die Elternassistenz ausdrücklich dazu, Absatz 5 die Unterstützung im Ehrenamt.

Woher das Geld kommt, und warum dein Nachweis mitentscheidet

Auf Antrag bekommt die Person das Geld statt der Sachleistung und kauft ihre Assistenz selbst ein (§ 29 SGB IX). Grundlage ist die Zielvereinbarung mit ihrem Träger, in der Ziele, Nachweiserfordernis und Qualitätssicherung stehen. Kündigt der Träger sie aus wichtigem Grund, wird der Bewilligungsbescheid aufgehoben, und dein Auftrag fällt mit. Steht auf deinem Nachweis nur „Assistenz Oktober, 180 Stunden", kann sie damit nichts belegen.

Arbeitest du mit einer Vereinbarung nach §§ 123 ff. SGB IX für den Träger, gilt der andere Weg: Bescheid, Bewilligung, Rechnung ans Amt. Der steht auf der Seite Software für die Eingliederungshilfe.

Was die Software übernimmt

Einmal erfassen. Nachweis und Rechnung fallen hinten raus.

DIE AKTE

Kundenakten statt einer Excel-Tabelle mit vierzig Spalten

Je Person eine Akte mit Stammdaten, Dokumenten in Versionen, Verlauf und Vorkommnissen. Darunter hängen die Maßnahmen, und an der Maßnahme steht, was der Bescheid hergibt: Kostenträger, Aktenzeichen, Leistungsart, Bewilligungszeitraum, Stunden, Stundensatz und Steuerschlüssel. Die fest zuständige Fachkraft trägst du als Bezugsbetreuung ein, dann steht die Person auf deren Dashboard. In der Oberfläche heißt das Feld Klient, auch wenn ihr von Kundinnen sprecht. Was noch drinsteckt: digitale Klientenakte.

Maßnahme mit Bewilligungszeitraum, Kontingent und Stundensatz

DER PLAN

Eine Kraft, eine Kundin, ein Zeitfenster

So ist der Einsatz gebaut, und genau so läuft ein Assistenzdienst. Daneben liegt der Dienstplan für die Besetzung nach Bereich, mit Zuschlagskennzeichen Nacht 25 Prozent, Sonntag 50 Prozent und Feiertag 100 Prozent, aus denen die Zuschlagsstunden gerechnet und bis in den Lohn-Export durchgereicht werden. Für eine Woche auf einmal gibt es den Generator: Wochentage anhaken, Uhrzeit, Bereich und die Zahl der Kräfte angeben, fertig ist die Woche. Alles zu Plan und Stunden: Dienstplan und Zeiterfassung.

Dienstplan-Generator mit Wochentagen, Bereich und Zuschlag

DER GLEICHE MONAT

Wenn jeder Tag gleich aussieht, tippst du nur die Abweichung

In der Rund-um-die-Uhr-Assistenz ist der Monat nicht bunt, er ist gleich. Dafür gibt es die Wochenvorlage: Du hinterlegst je Maßnahme einen wöchentlichen Stundenplan und erzeugst daraus die Leistungen des Monats. Vorhandene Einträge legt der Lauf nicht doppelt an, der Bewilligungszeitraum wird eingehalten, und ob Ferien ausgespart werden, entscheidest du je Maßnahme. Assistenz läuft in den Ferien schließlich weiter. Wo der Kostenträger ohnehin nur die Menge abnimmt, stellst du die Bewilligung auf reine Stundenzahl ohne Uhrzeit um; dann trägt die Vorlage 24 Stunden ein und der Nachweis zeigt keine Uhrzeiten. Eine Leistung von 17 Uhr bis 14 Uhr am nächsten Tag zählt als ein Eintrag über Mitternacht, Zeitumstellung eingerechnet. Bei gleicher Von- und Bis-Zeit fragt Lotsana nach, ob ein voller 24-Stunden-Dienst gemeint ist.

Leistungen erfassen mit Tätigkeit und Fachleistungsstunden

BEWILLIGUNGEN IM AUGE BEHALTEN

Kontingente im Blick, bevor sie leer sind

Je Bewilligung legst du fest, ob das Kontingent pro Monat, pro Woche, gesamt oder als Pool gilt, und ob indirekte Stunden mitzählen. In der Akte läuft ein Balken mit, der rot wird, sobald das Kontingent überschritten ist. Reicht es noch bis zum Ende? Das rechnet der Stundenkontingent-Rechner vor. Und wenn der Folgebescheid ausbleibt: Bewilligungslücke.

