Institutionskennzeichen (IK) beantragen: der Schritt vor der ersten Kassenabrechnung

Nils Rieter · Gründer von Lotsana, IT-Unternehmer aus dem Raum Köln. Baut Fachsoftware für ambulante soziale Dienste und schreibt hier über die Praxis dahinter.

Die ersten Einsätze sind gelaufen, die Rechnung ist geschrieben, du rufst bei der Pflegekasse an — und die erste Frage ist: „Wie lautet Ihr IK?" Das Institutionskennzeichen ist die kleine Formalie, an der die erste Zahlung hängt. Der Antrag ist unspektakulär und kostenlos. Aber er dauert, er läuft nur auf Papier, und ein paar Details darin holen dich später wieder ein.

Stand: August 2026 (Quellen abgerufen am 05.08.2026, verlinkt am Seitenende). Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung — verbindlich sind die Angaben der zuständigen Stelle, hier also der ARGE·IK und der jeweiligen Kasse. Grundlage: § 293 SGB V und das Gemeinsame Rundschreiben Institutionskennzeichen in der Fassung vom 01.02.2026. Was danach kommt, steht im Glossar zum Datenträgeraustausch (DTA) — in 30 Sekunden.

Was das IK ist — und was es nicht ist

Das Institutionskennzeichen ist eine neunstellige Ziffernfolge, mit der Kranken- und Pflegekassen, Berufsgenossenschaften, Rentenversicherung und Bundesagentur für Arbeit ihre Vertragspartner im Abrechnungs- und Zahlungsverkehr eindeutig identifizieren. Rechtlich verankert ist es in § 293 SGB V, für die Pflegeversicherung parallel in § 103 SGB XI; vergeben wird es für Leistungserbringer von der ARGE·IK, einer Arbeitsgemeinschaft der Sozialversicherungsträger, geführt im Haus der DGUV in Sankt Augustin.

Der Aufbau ist kein Zufall, und er erklärt später ein paar Verhaltensweisen des Verfahrens:

Stellen	Inhalt	Was das bedeutet
1–2	Klassifikation	Art der Institution oder Personengruppe. Ambulante Dienste, Sozialstationen und Pflegedienste haben eigene Klassifikationen.
3–4	Regionalbereich	In der Regel das Bundesland deines Hauptsitzes, ermittelt aus deiner Anschrift. Deshalb ist ein Umzug über die Landesgrenze kein Adressänderungs-, sondern ein IK-Thema.
5–8	Seriennummer	Unterscheidet Inhaber mit gleicher Klassifikation und Region.
9	Prüfziffer	Aus den Stellen 3 bis 8 nach dem Modulo-10-Verfahren berechnet. Sie sichert das IK laut Rundschreiben „maschinell weitgehend" gegen Schreib- und Drehfehler ab — die meisten Zahlendreher fallen damit auf, jeder aber nicht.

An deinem IK hängt außerdem die Geldadresse: die Bankverbindung, auf die die Kassen zahlen. Deshalb gehört die IBAN in den Antrag, und deshalb ist eine Kontoänderung eine Meldung an die ARGE·IK und nicht nur eine an deine Kasse.

Ein IK ist keine Zulassung. Die ARGE·IK stellt das in ihren FAQ selbst klar: Die Vergabe des IK ist unabhängig davon, ob ein Versorgungsvertrag besteht. Gezahlt wird nur an Vertragspartner, die von den Sozialversicherungsträgern zugelassen sind. Die ARGE·IK selbst zahlt nichts aus und nimmt auch keine Rechnungen entgegen — die gehen immer an den zuständigen Träger.

