Schulbegleitdienst gründen: Erlaubnis, Vertrag, erster Fall

Immer mehr Kinder bekommen Schulbegleitung. Immer mehr Träger suchen händeringend Personal. Und trotzdem erklärt dir niemand, wie du einen eigenen Dienst aufbaust. Dieser Leitfaden tut es.

Vorab in einem Satz: Du brauchst keine Betriebserlaubnis, aber ohne Vertrag mit dem Kostenträger verdienst du keinen Euro. Wie du an diesen Vertrag kommst, ist der Kern dieses Artikels.

Stand: Juli 2026. Das ist Praxiswissen, keine Rechtsberatung. Vieles ist kommunal unterschiedlich geregelt. Frag im Zweifel dein Jugendamt, den Träger der Eingliederungshilfe oder einen Anwalt.

Der Markt: warum sich der Blick lohnt

Ein Beispiel aus Bayern: Die Zahl der Kinder mit Schulbegleitung wegen seelischer Beeinträchtigung hat sich von 2018 bis 2024 mehr als verdoppelt. Die Ausgaben der Jugendämter dafür sind im selben Zeitraum von 48,5 auf 133,5 Millionen Euro gestiegen. Bundesweit wuchsen die Eingliederungshilfen nach § 35a SGB VIII zwischen 2009 und 2019 um 156 Prozent.

Und der Engpass ist nicht die Nachfrage. Der Engpass ist Personal. Es gibt Kinder mit bewilligtem Anspruch, die keine Begleitung bekommen, weil niemand da ist. Wer einen verlässlichen Dienst aufbaut, rennt bei Ämtern und Eltern offene Türen ein.

Das Wichtigste zuerst: Du hast zwei verschiedene Kunden

Hier scheitern die meisten Konzepte, bevor sie starten. Schulbegleitung wird je nach Behinderungsart von zwei völlig verschiedenen Ämtern bezahlt:

Was das für dich heißt: Du verhandelst im Zweifel mit beiden. Zwei Ansprechpartner, zwei Vereinbarungen, teils zwei verschiedene Formulare für den Leistungsnachweis. Plane das von Anfang an ein, statt es nach dem dritten Fall zu merken.

Brauche ich eine Erlaubnis?

Nein. Schulbegleitung ist ein ambulanter Dienst. Die Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII gilt für Einrichtungen, nicht für dich.

Die echte Hürde heißt Leistungs- und Vergütungsvereinbarung. Beim Träger der Eingliederungshilfe läuft das über die §§ 123 ff. SGB IX: eine schriftliche Vereinbarung über Leistung, Personenkreis, Qualität und Vergütung. Ohne sie bewilligt das Amt keine Fälle über deinen Dienst. Beim Jugendamt ist die Praxis kommunal unterschiedlich: mal Rahmenvereinbarung, mal Einzelvereinbarung je Fall. Deshalb gleich der wichtigste Tipp dieses Artikels:

Ruf zuerst an. Bevor du eine GmbH gründest, ein Logo bestellst oder eine Website baust: Sprich mit dem Jugendamt und dem Eingliederungshilfeträger deiner Region. Frag, ob Bedarf an weiteren Anbietern besteht, welche Vereinbarung sie schließen und was sie von neuen Trägern erwarten. Dieses eine Gespräch erspart dir Monate.

Die Rechtsform: Einzelunternehmen, GmbH oder gemeinnützig?

Drei Wege, ehrlich sortiert:

• Selbst als Schulbegleiter arbeiten (solo): In der Regel freiberuflich möglich, weil erzieherische Tätigkeit. Keine Gewerbeanmeldung nötig. Aber: Du bist dann Honorarkraft, kein Dienst. Skaliert nicht, und das Thema Scheinselbstständigkeit fährt immer mit (dazu unten mehr).
• Dienst mit angestelltem Personal (UG/GmbH): Der Standardweg für einen echten Betrieb. Sobald du Personal vermittelst und einsetzt, bist du gewerblich. Haftungsbegrenzung inklusive, Gewinnentnahme flexibel.
• Gemeinnützig (gGmbH oder e. V.): Öffnet später die Anerkennung als freier Träger der Jugendhilfe (§ 75 SGB VIII, frühestens nach drei Jahren Tätigkeit) und manche Fördertöpfe. Dafür bindest du dich ans Gemeinnützigkeitsrecht. Für den Start ist das kein Muss: Auch gewerbliche Anbieter bekommen Leistungsvereinbarungen.

Faustregel: Willst du einen Dienst mit Mitarbeitern aufbauen, nimm UG oder GmbH. Denk über gGmbH nach, wenn dir Fördermittel, Spenden und die Trägeranerkennung wichtiger sind als die freie Gewinnentnahme.