Auswertung Stunden und Umsatz je Kostenträger

MONATSENDE

Der Nachweis wird gegengezeichnet, die Rechnung geht an den Richtigen

Aus den erfassten Stunden entsteht je Kundin und Monat der Leistungsnachweis, mit Datum, Zeit, Tätigkeit und der Trennung von direkten und indirekten Fachleistungsstunden. Unterschrieben wird vor Ort auf dem Tablet oder über einen Link, den der Empfänger ohne Login öffnet, ansieht und gegenzeichnet; Rückfragen stellt er im selben Fenster. Ändert danach jemand Datum, Zeit, Menge oder Tätigkeit, entwertet Lotsana die Gegenzeichnung und schreibt den Vermerk auf das PDF, das schon draußen ist. Dann läuft die Abrechnung: Steht an der Maßnahme das Persönliche Budget, geht die Rechnung an die Kundin oder an ihre rechtliche Betreuung, mit Monatsbudget, Verbrauch und Rest in derselben Liste. Steht dort ein Amt, geht sie als PDF oder als XRechnung mit Leitweg-ID dorthin. Mehr dazu: Abrechnung mit Kostenträgern.

Abrechnungslauf mit Plausibilitätsprüfung und E-Rechnung

Grenzen

Was Lotsana im Assistenzdienst nicht tut.

Damit du es vor dem Testen weißt und nicht mittendrin.

Die Zielvereinbarung ist kein Ablauf

Das Budget selbst führt Lotsana mit: Betrag je Monat, Verbrauch, Rest, Rechnung an die Person. Die Zielvereinbarung nach § 29 Abs. 4 SGB IX gibt es als Vorgang nicht. Die läuft zwischen deiner Kundin und ihrem Träger, und den Verwendungsnachweis schuldet sie, nicht du.

Kein Arbeitgebermodell

Stellt deine Kundin ihre Assistenzkräfte selbst an, ist sie deren Arbeitgeberin. Lotsana rechnet dafür keine Löhne ab und führt keine fremden Personalakten. Gebaut ist es für den Dienst, der die Kräfte selbst beschäftigt.

Kein Dienstplan für das ganze Quartal auf Knopfdruck

Der Generator besetzt eine Kalenderwoche auf einmal, für die nächste startest du ihn erneut. Eine gespeicherte Dienstplan-Vorlage gibt es nicht. Die Wochenvorlage wirkt auf die Leistungen, nicht auf den Plan.

Keine Ruhezeit-Sperre

Der Generator verplant niemanden zweimal am selben Tag, und überschneidende Einsätze meldet er. Ob zwischen Spätdienst und Frühdienst die elf Stunden nach § 5 ArbZG liegen, prüft der Plan nicht. Das bleibt bei der Person, die plant.

Keine Leitung zum Kostenträger

Es gibt keine direkte Datenübertragung in die Fachverfahren von LVR, LWL, Bezirk oder Kreis. Raus gehen Nachweise als PDF und die Rechnung als PDF oder als XRechnung mit Leitweg-ID. An eine Privatperson geht bewusst keine E-Rechnung, sie hat keine Leitweg-ID.

Kein Lohnprogramm, keine Behandlungspflege

Stunden, Zuschläge und Fehlzeiten gibt Lotsana als Datei fürs Lohnbüro heraus, im DATEV-, LODAS- oder KIDICAP-Format. Gerechnet wird der Lohn woanders. Verordnete Behandlungspflege nach SGB V ist ein eigenes Feld und nicht abgebildet.

Praxiswissen

Häufige Fragen aus dem Assistenzdienst.

Unsere Kundinnen zahlen aus dem Persönlichen Budget. Können wir an sie abrechnen?

Ja. An der Maßnahme stellst du den Abrechnungsweg von Sachleistung auf Persönliches Budget um und hinterlegst das Budget pro Monat. Die Rechnung geht dann an die Kundin oder an eine hinterlegte rechtliche Betreuung, nie an den Kostenträger; der bleibt als Information stehen, weil er das Budget auszahlt. Ein eigener Monatslauf fasst die offenen Leistungen je Person auf einer Rechnung zusammen und zeigt daneben Budget, Verbrauch und Rest. Das Modul schaltest du beim Einrichten dazu.

Eine Kundin hat Eingliederungshilfe und Hilfe zur Pflege. Brauchen wir zwei Systeme?

Nein, zwei Maßnahmen an derselben Akte. Jede trägt ihren eigenen Kostenträger, Bewilligungszeitraum, Stundensatz und Steuerschlüssel, daraus entstehen getrennte Nachweise und getrennte Rechnungen. Für die Abzüge gibt es ein eigenes Feld: Je Bewilligung hinterlegst du einen Eigenanteil oder ein angerechnetes Pflegegeld als festen Monatsbetrag aus dem Bescheid. Der wird auf der Rechnung an den Kostenträger abgezogen und der Kundin gleichzeitig als eigene Rechnung gestellt. Fängt die Betreuung mitten im Monat an, rechnet Lotsana den Abzug taggenau anteilig.

Wir fahren Assistenz rund um die Uhr. Bildet die Software das ab?

Dienstplan, Arbeitszeit und Leistungserfassung rechnen den Datumswechsel mit, samt Zeitumstellung. Eine Nachtschicht von 22 bis 6 Uhr ist ein Eintrag, kein zweigeteilter. In der Arbeitszeiterfassung sind Bereitschaft und Nachtdienst eigene Arten, im Dienstplan hängt der Zuschlag an der Schicht. Was fehlt, steht oben unter Grenzen.