Wer eins braucht

Die ARGE·IK grenzt den Kreis selbst so ein: jeder, der für die Sozialversicherung im Rahmen der medizinischen und beruflichen Rehabilitation Leistungen erbringt. Für die ambulanten sozialen Dienste, um die es hier geht, heißt das konkret:

Wer	Warum
Ambulante Pflegedienste (§ 71 Abs. 1 SGB XI)	§ 105 Abs. 1 Nr. 2 SGB XI verlangt in den Abrechnungsunterlagen ausdrücklich „ihr Kennzeichen (§ 103)" — ohne IK kein Absender im Datensatz.
Betreuungsdienste (§ 71 Abs. 1a SGB XI)	Für sie gelten die Regelungen für Pflegedienste entsprechend, damit auch das Abrechnungsverfahren.
Angebote zur Unterstützung im Alltag (§ 45a SGB XI)	Die ARGE·IK führt niedrigschwellige Betreuungsangebote ausdrücklich in ihrer Liste. In der Praxis verlangen die Kassen das IK bei der Direktabrechnung per Abtretung.
Sonstige Leistungserbringer nach SGB V	Häusliche Krankenpflege, Haushaltshilfe, Soziotherapie und Ähnliches werden nach § 302 SGB V elektronisch beziehungsweise maschinell verwertbar abgerechnet — das IK ist dabei dein Absenderkennzeichen.

Und wofür du kein IK brauchst: für die Abrechnung mit Jugendamt, LVR, LWL und anderen Kostenträgern der Jugend- und Eingliederungshilfe. Das ist die Behördenwelt, dort läuft die Rechnung über den normalen Rechnungsweg beziehungsweise über die XRechnung mit Leitweg-ID — wie das funktioniert, steht im Ratgeber zur XRechnung in der Jugend- und Eingliederungshilfe. Viele Träger bedienen beide Welten: Ein Familienentlastender Dienst rechnet Verhinderungspflege mit der Pflegekasse ab und Eingliederungshilfe mit dem LVR. Verlangt ein Kostenträger aus der Behördenwelt trotzdem ein IK, frag nach, wofür — meistens ist eine andere Nummer gemeint.

Der Antrag: schriftlich, kostenlos, ohne Online-Portal

Das Verfahren ist altmodisch, und das ist keine Kritik, sondern eine Planungsinformation: Ein IK kann nur schriftlich beantragt werden. Ein Online-Portal gibt es nicht (Stand 08/2026). Die Übermittlung geht per Post, Fax oder E-Mail — und wenn du faxt oder mailst, musst du das Original nicht hinterherschicken. Eine Unterschrift ist zwingend, also scannen oder abfotografieren statt einfach eine Mail zu tippen.

Formular oder formlos. Du kannst den Erfassungsbeleg IK der ARGE·IK ausfüllen oder formlos schreiben. Der Erfassungsbeleg ist der sicherere Weg, weil er nichts vergessen lässt; die Erläuterungen erklären jede Zeile.
Diese Angaben brauchst du. Name beziehungsweise Firmenname und Name des Inhabers, Anschrift, Berufs- oder Branchenbezeichnung (im Beleg steht in Zeile 4 „Berufs-/Branchenbezeichnung (Art der Leistungsabrechnung)"), Bankverbindung, optional Telefon-, Mobil- und Faxnummer. Bei Gesellschaften wie GmbH oder GbR kommen Registernummer, Amtsgericht und die Namen der Geschäftsführer beziehungsweise Gesellschafter dazu; für Einzelunternehmen und Freiberufler entfällt das. Der Erfassungsbeleg fragt zur Bankverbindung in den Zeilen 16 bis 18 nur IBAN, Bezeichnung und Ort des Geldinstituts sowie den Namen des Kontoinhabers. Für den formlosen Antrag sind die Listen unterschiedlich — das Rundschreiben nennt IBAN und Kontoinhaber, die Antragsseite der ARGE·IK zusätzlich Bankleitzahl, Kontonummer und BIC. Nimm im Zweifel alles mit.
Achte auf das Feld „Name des Kontoinhabers". Dafür stehen laut Erläuterungen nur Großbuchstaben und maximal 27 Zeichen zur Verfügung, keine Umlaute, keine Sonderzeichen. Bei „Müller & Söhne Alltagsbegleitung GbR" muss also vorher jemand entscheiden, wie die Kurzfassung lautet — sonst entscheidet es die Sachbearbeitung für dich.
„Antrag gültig ab" bewusst setzen. Bei einer Neuvergabe ist laut ARGE·IK-FAQ eine Vor- und Rückdatierung um bis zu 23 Monate möglich. Das ist mehr wert, als es klingt: Wenn du schon Leistungen erbracht hast und das IK erst jetzt beantragst, kann das Gültigkeitsdatum zurückreichen. Bei späteren Änderungen geht nur die Vordatierung.
Abschicken. ARGE·IK, Alte Heerstraße 111, 53757 Sankt Augustin · Fax +49 30 13001-1350 · info@arge-ik.de. Telefonisch erreichbar ist die Stelle unter +49 30 13001-1340, aber nur in engen Servicezeiten (Mo–Fr 9:30–11:30 Uhr, Mo–Do 13:00–15:00 Uhr) — plane Rückfragen entsprechend.
Die Bestätigungsschleife abwarten. Nach Eingang bearbeitet die ARGE·IK den Antrag und schickt dir ein Anschreiben zur Überprüfung der erfassten Daten per Post. Erst wenn du das unterschrieben zurückgeschickt hast, ergeht die schriftliche IK-Mitteilung und die Weiterleitung an die beteiligten Träger — die läuft wöchentlich. Genau diese Schleife übersehen die meisten Zeitpläne.

