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Wer bezahlt die Fachsoftware? Vier Wege, wie kleine Träger sie finanzieren

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Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Bei drei bis fünfzig Mitarbeitenden ist der harte Einwand gegen eine Fachsoftware selten „brauchen wir das nicht". Er lautet „wovon". Die übliche Antwort — „such dir Fördermittel" — ist in den meisten Fällen falsch. Der Weg, der fast immer funktioniert, steht nicht in einer Förderrichtlinie, sondern in deiner Vergütungsvereinbarung.

Bevor du hier irgendetwas beantragst: kurz selbst gegenprüfen. Stand 08/2026.

Förderprogramme werden verlängert, gekürzt, ausgesetzt oder eingestellt — oft ohne Ankündigung, und fast immer, ohne dass die Förderübersichten im Netz nachgezogen werden. Diese Seite ist deshalb kein Förderkatalog, sondern eine Einordnung mit Beleg: Jede Förderangabe steht hier mit Fassungsdatum, Paragraf und Link zur Primärquelle direkt an der Aussage, damit du in zwei Klicks selbst siehst, worauf sie sich stützt.

Alle unten genannten Richtlinien wurden am 05.08.2026 im Volltext bei der herausgebenden Stelle gegengelesen. Trotzdem gilt: Maßgeblich ist die Fassung, die am Tag deines Antrags gilt. Und ob überhaupt noch Geld im Topf ist, sagt dir nur der Fördergeber selbst — bei den beiden Pflegetöpfen ist das deine Pflegekasse beziehungsweise deren Landesverband.

Arbeitshilfe, keine Rechts-, Steuer- oder Förderberatung. Verbindlich sind die Auskünfte deines Kostenträgers, deiner Pflegekasse und deiner Steuerberatung.

Die kurze Antwort

Es gibt vier Töpfe, und sie sind sehr unterschiedlich groß. Der erste ist der einzige, der die laufenden Kosten wirklich trägt.

WegFür wenTrägt laufende Kosten?
1. Vergütungsverhandlung (Sach- und Verwaltungskosten)alle Träger mit Leistungs- und VergütungsvereinbarungJa — dauerhaft, in jedem Stundensatz
2. § 8 Abs. 8 SGB XI (Digitalisierungszuschuss)nur nach § 72 SGB XI zugelassene PflegediensteNein — einmalig, für Anschaffungen
3. § 8 Abs. 7 SGB XI (Vereinbarkeit von Pflege, Familie und Beruf)nur nach § 72 SGB XI zugelassene PflegediensteNein — jährlich, für Beratung und Schulung
4. Stiftungen und Soziallotteriennur gemeinnützige Träger, bei Aktion Mensch zusätzlich mit eigenem AufsichtsorganNein — laufende Betriebskosten sind ausgeschlossen

Und dazu die steuerliche Seite, die keine Förderung ist, aber jeden Monat wirkt: Ein Software-Abo ist eine Betriebsausgabe, die sofort abziehbar ist.

Weg 1: Die Vergütungsverhandlung — der Hauptweg, den kaum jemand nutzt

Wenn dein Dienst über eine Leistungs- und Vergütungsvereinbarung finanziert wird, zahlt deine Software niemand extra. Sie steckt bereits in dem Satz, den du verhandelst — oder eben nicht, wenn du sie beim Kalkulieren vergessen hast.

Eingliederungshilfe (SGB IX)

Die Vergütung wird nach § 125 SGB IX als Leistungspauschale vereinbart, kalkuliert nach Gruppen von Leistungsberechtigten oder nach Stundensätzen. Der Rahmen dafür kommt aus § 123 Abs. 2 SGB IX: Die Vereinbarungen müssen den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Leistungsfähigkeit entsprechen und dürfen „das Maß des Notwendigen nicht überschreiten".

Welche Kostenarten in diese Kalkulation gehören, steht nicht im Gesetz, sondern im Landesrahmenvertrag nach § 131 SGB IX. Und dort wird es konkret. Der Landesrahmenvertrag Nordrhein-Westfalen (die hier zitierte, barrierefrei veröffentlichte Fassung trägt Stand 23.07.2019; Anlagen werden fortgeschrieben — prüf die aktuelle Fassung auf lrv-sgbix.lvr.de) zählt in Teil A Ziffer 4.5 Abs. 2 die bei der Kalkulation zu berücksichtigenden Kostenarten auf, darunter ausdrücklich:

Ziffer 4.6.2 Abs. 1 definiert: „Der Sachaufwand ist der gesamte zur Erbringung der vereinbarten Leistung erforderliche räumliche und sächliche Aufwand." Eine Fachsoftware, ohne die du weder dokumentieren noch abrechnen kannst, ist genau das. In der Praxis wird dieser Aufwand nicht Position für Position aufgelistet, sondern als prozentualer Aufschlag auf die Personalkosten vergütet. Für die Leistungen zur Teilhabe an Bildung — Schulbegleitung, autismusspezifische Fachleistungen und Assistenz für Kinder und Jugendliche im familiären Kontext — schreibt derselbe Vertrag das in Ziffer 1.5.4 ausdrücklich fest: Die Kalkulationen „enthalten Zuschläge auf die Brutto-Personalkosten für die Gemeinkosten (Leitung und Verwaltung) und den Sachaufwand incl. betriebsnotwendiger Anlagen und Ausstattung", berechnet „in entsprechender Anwendung der Systematik aus dem KGSt-Bericht ‚Kosten eines Arbeitsplatzes'". Und der entscheidende Satz gleich hinterher: Die Plausibilitätswerte „können in den Einzelverhandlungen sowohl über- als auch unterschritten werden".

Das ist der ganze Punkt. Der Zuschlag für Leitung, Verwaltung und Sachkosten ist ein Verhandlungsergebnis, kein Naturgesetz. Wer ihn mit einer nachvollziehbaren Aufstellung begründet — Software, Buchhaltung, Versicherung, Telefon, Fortbildung —, argumentiert in der Sprache, in der der Vertrag selbst geschrieben ist. Wer ihn pauschal übernimmt, weil „das zahlen die immer so", finanziert die Differenz aus der eigenen Marge.

Nordrhein-Westfalen ist hier nur das Beispiel, an dem sich der Mechanismus gut zeigen lässt. Jedes Bundesland hat einen eigenen Landesrahmenvertrag mit eigener Systematik. Welcher für dich gilt und wer ihn verhandelt hat, steht in unserer Übersicht der Landesrahmenverträge.

Ambulante Jugendhilfe (SGB VIII)

Für ambulante Leistungen greift § 77 SGB VIII: Über die Höhe der Kosten der Inanspruchnahme sowie über Inhalt, Umfang und Qualität sind Vereinbarungen anzustreben; das Nähere regelt Landesrecht. Ein bundesweit einheitliches Kalkulationsschema wie in manchen Landesrahmenverträgen der Eingliederungshilfe gibt es dafür nicht. In der Praxis rechnen die Jugendämter aber nach demselben Muster: Jahres-Personalkosten der Fachkraft, plus einen Zuschlag für Leitung, Verwaltung und Sachkosten, geteilt durch die Netto-Jahresarbeitszeit. Genau diesen Zuschlag musst du beziffern können.

Wie du das rechnest, steht in zwei anderen Artikeln: Deine erste Leistungsvereinbarung zeigt den Ablauf der Verhandlung, der Stundensatz-Rechner macht die Kalkulation im Browser. Nimm den Ausdruck mit ins Gespräch.

Was dieser Weg nicht kann

Er wirkt nicht sofort. Vereinbarungen sind nach § 123 Abs. 2 Satz 3 SGB IX vor Beginn der jeweiligen Wirtschaftsperiode „für einen zukünftigen Zeitraum abzuschließen"; „nachträgliche Ausgleiche sind nicht zulässig". Wer heute eine Software einführt, holt sie sich frühestens bei der nächsten Verhandlung zurück. Und einen Anspruch auf einen bestimmten Zuschlagssatz gibt es nicht — nur ein Argument, das man vorbringen kann oder eben nicht.

Mit einem Konzept in die Verhandlung gehen, nicht mit einer Forderung

Weg 1 läuft über die Leistungs- und Vergütungsvereinbarung — und bevor über Zahlen geredet wird, will der Kostenträger das Konzept sehen. Dafür gibt es hier eine kostenlose Word-Vorlage „Konzept-Gliederung Leistungsvereinbarung“: acht Abschnitte als Gerüst, zu jedem ein kurzer Hinweis, was hineingehört, dazu Platzhalter für Trägername, Logo und Kontaktdaten. Den Inhalt schreibst du, die Struktur steht.

Das ist für Träger gedacht, die zum ersten Mal verhandeln oder eine alte Vereinbarung fortschreiben. Und um ehrlich zu bleiben: Ein gutes Konzept macht dein Argument nachvollziehbar, es macht keinen Zuschlag durch. Ob der Kostenträger mitgeht, entscheidet er.

Was dafür nötig ist: Name und E-Mail eintragen, Bestätigungslink in der Mail klicken, Download-Link ist da. Dazu kommen die Praxis-Serie „Träger gründen“ und Infos zu Lotsana. Abmelden geht jederzeit mit einem Klick. Vorlage ansehen und anfordern

Weg 2: § 8 Abs. 8 SGB XI — der Digitalisierungszuschuss, nur für Pflege

§ 8 Abs. 8 SGB XI ist das bekannteste Digitalisierungsprogramm der Sozialwirtschaft. Es läuft noch, und zwar bis 2030. Der Gesetzestext stellt „in den Jahren 2019 bis 2030" aus dem Ausgleichsfonds der Pflegeversicherung einen einmaligen Zuschuss je Pflegeeinrichtung bereit. Gefördert werden „bis zu 40 Prozent der durch die Pflegeeinrichtung verausgabten Mittel", höchstens 12.000 Euro.

