Ist die digitale Unterschrift auf dem Leistungsnachweis rechtssicher?

Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Der Termin ist zu Ende, das Tablet liegt auf dem Küchentisch, die Mutter unterschreibt mit dem Finger. Zwei Sekunden später kommt die Frage aus dem Team: „Und wenn das Amt das nicht anerkennt?" Diese Frage entscheidet, ob ein Träger auf digitale Nachweise umstellt – und sie wird selten sauber beantwortet. Hier ist der Versuch.

Stand: August 2026 (alle Quellen abgerufen am 05.08.2026, verlinkt am Seitenende). Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung — verbindlich sind die Gesetzestexte, deine Leistungs- und Vergütungsvereinbarungen sowie die Auskunft des jeweiligen Kostenträgers. Nur das Thema Unveränderbarkeit nachschlagen? GoBD im Glossar — in 30 Sekunden.

Die kurze Antwort vorweg

Es gibt keine Vorschrift, die für Leistungsnachweise über erbrachte Betreuungs- oder Fachleistungsstunden eine eigenhändige Unterschrift verlangt. Die Pflicht zur Unterschrift steht nicht im Gesetz, sondern in Verträgen: in deiner Leistungs- und Vergütungsvereinbarung, im Landesrahmenvertrag, in der Finanzierungsrichtlinie des Jugendamts, im Rahmenvertrag mit den Pflegekassen.

Daraus folgt beides – die gute und die unbequeme Nachricht. Gut: Du brauchst keine teure qualifizierte Signatur, um einen Leistungsnachweis gültig zu machen. Unbequem: Ob dein konkreter Kostenträger deine Tablet-Unterschrift akzeptiert, steht in seinem Papier und nicht im BGB. Niemand kann dir das pauschal zusichern – ich auch nicht.

Der Rest dieses Artikels erklärt, warum das so ist, was Kostenträger tatsächlich schreiben, wie viel eine digitale Unterschrift im Streitfall wert ist und wie du die Frage in zwei Wochen geklärt bekommst statt in zwei Jahren.

Die drei Stufen nach eIDAS – und was sie wirklich unterscheiden

Grundlage ist die europäische eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014, seit der Novelle 2024 („eIDAS 2.0") in geänderter Fassung. Sie kennt drei Stufen. Der Unterschied ist nicht „mehr oder weniger digital", sondern wer die Identität des Unterzeichners prüft und wer den Signaturschlüssel kontrolliert.

Stufe	Was sie technisch verlangt	Rechtsfolge	Typisch in der Praxis
Einfache elektronische Signatur (EES) Art. 3 Nr. 10 eIDAS	Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Mehr verlangt die Definition nicht.	Darf als Beweismittel nicht allein wegen der elektronischen Form abgelehnt werden (Art. 25 Abs. 1). Kein gesetzlicher Anscheinsbeweis.	Unterschrift mit dem Finger auf dem Tablet, gescannte Unterschrift, „Mit freundlichen Grüßen" unter einer Mail
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) Art. 3 Nr. 11, Art. 26 eIDAS	Vier Bedingungen zusammen: eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht seine Identifizierung, erstellt mit Signaturerstellungsdaten, die er mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann, und so mit den Daten verbunden, dass eine nachträgliche Änderung erkannt werden kann.	Wie EES, aber in der Beweiswürdigung deutlich belastbarer.	Signatur mit persönlichem Zertifikat oder Schlüssel, häufig in Signaturplattformen
Qualifizierte elektronische Signatur (QES) Art. 3 Nr. 12 eIDAS	FES plus qualifizierte Signaturerstellungseinheit plus qualifiziertes Zertifikat eines zugelassenen Vertrauensdiensteanbieters – mit vorheriger Identitätsprüfung der Person.	Nach Art. 25 Abs. 2 die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Anscheinsbeweis nach § 371a Abs. 1 ZPO.	Notarielle und formbedürftige Vorgänge, Anwaltspostfach, Behördenverkehr

Der entscheidende Satz steht in Art. 25 Abs. 1 eIDAS: Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist oder die Anforderungen an eine qualifizierte Signatur nicht erfüllt. Eine Tablet-Unterschrift ist also nicht „ungültig". Sie ist nur schwächer beweisbar.