Kosten und Dauer: ehrlich gerechnet

Kosten: null. Die ARGE·IK stellt klar, dass sowohl die Beantragung als auch Änderungen zu bestehenden IK kostenlos sind. Es gibt Dienstleister, die den Antrag gegen Gebühr übernehmen. Das ist legal, aber du zahlst für einen Brief mit sechs Angaben und einer Unterschrift.

Dauer: die ARGE·IK nennt in der Regel etwa 10 bis 14 Tage nach Posteingang. Das ist die Bearbeitungszeit, nicht die Zeit bis zur nutzbaren Nummer. Rechne dazu: dein Brief hin, das Prüf-Anschreiben zurück zu dir, dein unterschriebenes Blatt wieder hin, dann die IK-Mitteilung und die wöchentliche Weiterleitung an die Träger. Drei bis vier Wochen sind eine realistische Planung — das ist unsere Hochrechnung aus dem oben beschriebenen Ablauf, keine Angabe der ARGE·IK, und sie gilt nur, wenn niemand in Urlaub ist und keine Angabe fehlt.

Der beste Zeitpunkt ist deshalb früher, als die meisten denken: Die ARGE·IK bestätigt ausdrücklich, dass das IK schon vor Erteilung der Betriebserlaubnis beziehungsweise der Praxiszulassung beantragt werden kann. Wenn du gerade auf deine Anerkennung nach Landesrecht oder auf deinen Versorgungsvertrag wartest, ist das genau der Moment für den Antrag — er läuft dann parallel und nicht hintendran. Wer dagegen erst nach der ersten Kassen-Rückfrage anfängt, verschiebt seine erste Zahlung um einen Monat. Wie man diese Anfangszeit finanziell übersteht, steht im Ratgeber zur Vorfinanzierung.

Kleinigkeit am Rande, die trotzdem oft gefragt wird: Einen Stempel mit deinem IK bekommst du nicht von der ARGE·IK. Den lässt du dir selbst im Fachhandel machen.

Ein IK oder mehrere?

Der Grundsatz im Gemeinsamen Rundschreiben ist eindeutig: Ein IK darf nicht mehrfach vergeben werden, und für jede beteiligte Institution oder Person soll nach Möglichkeit nur ein IK vergeben werden. Mehrere sind die Ausnahme, nicht die Kür.

Laut ARGE·IK kann ein Vertragspartner mehr als ein IK haben, wenn verschiedene Standorte oder verschiedene Versorgungsverträge bestehen oder wenn über mehr als eine Bankverbindung abgerechnet werden soll. Das Rundschreiben ergänzt: Untergliederungen, die ihren Abrechnungs- und Zahlungsverkehr selbständig abwickeln, bekommen auf Antrag ein eigenes IK; und wenn dir die Abwicklung über ein einziges Geldinstitut nicht zumutbar ist, kann die Vergabestelle auf begründeten Antrag mehrere IK vergeben.