Wie behalten wir Bewilligungen und Kontingente im Auge?

Auslaufende Bewilligungen der nächsten 30 Tage stehen im Panel „Hinweise und Fristen" auf dem Dashboard von Leitung und Verwaltung, dazu Gesamt- und Pool-Kontingente ab 90 Prozent Verbrauch. Das Tagesdashboard einer Assistenzkraft zeigt das bewusst nicht, dort stehen die Einsätze. In der Akte läuft je Bewilligung ein Balken mit, und beim Buchen außerhalb des Zeitraums kommt die Warnung mit Aktenzeichen und Enddatum.

Wie bekommen wir Fahrten und Wegezeiten sauber erfasst?

Über zwei Wege, die getrennt bleiben. Die Zeit buchst du als Leistung mit der Tätigkeit „Fahrt" und der Klasse indirekt, und ob indirekte Stunden aufs Kontingent zählen, entscheidest du je Bewilligung. Die Kilometer laufen im Fahrtenbuch mit Datum, Strecke, Fahrzeug und Zweck, der Erstattungssatz je Kilometer ist einstellbar.

Kümmert ihr euch um die Zielvereinbarung und den Verwendungsnachweis?

Nein, und das ist auch nicht deine Aufgabe. Beides läuft zwischen deiner Kundin und ihrem Leistungsträger. Was du liefern kannst, ist der Stoff dafür: ein Nachweis je Monat mit Datum, Zeit, Leistung und Unterschrift, dazu die Rechnung. Wie ein Träger das prüft, steht im Ratgeber Persönliches Budget abrechnen, samt kostenloser Word-Vorlage.

Passt das für einen Dienst mit sieben Leuten?

Dafür ist es gebaut. Module lassen sich pro Träger an- und abschalten, damit die Oberfläche schlank bleibt. Zur Ehrlichkeit gehört: Lotsana ist jung und hat noch keine Referenzträger, auf die wir dich verweisen könnten. Prüf es in den dreißig Testtagen mit euren eigenen Fällen.

Kostenlos zum Weiterlesen: Persönliches Budget abrechnen · Assistenzdienst gründen · Fachleistungsstunden abrechnen · Bewilligungslücke · Trennung der Leistungen

Alles inklusive, keine Aufpreis-Module

59 € /Monat für bis zu 5 Nutzer

+ 9 € je weiterem Benutzerkonto · monatlich kündbar
Als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG berechnen wir keine Umsatzsteuer; der genannte Preis ist der Rechnungsbetrag. Gründungspreis: gilt für jedes Abo, das bis zum 31.12.2026 startet. Gründungs-Träger behalten diesen Preis dauerhaft.

Abrechnungsweg Persönliches Budget mit Monatsbudget und Verbrauch

Wochenvorlage für gleichbleibende Monate, auch ohne Uhrzeiten

Einsätze über Mitternacht, als Einsatz bis zum Folgetag gezählt

Bewilligungszeitraum, Kontingent und Stundensatz je Maßnahme

Leistungsnachweis mit Unterschrift vor Ort oder im Monatslink

Rechnung an die Person oder als XRechnung mit Leitweg-ID ans Amt

Geführt starten: 30 Tage kostenlos Fragen? Schreib uns →

Quellen (Primärquellen auf gesetze-im-internet.de, abgerufen am 03.09.2026)

§ 29 SGB IX, Persönliches Budget: Antrag und Rechtsanspruch, Bedarfsermittlung alle zwei Jahre (Abs. 2), Zielvereinbarung und Aufhebung des Verwaltungsakts bei Kündigung (Abs. 4)
§ 78 SGB IX, Assistenzleistungen: Umfang (Abs. 1), Übernahme gegen Befähigung (Abs. 2), Elternassistenz (Abs. 3), Ehrenamt (Abs. 5)
§ 113 SGB IX, Leistungen zur Sozialen Teilhabe: Assistenz steht im Katalog des Absatzes 2 an Nummer 2
§ 123 SGB IX, Allgemeine Grundsätze · § 125 SGB IX, Inhalt der schriftlichen Vereinbarung
§ 61 SGB XII, Hilfe zur Pflege
§ 4 Nr. 16 UStG, Steuerbefreiung für Betreuung und Pflege · § 14 UStG, Pflichtangaben der Rechnung
§ 5 ArbZG, Ruhezeit · § 17 MiLoG, Aufzeichnungspflicht

Stand: 3. September 2026. Diese Seite ist eine Arbeitshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind der Bescheid deiner Kundin, ihre Zielvereinbarung und die Verfahrensregeln ihres Leistungsträgers; die weichen je Träger voneinander ab, in Nordrhein-Westfalen etwa zwischen LVR und LWL. Ob eine Assistenzleistung umsatzsteuerfrei ist und welcher Buchstabe des § 4 Nr. 16 UStG greift, gehört zum Steuerberater. Die Funktionen entsprechen dem Stand der Software am 03.09.2026. Hinweise auf Änderungen gern an kontakt@lotsana.de. Angaben ohne Gewähr.