Das Kleingedruckte steht in den Richtlinien des GKV-Spitzenverbandes nach § 8 Abs. 8 SGB XI. Vier Punkte entscheiden, ob das für dich überhaupt in Frage kommt:

Stand 08/2026 · Quelle: Richtlinien vom 08.04.2019, geändert durch Beschluss vom 12.07.2023, in Kraft seit 15.08.2023 (§ 7 der Richtlinien) — am 05.08.2026 im Volltext beim GKV-Spitzenverband geprüft, keine neuere Fassung veröffentlicht. Die jeweils aktuelle Fassung steht auf der Seite Finanzierung und Förderung des GKV-Spitzenverbandes. Fristen und Fördermodalitäten können sich ändern — vor dem Antrag bei deiner Pflegekasse gegenprüfen.

FrageAntwort aus den Richtlinien
Wer darf?„Anspruchsberechtigt sind alle nach § 72 SGB XI zugelassenen ambulanten und stationären Pflegeeinrichtungen" (§ 3 Abs. 1)
Bis wann?Antrag „spätestens bis zum 31. Dezember 2030" (§ 3 Abs. 3); förderfähig sind bis dahin verausgabte Mittel
Wie viel?bis zu 40 Prozent, höchstens 12.000 Euro, einmalig je Pflegeeinrichtung (§ 2)
Wohin?an eine an der Pflegesatzvereinbarung beteiligte Pflegekasse, deren Landesverband oder den Verband der Ersatzkassen e. V. im Bundesland der Zulassung (§ 4 Abs. 2)
Welche Anschaffung?nur, wenn sie „im laufenden Kalenderjahr, frühestens ab 01. Januar 2019 und spätestens bis 31. Dezember 2030 angeschafft wurde und hierfür Eigenmittel eingesetzt worden sind" (§ 3 Abs. 2)

Achtung, praktische Falle: „im laufenden Kalenderjahr" (§ 3 Abs. 2) heißt, dass du eine Anschaffung aus einem früheren Jahr nicht Jahre später nachträglich einreichen kannst. Und Eigenmittel musst du eingesetzt haben — vollständig aus anderen Fördermitteln bezahlte Technik ist nicht förderfähig.

Der Haken Nummer eins: die Zulassung

„Nach § 72 SGB XI zugelassen" heißt: mit Versorgungsvertrag. Das schließt große Teile der Zielgruppe dieses Ratgebers aus. Ein ambulanter Jugendhilfeträger, ein Assistenzdienst der Eingliederungshilfe oder ein Schulbegleitdienst hat keinen Versorgungsvertrag nach SGB XI und ist damit nicht antragsberechtigt. Auch die Alltagshilfe nach § 45a SGB XI fällt heraus, solange sie nur nach Landesrecht anerkannt ist: § 45a Abs. 3 SGB XI ermächtigt die Landesregierungen, die Anerkennung solcher Angebote durch Rechtsverordnung zu regeln — eine Anerkennung nach Landesrecht ist keine Zulassung nach § 72 SGB XI. Wer beides ist, also zugelassener Pflegedienst und anerkanntes Angebot, ist drin.

Der Haken Nummer zwei: das Abo

Förderfähig sind nach § 1 Abs. 1 der Richtlinien „einmalige Anschaffungen von digitaler oder technischer Ausrüstung sowie damit einhergehende Kosten der Inbetriebnahme wie der Erwerb von Lizenzen oder die Einrichtung von W-LAN". Die Liste der Zwecke ist breit und passt inhaltlich gut auf eine Fachsoftware — genannt sind unter anderem die Entbürokratisierung der Pflegedokumentation, die Dienst- und Tourenplanung, das interne Qualitätsmanagement und „die elektronische Abrechnung pflegerischer Leistungen nach § 105 SGB XI".

Aber: § 4 Abs. 3 der Richtlinien verlangt im Antrag die „Angabe der Gesamtkosten" und stellt dazu klar, dass „regelmäßig wiederkehrende Kosten für den Betrieb der digitalen oder technischen Ausrüstung (z. B. Kosten für Wartung, Service), unberücksichtigt" bleiben. Ein monatliches Software-Abo ist genau so eine wiederkehrende Betriebskostenposition. Bei Leasing- und Ratenzahlungsverträgen sind zwar die Raten selbst ansetzbar (§ 4 Abs. 4 und 5), Zinsen und Betriebskosten aber auch dort nicht — und ein SaaS-Abo ist weder Leasing noch Ratenkauf.