Ehrlich bleiben bei der Einordnung: Eine mit dem Finger gemalte Unterschrift auf dem Tablet ist in aller Regel eine einfache elektronische Signatur – auch dann, wenn die Software das Ergebnis anschließend kryptografisch versiegelt. Die Versiegelung erfüllt die vierte Anforderung aus Art. 26 (nachträgliche Änderungen erkennbar), aber nicht die dritte: Die Signaturerstellungsdaten liegen beim Träger und seiner Software, nicht „mit einem hohen Maß an Vertrauen" unter der alleinigen Kontrolle der unterschreibenden Person. Wer eine Tablet-Unterschrift als „fortgeschrittene Signatur" verkauft, dehnt den Begriff.

Wann gilt überhaupt Schriftform – und wo reicht weniger?

Das deutsche Recht kennt drei Formstufen, und sie werden ständig durcheinandergeworfen:

§ 126 BGB – Schriftform: eigenhändige Namensunterschrift auf der Urkunde. Der klassische Kugelschreiber.
§ 126a BGB – elektronische Form: Soll eine gesetzlich vorgeschriebene Schriftform elektronisch ersetzt werden, muss das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Weniger geht dort nicht.
§ 126b BGB – Textform: lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, Person des Erklärenden erkennbar. Keine Unterschrift nötig.

Für das Sozialrecht gilt zusätzlich § 36a Abs. 2 SGB I: Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann durch die elektronische Form ersetzt werden – auch hier grundsätzlich per qualifizierter Signatur, ergänzt um einige besondere Wege (Absatz 2a, etwa elektronische Formulare mit eID oder Versand aus bestimmten Postfächern).

Und jetzt der Punkt, an dem die ganze Diskussion kippt: Alle drei Normen setzen voraus, dass irgendwo Schriftform angeordnet ist. Für den Leistungsnachweis ist sie das nicht.

Zwei Belege dafür, beide nachlesbar:

SGB XI: § 105 SGB XI regelt, was in den Abrechnungsunterlagen stehen muss – Art, Menge, Preis, Zeitpunkt der Leistungserbringung, Kennzeichen, Beschäftigtennummer, Versichertennummer – und verlangt maschinenlesbare Unterlagen. Von einer Unterschrift der pflegebedürftigen Person steht dort nichts. Die Vereinbarung des GKV-Spitzenverbands zum elektronischen Leistungsnachweis formuliert das folgerichtig konditional: „Sofern Unterschriften auf den Nachweisen (z. B. Leistungsnachweisen) erforderlich sind …" – erforderlich werden sie also anderswo, nämlich in den Verträgen.
Eingliederungshilfe NRW: Die Rahmenleistungsbeschreibung Schulbegleitung zum Anlage A.02.06 des Landesrahmenvertrags nach § 131 SGB IX (Stand 17.03.2021) listet unter Ziffer 11 auf, woraus die Dokumentation besteht – unter anderem aus „einer schultäglichen Dokumentation hinsichtlich des Datums, des Zeitraums und der leistungserbringenden Person als Grundlage für die Abrechnung der Leistung". Von einer Unterschrift der leistungsberechtigten Person ist dort keine Rede. Ob eine verlangt wird, entscheidet also die konkrete Vereinbarung mit deinem Träger der Eingliederungshilfe.

Wo eine Unterschrift vertraglich vereinbart ist, spricht man von gewillkürter Form. § 127 BGB ist dabei im Zivilrecht großzügiger als das Gesetz bei der gesetzlichen Schriftform. Verlass dich darauf trotzdem nicht blind: In öffentlich-rechtlich geprägten Vertragsverhältnissen mit Sozialleistungsträgern zählt am Ende, was die Vertragsparteien vereinbart haben und wie der Kostenträger es auslegt.