Ehrlich eingeordnet: Für einen ambulanten Dienst mit einem Standort und einem Konto ist ein IK die richtige Antwort. Jedes zusätzliche IK bedeutet eine zusätzliche Stammdatenpflege, eine zusätzliche Fehlerquelle in jedem Abrechnungslauf und eine Stelle mehr, an der eine Kontoänderung vergessen wird. Splitte erst, wenn du wirklich getrennt abrechnest.

Änderung, Inhaberwechsel, Stilllegung

Das IK ist kein „einmal beantragen und vergessen"-Vorgang. Die vier Fälle, die dich später betreffen:

Änderung. Geändert wird, wenn sich Name, Anschrift oder Geldadresse ändern. Auch das geht nur schriftlich. Gebraucht werden das IK, der Name des Inhabers, die neuen Daten und — bei Namens- oder Adressänderung — eine Legitimation, etwa eine Meldebescheinigung oder ein amtlicher Nachweis. Unterschrift wieder Pflicht.
Stilllegung. Endet oder unterbricht sich deine Beteiligung am Abrechnungsverkehr — Zulassung weg, Geschäftsaufgabe, Pause —, ist das IK stillzulegen. Das gilt ausdrücklich auch bei einer Geschäftsverlegung in einen anderen Regionalbereich, also beim Umzug in ein anderes Bundesland. Der Regionalbereich steckt in den Stellen 3 und 4; ein neues Bundesland heißt deshalb ein neues IK.
Inhaberwechsel. Wird aus einer Gemeinschaftspraxis eine Einzelpraxis oder löst sich eine GbR auf, kann das IK nach dem Vergabegrundsatz der ARGE·IK beibehalten werden, wenn der ausscheidende Inhaber eine Einverständniserklärung zur Weiterführung einreicht. Die ARGE·IK weist im selben Atemzug darauf hin, dass einzelne Sozialversicherungsträger in diesen Fällen trotzdem ein neues IK verlangen. Kläre das also mit deinen Kassen, bevor du dich auf die Weiterführung verlässt.
IK vergessen? Passiert. Die ARGE·IK übermittelt dir das IK beziehungsweise einen Ausdruck der gespeicherten Daten per Post; für die Suche brauchst du Name, Berufs- oder Branchenbezeichnung und Anschrift. Für die gespeicherten Daten musst du das IK angeben.

Der teuerste Fehler in dieser Liste ist die vergessene Kontoänderung. Die Kassen zahlen auf die zum IK gespeicherte Geldadresse — wenn die veraltet ist, sucht das Geld dich, statt dass du das Geld suchst.

Wenn ein Abrechnungszentrum für dich abrechnet

Auch dann brauchst du dein eigenes IK. Es identifiziert dich als Leistungserbringer; der Dienstleister übermittelt nur. Die ARGE·IK beschreibt die Aufteilung so: Beauftragst du ein Abrechnungszentrum, kann zu deinem IK — sofern mit dem Dienstleister nichts anderes vereinbart ist — dennoch dein Geschäftskonto gespeichert bleiben. Die Zahlungen der Sozialversicherungsträger werden in der Regel mit dem IK des Dienstleisters getätigt. Die Angabe deines eigenen IK entfällt dadurch nicht.

Praktisch heißt das: Frag beim Vertragsabschluss ausdrücklich nach, welches Konto zu welchem IK hinterlegt ist und über welchen Weg dein Geld läuft. Das ist eine Frage von zwei Minuten am Anfang und von mehreren Telefonaten, wenn eine Zahlung nicht ankommt.

Das Blatt, das die Kasse zusätzlich zum IK sehen will

Mit dem IK bist du der Absender der Rechnung. Bezahlt wird sie trotzdem erst, wenn ein unterschriebener Nachweis dazu passt — und bei der Alltagshilfe muss darauf stehen, aus welchem Topf gezahlt wird. Die Word-Vorlage Monatsnachweis Alltagshilfe (§ 45a/45b) hat genau diese Felder: Ankreuzfeld für Entlastungsbetrag, Verhinderungspflege oder Umwandlungsanspruch, Einsatztabelle mit Unterschriftsspalte, Stundensatz und Gesamtbetrag. Gedacht für nach Landesrecht anerkannte Angebote nach § 45a SGB XI, die per Abtretung direkt mit der Pflegekasse abrechnen.