Was das praktisch heißt. Der Zuschuss trägt nicht deine Software, sondern das, was drumherum nötig ist: Tablets und Diensthandys für die Fachkräfte, ein vernünftiges WLAN im Büro, ein Kartenlesegerät, IT-Sicherheit, die Schulung zur Einführung. Das ist trotzdem viel wert — nur eben einmalig. Und wer den Zuschuss vor Jahren schon für andere Technik verbraucht hat, hat ihn verbraucht.

Zwei Formalien noch: Der Antrag geht schriftlich und braucht dein Institutionskennzeichen; ausgezahlt wird ausschließlich an die bei der ARGE·IK gemeldete Bankverbindung (§ 5 Abs. 4). Und beantragen kannst du sowohl vorher auf Basis eines Kostenvoranschlags als auch nachträglich mit Rechnung und Zahlungsnachweis (§ 4 Abs. 1).

Weg 3: § 8 Abs. 7 SGB XI — der zweite Pflege-Topf, den kaum jemand kennt

Neben dem Digitalisierungszuschuss gibt es einen zweiten Fördertopf im selben Paragrafen, und der ist für kleine Dienste sogar attraktiver: § 8 Abs. 7 SGB XI fördert Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Pflege, Familie und Beruf. Anders als Absatz 8 ist er nicht einmalig, sondern jährlich.

Nach § 2 Abs. 4 der Richtlinien des GKV-Spitzenverbandes nach § 8 Abs. 7 SGB XI gilt:

Stand 08/2026 · Quelle: Richtlinien vom 28.03.2019, zuletzt geändert durch Beschluss vom 02.03.2026 (Gesetz zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege), vom BMG genehmigt am 31.03.2026 — am 05.08.2026 im Volltext beim GKV-Spitzenverband geprüft. Das ist die aktuellste Fassung; sie ist erst wenige Monate alt, also besonders im Blick behalten. Übersicht beim GKV-Spitzenverband.

Der Haken, der in keiner Förderübersicht steht: Der Topf schrumpft. Bis 2024 wurden jährlich bis zu 100 Millionen Euro frisch bereitgestellt. Für 2025 bis 2030 gibt es kein neues Geld mehr — gefördert wird nach § 2 Abs. 3 der Richtlinien nur noch aus den Mitteln, die 2023 und 2024 nicht abgerufen wurden. Dieser Restbetrag „reduziert sich" in den Jahren 2026 bis 2030 „jährlich um die im Vorjahr für die Maßnahmen nach § 1 verausgabten Fördermittel" und wird auf die Länder verteilt. Dazu § 3 Abs. 3: Für die Jahre 2025 bis 2030 „kann die Förderung nur erfolgen, sofern die Fördermittel nach § 2 Absatz 3 noch nicht ausgeschöpft sind".

Im Klartext: Die Frist 31.12.2030 sagt dir nur, bis wann du dürftest — nicht, ob für dein Bundesland noch etwas da ist. Das ist ein Windhundrennen. Frag vor jeder Planung bei deiner Pflegekasse nach, ob im laufenden Jahr für dein Land überhaupt noch Mittel offen sind.

Förderfähig sind nach § 1 Abs. 4 unter anderem „Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitszeit- und Dienstplangestaltung, einschließlich Maßnahmen im Zusammenhang mit lebensphasengerechten Arbeitszeitmodellen, Personalpools sowie weiteren betrieblichen Ausfallkonzepten". Als Beispiele nennen die Richtlinien ausdrücklich „Beratungsleistungen zur Optimierung der Dienstplangestaltung" sowie Beratung, Coaching und Schulungen „auch als digitale Angebote" zur Dienstplan- und Einsatzplangestaltung.

Ehrlich gesagt: Eine Softwarelizenz steht in dieser Liste nicht. Was dort steht, sind Beratung, Coaching, Schulung und Konzeptentwicklung. Ob und wie weit die Kosten einer Dienstplan-Software als „Maßnahme zur betrieblichen Umsetzung" mitgehen, entscheidet die zuständige Pflegekasse im Einzelfall — frag dort nach, bevor du kalkulierst. Und beachte § 1 Abs. 8 Nr. 3: Ausgeschlossen sind Maßnahmen, „deren Kosten in der Pflegevergütung nach dem Zweiten und Dritten Abschnitt des Achten Kapitels SGB XI bereits vollständig berücksichtigt sind". Auch hier gilt also wieder: Was über die Vergütung läuft, läuft nicht zusätzlich über die Förderung.