Was Kostenträger tatsächlich verlangen – drei echte Beispiele

1. Pflegekassen: die Tablet-Unterschrift ist ausdrücklich geregelt

Für ambulante Pflegesachleistungen nach den §§ 36, 39 und 45b SGB XI gibt es seit 2023 eine bundesweite Regelung: die Vereinbarung nach § 105 Abs. 2 Satz 2 SGB XI zwischen GKV-Spitzenverband und den Verbänden der Leistungserbringer. Sie beantwortet die Frage dieses Artikels für die Pflege ziemlich klar:

„Bei der Erstellung elektronischer Leistungsnachweise können die jeweiligen Unterschriften/Handzeichen durch die QES oder durch ein alternatives Verfahren ersetzt werden." Begründung: Für eine QES von Versicherten und Pflegekräften fehlen derzeit noch die technischen Voraussetzungen.
Das vereinbarte alternative Verfahren ist genau das, wonach hier gefragt wird: Die Pflegekraft nutzt ein mobiles Endgerät mit personalisierter Anmeldung, erfasst bei oder unmittelbar nach der Leistungserbringung, der pflegebedürftigen Person werden die Inhalte lesbar auf dem Gerät angezeigt, und „die Unterschrift der pflegebedürftigen Person wird auf dem Mobilgerät eingeholt".
Danach greift die Versiegelung: Unmittelbar nach der Unterschrift wird diese in den Datensatz eingefügt und dieser elektronisch signiert – „danach darf das unterschriebene Dokument nicht mehr veränderbar sein". Korrekturen laufen über eine Kopie ohne die alte Unterschrift, die neu unterschrieben werden muss; der vorherige Nachweis verliert seine Gültigkeit.
Fahrplan: Produktivbetrieb ab 01.12.2024, papiergebundene Übermittlung rechnungsbegründender Unterlagen übergangsweise bis 30.11.2026, „ab 01.12.2026 erfolgt die Abrechnung ausschließlich innerhalb der TI in vollelektronischer Form".

Der Haken, den man leicht überliest: Für dieses Verfahren gilt ein verbindlicher Anforderungskatalog, und die Erfüllung der Anforderungen an die Software „hat der Softwarehersteller durch ein unabhängiges Gutachten zu Beginn des Produktivverfahrens nachzuweisen". Elektronische Leistungsnachweise in diesem Verfahren müssen mit einer entsprechend begutachteten Software erstellt werden. Eine allgemeine digitale Unterschrift in irgendeiner Fachsoftware ist damit nicht automatisch ein eLNW im Sinne der Vereinbarung. Und: Die Vereinbarung gilt für Pflegedienste nach § 71 Abs. 1 und Betreuungsdienste nach § 71 Abs. 1a SGB XI mit Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI – nach Landesrecht anerkannte Angebote zur Unterstützung im Alltag fallen nicht darunter.

Wie einzelne Kassen das umsetzen, unterscheidet sich. Die DAK-Pflegekasse etwa beschreibt in ihrem Leistungserbringer-Portal für den Entlastungsbetrag, dass sie auf die zahlungsbegründenden Unterlagen verzichtet und die Leistungsnachweise stattdessen „in digitaler oder postalischer Form" beim Leistungserbringer vorzuhalten sind; elektronische Dokumente innerhalb der Telematikinfrastruktur via KIM akzeptiert sie seit dem 01.04.2025, verpflichtend wird dieser Weg dort ab dem 01.10.2027. Das ist ein gutes Beispiel dafür, dass „digital erlaubt" und „digital verpflichtend" je Kasse unterschiedlich terminiert sind – der Weg in den Datenträgeraustausch lohnt die eigene Recherche je Kostenträger.

2. Jugendhilfe: erlaubt, aber mit Auflage

In der Jugend- und Eingliederungshilfe gibt es keine bundeseinheitliche Regelung – dafür sehr konkrete lokale. Die Richtlinie des Landkreises Dahme-Spreewald über die Finanzierung der Hilfen zur Erziehung und der Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII (Stand 04.12.2024) formuliert unter Ziffer 1.6 eine Musterlösung, die man so oder ähnlich in vielen Kreisen findet:

„Ist durch die Verwendung digitaler Dokumentation der Träger eine handschriftliche Unterschrift der Leistungsempfänger/Hilfeempfänger nicht mehr möglich, sind durch den Träger das Verfahren der Dokumentation sowie die Garantie für die Richtigkeit der eingereichten Leistungsnachweise vor Umstellung von handschriftlicher Unterschrift auf digitale Unterschrift der Leistungsempfänger/Hilfeempfänger beim örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe einzureichen. Die Leistungsnachweise müssen nach Prüfung weiterhin im Papierformat mit der Rechnung eingereicht werden."