Ohne Mailadresse geht es nicht, deshalb vorher gesagt, wie es läuft: Name und E-Mail eintragen, den Link in der Bestätigungsmail klicken, dann kommt die Datei. Dazu Praxis-Mails zur Alltagshilfe nach § 45a und zu Lotsana, abmelden jederzeit mit einem Klick. → Vorlage ansehen und anfordern

Wie das IK mit dem DTA zusammenhängt

Das IK ist nicht das Abrechnungsverfahren, es ist die Voraussetzung dafür. Der Datenträgeraustausch (DTA) ist das elektronische Abrechnungsverfahren der Kranken- und Pflegekassen nach § 302 SGB V und § 105 SGB XI. In dessen Datensätzen bist du der Absender — und dieser Absender ist dein IK. Die Reihenfolge sieht so aus:

Zulassung beziehungsweise Anerkennung sichern (kann parallel laufen)
IK beantragen — dieser Ratgeber
Weg wählen: eigene Software oder Abrechnungszentrum
Bei den Datenannahmestellen der Kassenarten zum Datenaustausch anmelden
Erprobungsphase bestehen, dann Echtbetrieb

Die Schritte 3 bis 5 sind der eigentliche Brocken — inklusive Testverfahren, Fehlerprotokollen und Kostenträgerdateien. Sie stehen ausführlich im Ratgeber Elektronisch mit Kranken- und Pflegekassen abrechnen (DTA).

Eine letzte Formalie, die auf jeder Rechnung sichtbar wird: Das IK ist in fortlaufender Folge ohne Zwischenräume zu schreiben, und auf Rechnungen an die Träger der sozialen Sicherung soll es deutlich sichtbar mit dem Zusatz „IK =" stehen. Also so, wie es das Gemeinsame Rundschreiben selbst als Beispiel führt: IK = 260326822.

Häufige Fragen

Was kostet ein Institutionskennzeichen?

Nichts. Die ARGE·IK weist ausdrücklich aus, dass sowohl die Beantragung eines IK als auch spätere Änderungen kostenlos sind. Wenn dir jemand anbietet, das IK gegen Gebühr für dich zu besorgen, zahlst du für einen Brief, den du selbst schreiben kannst. Einen Stempel mit deinem IK stellt die ARGE·IK übrigens nicht aus — den lässt du dir im Fachhandel machen.

Wie lange dauert es, bis ich mein IK habe?

Die ARGE·IK nennt in ihren FAQ in der Regel etwa 10 bis 14 Tage nach Posteingang. Das ist die Bearbeitungszeit, nicht die Gesamtlaufzeit: Danach kommt noch das Anschreiben zur Datenprüfung per Post zu dir, du schickst es unterschrieben zurück, erst dann ergeht die IK-Mitteilung. Plane deshalb eher mit drei bis vier Wochen bis zur nutzbaren Nummer.

Brauche ich als Alltagshilfe nach § 45a SGB XI ein IK?

In der Praxis fast immer. Die ARGE·IK führt niedrigschwellige Betreuungsangebote ausdrücklich in der Liste der Leistungserbringer, die ein IK erhalten. Rechnest du den Entlastungsbetrag per Abtretung direkt mit der Pflegekasse ab, verlangen die meisten Kassen dein IK auf der Rechnung. Weil der Weg beim Entlastungsbetrag von Kasse zu Kasse verschieden ist, frag vor der ersten Rechnung bei deinen Kassen nach — das IK ist kostenlos, also lohnt sich der Antrag ohnehin.

Kann ich das IK schon vor der Zulassung beantragen?

Ja. Die ARGE·IK stellt in ihren FAQ klar, dass das IK vor Erteilung der Betriebserlaubnis beziehungsweise der Praxiszulassung beantragt werden kann. Die IK-Vergabe ist von der Zulassung unabhängig. Umgekehrt gilt aber auch: Ein IK ist keine Zulassung. Gezahlt wird nur an Vertragspartner, die von den Sozialversicherungsträgern zugelassen sind.

