Persönliches Budget abrechnen: was der Assistenzdienst liefern muss, damit der Budgetnehmer beim Träger besteht

Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Beim Persönlichen Budget dreht sich die Welt eines Assistenzdienstes einmal um: Nicht der LVR, der LWL oder der Bezirk ist dein Kunde, sondern der Mensch, der die Assistenz bekommt. Er bekommt das Geld, er beauftragt dich, er bezahlt deine Rechnung, und er muss dem Träger nachweisen, dass das Geld richtig eingesetzt war. Das ändert Rechnung, Nachweis und Gespräch. Hier steht, was du als Dienst liefern musst, damit die Person beim Träger besteht, und wo Assistenzdienste dabei stolpern.

Stand: September 2026 (Quellen am Seitenende, an der Aussage verlinkt). Praxiswissen, keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind der Bescheid, die Zielvereinbarung und die Vorgaben des Leistungsträgers; die Verfahren unterscheiden sich je Träger, in NRW etwa zwischen LVR und LWL.

Für die LeitungWarum der Vertrag mit der Person ist, nicht mit dem Träger, und was das für den Zahlungsausfall heißt.

Für die AssistenzkraftWas auf den Nachweis gehört, damit die Person ihn beim Träger einreichen kann.

Für die VerwaltungRechnung an die Person, Reststand des Budgets, Umsatzsteuer-Frage vor der ersten Rechnung.

Was das Persönliche Budget ist, in drei Sätzen

Statt dass der Träger der Eingliederungshilfe eine Sachleistung über einen Dienst organisiert, bekommt die leistungsberechtigte Person auf Antrag Geld und kauft ihre Unterstützung selbst ein (§ 29 SGB IX). Auf diese Form besteht ein Rechtsanspruch. Die Höhe richtet sich nach dem festgestellten Bedarf und soll die Kosten der bisher individuell festgestellten Leistungen nicht überschreiten (§ 29 Abs. 2). Grundlage ist eine Zielvereinbarung zwischen Person und Träger: Ziele, Nachweis der Bedarfsdeckung, Qualitätssicherung, Höhe der Teilbudgets (§ 29 Abs. 4). Der Bedarf wird in der Regel alle zwei Jahre neu ermittelt (§ 29 Abs. 2), in NRW mit dem BEI_NRW. Ausführlich im Glossar: Persönliches Budget.

Für dich als Dienst heißt das: Du bist nicht mehr Vertragspartner des Trägers, sondern der Person. Du brauchst dafür keine Leistungs- und Vergütungsvereinbarung nach § 125 SGB IX mit dem Träger, aber du bekommst auch keinen Bescheid, keine Bewilligung und keinen Zahlungsweg über ihn. Wie du an eine Vereinbarung mit dem Träger kommst, wenn du beides anbieten willst, steht im Ratgeber Assistenzdienst gründen.

Zwei Modelle, in denen dir ein Budget begegnet

Modell	Wer ist was	Was du lieferst	Dein Risiko
Dienstleistermodell	Die Person beauftragt deinen Dienst. Du stellst die Assistenzkräfte, sie bleiben bei dir angestellt.	Dienstleistungsvertrag mit der Person, monatliche Rechnung an sie, Leistungsnachweis als Beleg.	Die Person ist Privatkunde. Zahlt sie nicht, mahnst du sie, nicht den Träger.
Arbeitgebermodell	Die Person stellt Assistenzkräfte selbst an, oft mit Budgetassistenz. Dein Dienst ist dann höchstens Vermittler, Springer oder Berater.	Wenn überhaupt: Vertretungsstunden oder Beratung, mit eigener Rechnung.	Keine dauerhafte Auslastung, klare Abgrenzung zur Arbeitnehmerüberlassung nötig.

Die meisten Assistenzdienste arbeiten im Dienstleistermodell, und um das geht es hier. Ein dritter Weg ist die Mischung: Die Person hat ein Budget für Freizeitassistenz und daneben eine Sachleistung über deinen Dienst für die Wohnassistenz. Dann führst du für dieselbe Person zwei Kostenträger, den Träger und sie selbst, mit zwei Rechnungskreisen.

Was die Person dem Träger nachweisen muss

Das Gesetz sagt dazu nur: Die Zielvereinbarung regelt „die Erforderlichkeit eines Nachweises für die Deckung des festgestellten individuellen Bedarfs“ und „die Qualitätssicherung“ (§ 29 Abs. 4 Satz 1 SGB IX). Was das konkret ist, steht in der Zielvereinbarung und in den Verfahrensregeln des Trägers. Typisch ist ein Verwendungsnachweis in festen Abständen, in dem die Person zeigt: welche Leistung, von wem, in welchem Umfang, wofür, und ob die Ziele erreicht werden. Manche Träger wollen Belege je Rechnung, andere eine Aufstellung je Quartal oder Halbjahr, wieder andere Stichproben.