Drei Dinge stehen da: Die digitale Unterschrift ist möglich. Sie ist anzeigepflichtig – der Träger muss sein Verfahren vorher beschreiben und für die Richtigkeit einstehen. Und der Papierausdruck bleibt trotzdem Teil der Rechnungsstellung. Wer nur die erste Hälfte liest, stellt um und fällt in die zweite.

3. Der Fall, den niemand für dich entscheidet: der Vertrag schweigt

Im Vertrag steht „Leistungsnachweis", nicht „eigenhändig unterschriebener Leistungsnachweis" – und mehr steht da nicht. Wie häufig das vorkommt, kann ich nicht seriös beziffern; dafür unterscheiden sich die Vertragslagen zu stark. Wenn es dich trifft, ist die Frage keine Rechtsfrage mehr, sondern eine Kommunikationsfrage: Du beschreibst dein Verfahren, das Amt sagt Ja oder Nein, und die Antwort kommt in die Akte. Was du nicht machen solltest: stillschweigend umstellen und hoffen, dass es bei der nächsten Prüfung niemandem auffällt.

Damit nicht der Nachweis selbst der Grund für den Rückläufer ist

Wie dein Kostenträger die Unterschriftsfrage beantwortet, ist das eine. Das Blatt darunter muss trotzdem stimmen. Dafür gibt es hier eine kostenlose Word-Vorlage „Leistungsnachweis Fachleistungsstunden“: Kopf mit Monat, Klient, Aktenzeichen und Maßnahme, eine Tabelle mit den Spalten, nach denen bei einer Prüfung gefragt wird, ein Feld für die Stundensumme und Unterschriftszeilen für Fachkraft und Leitung. Platzhalter für Logo und Trägerdaten sind drin.

Sie taugt ausdrücklich auch dann, wenn dein Amt weiter auf Tinte besteht – dann druckst du sie aus und lässt von Hand unterschreiben. Es ist ein Formular, keine Vorstufe zu irgendeiner Software.

Ohne Kleingedrucktes: Name und E-Mail eintragen, Bestätigungslink in der Mail klicken, Download-Link ist da. Dazu kommen die Praxis-Serie „Abrechnung ohne Rückläufer“ und Infos zu Lotsana. Abmelden geht jederzeit mit einem Klick. Vorlage ansehen und anfordern

Beweiswert vor Gericht: § 371a ZPO und was danach kommt

§ 371a Abs. 1 ZPO gibt privaten elektronischen Dokumenten die Beweiskraft privater Urkunden – aber nur, wenn sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einer notariell beglaubigten elektronischen Unterschrift versehen sind. Für einen Leistungsnachweis heißt das praktisch: nur mit QES. Dann gilt der Anschein der Echtheit, und dieser Anschein lässt sich nur durch Tatsachen erschüttern, die ernstliche Zweifel daran begründen, dass die Erklärung von der verantwortenden Person abgegeben wurde.

Unterhalb der QES gilt das nicht. Ein digital unterschriebener Leistungsnachweis ist dann kein wertloses Blatt, sondern ein Beweismittel, das das Gericht nach § 286 ZPO frei würdigt – es schaut sich an, wie zuverlässig das Verfahren war, das den Nachweis erzeugt hat. Genau hier entscheidet sich der praktische Wert, und zwar an Fragen wie:

Wurde bei oder unmittelbar nach dem Einsatz erfasst – oder drei Wochen später aus dem Gedächtnis?
Ist die erfassende Person eindeutig zugeordnet (persönliche Anmeldung statt Sammelaccount)?
Ist erkennbar, ob nach der Unterschrift noch etwas geändert wurde?
Gibt es ein lückenloses Änderungsprotokoll mit Vorher-/Nachher-Werten?