Weg 4: Stiftungen und Soziallotterien — meistens nein, und das ist wichtig zu wissen

Hier verlieren Träger die meiste Zeit, weil die Namen groß und die Ausschlüsse klein gedruckt sind. Die beiden meistgenannten Adressen:

Deutsche Fernsehlotterie / Stiftung Deutsches Hilfswerk

Maßgeblich sind die Fördergrundsätze der Stiftung Deutsches Hilfswerk, und die sind in diesem Punkt unmissverständlich. Ziffer 1.2 zählt auf, was ausgeschlossen ist — darunter wörtlich „die Förderung von laufenden Personal-/Betriebskosten". Damit ist ein Software-Abo erledigt, bevor die Frage überhaupt gestellt wird. Dazu kommt Ziffer 1.1: Gefördert werden nur gemeinnützige Organisationen, „die vom Finanzamt gemäß § 5 Absatz 1 Ziffer 9 KStG von der Körperschaftssteuer freigestellt sind". Eine gewerbliche GmbH oder ein Einzelunternehmen fällt heraus. Und ebenfalls in Ziffer 1.2: Die Mittel der Stiftung „haben subsidiären Charakter. Finanzielle Ansprüche gegenüber und Finanzierungsmöglichkeiten durch die öffentliche Hand müssen vollumfänglich ausgeschöpft werden." Auch hier führt der Weg also zuerst zurück in die Vergütungsverhandlung.

Stand 08/2026 · Quelle: Fördergrundsätze in der Fassung vom 06.11.2019 (gültig ab 01.02.2020), zuletzt geändert am 04.05.2021 — am 05.08.2026 im Volltext geprüft. Wichtig für die Einordnung: Im Netz kursieren noch die älteren „Richtlinien über die Vergabe von Mitteln aus der Stiftung Deutsches Hilfswerk" (Fassung 15.11.2017) mit anderer Nummerierung; die Stiftung selbst verweist in ihren Fragen und Antworten zur Förderung heute auf die Fördergrundsätze. Deshalb sind hier die Fördergrundsätze zitiert.

Ein verbreitetes Missverständnis, sauber getrennt. „Keine Personalkosten" stimmt so nicht. Die Stiftung fördert nach eigener Auskunft soziale Projekte einschließlich Personal-, Honorar- und Sachkosten mit bis zu 80 Prozent der Gesamtkosten. Ausgeschlossen sind die laufenden Personal- und Betriebskosten deines Trägers — also der Normalbetrieb. Ein befristetes Projekt mit eigenem Ziel kann gefördert werden; deine Verwaltungssoftware, die einfach jeden Monat läuft, ist kein Projekt. Wer sein Abo als „Projekt" verpackt, verliert nur Zeit.

Aktuell kommt eine Einschränkung dazu, die die Stiftung selbst veröffentlicht hat: Für die Ausschreibungsrunde ab 21. Mai 2026 gilt, dass „die Förderangebote ‚Bau', ‚Erstausstattung' sowie ‚Bau und Erstausstattung' … bis auf Weiteres ausgesetzt" werden — „eine Bewerbung ist derzeit nicht möglich". Außerdem nimmt die Stiftung „ausschließlich eine Bewerbung pro Trägerorganisation" an — und ausschließlich von Organisationen, „die in der ersten Förderrunde 2026 (Vorstandssitzung im Mai 2026) keine Förderung durch das DHW erhalten haben". Begründung der Stiftung: Die beantragten Mittel übersteigen die Fördermöglichkeiten „bereits heute bei Weitem".

Stand 08/2026 · Quelle: Mitteilung der Stiftung „Wichtige Informationen zur Einreichung von Bewerbungen ab Mai 2026", am 05.08.2026 auf fernsehlotterie.de abgerufen. „Bis auf Weiteres ausgesetzt" heißt: Das kann jederzeit wieder aufgehoben werden — aktueller Stand und die Bewerbungsfristen stehen bei der Stiftung selbst.

Aktion Mensch

Die Förderrichtlinien der Aktion Mensch (in der auf der Website veröffentlichten Fassung, Stand 01.01.2018) setzen drei Hürden, an denen die meisten kleinen Dienste scheitern:

Stand 08/2026 · Quelle: Förderrichtlinien Aktion Mensch e. V., Stand 01.01.2018 — das ist die Fassung, die Aktion Mensch am 05.08.2026 selbst zum Download bereitstellt, und alle vier zitierten Ziffern wurden dort im Volltext geprüft. Aktion Mensch legt einzelne Förderprogramme laufend neu auf; welches Programm gerade offen ist und mit welchen Bedingungen, steht in den Förderprogrammen von Aktion Mensch.

Die Handlungsfelder der Aktion Mensch sind Arbeit, Wohnen, Bildung, Freizeit sowie Barrierefreiheit und Mobilität. Digitalisierung kommt darin vor — aber als digitale Zugänglichkeit für Menschen mit Behinderung, nicht als Verwaltungsdigitalisierung des Trägers. Wenn du ein barrierefreies Angebot für deine Klientinnen und Klienten baust, ist das ein Thema. Deine Dokumentationssoftware ist es nicht.

rückenwind³ (ESF Plus)