Was passiert mit meinem IK, wenn ich in ein anderes Bundesland umziehe?

Dann ist das IK stillzulegen. Die Stellen 3 und 4 des IK bezeichnen den Regionalbereich, und das Gemeinsame Rundschreiben nennt die Geschäftsverlegung in einen anderen Regionalbereich ausdrücklich als Stilllegungsgrund. Du brauchst also ein neues IK. Ein Umzug innerhalb desselben Bundeslandes ist dagegen eine normale Adressänderung.

Das IK ist in einer Stunde beantragt. Die Arbeit kommt danach: jeden Monat unterschriebene Leistungsnachweise, Beträge auf die richtigen Töpfe verteilen, eine Rechnung je Kasse. Lotsana macht aus deinen erfassten Einsätzen eine Sammelrechnung je Pflegekasse für alle Klienten mit Abtretungserklärung, splittet die Beträge zwischen Entlastungsbetrag und Verhinderungspflege auf und stellt den Rest bei Kostenerstattung privat an den Klienten. 30 Tage kostenlos testen.

Vorbehalt zur Topf-Systematik: Der Referentenentwurf zum Pflegeneuordnungsgesetz (PNOG) vom 05.06.2026 will den Entlastungsbetrag durch ein Sozialraumbudget ersetzen. Er ist ein Entwurf — Stand 05.08.2026 weist das BMG das Verfahren als laufend aus, ein Kabinettsbeschluss ist dort nicht dokumentiert. Geltendes Recht ist er nicht, die Aufteilung zwischen den Töpfen kann sich also noch ändern. Am IK-Verfahren selbst ändert der Entwurf nichts.

Weiterlesen

Quellen (abgerufen 05.08.2026)

ARGE·IK — Antrag: Wie wird ein Institutionskennzeichen beantragt? (dguv.de/arge-ik) — Antragswege, benötigte Daten, Ablauf der Bestätigungsschleife
ARGE·IK — FAQ (dguv.de/arge-ik) — Kosten, Bearbeitungsdauer, mehrere IK, Antrag vor Zulassung, Inhaberwechsel, Abrechnungszentrum
ARGE·IK — Wer benötigt ein IK? (dguv.de/arge-ik) — Liste der Leistungserbringer inkl. ambulanter Dienste
Erfassungsbeleg Institutionskennzeichen (PDF) und Erläuterungen zum Erfassungsbeleg (PDF) (dguv.de)
Gemeinsames Rundschreiben Institutionskennzeichen (IK), Stand 01.02.2026 (PDF) (gkv-datenaustausch.de) — Aufbau des IK, Vergabe, Änderung, Stilllegung, Verwendung
§ 293 SGB V — Kennzeichen für Leistungsträger und Leistungserbringer (gesetze-im-internet.de)
§ 302 SGB V — Abrechnung der sonstigen Leistungserbringer (gesetze-im-internet.de)
§ 105 SGB XI — Abrechnung pflegerischer Leistungen (gesetze-im-internet.de)
§ 71 SGB XI — Pflegeeinrichtungen, Abs. 1a Betreuungsdienste (gesetze-im-internet.de)
§ 103 SGB XI — Kennzeichen für Leistungsträger und Leistungserbringer (gesetze-im-internet.de)
BMG — Pflegeneuordnungsgesetz (PNOG), Referentenentwurf vom 05.06.2026 (bundesgesundheitsministerium.de) — Verfahrensstand zum Vorbehalt oben; Entwurf, kein geltendes Recht

Stand: 5. August 2026. Dieser Artikel ist eine Arbeitshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind die Angaben der zuständigen Stelle — für das IK also die ARGE·IK, für die Abrechnung die jeweilige Kasse. Bearbeitungszeiten und Formulare können sich ändern; prüfe die Angaben vor dem Antrag auf der Seite der ARGE·IK nach. Angaben ohne Gewähr.