Meine Einordnung, und die ist eine Einschätzung und kein Rechtssatz: Für ambulante Träger ist der Zivilprozess ohnehin der unwahrscheinlichste Schauplatz. Realistisch wird es bei der Wirtschaftlichkeits- und Qualitätsprüfung durch den Kostenträger (in der Eingliederungshilfe etwa nach § 128 SGB IX), bei Rückforderungen und bei der Betriebsprüfung. Dort fragt niemand nach der eIDAS-Stufe. Dort wird gefragt: Passen Doku, Nachweis und Rechnung zusammen, und kann jemand belegen, dass daran nachträglich nicht gedreht wurde? Das ist eine Frage der Verfahrenssicherheit, nicht der Signaturklasse.

Steuerlich kommt derselbe Gedanke über die GoBD: Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar und unveränderbar geführt werden, Änderungen protokolliert. Wer digital unterschreiben lässt, sollte deshalb auch seine Verfahrensdokumentation darauf einstellen – und die passenden Aufbewahrungsfristen im Blick behalten.

Was Lotsana konkret macht – und was es nicht ist

Damit klar ist, worüber wir reden, hier das Verfahren im Klartext. Nachgelesen im eigenen Code, nicht aus der Broschüre:

Unterschrift an der einzelnen Leistung: Wird eine Leistung unterschrieben, berechnet Lotsana eine SHA-256-Prüfsumme über die Kerndaten der Leistung (unter anderem Datum, Beginn, Ende), den Namen der unterschreibenden Person, den Zeitpunkt und das Unterschriftsbild und speichert sie an der Leistung.
Automatische Entwertung: Werden nach der Unterschrift Datum, Beginn, Ende, Pausenzeit oder die Leistungsart geändert, entfernt die Software Unterschrift, Name, Zeitpunkt und Prüfsumme und weist darauf hin, dass neu unterschrieben werden muss. Eine „stille" Änderung dieser Kerndaten unter einer bestehenden Unterschrift ist damit nicht vorgesehen.
Monatliche Gegenzeichnung: Der Monatsnachweis kann vor Ort auf dem Tablet oder über einen zeitlich befristeten Portal-Link gegengezeichnet werden. Auf dem gedruckten Leistungsnachweis erscheinen dann Name, Zeitpunkt und eine gekürzte Prüfsumme („Digital versiegelt · Prüfsumme …").
Änderungsprotokoll: Änderungen an Fachdaten laufen in ein Audit-Log mit Vorher-/Nachher-Werten, das als fortlaufende Hash-Kette geführt wird; ein Prüflauf meldet die erste Bruchstelle, falls jemand nachträglich in das Protokoll eingreift.
Für Prüfer erklärt: Wie sich ein Siegel prüfen lässt, steht auf der Seite Versiegelte Unterschriften prüfen – die kannst du einem Amt oder einer Prüferin direkt schicken.

Was das ausdrücklich nicht ist: Das Siegel ist eine technische Integritätssicherung über einer einfachen elektronischen Signatur. Es ist keine qualifizierte elektronische Signatur, Lotsana ist kein Vertrauensdiensteanbieter nach eIDAS, und das Verfahren ist nicht der begutachtete elektronische Leistungsnachweis nach der Vereinbarung zu § 105 Abs. 2 Satz 2 SGB XI. Wenn dein Kostenträger eine QES verlangt oder du als zugelassener Pflegedienst in das eLNW-Verfahren musst, reicht das hier nicht – dann brauchst du den dafür vorgesehenen Weg.