Das Konzept: was wirklich reingehört

Das Amt will sehen, dass du weißt, was du tust. Ein Konzept für die Leistungsvereinbarung braucht keine 80 Seiten. Es braucht klare Antworten auf diese Punkte:

• Personenkreis: Welche Kinder begleitest du? Seelische, geistige, körperliche Behinderung? Welche Schulformen?
• Personal: Wen setzt du ein? Üblich ist die Unterscheidung zwischen Fachkraft (Erzieher, Heilerziehungspfleger, Soziale Arbeit) und Betreuungskraft (geeignete, angelernte Kraft) mit unterschiedlichen Stundensätzen. Erweitertes Führungszeugnis ist Standard, für alle.
• Anleitung und Vertretung: Wer führt fachlich? Was passiert, wenn eine Begleitung krank ist? Der Vertretungsfall ist DIE Frage, mit der Ämter neue Anbieter testen.
• Kinderschutz: Verfahren nach § 8a SGB VIII, Verhaltenskodex, Beschwerdeweg für Eltern und Kinder.
• Dokumentation: Wie hältst du Einsätze, Entwicklung und Vorkommnisse fest? Wie sehen deine Leistungsnachweise aus?
• Zusammenarbeit: Schule, Eltern, Jugendamt, Hilfeplangespräche. Wer redet wann mit wem?

Der Stundensatz: rechne rückwärts

Die Vergütung verhandelst du. Damit du nicht über den Tisch gezogen wirst (oder dich selbst ruinierst), rechne so, wie es die Ämter selbst tun:

1. Jahres-Personalkosten der Begleitkraft (Brutto plus Arbeitgeberanteile).
2. Plus Anteil für Leitung, Verwaltung, Sachkosten. Üblich sind 10 bis 15 Prozent.
3. Geteilt durch die Netto-Jahresarbeitszeit: also die Stunden, die wirklich am Kind geleistet werden. Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Teamzeit gehen ab. Und bei Schulbegleitung besonders wichtig: Schulferien.

Rechne deine Untergrenze durch, bevor du verhandelst: Unser Stundensatz-Rechner macht genau diese Rechnung, inklusive Ferien.

Die Ferien sind der Punkt, den Neugründer am häufigsten unterschätzen. Zwölf Wochen im Jahr findet keine Schule statt, dein Personal willst du trotzdem bezahlen. Entweder ist das im Stundensatz einkalkuliert, oder deine Verträge bilden es ab, oder du hast im August ein Problem.

Geld: die Anlaufphase überleben

Kostenträger zahlen nachschüssig. Du leistest im September, stellst Anfang Oktober die Rechnung und siehst das Geld je nach Amt im November. Deine Gehälter zahlst du aber ab dem ersten Monat.

• Plane einen Liquiditätspuffer von drei bis sechs Monaten Personalkosten ein.
• Der ERP-Gründerkredit StartGeld der KfW (bis 200.000 Euro, auch für gemeinnützige Gründungen) ist das passende Standardinstrument.
• Kommst du aus der Arbeitslosigkeit, prüfe den Gründungszuschuss der Arbeitsagentur.
• Und: Stell Rechnungen sofort, nicht gesammelt im Quartal. Jede Woche Verzögerung ist eine Woche ohne Geld.

Die vier Fallen, die dich wirklich treffen können

1. Scheinselbstständigkeit

Der Klassiker der Branche: Dienste, die ihre Schulbegleiter als Honorarkräfte laufen lassen. Die Rechtsprechung stuft eingebundene Begleitkräfte regelmäßig als abhängig beschäftigt ein. Dann zahlst du Sozialversicherungsbeiträge nach, rückwirkend, mit Säumniszuschlägen. Wenn du einen Dienst aufbaust: stell dein Personal an. Es ist auch dein bestes Argument im Personalmarkt.

2. Minijobs und die Stechuhr des Zolls

Viele Dienste arbeiten mit Minijobbern. Für die gilt nach dem Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags müssen spätestens nach sieben Tagen aufgezeichnet sein, zwei Jahre aufbewahrt. Das prüft der Zoll, und die Bußgelder gehen bis 30.000 Euro. Wie du das sauber löst, steht in unserem Artikel MiLoG-Zeiterfassung in der Schulbegleitung.

3. Das Kind ist krank, die Stunde ist weg

Fällt das Kind aus, fällt dein Umsatz aus. Deine Personalkosten nicht. Regle Ausfallzeiten in der Leistungsvereinbarung: Manche Ämter vergüten kurzfristige Ausfälle teilweise, andere gar nicht. Wer das nicht verhandelt hat, verhandelt es nach dem ersten Grippewinter.

4. Umsatzsteuer

Leistungen der Jugendhilfe sind nach § 4 Nr. 25 UStG in der Regel umsatzsteuerfrei, Eingliederungshilfe nach § 4 Nr. 16 UStG meist auch — kompakt erklärt im Glossar unter Umsatzsteuerbefreiung sozialer Leistungen. Aber die Details hängen an deiner Konstellation, gerade als gewerblicher Anbieter. Einmal sauber mit dem Steuerberater klären, bevor die erste Rechnung rausgeht. Falsch ausgewiesene Umsatzsteuer wird richtig teuer.