Das Bundesprogramm rückenwind³ für Vielfalt, Wandel und Zukunftsfähigkeit in der Sozialwirtschaft (BMAS, aus dem ESF Plus) wird oft als „das Digitalisierungsprogramm für Soziale" gehandelt. Beim Kreis der Antragsberechtigten wird es dabei häufig zu eng dargestellt: Der Programmsteckbrief nennt gemeinnützige Träger, die einem der sechs Spitzenverbände der Freien Wohlfahrtspflege angehören oder von diesen vertreten werden, „sowie sonstige gemeinnützige Träger der Freien Wohlfahrtspflege in Deutschland, die keinem der sechs Spitzenverbände angeschlossen sind". Ohne Verbandsanbindung ist der Weg also nicht versperrt. Der Haken liegt beim Gegenstand: Gefördert werden Qualifizierung sowie Personal- und Organisationsentwicklung, nicht die Anschaffung von Software. Die Antragsfrist des letzten Aufrufs lag am 12.12.2025; die Förderrichtlinie läuft bis 31.12.2028. Ob ein weiterer Aufruf kommt, steht auf der Aufrufe-Seite des ESF — dort nachsehen, bevor du Zeit investierst.

Stand 08/2026 · Quelle: Programmsteckbrief rückenwind³ auf esf.de, am 05.08.2026 abgerufen. Dort ist die Antragsfrist des letzten Aufrufs mit 12.12.2025 ausgewiesen, die Förderrichtlinie läuft bis 31.12.2028. Derzeit ist also kein Aufruf offen — ein neuer ist möglich, aber nicht angekündigt. Für ein Software-Abo bringt das Programm ohnehin nichts; es fördert Qualifizierung und Organisationsentwicklung, keine Anschaffungen.

Landesprogramme

Digitalbonus-Programme der Länder für Vereine und kleine Unternehmen gab und gibt es viele, sie werden aber laufend neu aufgelegt und wieder eingestellt. Eine Liste hier wäre in sechs Monaten falsch. Prüf stattdessen selbst in der Förderdatenbank des Bundes (Bundesministerium für Wirtschaft und Energie), die Programme von Bund, Ländern und EU führt, und bei der Förderbank deines Landes. Zwei Filter setzen dabei fast immer: Rechtsform (gemeinnützig oder nicht) und Kostenart (Investition oder laufender Aufwand).

Vorsicht bei Förderübersichten Dritter: Was dort steht, ist nur so aktuell wie die Seite selbst — und Förderprogramme laufen aus, ohne dass jemand die Sammelseite pflegt. Prüf als Erstes Fristtermin und Fassungsdatum direkt beim Programmgeber, bevor du weiterliest.

Die steuerliche Seite: kein Zuschuss, aber sofort wirksam

Was du für Software zahlst, mindert deinen Gewinn. Ein Abo ist laufender Aufwand und damit nach § 4 Abs. 4 EStG in voller Höhe Betriebsausgabe — kein Anlagegut, keine Abschreibung über Jahre, keine Inventarisierung. Wann es sich auswirkt, hängt an der Gewinnermittlung: Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung sind Ausgaben nach § 11 Abs. 2 Satz 1 EStG „für das Kalenderjahr abzusetzen, in dem sie geleistet worden sind"; wer bilanziert, ordnet den Aufwand dem Zeitraum zu, für den gezahlt wurde. Bei gekaufter Software wäre es ein immaterielles Wirtschaftsgut; das BMF-Schreiben vom 22.02.2022 (IV C 3 – S 2190/21/10002 :025) lässt für Computerhardware und Betriebs- sowie Anwendersoftware allerdings eine Nutzungsdauer von einem Jahr zu, sodass der Effekt praktisch ähnlich ausfällt (Sekundärquelle mit Zusammenfassung: IHK Erfurt).

Ein Punkt, der in der Sozialwirtschaft oft untergeht: Wer umsatzsteuerfreie Leistungen erbringt, kann die Vorsteuer aus den dafür bezogenen Eingangsrechnungen nicht ziehen — § 15 Abs. 2 Nr. 1 UStG schließt den Vorsteuerabzug für Leistungen aus, die zur Ausführung steuerfreier Umsätze verwendet werden. Für dich ist der Bruttopreis der echte Preis — bei jedem Softwarevergleich also brutto mit brutto vergleichen, nicht netto mit brutto.

Zu Lotsana selbst gehört an dieser Stelle die klare Ansage: Als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG berechnen wir keine Umsatzsteuer; der genannte Preis ist der Rechnungsbetrag. Für einen umsatzsteuerbefreiten Träger ist das ein realer Vorteil, weil auf die Rechnung keine Steuer aufschlägt, die er nicht zurückholen könnte.

Die unbequeme Rechnung: Wann sich ein Antrag nicht lohnt

Bleiben wir bei echten Zahlen. Der Gründungstarif von Lotsana liegt bei 59 Euro im Monat für bis zu fünf aktive Nutzer, jedes weitere Konto 9 Euro (alle Zahlen und Bedingungen auf der Preisseite). Das sind 708 Euro im Jahr — bei fünf Leuten also rund 12 Euro pro Person und Monat.