So klärst du es mit deinem Kostenträger

Lies nach, bevor du fragst. Nimm Leistungs- und Vergütungsvereinbarung, Landesrahmenvertrag und die Finanzierungsrichtlinie deines Amtes und suche nach den Wörtern „eigenhändig", „handschriftlich", „Original", „Unterschrift", „Nachweis". Oft steht die Antwort schon da – in beide Richtungen.
Beschreibe dein Verfahren auf einer Seite. Wann wird erfasst, wer meldet sich wie an, wie wird unterschrieben, was passiert bei einer nachträglichen Änderung, wie lange wird aufbewahrt. Genau das verlangt Dahme-Spreewald ausdrücklich – und genau das will jede Prüfstelle ohnehin irgendwann sehen.
Frag schriftlich und konkret. Nicht „Geht digital?", sondern: Akzeptieren Sie einen elektronisch gegengezeichneten Leistungsnachweis als Anlage zur Rechnung? Reicht der Ausdruck mit Prüfsummen-Vermerk, oder brauchen Sie zusätzlich Papier mit Originalunterschrift? Wie sollen Korrekturen nach der Unterschrift aussehen? Ab wann gilt das?
Antwort in die Akte. Mail ausdrucken oder ablegen, zur Vereinbarung heften. Diese eine Mail ist bei der nächsten Prüfung mehr wert als jedes Datenblatt eines Softwareherstellers.
Fahr den Übergang doppelt. Ein oder zwei Monate parallel – digital erfassen, Ausdruck beilegen. Wenn nichts zurückkommt, hast du eine gelebte Praxis. Kommt etwas zurück, hast du es früh gemerkt.
Behalte den Pflege-Fahrplan im Blick. Wenn du zugelassener Pflege- oder Betreuungsdienst bist, ist der 01.12.2026 kein Nice-to-have, sondern das Ende der Papier-Übergangsregelung.

Häufige Fragen

Braucht ein Leistungsnachweis eine qualifizierte elektronische Signatur?

Nach den Vorschriften, die wir für diesen Artikel geprüft haben, nicht. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist dort vorgeschrieben, wo ein Gesetz die Schriftform anordnet und diese elektronisch ersetzt werden soll (§ 126a BGB, § 36a Abs. 2 SGB I). Für den Leistungsnachweis über erbrachte Fachleistungsstunden oder Betreuungseinsätze ordnet kein Gesetz Schriftform an; die Pflicht zur Unterschrift steht in Verträgen, Rahmenverträgen und Richtlinien der Kostenträger. Was dort steht, ist deshalb die eigentlich entscheidende Frage.

Reicht eine Unterschrift auf dem Tablet aus?

Das hängt vom Kostenträger ab, nicht von der Technik. Für die ambulanten Pflegesachleistungen nach den §§ 36, 39 und 45b SGB XI haben GKV-Spitzenverband und Leistungserbringerverbände die Unterschrift auf dem mobilen Endgerät ausdrücklich als zulässiges Verfahren vereinbart – allerdings mit einem festen Anforderungskatalog und begutachteter Software. In der Jugend- und Eingliederungshilfe gibt es keine bundeseinheitliche Regelung: Manche Ämter erlauben die digitale Unterschrift nach vorheriger Anzeige des Verfahrens, andere bestehen weiter auf Papier. Ohne Rückfrage weißt du es nicht.

Was mache ich, wenn mein Kostenträger weiter Papier verlangt?

Dann unterschreibst du digital und legst der Rechnung trotzdem einen Ausdruck bei. Das ist kein Rückschritt: Die Erfassung bleibt digital und prüfbar, nachträgliche Änderungen bleiben nachvollziehbar, nur der Übermittlungsweg ist Papier. Der Landkreis Dahme-Spreewald schreibt genau das in seiner Finanzierungsrichtlinie vor – digitale Unterschrift möglich, Leistungsnachweise trotzdem weiter im Papierformat mit der Rechnung. Wichtig ist, dass Ausdruck und Datensatz denselben Stand zeigen.

Wie viel ist eine digitale Unterschrift vor Gericht wert?

Weniger als eine qualifizierte Signatur, aber deutlich mehr als nichts. Erst die qualifizierte elektronische Signatur löst nach § 371a Abs. 1 ZPO den Anschein der Echtheit aus, der sich nur durch ernstliche Zweifel erschüttern lässt. Alles darunter wird nach § 286 ZPO frei gewürdigt – das Gericht sieht sich an, wie sicher das Verfahren war. Genau dort zählen Zeitpunkt der Erfassung, Zuordnung zur Fachkraft, Änderungsprotokoll und der Nachweis, dass nach der Unterschrift nichts mehr verändert wurde. Und Art. 25 Abs. 1 eIDAS verbietet es, eine Signatur allein wegen ihrer elektronischen Form als Beweismittel abzulehnen.