Personal finden: die Teilzeitfalle knacken

Das ehrliche Problem: Schulbegleitung findet zu Schulzeiten statt. Du bietest also strukturell Teilzeitstellen mit Ferienlücken an. Was funktioniert:

• Kombi-Modelle: Schulbegleitung plus Nachmittagsbetreuung, Ferienprogramm oder ambulante Hilfen beim selben Träger. So werden aus 20 Wochenstunden echte Stellen.
• Zielgruppen, für die Teilzeit passt: Wiedereinsteiger, Studierende sozialer Fachrichtungen, Menschen im Quereinstieg mit Lebenserfahrung.
• Verlässlichkeit als Argument: Feste Ansprechpartner, pünktliches Gehalt, saubere Verträge, echte Anleitung. Klingt banal. Ist in dieser Branche ein Alleinstellungsmerkmal.

Der erste Fall: so kommst du rein

1. Vereinbarung steht? Dann meld dich aktiv zurück beim Amt: „Wir haben ab sofort Kapazität für zwei Begleitungen im Raum X."
2. Netzwerk bespielen: Schulleitungen und Sonderpädagogen, Sozialpädiatrische Zentren, Autismus-Therapiezentren, Erziehungsberatungsstellen. Die wissen vor dem Amt, wo Bedarf entsteht.
3. Eltern ernst nehmen: Eltern haben ein Wunsch- und Wahlrecht und können über das Persönliche Budget sogar selbst als Arbeitgeber auftreten. Wer von Eltern empfohlen wird, braucht kein Marketing.
4. Liefern und belegen: Der zweite Fall kommt über den ersten. Saubere Doku, verlässliche Nachweise, gute Rückmeldungen im Hilfeplangespräch. So entsteht der Ruf, von dem ein Dienst lebt.

Reform-Radar: Pooling kommt

Seit März 2026 liegt der Referentenentwurf zur SGB-VIII-Strukturreform vor. Geplant ab 2028: Jugendämter werden für alle Kinder mit Behinderung zuständig, und Schulbegleitung soll stärker in Pool-Modellen laufen. Eine Kraft begleitet dann mehrere Kinder, die Stunden werden auf mehrere Bescheide verteilt.

Noch ist nichts verabschiedet, die Kritik der Verbände ist massiv. Aber die Richtung ist gesetzt. Für dich als Gründer heißt das: Bau dein Konzept so, dass es Pool-Einsätze abbilden kann. Wer 2028 nur 1:1 kann, verhandelt aus der Defensive.

Checkliste: dein Weg in 10 Schritten

1. Gespräch mit Jugendamt und Eingliederungshilfeträger: Bedarf? Verfahren? Erwartungen?
2. Rechtsform festlegen und gründen (UG/GmbH, ggf. gGmbH).
3. Konzept schreiben (Personenkreis, Personal, Vertretung, Kinderschutz, Doku).
4. Betriebshaftpflicht abschließen.
5. Stundensatz kalkulieren (Ferien und Ausfall einrechnen!).
6. Leistungs- und Vergütungsvereinbarung verhandeln, mit beiden Kostenträgern.
7. Finanzierung sichern (Puffer 3 bis 6 Monate, ggf. KfW StartGeld).
8. Erste Mitarbeiter einstellen, erweiterte Führungszeugnisse einsammeln, Verträge sauber aufsetzen. Die vollständige Liste der Nachweise steht in der Einstellungs-Checkliste für Schulbegleitkräfte.
9. Verwaltung aufsetzen: Zeiterfassung, Doku, Leistungsnachweise, Abrechnung. Von Tag 1, nicht ab Fall 10.
10. Netzwerk aktivieren und den ersten Fall übernehmen.

Der Punkt, den fast alle verschieben

Nummer 9 auf der Liste klingt nach dem langweiligsten Schritt. Er entscheidet aber über deine Rendite. Ein Schulbegleitdienst verdient sein Geld mit dokumentierten, unterschriebenen, abgerechneten Stunden. Jede Stunde, die in einer Excel-Liste versandet, jeder Nachweis, der im Schulranzen verloren geht, jede Abrechnung, die drei Wochen zu spät rausgeht: Das ist dein Geld.

Und beim Amt zählt der erste Eindruck. Ein neuer Anbieter, dessen Nachweise pünktlich, vollständig und sauber ankommen, hat beim nächsten Fall die Nase vorn.

Weiterlesen

• Stundensatz-Rechner für soziale Dienste
• MiLoG-Zeiterfassung in der Schulbegleitung: was der Zoll sehen will
• Schulbegleitung digital dokumentieren
• Fachleistungsstunden sauber abrechnen
• Jugendhilfe-Träger gründen: der Überblick

Stand: 7. Juli 2026. Dieser Artikel ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Verfahren und Vergütungen sind regional unterschiedlich; maßgeblich sind die Auskünfte deiner Kostenträger.