Jetzt die Gegenrechnung. Ein Antrag nach § 8 Abs. 8 SGB XI verlangt eine schriftliche Beschreibung von Inhalt, Zweckmäßigkeit und Umfang der Maßnahme, Angaben zum Hersteller, die Gesamtkosten und Zahlungs- sowie Rechnungsbelege je Fördermaßnahme. Realistisch sind ein halber bis ganzer Arbeitstag Verwaltungsarbeit, dazu die Wartezeit bis zum Bescheid. Und das Abo ist dort, wie oben gezeigt, ohnehin nicht förderfähig.

Der ehrlichste Satz auf dieser Seite: Für 708 Euro Jahresabo stellt man keinen Förderantrag. Das ist keine Bescheidenheit, sondern Mathematik — ein halber bis ganzer Arbeitstag Antragsarbeit steht gegen einen Betrag, der ohnehin nicht förderfähig ist. Der realistische Weg, eine Fachsoftware dauerhaft zu bezahlen, ist die Refinanzierung über die Leistungs- und Vergütungsvereinbarung (Weg 1) — nicht der Fördertopf. Alle Preise nachzulesen auf der Preisseite.

Wo sich der Aufwand dagegen wirklich lohnt, ist an anderer Stelle:

Und wenn das Geld gerade grundsätzlich knapp ist, weil die Ämter nachschüssig zahlen, ist das kein Software-, sondern ein Liquiditätsproblem. Dazu gibt es einen eigenen Artikel: Warum Ämter spät zahlen und wie dein Träger die ersten sechs Monate übersteht.

Was Lotsana an dieser Stelle tatsächlich macht

Zwei Dinge, beide nachprüfbar in den 30 Testtagen:

Zahlen für die Verhandlung. Das Controlling zeigt je Maßnahme die bewilligten gegen die geleisteten Stunden, die Auslastung in Prozent, den kalkulierten Umsatz, den Deckungsbeitrag und die Personalkosten je Stunde — und gibt das als PDF aus. Das ist genau die Aufstellung, die du brauchst, wenn ein Kostenträger fragt, wie du auf deinen Satz kommst.

Fördermittel verwalten, wenn du doch welche hast. Es gibt ein optionales Modul „Fördermittel & Spenden": Jede Förderung wird mit Geber, Titel, Förderkennzeichen, bewilligtem und bereits verwendetem Betrag, Bewilligungszeitraum und Status erfasst. Der wichtigste Wert ist die Frist für den Verwendungsnachweis — Lotsana warnt 60 Tage vorher im Dashboard und in den Benachrichtigungen und markiert überfällige Nachweise rot. Spenden lassen sich mit Zuwendungsbestätigung und laufender Nummer erfassen. Das Modul ist standardmäßig aus; wer keine Fördermittel hat, sieht es nicht.

Keine Referenzliste. Lotsana ist neu, es gibt noch keine Kundenliste, auf die ich verweisen könnte. Deshalb der ehrliche Vorschlag: Prüf die beiden Punkte oben in den 30 Testtagen mit euren eigenen Zahlen. Wenn das Controlling-PDF in deiner nächsten Verhandlung nichts taugt, hast du es in einer halben Stunde gemerkt.

In vier Schritten

  1. Vertrag lesen. Hol deinen Landesrahmenvertrag beziehungsweise deine Vergütungsvereinbarung raus und such die Stelle zu Sach- und Verwaltungskosten. Sie ist da.
  2. Zuschlag beziffern. Liste auf, was tatsächlich anfällt: Software, Buchhaltung, Versicherung, Telefon, Fahrzeuge, Fortbildung. Rechne es mit dem Stundensatz-Rechner in den Satz.
  3. Zulassung prüfen. Bist du nach § 72 SGB XI zugelassen? Dann sind die Wege 2 und 3 offen, und beide laufen bis 31.12.2030. Wenn nicht, spar dir die Recherche.
  4. Stiftungen realistisch einschätzen. Gemeinnützig, mit Aufsichtsorgan, Projekt statt Betriebskosten — wenn eines davon nicht passt, ist der Antrag verlorene Zeit.

Häufige Fragen

Kann ich Fachsoftware über die Vergütungsverhandlung refinanzieren?

Das ist der Regelweg, und er wird am häufigsten übersehen. In der Eingliederungshilfe legt § 125 Abs. 3 SGB IX Leistungspauschalen fest, die kalkuliert werden; welche Kostenarten dabei zählen, regeln die Landesrahmenverträge nach § 131 SGB IX. Der Landesrahmenvertrag Nordrhein-Westfalen nennt in Teil A Ziffer 4.5 Abs. 2 ausdrücklich die Personal- und Sachkosten sowie den Aufwand für Leitung und Allgemeine Verwaltung als Kostenarten der Kalkulation. Software ist Sachaufwand und Verwaltungsaufwand — sie gehört damit in die Kalkulation, nicht in einen Förderantrag. Ein Anspruch auf einen bestimmten Zuschlag folgt daraus nicht: Die Höhe wird verhandelt.