Gilt für Pflegedienste etwas anderes als für Alltagshilfen nach § 45a SGB XI?

Ja. Die Vereinbarung nach § 105 Abs. 2 Satz 2 SGB XI zum elektronischen Leistungsnachweis gilt für Pflegedienste nach § 71 Abs. 1 SGB XI und Betreuungsdienste nach § 71 Abs. 1a SGB XI mit Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI. Nach Landesrecht anerkannte Angebote zur Unterstützung im Alltag haben keinen solchen Versorgungsvertrag und fallen damit nicht unter dieses Verfahren. Für sie richtet sich der Nachweis nach dem Landesrecht und nach den Vorgaben der jeweiligen Pflegekasse – frag dort einzeln nach.

Die Unterschrift ist nur die letzte Sekunde eines längeren Wegs. Davor liegen Erfassung, Zuordnung zur Fachkraft und der Monatsnachweis, der am Ende zur Rechnung passen muss. Lotsana erfasst Fachleistungsstunden mobil, lässt vor Ort oder über einen Portal-Link gegenzeichnen, versiegelt das Ergebnis und entwertet die Unterschrift, wenn danach jemand an den Daten dreht. Was das Siegel technisch ist – und was nicht – steht offen auf der Prüfseite, die du deinem Amt weiterreichen kannst. 30 Tage kostenlos testen.

Weiterlesen

Quellen (abgerufen 05.08.2026)

Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS), konsolidierte Fassung – Art. 3 Nr. 10–12, Art. 25, Art. 26 (eur-lex.europa.eu)
§ 126 BGB – Schriftform · § 126a BGB – Elektronische Form · § 126b BGB – Textform · § 127 BGB – Vereinbarte Form (gesetze-im-internet.de)
§ 36a SGB I – Elektronische Kommunikation (gesetze-im-internet.de)
§ 371a ZPO – Beweiskraft elektronischer Dokumente · § 286 ZPO – Freie Beweiswürdigung (gesetze-im-internet.de)
§ 105 SGB XI – Abrechnung pflegerischer Leistungen · § 128 SGB IX – Wirtschaftlichkeits- und Qualitätsprüfung (gesetze-im-internet.de)
Vereinbarung nach § 105 Abs. 2 Satz 2 SGB XI über Einzelheiten der Übermittlung elektronischer Dokumente im Datenaustausch für die Abrechnung ambulanter Pflegesachleistungen, GKV-Spitzenverband und Verbände der Leistungserbringer, in Kraft seit 01.09.2023 (PDF, gkv-datenaustausch.de)
DAK-Gesundheit, Leistungserbringer-Portal: Entlastungsbetrag – Abrechnung für Leistungserbringer — Angaben des Kostenträgers zu Nachweisvorhaltung, KIM ab 01.04.2025 und Pflicht ab 01.10.2027 (dak.de)
Landkreis Dahme-Spreewald: Richtlinie über die Finanzierung der Leistungsbereiche Hilfen zur Erziehung gemäß §§ 27 ff. SGB VIII, der Eingliederungshilfe gemäß § 35a SGB VIII und weiterer Unterstützungsleistungen, Stand 04.12.2024, Ziffer 1.6 (PDF, dahme-spreewald.de)
Rahmenleistungsbeschreibung Schulbegleitung, Anlage A.02.06 zum Rahmenvertrag nach § 131 SGB IX Nordrhein-Westfalen, Stand 17.03.2021, Ziffer 11 (PDF, lrv-sgbix.lvr.de)
GoBD – BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (BStBl I S. 1269), geändert durch BMF-Schreiben vom 11.03.2024 und vom 14.07.2025 (PDF der 2. Änderung, bundesfinanzministerium.de)

Stand: 5. August 2026. Dieser Artikel ist eine Arbeitshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Ob ein bestimmter Kostenträger ein bestimmtes Unterschriftsverfahren akzeptiert, kann hier niemand zusichern – verbindlich sind deine Verträge, die geltenden Rahmen- und Landesrahmenverträge sowie die Auskunft der zuständigen Stelle. Vertragslagen ändern sich; die genannten Fristen und Regelungen bitte vor einer Umstellung am Original prüfen. Angaben ohne Gewähr.