Beispiel LWL: Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe verlangt nach seiner Muster-Zielvereinbarung einen Verwendungsnachweis im Turnus von sechs bis zwölf Monaten und zum Ende der Zielvereinbarung, jeweils innerhalb von acht Wochen, mit einer Aufstellung der Ausgaben und beim Endnachweis einer Stellungnahme zum Verlauf. Belege (Verträge, Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge) muss die Person drei Jahre aufbewahren, unverbrauchte Mittel gehen zurück, Ansparen ist nicht vorgesehen, und das Budget wird spätestens zum 5. des Monats ausgezahlt (LWL-Muster-Zielvereinbarung). Der LVR handhabt den Nachweis nach eigener Darstellung weniger formal. Verbindlich ist immer die konkrete Zielvereinbarung der Person.

Warum das für dich zählt: Hält die Person Nachweis oder Qualitätssicherung nicht ein, kann der Träger die Zielvereinbarung fristlos kündigen, und damit fällt der Bewilligungsbescheid (§ 29 Abs. 4 Satz 4 bis 6). Dann ist nicht nur das Budget weg, sondern dein Auftrag.

Das ist der Punkt, an dem dein Dienst der Person hilft oder schadet. Wenn deine Rechnung „Assistenz Oktober, 42 Stunden“ sagt und sonst nichts, kann die Person damit beim Träger nichts belegen. Wenn dein Nachweis je Einsatz Datum, Zeit, Leistung und das Ziel aus der Zielvereinbarung trägt, hat sie den Verwendungsnachweis schon fast fertig.

Was du liefern musst: Rechnung und Nachweis

Baustein	Was drinsteht	Warum
Dienstleistungsvertrag mit der Person	Leistung, Stundensatz, Abrechnungsrhythmus, Absagefristen, Kündigung, Datenschutz	Es gibt keine Vereinbarung mit dem Träger, die das regelt. Ohne Vertrag streitet ihr über Ausfälle und Fahrtzeit.
Rechnung an die Person	Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG, Leistungszeitraum, Stunden, Satz, Hinweis „Leistung im Rahmen des Persönlichen Budgets, Bescheid vom …“	Der Hinweis hilft der Person beim Zuordnen und dem Träger beim Prüfen.
Leistungsnachweis je Monat	Datum, von, bis, Stunden, Leistung in einem Halbsatz („Assistenz bei Einkauf und Bankgang“), Ziel-Nummer aus der Zielvereinbarung, Assistenzkraft, Unterschrift der Person	Das ist der Beleg, mit dem die Person den Verwendungsnachweis füllt.
Reststand des Budgets	Bewilligter Betrag oder Stunden je Zeitraum, verbraucht, offen	Das Budget ist gedeckelt, Ansparen ist meist nicht vorgesehen, unverbrauchte Mittel gehen zurück. Wer den Stand nicht führt, arbeitet am Ende des Zeitraums umsonst oder bringt die Person in Schulden.
Kurzbericht zur Verlängerung	Was lief, welche Ziele erreicht, was sich geändert hat	Die Person braucht ihn für die Fortschreibung der Zielvereinbarung und der Bedarfsermittlung.

Wo Assistenzdienste stolpern

Rechnung an den Träger geschickt. Der Träger zahlt nicht an dich, er zahlt an die Person. Die Rechnung kommt zurück oder liegt Monate. Rechnungsempfänger ist die Person, immer.
Kein Vertrag mit der Person. Dann gilt bei Absagen, Ausfällen und Kündigung das, was gerade behauptet wird. Ein Blatt reicht, aber es muss unterschrieben sein.
Budget nicht mitgeführt. Die Person weiß nicht, wie viel noch da ist, du auch nicht. Im November ist das Budget leer, im Dezember steht die Frage, wer die Stunden bezahlt.
Nachweis ohne Zielbezug. „Assistenz“ zwanzigmal untereinander belegt nichts. Der Träger will sehen, dass das Geld die Ziele der Zielvereinbarung bedient.
Umsatzsteuer ungeklärt. Ob deine Leistung im Budget nach § 4 Nr. 16 UStG befreit ist, hängt davon ab, welcher Buchstabe auf dich passt: Anerkennung nach § 45a (g), Vereinbarung nach § 123 SGB IX (h) oder die 25-Prozent-Regel (n). Wer erst nach zwei Jahren fragt, hat entweder zu viel oder zu wenig berechnet. Vor der ersten Rechnung zum Steuerberater.
Datenschutz vergessen. Die Person ist dein Vertragspartner, aber ihre Daten sind Sozialdaten. Vertrag, Einwilligungen und Auskunft laufen wie bei jeder anderen Akte; siehe Digitale Klientenakte.

Der zweite Geldweg daneben: Hilfe zur Pflege

Viele Menschen mit Assistenzbedarf haben neben der Eingliederungshilfe einen Anspruch auf Hilfe zur Pflege nach §§ 61 ff. SGB XII, wenn die Pflegeversicherung nicht reicht. Seit dem BTHG sind Eingliederungshilfe und Pflege getrennt zu betrachten, und der Träger der Eingliederungshilfe kann beides koordinieren. Für dich heißt das: Dieselbe Person kann ein Budget für Teilhabe-Assistenz und daneben Sachleistung für Pflege haben, mit zwei Nachweisen. Kläre bei der Aufnahme, aus welchem Topf welche Stunde bezahlt wird, sonst sortierst du es am Jahresende rückwärts.