Gibt es die Digitalisierungsförderung nach § 8 Abs. 8 SGB XI noch?

Ja. § 8 Abs. 8 SGB XI stellt in den Jahren 2019 bis 2030 einen einmaligen Zuschuss je Pflegeeinrichtung bereit: bis zu 40 Prozent der verausgabten Mittel, höchstens 12.000 Euro. Nach § 3 Abs. 3 der Richtlinien des GKV-Spitzenverbandes kann der Antrag spätestens bis zum 31. Dezember 2030 gestellt werden. Anspruchsberechtigt sind allerdings nur nach § 72 SGB XI zugelassene ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen. Träger der Jugendhilfe, der Eingliederungshilfe und nach Landesrecht anerkannte Alltagshilfen nach § 45a SGB XI ohne Versorgungsvertrag fallen nicht darunter.

Ist ein Software-Abo nach § 8 Abs. 8 SGB XI förderfähig?

In aller Regel nicht. Gefördert werden nach § 1 Abs. 1 der Richtlinien einmalige Anschaffungen von digitaler oder technischer Ausrüstung sowie damit einhergehende Kosten der Inbetriebnahme wie der Erwerb von Lizenzen. § 4 Abs. 3 der Richtlinien stellt für die Angabe der Gesamtkosten klar, dass regelmäßig wiederkehrende Kosten für den Betrieb der digitalen oder technischen Ausrüstung, zum Beispiel Kosten für Wartung und Service, unberücksichtigt bleiben. Ein monatliches Abo ist genau so eine wiederkehrende Betriebskostenposition. Hardware, WLAN und Schulung rund um die Einführung sind dagegen ausdrücklich genannt.

Fördern Aktion Mensch oder die Deutsche Fernsehlotterie Verwaltungssoftware?

Praktisch nicht. Beide fördern nur gemeinnützige Organisationen — die Stiftung Deutsches Hilfswerk nach Ziffer 1.1 ihrer Fördergrundsätze nur solche, die nach § 5 Abs. 1 Ziffer 9 KStG von der Körperschaftsteuer freigestellt sind. Ziffer 1.2 derselben Fördergrundsätze schließt „die Förderung von laufenden Personal-/Betriebskosten" ausdrücklich aus; die Stiftungsmittel haben dort zugleich „subsidiären Charakter". Dabei sauber unterscheiden: Projektbezogene Personal- und Sachkosten sind förderfähig, der laufende Betrieb ist es nicht — und ein Software-Abo ist laufender Betrieb. Die Förderung der Aktion Mensch ist nach Ziffer 3.3 ihrer Förderrichtlinien ebenfalls nachrangig gegenüber öffentlichen Mitteln: Wer die Kosten über die Vergütung refinanzieren kann, muss diesen Weg zuerst ausschöpfen. (Stand 08/2026, Quellen am 05.08.2026 geprüft.)

Lohnt sich ein Förderantrag bei 59 Euro im Monat überhaupt?

Meistens nicht. 59 Euro im Monat sind 708 Euro im Jahr. Ein Antrag nach § 8 Abs. 8 SGB XI verlangt Beschreibung der Maßnahme, Herstellerangaben, Gesamtkosten und Zahlungs- sowie Rechnungsbelege — und das Abo selbst ist dort ohnehin nicht förderfähig. Wenn du den Zuschuss holen willst, dann für ein Paket, das ihn wert ist: Tablets, Diensthandys, WLAN und Schulung in einem Antrag. Für die laufende Software ist die saubere Kalkulation im Vergütungsgespräch der wirksamere Hebel.

Die ehrlichste Antwort auf „wovon" ist eine Zahl, die du selbst geprüft hast. Lotsana kostet im Gründungstarif 59 Euro im Monat für bis zu fünf aktive Nutzer, alle Module inklusive, monatlich kündbar — Einzelheiten und der reguläre Tarif ab 2027 stehen auf der Preisseite. Testen kannst du 30 Tage mit euren eigenen Abläufen: Testzugang einrichten. Fragen dazu gern an kontakt@lotsana.de.

Weiterlesen

Quellen (abgerufen 05.08.2026)

Stand: 5. August 2026. Dieser Artikel ist eine Arbeitshilfe, keine Rechts-, Steuer- oder Förderberatung. Förderrichtlinien, Fristen und Landesrahmenverträge ändern sich; die hier genannten Fassungen sind mit Datum angegeben, prüf vor jedem Antrag die aktuelle Fassung bei der jeweiligen Stelle nach. Verbindlich sind die Auskünfte deiner Pflegekasse, deines Kostenträgers und deiner Steuerberatung. Der Landesrahmenvertrag Nordrhein-Westfalen dient hier als Beispiel für die Systematik — in deinem Bundesland gelten eigene Regelungen. Angaben ohne Gewähr.