Kostenlose Vorlage: Leistungsnachweis im Persönlichen Budget

Word-Vorlage im Querformat mit Kopf für Budgetnehmer, Leistungsträger des Budgets, Zielvereinbarung, bewilligten Umfang und Zeitraum, drei Zielzeilen, und einer Tabelle mit Datum, Zeit, Leistung, Ziel-Nummer, Assistenzkraft und Unterschrift der Person. Unten Stundensumme, Satz und Rechnungsbetrag, damit Nachweis und Rechnung zusammenpassen. Zur Vorlage (kostenlos, per E-Mail).

Häufige Fragen

Rechne ich beim Persönlichen Budget mit dem LVR ab oder mit der Person?

Mit der Person. Beim Persönlichen Budget zahlt der Leistungsträger das Geld an die budgetnehmende Person, und sie kauft die Assistenz bei dir ein. Deine Rechnung geht an sie, sie bezahlt sie aus dem Budget. Mit der Auszahlung an die Person gilt der Anspruch als erfüllt (§ 29 Abs. 2 SGB IX). Eine Zahlung des Trägers an den Dienst gibt es nur bei der Sachleistung, und dafür braucht es eine Vereinbarung nach § 123 SGB IX.

Was muss die Person dem Träger nachweisen, und was liefere ich dafür?

Die Zielvereinbarung nach § 29 Abs. 4 SGB IX legt fest, wie die Bedarfsdeckung nachgewiesen wird, meist über Verwendungsnachweise in festen Abständen: welche Leistung, von wem, wie viel, wofür. Du lieferst der Person die Bausteine dafür: eine Rechnung mit Leistungszeitraum und Stunden und einen Leistungsnachweis mit Datum, Zeit, Leistung und Ziel-Bezug. Was genau der Träger sehen will, steht in der Zielvereinbarung, nicht im Gesetz.

Ist Assistenz im Persönlichen Budget umsatzsteuerfrei?

Das hängt vom Einzelfall ab. § 4 Nr. 16 UStG befreit eng mit Betreuung oder Pflege verbundene Leistungen, unter anderem von Einrichtungen mit Anerkennung nach § 45a SGB XI (Buchstabe g), mit Vereinbarung nach § 123 SGB IX (Buchstabe h) oder wenn in mindestens 25 Prozent der Fälle Sozialleistungsträger die Kosten ganz oder überwiegend tragen (Buchstabe n). Ob Zahlungen aus einem Persönlichen Budget für diese 25 Prozent zählen, obwohl formal die Person zahlt, ist nicht eindeutig geregelt. Wie das bei dir einzuordnen ist, klärt der Steuerberater vor der ersten Rechnung, nicht danach.

Was passiert, wenn das Budget nicht reicht?

Dann zahlt die Person den Rest selbst oder bestellt weniger. Das Budget ist gedeckelt auf die Kosten der bisher festgestellten Leistungen (§ 29 Abs. 2 SGB IX). Deshalb gehört der Reststand des Budgets in jedes Monatsgespräch: Wer im Oktober merkt, dass das Jahresbudget im August aufgebraucht war, hat zwei Monate umsonst gearbeitet oder die Person in Schulden gebracht.

So geht das in Lotsana: Eine Person mit Persönlichem Budget wird als eigener Kostenträger geführt, mit Budget, Laufzeit und Verbrauchsbuchungen. Der Nachweis entsteht aus der Doku, mit Ziel-Bezug, die Rechnung geht an die Person, der Reststand läuft mit. Ehrlich dazu: Die Zielvereinbarung selbst mit Bedarfsdeckungsnachweis bildet Lotsana nicht als eigenen Ablauf ab; das bleibt zwischen Person und Träger. Eingliederungshilfe-Software im Detail, oder gleich 30 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.

Lotsana ist neu, es gibt noch keine Referenzliste. Ob die Software hält, was hier steht, prüfst du am besten selbst.

Weiterlesen

Quellen (abgerufen 03.09.2026)

§ 29 SGB IX, Persönliches Budget (gesetze-im-internet.de)
§ 117 SGB IX, Gesamtplanverfahren, § 123 SGB IX, Vereinbarungen und § 125 SGB IX (gesetze-im-internet.de)
LWL, Persönliches Budget mit Muster-Zielvereinbarung und Verwendungsnachweis (Stand 09/2025); LVR, BEI_NRW beim Persönlichen Budget
§ 61 SGB XII, Hilfe zur Pflege (gesetze-im-internet.de)
§ 4 Nr. 16 UStG und § 14 UStG (gesetze-im-internet.de)
Unabhängige Beratung für Budgetnehmer: Ergänzende unabhängige Teilhabeberatung (EUTB)

Stand: 3. September 2026. Praxiswissen, keine Rechts- oder Steuerberatung. Angaben ohne Gewähr.